關于衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理優(yōu)化措施的討論

裴亞東

（菏澤市衛(wèi)生健康委員會人才交流服務中心，山東 菏澤 274000）

1 前言

隨著衛(wèi)生局和計劃生育局的合并改革，衛(wèi)生健康系統(tǒng)成為新的機構(gòu)，承擔的業(yè)務重點也有了變化，愈加側(cè)重于群眾的醫(yī)療衛(wèi)生服務，相應檔案管理的內(nèi)容和方式也應該隨之變化，為衛(wèi)生健康系統(tǒng)工作提供檢索、查詢等服務，為政策的制定提供權威而準確的數(shù)據(jù)參考。所以，加強對衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，并提出相應的優(yōu)化措施具有十分重要的現(xiàn)實意義。

2 衛(wèi)生健康系統(tǒng)進行檔案管理優(yōu)化的必要性

任何工作都需要檔案管理的支持，而衛(wèi)生健康系統(tǒng)與國家的政策緊密相關，更需要檔案管理工作的貫徹執(zhí)行，具體表現(xiàn)在以下三 方面：

1）檔案管理促進工作完善。衛(wèi)生健康系統(tǒng)工作中涉及的檔案資料眾多、詳細，保證檔案資料收集及時、數(shù)據(jù)真實、系統(tǒng)完整，能夠為以后衛(wèi)生健康系統(tǒng)工作提供權威、全面的原始資料。衛(wèi)生健康工作根據(jù)原始資料進行深入剖析，不斷促進工作向規(guī)范化、科學化完善。

2）檔案管理關系民生保障。衛(wèi)生健康系統(tǒng)的主要業(yè)務在于群眾的醫(yī)療衛(wèi)生健康服務，每一項具體內(nèi)容都與百姓的切身利益密切相關，關乎整個民生保障政策能否貫徹執(zhí)行。衛(wèi)生健康檔案管理記載的信息資料，多為個人、家庭的衛(wèi)生健康狀況，生活幸福預判信息等。一旦檔案管理部到位，檔案信息錄入、更新不及時，就會與群眾的實際生活脫節(jié)，群眾無法應享盡享衛(wèi)生健康服務。甚至檔案管理的缺失，造成檔案信息泄露、遺失等，給群眾的生活帶來不必要的困擾。

3）檔案管理奠定衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展基礎。衛(wèi)生健康檔案管理信息記錄著整個衛(wèi)生健康事業(yè)的發(fā)展歷程，如果檔案信息完整、準確，通過比較可以發(fā)現(xiàn)各階段的特點，找到不足和規(guī)律，從而為后續(xù)的衛(wèi)生健康事業(yè)開展提供參考。同時，強化檔案觀念里，除了可以促進衛(wèi)生健康系統(tǒng)的工作外，還能幫助衛(wèi)生健康系統(tǒng)樹立良好的社會形象。

3 衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理工作存在的問題

1）重視程度不足。重視程度不足體現(xiàn)在領導和工作人員重視程度不夠兩方面。由于檔案管理部門長期處于衛(wèi)生健康系統(tǒng)的邊緣部門，不被重視的慣性思維已經(jīng)在領導和工作人員思想中根深蒂固。領導的重視程度不足，必然在機構(gòu)設置、隊伍建設和資金保障上無法保證。工作人員的重視程度不足，就會體現(xiàn)在日常工作中態(tài)度消極、敷衍了事，最終導致檔案管理工作形同虛設，難以發(fā)揮其真正的價值。

2）工作方法陳舊。工作方法陳舊主要體現(xiàn)在精細化水平較低和電子化建設滯后兩方面。檔案管理是一項事無巨細的工作，有的工作人員由于長期處于自由散漫的狀態(tài)，工作方式保持在粗放應付的層面。比如在收集檔案資料過程中，對檔案資料的真實性審核不徹底，錄入資料不認真錯誤頻出，對自身的要求過低，造成檔案管理效果不理想，也影響了檔案資料的權威性和價值性。隨著技術的進步，檔案管理已經(jīng)全面實行信息化處理，很多檔案管理人員年齡較大，學習積極性不高，依然采用手工收集和記錄的方案，工作效率和工作準確率都極低，無法滿足衛(wèi)生健康檔案的發(fā)展要求。

3）檔案管理體系不健全。檔案管理體系不健全表現(xiàn)在獎勵機制缺乏和部門聯(lián)動不足另方面。衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理工作具有工作量大、成績易埋沒等特點，檔案管理人員在單位中晉升、工作、獎金都處于中下等水平，導致出現(xiàn)做與不做都一樣，做好做壞都一樣的錯誤認識。即使有的工作人員恪盡職守、態(tài)度認真、成績突出也無法獲得相應的獎勵，而有的工作人員思想懈怠、自由散漫、成績平平也同樣未受到提醒和批評，久而久之嚴重影響了檔案管理工作人員的積極性。檔案管理工作關系到衛(wèi)生健康系統(tǒng)的眾多部門，為了保證檔案資料的準確、完整、及時更新等，需要各部門的全力配合?，F(xiàn)實中由于衛(wèi)生健康系統(tǒng)內(nèi)部門聯(lián)動協(xié)作機制不健全，檔案資料的收集和管理，全都歸為檔案管理部門，其他部門將自己的責任束之高閣。

4 優(yōu)化衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理的措施

1）加強對檔案管理工作的重視。加強領導重視程度。領導作為衛(wèi)生健康系統(tǒng)的指揮者，要充分認識到檔案管理工作的重要性，統(tǒng)攬全局，安排專業(yè)技術強、責任心重、經(jīng)驗豐富的工作人員擔任檔案管理部門工作人員。同時，保證資金投入，對陳舊落后的檔案管理設施進行及時更新?lián)Q代，確保檔案管理工作順利進行。第二，加強工作人員責任意識。檔案管理人員作為衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案管理工作的執(zhí)行者，直接關系到檔案管理工作的效果，需要充分認識到本職工作的意義，端正態(tài)度，工作認真嚴謹，積極改進工作方式和方法，充分發(fā)揮檔案資料的價值，為社會服務提供更多的支持。

2）強化對檔案管理業(yè)務的學習。強化業(yè)務知識學習。衛(wèi)生健康系統(tǒng)的檔案管理人員，除了要學習檔案管理專業(yè)知識外，還要關注國家衛(wèi)生健康政策的新動態(tài)，嚴格貫徹落實國家相關要求，逐步提升自身的業(yè)務水平。同時，信息化技術已經(jīng)深入應用于檔案管理工作中，工作人員要積極參與檔案信息化培訓，充分利用業(yè)余時間自學充電，不斷提高自身的計算機應用能力，適應檔案信息化工作的開展要求。第二，強化檔案管理信息化建設。衛(wèi)生健康系統(tǒng)要結(jié)合當?shù)氐那闆r，與相關責任部門共同搭建檔案管理信息平臺，將衛(wèi)生健康信息上傳到平臺形成強大的數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫資源共享。群眾在信息平臺，也可以自主查詢、辦理相關業(yè)務，提高衛(wèi)生健康服務質(zhì)量。為了保證檔案信息管理平臺的順利運行，以及檔案管理信息化效果，各部門的檔案都要堅持只是檔案和電子檔案雙重備份，保證檔案安全留存。同時，強化電子檔案信息的安全防護，通過設置防火墻、保護網(wǎng)等措施，避免遭到黑客攻擊、病毒入侵等時間，造成檔案信息被篡改和盜取的情況。

3）完善檔案管理體系。健全獎勵機制。在衛(wèi)生健康系統(tǒng)內(nèi)獎勵機制，明確檔案管理部門中每個人的責任內(nèi)容，劃定評價等級，等級結(jié)果與職務晉升、工資待遇等直接掛鉤。通過獎懲分明的獎勵機制，能夠最大程度激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，保證工作的質(zhì)量和效率。第二，建立部門聯(lián)動機制。明確檔案信息的收集、管理流程，并以此為基礎建立部門聯(lián)動機制，規(guī)定各部門的檔案管理的內(nèi)容，制定統(tǒng)一格式，明確收集處理時限，從而促進檔案管理工作規(guī)范化和科 學化。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為衛(wèi)生健康系統(tǒng)的重要工作，從領導到工作人員都要充分重視檔案管理工作，逐步建立健全檔案管理體系，積極學習檔案信息化管理技能，從而保證檔案管理工作的順利完成，為衛(wèi)生健康事業(yè)的發(fā)展添加動力。