新形勢下公立醫(yī)院檔案管理模式的思考

劉仁華

（四川省廣安市廣安區(qū)人民醫(yī)院，四川 廣安 638000）

檔案作為人類重要的歷史文化遺產(chǎn)，是維護歷史真實面貌的重要依據(jù)。醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在各種生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和醫(yī)院自身具有保存價值的文字、圖表、音頻、視頻等各種不同形式的真實記錄。

2021年1月1日新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新修訂《檔案法》”）開始施行，這是我國檔案法治建設(shè)進程中的一個新的里程碑，是檔案工作適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。

1 公立醫(yī)院檔案管理

檔案管理一直以來都是機關(guān)事業(yè)單位和企業(yè)管理工作的重點內(nèi)容，對各行各業(yè)的建設(shè)與發(fā)展具有廣泛且深遠(yuǎn)的影響，一旦沒有檔案管理工作出現(xiàn)問題，則難以真正呈現(xiàn)工作質(zhì)量，無法對工作效率進行科學(xué)評估與改善，甚至影響工作決策正確性[1]。檔案是真實的歷史憑證，是工作主要參考資料，形成于社會實踐活動過程，信息不是后人自行編造，保證了歷史情況記錄的客觀性[2]。

2 當(dāng)前公立醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 公立醫(yī)院檔案管理人員理念落后，專業(yè)性低

一些基層醫(yī)院的工作人員，將工作內(nèi)容局限于抄錄檔案、保管檔案范圍內(nèi)，對檔案的管理僅從檔案事務(wù)性工作出發(fā)，尚未正確認(rèn)識檔案管理具有的國家財富價值，沒有明確檔案管理對現(xiàn)代社會發(fā)展所起到的間接性增加經(jīng)濟效益作用，更沒有意識到檔案管理在醫(yī)院發(fā)展進程中起到的重要作用。理念上的滯后，不僅導(dǎo)致檔案資料頻繁出現(xiàn)信息泄露、丟失、不完整等情況，還經(jīng)常發(fā)生檔案管理設(shè)備老舊、破損等問題沒有及時解決，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理需求，思想上對醫(yī)院檔案工作檔案管理的不重視，行為上對醫(yī)院檔案管理的不規(guī)范，都極大的阻礙了檔案管理工作的開展[3]。醫(yī)院檔案管理人員除檔案室是專業(yè)從事檔案管理工作之外，各科室檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，檔案管理知識缺乏專業(yè)性，跟不上現(xiàn)代醫(yī)療信息化發(fā)展要求。

2.2 檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細(xì)

在大多數(shù)的公立基礎(chǔ)醫(yī)院，檔案收集過程中均面臨多重困難，首先是檔案數(shù)量多且繁雜，各科室只明白存檔的內(nèi)容，而對于檔案的管理工作流程及方法無明確的標(biāo)準(zhǔn)，這就會導(dǎo)致新增的檔案內(nèi)容日漸混亂。其次在中心檔案室收集時無專業(yè)人員，也會導(dǎo)致檔案工作的收集出現(xiàn)問題[4]。

醫(yī)院各個科室收集的檔案不成系統(tǒng)，上交不及時，給中心檔案室增加了額外工作量。一些科室對檔案資料的收集及移交不積極，也會損害檔案的精準(zhǔn)性與安全性。一些科室安排人員兼任檔案管理工作，兼任人員檔案管理方式各異，缺少與檔案管理中心的溝通，不配合監(jiān)督檢查檔案，也會損害檔案的完整性。

2.3 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，制度欠缺

制度是任何一項工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的必備依據(jù)，檔案管理也不例外，只有具備健全完善的管理制度，才能夠保證這項工作的細(xì)致性、嚴(yán)肅性、標(biāo)準(zhǔn)性，最大限度避免檔案工作出現(xiàn)各種紕漏，保證檔案管理整體效率與水平。然而，在醫(yī)院的實際檔案管理中出現(xiàn)了無明確制度、無考核機制等不足之處。同時，醫(yī)院檔案管理的重視程度也不高，檔案管理還停留在基本的人工錄入加計算機打印的模式[5]。

基層公立醫(yī)院檔案基本無相關(guān)信息系統(tǒng)管理，加上制度的空缺便會導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的嚴(yán)重過失。在實際的醫(yī)療過程中，醫(yī)學(xué)檔案是極其重要的參考資料之一，而當(dāng)涉及跨部門查閱檔案時，往往便會出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不同而無法有效使用已有的珍貴資料。

2.4 檔案管理硬件及技術(shù)手段缺乏

近年來，國家對基層公立醫(yī)院的投入加大，但較多公立醫(yī)院仍然存在硬件及技術(shù)手段缺乏的問題。醫(yī)院檔案不僅有紙質(zhì)版的資料，還有膠片、影音等材質(zhì)的資料，并且資料數(shù)量逐步增多。硬件跟不上、人員技術(shù)不達(dá)標(biāo)則會極其容易導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的工作事故，甚至一些僅存一份的珍貴資料無法妥善多手段的保存，都將帶來十分慘痛的后果[6]。

3 新形勢公立醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新和改革

3.1 提高重視程度，準(zhǔn)確把握公立醫(yī)院檔案管理

長久以來，醫(yī)院檔案管理都被定位于幕后工作，受到的重視不夠，加之檔案管理沒有明顯的工作成績，更加劇了檔案管理被忽視的程度。新形勢下公立醫(yī)院的經(jīng)營管理與發(fā)展中，要提高對檔案管理的重視程度，將其作為一項艱巨且需長期堅持的工程，全面認(rèn)識檔案管理重要性，意識到醫(yī)院檔案管理對于公立醫(yī)院，尤其是基礎(chǔ)醫(yī)院的穩(wěn)定運行、正常發(fā)展以及社會快速進步等方面的積極作用，把醫(yī)院檔案管理納入重點工作范疇，從上到下有序落實各項醫(yī)院檔案管理內(nèi)容，及時發(fā)現(xiàn)其中的不足之處，采取有效方法防范和解決處理，通過思想態(tài)度的端正，自覺扛起崗位工作中的檔案管理責(zé)任，認(rèn)真嚴(yán)肅看待各項醫(yī)院檔案管理工作[7]。

3.2 完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

基礎(chǔ)公立醫(yī)院應(yīng)盡快完善檔案管理體系，制定在“新修訂《檔案法》”框架下與本機構(gòu)工作實際情況相符，貫徹落實了國家相關(guān)法律法規(guī)要求以及政府政策方針的檔案管理規(guī)章制度規(guī)范，讓醫(yī)院檔案管理工作健康有序發(fā)展，真正解決醫(yī)院檔案管理的混亂局面，切實發(fā)揮管理制度的保障作用。首先，在組織架構(gòu)層面，應(yīng)采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的方式。其次，制定檔案管理規(guī)章制度，實行精細(xì)化管理，為每個科室制定科學(xué)的流程。同時，應(yīng)加強醫(yī)院檔案管理監(jiān)督，使制度執(zhí)行更加有力，確保檔案管理工作積極主動地進行，提高工作 效率[8]。

3.3 增加信息系統(tǒng)，革新工作方式

新形勢下公立醫(yī)院面對信息化建設(shè)提出的迫切要求，公立醫(yī)院的檔案管理工作要盡快增加信息化應(yīng)用。一方面，購進功能完善、效率高、安全保障強的檔案管理現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備設(shè)施，為檔案資源的信息化管理工作順利落實提供基礎(chǔ)條件。另一方面，加強對工作人員使用信息化手段提升檔案管理效率和質(zhì)量的技術(shù)培訓(xùn)力度[9]。