淺析新時期中職院校檔案管理的創(chuàng)新模式

馬英 新疆塔城地區(qū)師范學(xué)校

一、中職院校檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)層面重視不足，缺乏完善的管理制度

相對于教學(xué)實(shí)踐來說，檔案管理在中職院校的工作安排中受到的重視程度低，但是檔案管理是所有管理工作中的基礎(chǔ)部分，領(lǐng)導(dǎo)層面對這部分工作的重視不足，不利于檔案管理工作的優(yōu)化提升，且很多中職院校內(nèi)沒有設(shè)立專門的檔案管理制度，整個檔案管理過程松散，缺乏科學(xué)的規(guī)章制度的約束，管理效率低且易出差錯。

（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)性

中職院校的檔案管理不斷人員數(shù)量缺乏，人員素質(zhì)也有缺失，大多數(shù)都是依靠教務(wù)人員或校內(nèi)教師兼職代崗，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和技能，且學(xué)校忽視對這部分人員的檔案專業(yè)知識技能培訓(xùn)，檔案管理人員自身對管理工作重視程度不足，工作責(zé)任心缺失，使得檔案的系統(tǒng)化、專業(yè)化管理更加無法實(shí)現(xiàn)。

（三）檔案管理信息化進(jìn)程慢、程度低

信息技術(shù)革命的在世界每個角落的滲透，強(qiáng)化了對各個行業(yè)信息化進(jìn)程的要求，且信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用益處頗多。但是當(dāng)前檔案管理人員思想多有落后，導(dǎo)致管理模式陳舊單一，并且缺乏專業(yè)的信息技術(shù)知識和操作技能，在實(shí)際的檔案管理工作中較少應(yīng)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)，人力工作占比大帶來的檢索慢、易出差錯等問題無法規(guī)避，再加上許多中職院校對檔案管理信息化投入的財(cái)力人力不足，工作環(huán)境缺乏先進(jìn)設(shè)備的支持，影響檔案管理的整體水平。

二、新時期中職院校檔案管理創(chuàng)新模式探究

（一）提升領(lǐng)導(dǎo)階層的重視程度，制定科學(xué)的管理制度

領(lǐng)導(dǎo)階層只有對學(xué)校的檔案管理工作提起足夠的重視，才能發(fā)揮科學(xué)的統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)作用，指導(dǎo)整個檔案管理工作的順利進(jìn)行，因此學(xué)校應(yīng)該積極安排領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)習(xí)相應(yīng)的檔案管理知識，從專業(yè)的角度了解此項(xiàng)工作對學(xué)校的重要意義，從而提升重視和保護(hù)檔案管理工作的意識；其次學(xué)校還可以鼓勵全校師生共同監(jiān)督檔案管理工作的進(jìn)行，開設(shè)“校長信箱”和“建議角”等，督促相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步優(yōu)化指導(dǎo)工作；此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員要加快制定科學(xué)的檔案管理制度，并監(jiān)督實(shí)際工作對制度的執(zhí)行程度，堅(jiān)決全方位規(guī)范檔案管理工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

要解決檔案管理人員專業(yè)性缺失的問題，要從源頭和建設(shè)兩個層面著手。首先，學(xué)校要招收一些有檔案管理專業(yè)知識的人員參與工作，一方面擴(kuò)大此工作的人員隊(duì)伍，一方面從源頭上保證檔案管理工作的質(zhì)量；其次，學(xué)校要加強(qiáng)對現(xiàn)有的檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，從思想素質(zhì)和專業(yè)能力兩方面著手，既提升工作人員對檔案管理的重視程度，也保證人員的能力素質(zhì)緊跟時代發(fā)展的需要；此外，學(xué)校要建立起明確的分工制度，每位檔案管理人員都有自己的具體工作，這樣既能保證工作人員的專業(yè)程度，也有利于工作效率的提升。

（三）加強(qiáng)檔案收集，實(shí)行科學(xué)管理

學(xué)校的檔案材料往往數(shù)量龐大、種類繁多，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策指導(dǎo)工作的重要依據(jù)，因此文件的完整性是做好學(xué)校其他管理工作的基礎(chǔ)。首先，工作人員要重視檔案的收集和歸納，對學(xué)校發(fā)放的各種會議文件、學(xué)生檔案材料、勞務(wù)相關(guān)文件等都要認(rèn)真收集，分類歸檔；其次，學(xué)校還要加強(qiáng)全校師生的檔案健全工作，提升查詢工作的效率，有利于保證今后對教師和學(xué)生群體評價工作的順利進(jìn)行。

（四）利用現(xiàn)代信息技術(shù)完成檔案的整理工作

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用可以大大提升管理的精度和速度，首先，人工分檔時難免會由于個人理解的偏差造成對同一文檔分到不同類別的問題，影響后期的檔案查詢和案卷質(zhì)量，而計(jì)算機(jī)模擬人工立卷就能很好的解決這個問題，先精準(zhǔn)地將帶有類別的條目打印出來，再將文檔按照相應(yīng)的順序排列，有效規(guī)避人工誤差，提升工作精度；其次，學(xué)校需要建立檔案數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)，將龐雜的檔案信息快速共享，有利于防止不同檔案部門對同一檔案的重復(fù)建設(shè)，也有效提升了檔案資源的利用效率，便于不同的學(xué)校用戶在云平臺中快速獲取所需信息資源，同時也保障了個人的檔案安全。

（五）提升檔案管理人員的信息化管理技能

信息化管理是讓計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中得到高效應(yīng)用，但是電子計(jì)算機(jī)的使用需要一定的專業(yè)知識和技能，當(dāng)下的檔案管理人員缺乏相應(yīng)的能力，需要加強(qiáng)技能培訓(xùn)和知識學(xué)習(xí)。首先，檔案管理人員要結(jié)合自己對計(jì)算機(jī)管理的實(shí)際掌握情況，重點(diǎn)補(bǔ)足、專項(xiàng)訓(xùn)練，在工作的過程中保持學(xué)習(xí)意識，逐步熟練掌握檔案管理信息化要領(lǐng)；此外，學(xué)?？梢远ㄆ诮M織檔案管理者進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，請專業(yè)的人員來幫助講解，提升檔案管理人員的學(xué)習(xí)效率和積極性，增強(qiáng)終身學(xué)習(xí)、管理技術(shù)與時俱進(jìn)的意識，努力成為一名優(yōu)秀且綜合實(shí)力過硬的信息化檔案管理人員，為學(xué)校的管理工作貢獻(xiàn)自己的專業(yè)力量。

三、總結(jié)

中職院校在重視培養(yǎng)國家專業(yè)人才的同時，也要對學(xué)校的檔案管理工作給予足夠的重視，要想完全解決當(dāng)下檔案管理工作中存在的問題任重道遠(yuǎn)，這需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持重視、管理人員的自我提升、信息化系統(tǒng)和硬件設(shè)備的支持，每個人都努力做到從觀念上提起重視，在行動上認(rèn)真實(shí)踐，不斷關(guān)注新時代發(fā)展的要求，將檔案管理工作做得精準(zhǔn)出彩，科學(xué)規(guī)范地完成每一項(xiàng)任務(wù)，保證檔案管理工作的順利高效進(jìn)行，真正為教育事業(yè)做好服務(wù)。