石化工程項目工程物資管理內(nèi)部控制研究

李智峰

摘要：我國石化行業(yè)經(jīng)過近20年的高速發(fā)展，產(chǎn)業(yè)布局和產(chǎn)業(yè)鏈配套日趨完善，已經(jīng)跨越了規(guī)模增長，進入到追求高質(zhì)量發(fā)展的階段。實踐表明，石化工程項目規(guī)?；l(fā)展和精細化管理成為了石化行業(yè)追求高質(zhì)量發(fā)展的兩條主要途徑。工程物資管理是石化工程項目管理的重要環(huán)節(jié)，加強項目工程物資管理內(nèi)部控制具有重要的現(xiàn)實意義。文章在分析石化工程項目工程物資管理內(nèi)部控制必要性基礎(chǔ)上，探討了當前石化工程項目工程物資管理內(nèi)部控制存在的問題，提出加強石化工程項目工程物資管理內(nèi)部控制的對策建議。

關(guān)鍵詞：石化工程項目;工程物資;內(nèi)部控制;物資管理

一、引言

石化工程項目屬于資源、資金、技術(shù)高度密集型項目，具有投資規(guī)模大、建設(shè)周期長、技術(shù)復(fù)雜、質(zhì)量安全環(huán)保要求高、現(xiàn)場施工管理難度大等特點，探索應(yīng)用科學合理的項目管理方法，成為提升項目管理水平的關(guān)鍵。

近年來，石化工業(yè)正在朝著大型化方向發(fā)展，石化工程項目投資越來越大，一套百萬噸級乙烯裝置總投資超過200億元，包含860多臺套動靜設(shè)備、2萬多噸鋼結(jié)構(gòu)、5萬多立方混凝土、1400多千米電纜。企業(yè)有必要將內(nèi)部控制作為一種有效的管理手段，融入項目管理，完善和優(yōu)化內(nèi)部控制機制，通過規(guī)范工程物資的管理活動，以達到提升工程項目整體管理水平，降低項目成本、保證工程進度、確保工程質(zhì)量的目的。

二、當前石化工程項目工程物資管理內(nèi)部控制存在的問題

根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》要求，企業(yè)建立與實施有效的內(nèi)部控制，應(yīng)當包括下列要素：內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。下面將從這五個方面對石化工程項目工程物資管理內(nèi)部控制的各個環(huán)節(jié)存在的問題進行分析。

（一）內(nèi)控環(huán)境

1. 管理層對工程物資管理認識不全面

項目建設(shè)過程中，管理層更多的關(guān)注采購環(huán)節(jié)的舞弊行為、采購成本、供貨質(zhì)量和供貨周期，忽視設(shè)計管理和工程物資管理帶來的經(jīng)濟效益。

2. 管理層對工程物資管理資源配置不足

物資管理人員數(shù)量不足，缺乏相應(yīng)的專業(yè)勝任能力和職業(yè)道德;倉儲環(huán)境簡陋，安全、防盜、防護措施欠缺，工程物資損毀、丟失嚴重。

（二）風險評估

風險評估過程形式化，沿用過去項目的經(jīng)驗、流程和數(shù)據(jù)進行風險評估活動，缺乏對項目內(nèi)外部特定環(huán)境的分析，無法有效識別出項目特有的潛在重大風險，風險評估活動流于形式。

（三）控制活動

1. 工程設(shè)計管理控制不到位

工程設(shè)計缺陷會大量增加現(xiàn)場施工工程聯(lián)絡(luò)單及設(shè)計變更的數(shù)量，影響到采購計劃和預(yù)算控制，增加現(xiàn)場臨時采購、訂貨數(shù)量，增加工程物資管理工作的難度，造成物資浪費、質(zhì)量下降和工程進度延期等不良后果。

2. 采購技術(shù)專業(yè)力量較弱

由于工程物資復(fù)雜多樣，采購部門難以具備各類別物資采購所對應(yīng)專業(yè)的基礎(chǔ)知識和經(jīng)驗，出現(xiàn)采購數(shù)量、規(guī)格與請購文件不符、無法滿足工程建設(shè)需求、采購進度與專業(yè)施工進度脫節(jié)等問題。

3. 特殊、長周期設(shè)備監(jiān)造執(zhí)行不到位

對需要監(jiān)造工程物資的范圍確定不合理，僅在大型設(shè)備制造時派出監(jiān)造，特殊管道、閥門的制造沒有安排監(jiān)造人員和活動;委派的監(jiān)造人員素質(zhì)良莠不齊，不能對工程物資質(zhì)量起到了很好的把關(guān)作用。

4. 工程物資驗收控制執(zhí)行不到位

比如，驗收程序中規(guī)定了工程物資到貨必須持請購單、供貨清單開箱驗收，重要物資需要有專業(yè)人員協(xié)同驗收。但是，在實際驗收過程中，缺乏重要物資的界定標準，由實物管理人員依據(jù)供貨清單整箱清點數(shù)量，不核對請購單與供貨清單，事后發(fā)現(xiàn)物資短缺損壞、性能型號不符，無法區(qū)分供貨原因還是保管原因，扯皮推諉。

5. 缺乏對施工單位領(lǐng)料的有效控制

施工單位申請領(lǐng)料時，未查閱物資管理平臺發(fā)布的到貨和領(lǐng)料信息，企業(yè)也沒有對施工單位領(lǐng)料申請的合理性進行復(fù)核，產(chǎn)生大量的工程物資退料，不利于工程物資余料的有效利用。

6. 缺乏工程物資報廢、處置的授權(quán)審批流程

工程物資的損毀報廢，放在工程竣工后一次性處置，難以確定報廢原因和劃分責任歸屬，影響項目管理人員績效考核準確性。在每一資產(chǎn)負債表日前，未及時對損毀報廢的工程物資進行處置，影響企業(yè)會計信息計量的準確性。

（四）信息與溝通

1. 設(shè)計專業(yè)之間溝通信息不暢

專業(yè)之間設(shè)計碰撞問題，增加施工現(xiàn)場設(shè)計變更數(shù)量。

2. 部門之間信息溝通不暢

項目管理各部門之間信息溝通不及時、不完整，造成內(nèi)控管理間隙，影響工程物資管理內(nèi)控措施運行效果。

3. 自動化信息系統(tǒng)之間銜接不暢

比如，工程項目管理軟件與財務(wù)ERP系統(tǒng)接口開發(fā)不合理，無法高效共享和調(diào)用數(shù)據(jù)，影響工程物資信息、數(shù)據(jù)的質(zhì)量，誤導(dǎo)數(shù)據(jù)信息使用者。

4. 與業(yè)主、施工單位、供應(yīng)商信息溝通不暢

無法及時獲得業(yè)主、施工單位、供應(yīng)商工程物資相關(guān)信息，或者未能及時向其反饋相關(guān)信息，影響工程建設(shè)進度，產(chǎn)生糾紛，甚至引發(fā)訴訟、仲裁。

5. 與管理層、治理層信息溝通不暢

管理層、治理層無法充分掌握工程項目實際情況，進而無法對工程物資的管理實施有效的監(jiān)督，滋生舞弊。

（五）內(nèi)部監(jiān)督

內(nèi)部監(jiān)督機制主觀性較強，項目順利建成投產(chǎn)后，企業(yè)上下皆大歡喜，論功行賞，在建設(shè)過程中發(fā)現(xiàn)的各類問題被掩蓋，問責機制弱化。

三、加強石化工程項目工程物資管理內(nèi)部控制的對策建議

（一）重視內(nèi)控環(huán)境建設(shè)

內(nèi)控環(huán)境是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，對企業(yè)內(nèi)部控制的實施具有廣泛的影響。

1. 全面認識內(nèi)控

組織內(nèi)部控制相關(guān)知識的培訓，改變對內(nèi)部控制的狹義理解，只有在全面了解內(nèi)控的基礎(chǔ)上，管理層才能重視內(nèi)控環(huán)境，實施優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境的具體舉措。

2. 構(gòu)建企業(yè)文化

注重企業(yè)文化建設(shè)，將內(nèi)部控制融入企業(yè)文化，內(nèi)控制度的貫徹執(zhí)行有賴于企業(yè)文化的支持和維護。內(nèi)控制度缺失時，企業(yè)文化對員工的行為進行一定程度的約束;內(nèi)控制度健全時，企業(yè)文化貫徹的理念會強化內(nèi)控措施的執(zhí)行力度。

3. 建立健全制度體系

優(yōu)化人力資源招聘、任用、績效考核制度，明確部門、崗位職責，推行股權(quán)激勵計劃、完善獎懲激勵機制。從基本制度層面調(diào)動工程物資管理人員積極性，約束其日常行為。

（二）落實風險評估活動

科學、合理、有針對性地開展風險評估。除根據(jù)以往工程項目管理經(jīng)驗對項目所共有的風險進行評估外，重點對項目特定的環(huán)境進行的分析和風險評估活動，并針對性地設(shè)計控制措施。

（三）強化內(nèi)部控制措施的運行

1. 優(yōu)化設(shè)計環(huán)節(jié)控制

規(guī)范設(shè)計變更管理，區(qū)分設(shè)計原因和非設(shè)計原因，對設(shè)計原因造成的設(shè)計變更進行追溯;統(tǒng)一設(shè)計標準，減少專業(yè)碰撞，方便工程物資代用和備用;設(shè)計專業(yè)參與對專業(yè)成套設(shè)備資料的審查和到貨驗收，避免設(shè)備資料和配套材料短缺。

2. 提升采購專業(yè)技術(shù)力量

建立采購專業(yè)技術(shù)專家?guī)?，重要工程物資采購過程必須同時有專家?guī)鞂＜覅⑴c，專家為采購組成員，明確承擔采購責任;對現(xiàn)有采購人員進行培養(yǎng)，使其具備專業(yè)采購的勝任能力，吸納專業(yè)設(shè)計人員加入的采購部門，形成一支具備高素質(zhì)專業(yè)能力的采購隊伍。

3. 建立完善的監(jiān)造工作體系

將特殊管道、閥門納入監(jiān)造范圍;編制監(jiān)造規(guī)劃和監(jiān)造實施細則，規(guī)范監(jiān)造流程;對委派的監(jiān)造人員加強管控，強調(diào)監(jiān)造責任，及時更換無經(jīng)驗和責任心差的監(jiān)造人員。

4. 加強工程物資驗收管理

明確由專業(yè)人員共同驗收工程物資的范圍，未經(jīng)專業(yè)人員簽署的物資驗收資料無效;錄制驗收過程影像資料，隨同工程物資附帶資料一同歸檔保存;定期組織倉儲人員崗位培訓，提升專業(yè)能力和職業(yè)道德素養(yǎng);落實獎懲機制。

5. 規(guī)范施工單位工程物資領(lǐng)用管理

要求施工單位設(shè)置余料倉庫，對堆場外的已領(lǐng)剩余材料進行管理;由監(jiān)理對材控崗位簽發(fā)的施工單位領(lǐng)料單進行復(fù)核;明確施工單位領(lǐng)料前后工程物資管理的責任劃分節(jié)點;完善直發(fā)施工現(xiàn)場工程物資入庫、驗收、領(lǐng)用手續(xù)。

6. 建立施工過程中報廢的工程物資處置流程和授權(quán)審批制度

編制項目現(xiàn)場工程物資報廢處置流程和相應(yīng)授權(quán)審批權(quán)限，發(fā)現(xiàn)一批處理一批;結(jié)合企業(yè)資產(chǎn)清查、盤點制度，在資產(chǎn)負債表日前，由企業(yè)資產(chǎn)清查、盤點小組對項目現(xiàn)場工程物資的清查、盤點情況進行檢查和復(fù)核。

（四）優(yōu)化信息與溝通的方式

1. 設(shè)計專業(yè)之間的溝通

利用自動化模擬設(shè)計軟件支持;關(guān)鍵設(shè)計階段集中辦公，便于專業(yè)設(shè)計人員之間主動溝通;嚴格執(zhí)行作業(yè)手冊，規(guī)范設(shè)計信息傳遞過程。

2. 部門之間的信息與溝通

提前組織信息溝通策劃，明確各類信息傳遞路徑、節(jié)點、內(nèi)容、渠道、方式、時間等各項要求，形成信息傳遞作業(yè)文件，確保信息傳遞完整、準確、及時;充分發(fā)揮項目報告、項目例會的信息溝通作用。

3. 自動化系統(tǒng)間的信息傳遞

建立科學、合理的工程物資編碼規(guī)則，授予采購部門增加工程物資編碼的唯一權(quán)限，定期對編碼庫進行維護;規(guī)范工程物資名稱、型號，統(tǒng)一計量單位;優(yōu)化自動化系統(tǒng)間接口，方面共享數(shù)據(jù)，增加多重校驗功能，確保數(shù)據(jù)傳遞準確、完整。

4. 與業(yè)主、施工單位和供應(yīng)商之間的信息與溝通

建立統(tǒng)一的信息共享平臺，重要信息傳遞必須采用規(guī)定的書面形式并經(jīng)過相應(yīng)的授權(quán)審批;加強合同協(xié)議的管理，在協(xié)議中明確信息傳遞要求。

5. 與管理層、治理層溝通

重點關(guān)注反舞弊信息溝通機制的建立，設(shè)立管理層、治理層從舉報人那里獲取潛在的違反流程的信息溝通渠道，建立舉報人保護制度。

（五）利用內(nèi)部監(jiān)督的作用

1. 增強內(nèi)部監(jiān)督人員獨立性和專業(yè)勝任能力

賦予內(nèi)部監(jiān)督人員相應(yīng)的獨立地位;委派具有相當經(jīng)驗和專業(yè)知識的人員，定期培訓，對內(nèi)部監(jiān)督人員工作進行評價。

2. 利用制衡原則

利用工程物資管理流程各節(jié)點之間相互制衡原則，由下一節(jié)點對上一節(jié)點的工作進行監(jiān)督。

3. 持續(xù)進行內(nèi)控監(jiān)督

由內(nèi)審計部門對工程物資管理進行全流程監(jiān)督。

4. 聘請外部獨立機構(gòu)進行評價

由外部獨立機構(gòu)評價工程項目管理內(nèi)部控制有效性，并出具書面意見，與工程項目建設(shè)資料一并歸檔，避免因問責機制弱化掩蓋控制缺陷。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)加強工程項目工程物資管理內(nèi)部控制，必須全面理解內(nèi)部控制五要素，從建設(shè)良好的內(nèi)部環(huán)境入手，針對性實施風險評估活動，關(guān)注控制措施的運行，優(yōu)化信息與溝通方式，充分利用內(nèi)部監(jiān)督的作用，才能達到預(yù)期目的，發(fā)揮內(nèi)部控制在工程項目管理中的積極作用和價值，為企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標服務(wù)。

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（作者單位：榆林高新能源科技有限公司）