建制明責(zé) 優(yōu)化時(shí)間 提質(zhì)創(chuàng)效

彭莉平

2020年最新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》明確檔案法的適用范圍和應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍的材料，要求檔案形成單位建立檔案工作責(zé)任制，健全檔案管理制度，按照要求及時(shí)歸檔并定期向檔案館移交檔案。借學(xué)習(xí)新檔案法之機(jī)，筆者就多年從事企業(yè)管理類檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合中建三局第二建設(shè)工程有限責(zé)任公司企業(yè)管理類檔案管理實(shí)際，闡述公司企業(yè)管理類檔案管理的實(shí)施背景及創(chuàng)新做法，旨在強(qiáng)化全員檔案意識(shí)同時(shí)讓歸檔工作有章可循，促進(jìn)企業(yè)管理類檔案及時(shí)完整歸檔，進(jìn)一步提升企業(yè)管理類檔案的歸檔質(zhì)量和歸檔效率。

一、實(shí)施背景

（一）歸檔范圍不清晰，保管期限界定難

按照‘誰(shuí)形成，誰(shuí)歸檔的原則，企業(yè)管理類檔案歸檔工作屬于辦公室文書或業(yè)務(wù)部門兼職文書的工作職責(zé)。公司點(diǎn)多面廣，文書崗位變換頻繁，有的文書剛熟悉文件歸檔工作，又被調(diào)到新的工作崗位，換來(lái)新人接替;有的文書是新入職員工，接觸工作時(shí)間短，不清楚歸檔工作流程，歸檔范圍不清晰，更不知如何界定保管期限。據(jù)此，制定一個(gè)可操作性強(qiáng)的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，勢(shì)在必行。

（二）歸檔移交不及時(shí)，缺乏主動(dòng)性

每到歸檔移交前，檔案管理員需到每個(gè)部門去催收歸檔文件材料。每年從元月份開始一直到三月末，有的還需多次上門催收。為了改變這一現(xiàn)象，形成主動(dòng)、及時(shí)移交檔案的良好局面，公司將檔案歸檔工作納入《公司總部部門目標(biāo)責(zé)任書通用指標(biāo)》考核。

（三）歸檔質(zhì)量停滯不前，依賴檔案員把關(guān)

公司總部部門20個(gè)，下屬分支機(jī)構(gòu)14個(gè)，而且分布在全國(guó)各地。為了保證歸檔文件打印組件、頁(yè)碼編寫、保管期限劃分、歸檔章填寫、分類排列等符合規(guī)范要求，檔案管理員需對(duì)每個(gè)部門、每個(gè)分支機(jī)構(gòu)的每份文件逐一檢查、審核紙質(zhì)文件及在線歸檔質(zhì)量，文書形成了依賴檔案管理員審核的習(xí)慣，歸檔質(zhì)量全依仗檔案管理員來(lái)把關(guān)，致使檔案管理員工作量劇增，而文書們并沒全面掌握歸檔文件整理的方法、要求。

（四）歸檔工作積壓，抱怨工作量大

文件歸檔工作一般按年度進(jìn)行，要求次年三月份完成。因此很多文書平時(shí)忙于日常工作，直到次年初才開始著手文件歸檔整理工作。一年的文件全部集中在一起打印、整理，工作量很大，再加上還有日常工作要處理，時(shí)間緊迫，工作壓力也大。因此實(shí)際工作中，很多文書都認(rèn)為歸檔文件的整理是件工作量很大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力、令人非常頭疼的事情。

二、創(chuàng)新做法

（一）制定《公司總部管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，歸檔有章可循

2016年，公司依據(jù)國(guó)家檔案局令第10號(hào)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合公司實(shí)際情況，發(fā)動(dòng)全員參與，在10號(hào)令附表基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化，經(jīng)過適當(dāng)增加、刪減或修改后形成了《公司總部管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》。

1.收集范圍

為了摸清各部門各崗位在履職過程中產(chǎn)生的應(yīng)歸檔文件，公司檔案室讓各部門各崗位填寫了《歸檔文件材料調(diào)查收集表》，收集各部門在履職過程中形成、辦理完畢、具有保存價(jià)值、應(yīng)作為檔案留存的文件材料。然后根據(jù)職責(zé)將 10 號(hào)令附表內(nèi)容分別歸位，將職責(zé)中有但 10 號(hào)令附表缺少的內(nèi)容補(bǔ)充進(jìn)去，對(duì)有關(guān)條目進(jìn)行細(xì)化，本著不遺漏、不交叉、重疊的原則按部門列出清單，在歸檔范圍和保管期限表中反映出來(lái)，應(yīng)歸盡歸。

2.形成文件

歸檔范圍和保管期限表列出后，從文件材料的現(xiàn)實(shí)效用和歷史査考作用兩個(gè)角度對(duì)這些文件材料提出歸檔范圍和保管期限要求，經(jīng)各部門修改和完善后報(bào)上級(jí)檔案管理部門批準(zhǔn)，最終形成《公司總部管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，并行文印發(fā)。

3.重新修訂

考慮到公司發(fā)展形勢(shì)，新的業(yè)務(wù)重點(diǎn)的出現(xiàn)，歸檔范圍沒及時(shí)更新，新產(chǎn)生的文件材料可能因未納入歸檔范圍而遺漏歸檔，2019年對(duì)《公司總部管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》進(jìn)行了修訂，讓該表具有更強(qiáng)的可操作性。

該表制定后，面對(duì)之前一籌莫展的歸檔文件，文書可以對(duì)照自主學(xué)習(xí)，自行確定哪些文件屬于歸檔范圍，哪些文件可不歸，并獨(dú)立劃分保管期限，準(zhǔn)確率非常高。

（二）納入目標(biāo)責(zé)任考核，歸檔及時(shí)完整

新檔案法第十二條要求檔案形成單位“建立檔案工作責(zé)任制”，第十四條要求“應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有”，第四十八條列出“不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，被責(zé)令改正而拒不改正的”將“對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分”，新檔案法對(duì)按規(guī)定及時(shí)移交檔案作出了明確規(guī)定。

針對(duì)歸檔文件移交不及時(shí)、不主動(dòng)，需反復(fù)催收的現(xiàn)象，為了實(shí)現(xiàn)按要求及時(shí)歸檔，2019年公司將歸檔工作納入《公司總部部門目標(biāo)責(zé)任書通用指標(biāo)》考核：未按規(guī)定時(shí)間移交歸檔，每延遲一個(gè)月扣0.5分;歸檔資料不全，每遺漏一項(xiàng)，扣0.5分。每年由檔案管理員根據(jù)《公司總部管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》對(duì)每個(gè)部門的歸檔移交情況嚴(yán)格考核、打分。

歸檔工作納入部門目標(biāo)責(zé)任書通用指標(biāo)考核后，歸檔移交情況發(fā)生了空前的變化。以前是檔案管理員催著各部門移交檔案，一催再催;現(xiàn)在是各部門追著要移交檔案，并主動(dòng)上門詢問移交內(nèi)容全不全，整理規(guī)不規(guī)范，配合度極高。面對(duì)移交檔案情況前后的變化，檔案管理員笑逐顏開。

（三）納入同業(yè)務(wù)競(jìng)賽評(píng)比，歸檔質(zhì)量提升

《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》（國(guó)資廳發(fā)[2014]26號(hào)）第十七條“中央企業(yè)總部各部門，按照‘誰(shuí)形成，誰(shuí)歸檔的原則負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔，并定期向總部檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案館移交，對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)”，該條內(nèi)容明確指出了歸檔文件材料整理的責(zé)任主體。

文件歸檔整理是件瑣碎、細(xì)致的工作，文書本身工作業(yè)務(wù)繁忙，除了日常工作以外，還要對(duì)文件進(jìn)行歸檔整理。有的歸檔業(yè)務(wù)不熟練，尤其劃分保管期限，要熟悉《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，內(nèi)容又多又長(zhǎng)，不容易記住，針對(duì)具體文件需反復(fù)去查找、對(duì)照才能準(zhǔn)確劃分保管期限，因此保管期限的劃分成了文書們歸檔工作的一大難點(diǎn)，歸檔質(zhì)量也得不到進(jìn)一步提升。為了讓文書們更加熟知?dú)w檔業(yè)務(wù)，提升歸檔質(zhì)量，公司決定將歸檔工作納入辦公系統(tǒng)同業(yè)務(wù)競(jìng)賽評(píng)比，對(duì)評(píng)比結(jié)果全司進(jìn)行通報(bào)，并納入年終考核。

歸檔工作納入同業(yè)務(wù)競(jìng)賽評(píng)比后，總部各部門、司屬各單位文書形成了主動(dòng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)、你追我趕的良好局面。文書們不僅努力學(xué)習(xí)，還在不斷總結(jié)，力求在速度和質(zhì)量上做得更好，促進(jìn)了文書加快成長(zhǎng)，確保了歸檔工作保質(zhì)保量，快速有序完成。

（四）力推歸檔工作重在平時(shí)，歸檔效率提高

為了讓歸檔工作變得輕松，提高工作效率，檔案管理員力推把文件歸檔工作重心放在平時(shí)，隨辦隨歸。即將文件歸檔工作前移至日常工作中，對(duì)工作時(shí)間進(jìn)行優(yōu)化，減輕歸檔移交前的工作量。

1.拆分流程，簡(jiǎn)化操作

為了改變文書們提到文件歸檔就頭痛的現(xiàn)象，緩解文書工作壓力，檔案管理員將文件歸檔整理流程拆分為八步，簡(jiǎn)化操作：文件打印、組件、裝訂（先用封套或用不銹鋼夾裝訂）;編寫頁(yè)碼;劃分保管期限;加蓋、部分填寫歸檔章（件號(hào)不填）;再對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類排列;順序確定后完成歸檔章件號(hào)填寫;然后進(jìn)行OA文件在線歸檔，生成歸檔文件目錄;最后裝盒、填寫備考表、上架。

2.分組整理，優(yōu)化時(shí)間

為了便于分階段整理，檔案管理員將八步分為兩組，優(yōu)化時(shí)間：前四步為一組，列入日常工作中，文件辦畢即完成;后四步為一組，放在歸檔移交前。其間，檔案管理員每月監(jiān)督完成情況并認(rèn)真檢查每份文件打印是否齊全完整，保管期限劃分是否準(zhǔn)確，頁(yè)碼編寫、歸檔章填寫是否正確。檢查無(wú)誤后，對(duì)較厚的文件進(jìn)行三孔一線裝訂，對(duì)較薄的永久文件進(jìn)行縫紉機(jī)軋邊裝訂，做好前期基礎(chǔ)性工作，為歸檔移交前的工作減負(fù)。

若一年的文件全部集中到最后才開始整理，歸檔工作需要花費(fèi)2-3個(gè)月的時(shí)間方可完成;化整為零，將歸檔流程進(jìn)行拆分，分組整理，前期基礎(chǔ)性整理工作融入日常工作中，需后期集中完成的工作放到歸檔移交前，對(duì)歸檔時(shí)間進(jìn)行優(yōu)化，2-3月的工作量只需2周即可完成。將歸檔工作重心放在平時(shí)，大大縮短了歸檔移交前的工作時(shí)間，節(jié)約了人力、時(shí)間成本，提升了歸檔工作效率。

作者單位：中建三局第二建設(shè)工程有限責(zé)任公司

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作者單位：四川大學(xué)公共管理學(xué)院