論電子檔案管理在銀行檔案管理中的應(yīng)用

陳星

[摘 要]電子檔案管理是信息化社會(huì)下銀行的常規(guī)工作內(nèi)容，切實(shí)做好該項(xiàng)工作可以促進(jìn)各業(yè)務(wù)板塊、各部門規(guī)范、健康發(fā)展。文章結(jié)合檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對電子檔案管理在銀行檔案管理中的常見問題進(jìn)行簡要介紹，并對具體應(yīng)用展開分析，以期使檔案管理工作更加完善。

[關(guān)鍵詞]銀行；電子檔案管理；搜集與歸檔

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2021）03-0070-02

銀行電子檔案管理是指借助視頻或圖片等方式對銀行的業(yè)務(wù)單據(jù)、通告和工作計(jì)劃等進(jìn)行存檔管理。細(xì)致的檔案管理工作可以使銀行內(nèi)部實(shí)現(xiàn)有效的溝通和業(yè)務(wù)開展，促進(jìn)銀行工作的規(guī)范化和精細(xì)化。因此，要深刻認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，不斷提高銀行業(yè)務(wù)管理水平和服務(wù)能力。

一、電子檔案管理在銀行檔案管理中的問題

現(xiàn)階段，在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案管理得到良好發(fā)展，可有效保障信息資資料的安全，并對有關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行充分整合，提高信息資源的利用率。目前，銀行檔案管理采用電子檔案管理方式。由于銀行的工作內(nèi)容相對較多，檔案查詢的過程耗時(shí)費(fèi)力，檔案的保管過程也較為復(fù)雜。為此，使用傳統(tǒng)檔案管理方式，則會(huì)降低工作人員的工作效率，促使其在數(shù)據(jù)的應(yīng)用中，容易出現(xiàn)失誤，其工作質(zhì)量也逐漸下降。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理方式容易造成數(shù)據(jù)信息的泄露，嚴(yán)重影響銀行的相關(guān)業(yè)務(wù)，甚至?xí)：θ藗兊呢?cái)產(chǎn)安全?；诖?，銀行在檔案的管理中，應(yīng)當(dāng)采用電子管理的方式，提高工作人員的效率，使其在業(yè)務(wù)信息查詢中，能夠省時(shí)省力，并實(shí)現(xiàn)信息資料共享。利用信息數(shù)據(jù)庫，可對信息資源全面詳細(xì)的了解，并掌握具體的內(nèi)容，為工作人員提供便利，有效促進(jìn)銀行業(yè)務(wù)的發(fā)展，并逐漸提高其社會(huì)形象。

目前，由于管理習(xí)慣的積累，銀行在進(jìn)行檔案管理時(shí)存在一定的問題，其中最主要的是自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和期限管理之間存在矛盾。二者的不協(xié)調(diào)，造成了檔案保管的不合理現(xiàn)象發(fā)生。首先，根據(jù)有關(guān)的銀行業(yè)務(wù)規(guī)范說明，多數(shù)的憑證、單據(jù)及凍結(jié)賬戶信息需要永久保存，但事實(shí)上，權(quán)責(zé)部門的查詢文件并沒有實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的連貫性，甚至只能作為相關(guān)業(yè)務(wù)往來的單一性憑證，這樣一來是否永久保存沒有具體意義。其次，掛失登記和補(bǔ)發(fā)的銀行憑證都明確注明其保管時(shí)間為15年，因此無法通過電子檔案進(jìn)行永久保存。最后，大客戶記錄及貨貸業(yè)務(wù)由于流轉(zhuǎn)性較強(qiáng)，所以保管期限受到多重限制。綜上，各項(xiàng)因素共同導(dǎo)致了銀行在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要按照傳統(tǒng)的方式實(shí)施，以確保檔案的實(shí)用性和有效性，這也在一定程度上阻礙了電子檔案管理的推廣[1]。

二、電子檔案管理在銀行檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展

（一）降低銀行檔案管理的強(qiáng)度

首先，電子檔案管理采用信息管理系統(tǒng)。可以借助于可靠性軟件等輔助工具搭建檔案信息管理平臺(tái)，實(shí)行檔案信息收集整合、分類編號(hào)、傳輸儲(chǔ)存等一體化管理模式，減少書面信息傳遞，降低人為失誤的發(fā)生概率。由人工進(jìn)行檔案的收集工作時(shí)，其長時(shí)間工作條件下，發(fā)生誤差的概率要更大，使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和信息技術(shù)對檔案進(jìn)行整理、編號(hào)等工作能夠有效提升工作的精確度，減少出現(xiàn)差錯(cuò)的概率。其次，將銀行內(nèi)部的文件檔案按照類別或發(fā)文部門掃描上傳，并建立編號(hào)，形成電子檔案庫，不僅有助于分類管理，也為銀行工作人員查詢和調(diào)用檔案信息提供了便捷。目前人們的生活節(jié)奏不斷加快，這使得人們在銀行等待的時(shí)間變少，為使客戶的滿意度得以提升，將銀行檔案電子化，能夠大大提升整體的工作運(yùn)行效率。工作人員在計(jì)算機(jī)上直接進(jìn)行搜索，便可得到想要的數(shù)據(jù)文檔，使其辦事效率得到提升。另外，經(jīng)過分類的文檔，其后期的維護(hù)更加便捷，有利于節(jié)省人力。再次，增強(qiáng)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的時(shí)效性。為體現(xiàn)程序管控，相關(guān)人員要及時(shí)將檔案處理進(jìn)展錄入信息系統(tǒng)之中，通過完善責(zé)任人信息，便于責(zé)任追查，同時(shí)，依據(jù)形勢變化，不斷完善檔案信息內(nèi)容，也提高了檔案管理的時(shí)效性，也使得工作人員的工作能夠減少誤差，避免誤用無效文件辦理相關(guān)事項(xiàng)。最后，設(shè)置警報(bào)提醒系統(tǒng)。對于超期審閱或逾期未歸檔的檔案，系統(tǒng)要具備報(bào)警能力，通過聲音或彈窗提示相關(guān)人員有待辦事項(xiàng)，以免出現(xiàn)工作漏洞。值得注意的是，電子檔案為檔案銷毀提供了便利性，但由于信息系統(tǒng)的存儲(chǔ)特殊性以及管理體制的問題，容易造成檔案信息的泄露，檔案管理人員若未能嚴(yán)格按照保密法規(guī)辦理，甚至沒有形成保密意識(shí)，將密級(jí)檔案公布在社交軟件上，會(huì)造成較為嚴(yán)重的后果，有時(shí)還會(huì)對國家利益造成威脅[2]。

（二）符合會(huì)計(jì)電算化的要求

科技發(fā)展助力銀行系統(tǒng)數(shù)字化已成為發(fā)展趨勢。隨著各類技術(shù)及應(yīng)用的快速發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)化、線上化為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)采集、分析、應(yīng)用日益深入，數(shù)字化、智能化浪潮勢不可擋，滲透服務(wù)、經(jīng)營和管理的方方面面。銀行與國家金融市場和經(jīng)濟(jì)變化有著密切關(guān)系的行業(yè)，其面臨著日新月異的市場變化，如不能采取良好的措施來進(jìn)行應(yīng)對，仍選擇傳統(tǒng)的檔案管理使用方式，必將無法跟上時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏，使銀行被替代。因此，應(yīng)將信息化和數(shù)據(jù)化等先進(jìn)技術(shù)與銀行內(nèi)部工作進(jìn)行結(jié)合，有效提升銀行內(nèi)部工作的效率和服務(wù)水平。一方面，實(shí)施電算化轉(zhuǎn)型是落實(shí)國家戰(zhàn)略的必然要求。信息化時(shí)代發(fā)展下，檔案管理模式必然也會(huì)發(fā)生變化，在銀行檔案管理工作中，推行檔案信息化管理，做好檔案信息管理工作，能夠提高銀行檔案管理效率，為跟緊國家發(fā)展的速度，銀行企業(yè)在發(fā)展的過程中，應(yīng)積極利用高科技技術(shù)，結(jié)合自身的業(yè)務(wù)類型，使銀行的發(fā)展更加符合現(xiàn)階段國家戰(zhàn)略實(shí)施要求。另一方面，實(shí)施電算化轉(zhuǎn)型是提升客戶滿意度的必要保障。以往銀行檔案管理多是采用人工管理方式，給工作人員查詢和調(diào)用檔案信息增加了一定的難度，也降低了銀行業(yè)務(wù)辦理效率，無法達(dá)到客戶滿意程度，而實(shí)行檔案信息化管理，能夠在短時(shí)間內(nèi)查詢相關(guān)信息，加快銀行業(yè)務(wù)辦理速度，為客戶提供滿意的服務(wù)。電子檔案管理是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，是在這種大的社會(huì)背景之下踐行電算化的一種體現(xiàn)，其一改傳統(tǒng)的文字檔案管理的低效，擴(kuò)大了作用范圍。但由于還未得到全范圍的實(shí)施，因此自身作用還沒有得到較好的體現(xiàn)。

（三）在銀行系統(tǒng)中的應(yīng)用

隨著信息化社會(huì)的建成，傳統(tǒng)的檔案管理方法已顯示出一些弊端，例如客戶賬戶信息及業(yè)務(wù)進(jìn)展查詢不便利、檔案庫存積累量較大等，這些都迫使檔案管理方向需要做出時(shí)代性的調(diào)整。與此同時(shí)，結(jié)合銀行管理的要求和法律規(guī)定，除特殊業(yè)務(wù)之外，留存電子檔案基本可以滿足管理要求。而建立大數(shù)據(jù)共享，也方便客戶在移動(dòng)終端進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的查詢和憑證提取，簡化了系統(tǒng)流程。在銀行檔案管理實(shí)際應(yīng)用中，構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷完善銀行系統(tǒng)功能，能夠改變傳統(tǒng)人工檔案管理模式，通過科學(xué)化、信息化的手段進(jìn)行檔案信息收集、分類、處理、儲(chǔ)存等工作，不僅細(xì)化了工作流程，也使檔案管理更加規(guī)范化，減輕了銀行檔案管理人員的工作壓力，有效提高了銀行檔案管理效率。技術(shù)人員可以根據(jù)銀行的實(shí)際情況來設(shè)計(jì)相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，將內(nèi)部的數(shù)據(jù)按照科學(xué)的存儲(chǔ)方式排列儲(chǔ)存，使內(nèi)部檔案的歸檔較為明確。設(shè)立相配套的數(shù)據(jù)使用流程，工作人員需要憑借其權(quán)限來對內(nèi)部文檔進(jìn)行調(diào)取使用。同時(shí)，設(shè)計(jì)信息收集系統(tǒng)，將智能識(shí)別技術(shù)進(jìn)行組合使用，在智能系統(tǒng)的輔助下將文件分類保存，最后由人工進(jìn)行審核，優(yōu)化檔案的處理方式，使銀行內(nèi)部工作更加便利。此外，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，擴(kuò)大檔案信息儲(chǔ)存量，做好檔案信息管理加密工作?？梢圆捎迷朴?jì)算對電子檔案信息進(jìn)行備份，在發(fā)生檔案信息丟失情況時(shí)，能夠在有效時(shí)間內(nèi)找回信息，增強(qiáng)檔案信息管理的安全性，防止影響到銀行工作順利進(jìn)行，減少銀行的風(fēng)險(xiǎn)損失。

（四）增加檔案信息的備份

近年來，隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的應(yīng)用不斷加強(qiáng)，在各行各業(yè)中體現(xiàn)其存在的價(jià)值。目前，銀行檔案管理也逐漸引進(jìn)電子檔案管理模式，加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，采用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，對銀行檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的管理，以此可取得良好的保存效果。利用傳統(tǒng)檔案管理方式，存在著較多的問題，若保管不當(dāng)，容易造成數(shù)據(jù)的丟失等現(xiàn)象，形成嚴(yán)重的損失，對人們的生活造成影響。為此，在銀行的檔案管理中，應(yīng)當(dāng)采用信息技術(shù)，加強(qiáng)對電子檔案管理的應(yīng)用。在電子檔案出現(xiàn)問題時(shí)，可對銀行業(yè)務(wù)的信息資料進(jìn)行有效的備份，其中包括硬件、軟件等備份。同時(shí)，在備份的過程中，利用驅(qū)動(dòng)、系統(tǒng)軟件等，將其保存在硬盤中，其恢復(fù)的速度相對較快，使銀行在可充分對信息內(nèi)容進(jìn)行有效利用，避免造成較大的影響，為銀行帶來相應(yīng)的損失。通過電子檔案管理的應(yīng)用，進(jìn)一步提高銀行的業(yè)務(wù)水平，促使其得到良好發(fā)展。

（五）電子檔案管理在銀行檔案管理中的發(fā)展方向

電子檔案管理無論從人才儲(chǔ)備、信息分類和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識(shí)資源管理所必須的。因此，在未來銀行檔案管理的過程中，首先，要完善體制建設(shè)，補(bǔ)強(qiáng)電子檔案的管理規(guī)范，杜絕管理漏洞的發(fā)生。同時(shí)應(yīng)與業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)聯(lián)合使用，提高檔案利用率，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的傾向性來對檔案管理和使用當(dāng)時(shí)進(jìn)行調(diào)整，充分配合銀行業(yè)務(wù)，使銀行內(nèi)部的各部門之間合作更加緊密。其次，針對具體業(yè)務(wù)，制定針對性的電子檔案管理方案，力求事事有對策。加強(qiáng)檔案與自動(dòng)化技術(shù)和智能管理技術(shù)等的融合使用，使檔案管理過程更加現(xiàn)代化，在高科技技術(shù)的幫助下，能在降低發(fā)生漏洞風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，提高應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的能力，使檔案管理程序更加智能化。最后，加強(qiáng)電子檔案的保密管理，防止信息通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)外泄。銀行要指定專人負(fù)責(zé)密級(jí)檔案的收發(fā)、登記、傳遞及清退工作，凡需傳輸上網(wǎng)的有關(guān)材料要嚴(yán)格實(shí)行審批制度，并定期對上網(wǎng)信息進(jìn)行保密檢查，及時(shí)填補(bǔ)漏洞，防止泄密。同時(shí)可以在計(jì)算機(jī)中裝置防火墻，以免發(fā)生銀行電子檔案信息盜用、泄露等問題。針對不同類型的對檔案應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的等級(jí)，以便后續(xù)根據(jù)調(diào)用者的使用權(quán)限來進(jìn)行管理和使用。

目前電子檔案的推廣還處于發(fā)展階段，未來還有很多途徑可以進(jìn)行探索，例如專項(xiàng)檔案APP的開發(fā)、云端儲(chǔ)存、智能化檔案管理程序等?？偠灾浞掷矛F(xiàn)有信息技術(shù)的穩(wěn)定性和空間性，加強(qiáng)與先進(jìn)更高科技的融合使用，降低檔案工作的困難性，簡化其中的步驟。未來檔案管理的發(fā)展方向，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，以銀行內(nèi)部工作人員的實(shí)際工作內(nèi)部為基礎(chǔ)，不斷降低檔案管理的復(fù)雜性和難度，使其在簡單的操作下，能夠高效的完成檔案的分類管理工作，確保銀行檔案管理更加便捷、安全。

三、結(jié)語

銀行檔案管理工作涉及的環(huán)節(jié)較多，不僅需要銀行職員高度負(fù)責(zé)，同時(shí)還要求結(jié)合信息化的管理策略，以便通過完善的檔案管理制度和實(shí)際操作方法為銀行的市場業(yè)務(wù)提供有力支撐，緩解人員管理壓力，保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。與此同時(shí)，還要加大宣傳力度，使電子檔案管理全范圍的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁文.電子檔案管理在工作中的應(yīng)用[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（17）：22-24.

[2]楊實(shí)堯.電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用[J].科技與創(chuàng)新，2020（16）：109-110.