云時代數(shù)字檔案館信息服務(wù)發(fā)展策略探析

趙凌云

一、國內(nèi)數(shù)字檔案館信息服務(wù)研究現(xiàn)狀

1.云時代與數(shù)字檔案館信息服務(wù)概念辨析

數(shù)字檔案館作為網(wǎng)絡(luò)時代的產(chǎn)物，是傳統(tǒng)實體檔案館在信息時代的新型組織形式。學界對于數(shù)字檔案館的定義有多種認識。傅榮校認為：“數(shù)字檔案館是一個電子化信息的倉庫，能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問方便地獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制”[1]。馮惠玲提出：數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠程獲取檔案文件信息的方式[2]。筆者認為，這一定義重點突出了在數(shù)字檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利性，從用戶視角說明了數(shù)字檔案館建設(shè)的目標與使命，為云時代檔案部門應(yīng)用云技術(shù)提供智能化、個性化的檔案信息服務(wù)提供了契機。

“云時代”的概念在學界暫無確切的定義，但有關(guān)將云計算應(yīng)用在檔案工作中的學術(shù)研究很多，因而目前出現(xiàn)了將云技術(shù)等同于云計算技術(shù)的片面認識。筆者認為，云時代指的是通過應(yīng)用大量云技術(shù)，創(chuàng)建安全便捷、數(shù)據(jù)上“云”的發(fā)展環(huán)境。云計算技術(shù)是云技術(shù)的典型表現(xiàn)形式，但除此之外，云服務(wù)、云存儲、云平臺等眾多信息存儲與計算手段都屬于云技術(shù)的表現(xiàn)范疇，云時代是一個系統(tǒng)整體的概念，其發(fā)展目標即為促進數(shù)據(jù)的安全保管和共享利用，應(yīng)該從宏觀發(fā)展的視角理解這一概念。

2.云時代數(shù)字檔案館信息服務(wù)發(fā)展現(xiàn)狀

對國內(nèi)數(shù)字檔案館發(fā)展研究的考察分析是研究人員把握關(guān)鍵信息技術(shù)、洞察數(shù)字檔案館發(fā)展趨勢的必要基礎(chǔ)。在實踐層面，國內(nèi)最早關(guān)于數(shù)字檔案館的建設(shè)開始于2001年的青島市數(shù)字檔案館和深圳市數(shù)字檔案館，隨后又出現(xiàn)了紹興市數(shù)字檔案館、蕭山區(qū)數(shù)字檔案館等，取得了不錯的成效，成為國內(nèi)較早建設(shè)和探索數(shù)字檔案館的實例[3]。數(shù)字檔案館的建立提高了檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，促進了公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享[4]。

在理論研究層面，筆者以“數(shù)字檔案館信息服務(wù)”為主題詞在中國知網(wǎng)（CNKI）搜索，剔除無效數(shù)據(jù)，共檢索出114條相關(guān)結(jié)果（截至2020年8月）。20世紀90年代末， 隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)突飛猛進的發(fā)展， 我國檔案學者開始致力于對數(shù)字檔案館 （Digital Archives） 的研究;最早在2003年，檔案界學者開始關(guān)注“數(shù)字檔案館信息服務(wù)”這一主題，研究內(nèi)容主要包括數(shù)字檔案館信息服務(wù)的研究綜述與可視化分析、信息服務(wù)模式與平臺構(gòu)建、法律風險及防范等方面。

筆者再以“數(shù)字檔案館信息服務(wù)”為主題詞且以“云計算”為關(guān)鍵詞在知網(wǎng)搜索，共檢索出7條有效記錄，論文發(fā)表時間集中于2010至2019年，近十年學界對這一主題的研究熱度在不斷增長。彭曉芹、程結(jié)晶[5]提到云計算作為一種新思維在網(wǎng)絡(luò)中應(yīng)用，必然會形成新的信息管理與信息服務(wù)體系，這種新的管理與服務(wù)體系的目標正是數(shù)字檔案館基本特征和屬性的表現(xiàn);周楓[6]對云數(shù)字檔案館動力機制進行了系統(tǒng)研究，指出云計算將國家數(shù)字檔案資源虛擬為一個巨大的資源池，為用戶在龐大的數(shù)據(jù)庫中實現(xiàn)一站式查找與服務(wù);牛力、韓小汀[7]對對云計算環(huán)境下檔案信息資源整合與服務(wù)模式進行了相關(guān)研究，建立了檔案信息資源“云服務(wù)”模型，通過“支撐云”，“業(yè)務(wù)云”和“公共云”平臺提供不同級別的檔案內(nèi)容與資源服務(wù);蔣冠、李曉[8]強調(diào)云計算以網(wǎng)絡(luò)為中心、以服務(wù)為提供方式，強調(diào)資源的池化與透明化，并具有高擴展高可靠性。而數(shù)字檔案館具有數(shù)字檔案信息資源的海量與異構(gòu)性、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字檔案館之間的互聯(lián)性，可以說數(shù)字檔案館與云計算技術(shù)二者間存在天然的契合;呂元智[9]引入“云計算”平臺，從共享服務(wù)的角度對國家檔案信息資源服務(wù)模式進行了探討;薛四新、陶水龍[10]提出了檔案資源的云備份策略，并給出相關(guān)的實現(xiàn)方案;吳驪[11]對基于云計算的數(shù)字檔案館建設(shè)與服務(wù)進行了較為系統(tǒng)的研究;游姍姍[12]以福建省數(shù)字檔案館為例，探索了云計算技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀與應(yīng)用前景。通過以上檢索結(jié)果，可以看出檔案學術(shù)界對“數(shù)字檔案館信息服務(wù)”這一主題的研究成果較多，但研究云計算技術(shù)與數(shù)字檔案館信息服務(wù)工作相融合的文獻數(shù)量極少，且目前的研究主要集中于數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面，忽略其應(yīng)用層面的建設(shè)，“重建設(shè)輕應(yīng)用”的情況較為普遍。因此云時代深入推進云技術(shù)與數(shù)字檔案館信息服務(wù)的融合將是大勢所趨。

二、云技術(shù)對數(shù)字檔案館信息服務(wù)的作用

根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心最新發(fā)布的第45次《中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》，截至2020年3月，我國網(wǎng)民規(guī)模達9.04億，互聯(lián)網(wǎng)普及率達64.5%，我國手機網(wǎng)民規(guī)模達8.97億，網(wǎng)民使用手機上網(wǎng)的比例達99.3%，網(wǎng)民規(guī)模和互聯(lián)網(wǎng)普及率不斷上升，移動互聯(lián)網(wǎng)使用持續(xù)深化。在云計算領(lǐng)域，我國政府高度重視以其為代表的新一代信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展，企業(yè)積極推動戰(zhàn)略布局，云計算服務(wù)已逐漸被國內(nèi)市場認可和接受[13]。云存儲、云計算、云服務(wù)均從不同層面對數(shù)字檔案館信息服務(wù)發(fā)揮著重要作用。

1.云存儲：提供海量信息存儲空間

豐富的檔案館藏資源是提供信息服務(wù)的前提和基礎(chǔ)，在我國檔案工作逐步落實“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略背景下，數(shù)字檔案館建設(shè)過程中不可避免地面臨著由于檔案數(shù)據(jù)增速過快而產(chǎn)生的存儲空間不足等問題。擁有龐大服務(wù)集群的云存儲平臺可以為檔案信息提供海量存儲空間，云存儲技術(shù)通過集群應(yīng)用軟件集合網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的和館藏的數(shù)字化檔案資源，形成多個資源共享池協(xié)同工作，共同應(yīng)對數(shù)字檔案館在數(shù)據(jù)存儲和對外業(yè)務(wù)訪問中面臨的難題，同時為后續(xù)檔案信息資源檢索利用、開放共享奠定良好的基礎(chǔ)。

2.云計算：促進檔案信息資源共建共享共用

云計算技術(shù)的優(yōu)勢除了計算能力強、安全性高、成本較低外，還具有資源共享的突出特點，它不僅能夠連通各種硬件設(shè)備、共享信息資源，而且能夠共享硬件設(shè)施、共享存儲、共享計算，并生成新的知識資源，組建“檔案云”，實現(xiàn)“一站式檢索”。這一點不僅與數(shù)字檔案館的建設(shè)目標很相近，而且與當前倡導(dǎo)的共建共享共治的社會治理格局相契合。云計算的信息共享特點，剛好可以滿足數(shù)字檔案館的建設(shè)目標，使得數(shù)字檔案館在最大程度上實現(xiàn)跨越時空的檔案信息資源共享;同時其計算能力強的優(yōu)勢還便于處理海量檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案信息精準檢索，提高數(shù)字檔案館的檢索能力，更精確地滿足用戶的信息需求。

3.云服務(wù)：滿足用戶多樣化信息需求，提供個性化服務(wù)

惠普公司曾表明：云服務(wù)的本質(zhì)是廣泛、主動、高度個性化[14]。一方面，在云計算模式下，運用云網(wǎng)超強的計算能力和幾乎無限的帶寬可以為檔案信息資源共享提供良好的交互環(huán)境，便于檔案部門及時了解用戶需求;另一方面，云計算是一種開放式的環(huán)境，云計算提供的平臺能夠整合博客、播客等服務(wù)技術(shù)和模式，實現(xiàn)以用戶為中心的服務(wù)理念，滿足廣大檔案利用者的個性化需求，從而實現(xiàn)檔案信息資源個性化服務(wù)。

總之，應(yīng)用云存儲與云計算技術(shù)共同構(gòu)建科學適用的云服務(wù)平臺，將極大提高信息資源的利用共享自由度，推動數(shù)字檔案館建設(shè)與信息服務(wù)工作的開展。

三、云時代數(shù)字檔案館信息服務(wù)發(fā)展策略

2010年6月國家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，其中就“服務(wù)平臺建設(shè)”方面明確給出了“鼓勵具備條件的檔案館探索采用云計算等先進技術(shù)為各立檔單位提供軟件服務(wù)和存儲服務(wù)”的建議[15]。筆者認為，云時代促進數(shù)字檔案館信息服務(wù)具體可從以下幾方面入手：

1.制定相應(yīng)的政策法規(guī)統(tǒng)一技術(shù)標準

統(tǒng)一的行業(yè)應(yīng)用規(guī)范和技術(shù)標準是推動數(shù)字檔案館信息服務(wù)工作的保障。云計算技術(shù)應(yīng)用于數(shù)字檔案館建設(shè)具有非?？捎^的前景，但檔案界尚未制定形成相應(yīng)的行業(yè)標準。行業(yè)標準的缺失會極大影響后續(xù)數(shù)字云主機平臺及服務(wù)器的構(gòu)建，不利于信息服務(wù)工作的開展。因此檔案部門需要加強對各類檔案業(yè)務(wù)流程的研究，組織懂技術(shù)、懂專業(yè)知識的復(fù)合型人才制定相關(guān)標準，及時規(guī)范數(shù)字檔案館信息服務(wù)行為，以保證檔案云數(shù)據(jù)中心具有適應(yīng)性與可擴展性。

2.有選擇性地開展檔案館檔案信息數(shù)字化工作

模擬形態(tài)的數(shù)字檔案信息資源是云時代數(shù)字檔案館信息服務(wù)的基礎(chǔ)和前提。各省市檔案館首先應(yīng)有選擇性、有針對性地將館藏檔案信息資源電子化，放入“云端”存儲，形成各地數(shù)字檔案云主機;其次，電子化的檔案數(shù)據(jù)需根據(jù)實際情況及時更新，為后續(xù)共享式的檔案信息服務(wù)工作打下良好基礎(chǔ)。

3.構(gòu)建規(guī)范適用的“云服務(wù)平臺”與“分布式終端”

在各地分散的數(shù)字檔案云主機建構(gòu)完成后，通過云計算技術(shù)，便可將多種類型的檔案數(shù)據(jù)存放于多個服務(wù)器，還可自動備份上傳“云端”。用戶與眾多服務(wù)器之間進行“數(shù)據(jù)交互”，在云計算提供的共享模式下建構(gòu)交互環(huán)境，即為“云服務(wù)平臺”。由于地區(qū)發(fā)展不平衡，可以先建立區(qū)域性的“數(shù)字檔案云”，即某區(qū)域的所有數(shù)字檔案館共建一個云端，進行數(shù)字檔案信息的存儲和利用。譬如江蘇省建立了蘇州市數(shù)字檔案館、常熟市數(shù)字檔案館和靖江市數(shù)字檔案館，這些地域相近的數(shù)字檔案館可以共建一個云端。利用云存儲、云服務(wù)的強大功能和安全技術(shù)，用戶可突破硬件水平的限制，只需通過分布式終端，類似手機APP、微信小程序等應(yīng)用軟件便能隨時隨地檢索所需檔案信息，享受精準便捷的信息服務(wù)。例如在2019年9月17日剛剛通過全國示范數(shù)字檔案館測試的浙江省數(shù)字檔案館應(yīng)用智能技術(shù)完善數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能，以局域網(wǎng)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和電子檔案長久保存系統(tǒng)，政務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔接收系統(tǒng)和檔案利用館際共享服務(wù)系統(tǒng)，互聯(lián)網(wǎng)“浙江檔案網(wǎng)”門戶網(wǎng)站、浙江檔案服務(wù)網(wǎng)和“浙里辦”APP等系統(tǒng)平臺為依托，構(gòu)建了存量數(shù)字化與增量電子化并重的數(shù)字檔案資源體系，真正實現(xiàn)了“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”，在全國具有示范意義。

4.滿足用戶需求，提供個性化信息服務(wù)

優(yōu)秀的云服務(wù)是吸引用戶的關(guān)鍵。云計算是技術(shù)的競爭，更重要的是安全、人性化的服務(wù)競爭[11]。中國移動研究院院長黃曉慶認為：“信息服務(wù)是云計算落地最有效的動力，信息服務(wù)的用戶需求則是云計算之本。”因此，數(shù)字檔案館信息服務(wù)必須要以用戶需求為導(dǎo)向。在技術(shù)迅速發(fā)展和公眾信息需求轉(zhuǎn)變的環(huán)境下，用戶愈加偏重個性化、小眾化的特色檔案信息。檔案部門應(yīng)利用云技術(shù)積極應(yīng)對這一轉(zhuǎn)變。

以用戶需求為導(dǎo)向，提供個性化檔案信息。數(shù)字檔案館在設(shè)置統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)接口供用戶訪問的基礎(chǔ)上，可依照用戶的不同需求確定對應(yīng)的訪問權(quán)限，依賴云服務(wù)平臺提供的大量數(shù)據(jù)和交互環(huán)境，精準匹配用戶需求與館藏檔案數(shù)據(jù)。

打造“云服務(wù)平臺”，挖掘用戶檔案信息需求，引導(dǎo)用戶進行有效的檔案信息檢索。針對一眾用戶在瀏覽檔案網(wǎng)站時并無明確的信息需求、有潛在的信息需求但尚未被挖掘出來、或者有明確的信息需求但由于欠缺檢索技能等原因檢索不到有效信息等情況，數(shù)字檔案館應(yīng)積極構(gòu)建設(shè)計精巧、科學適用的“云服務(wù)平臺”，深入了解用戶需求，打破“信息孤島”，增強檔案館與用戶的黏合性和權(quán)威性。

追蹤用戶需求變化，及時推送更新的檔案信息，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，打造持久的用戶市場。“云服務(wù)平臺”可整合云計算技術(shù)超強的存儲和計算功能，在挖掘用戶潛在需求的同時，為不斷變化的用戶與更新的檔案數(shù)據(jù)建立“標簽”，通過“匹配算法”和新媒體平臺，及時追蹤用戶并推送檔案信息。在“云服務(wù)平臺”的運行過程中， 隨著檔案部門與用戶之間雙向溝通與反饋的進展， 數(shù)字檔案館將朝著更高層次不斷發(fā)展。

5.完善“云”管理，保障數(shù)字檔案信息安全

大量檔案信息數(shù)據(jù)和用戶數(shù)據(jù)在“云”上很難做到數(shù)據(jù)獨立和互相隔離，給數(shù)據(jù)安全帶來威脅;且云時代數(shù)字檔案館對“云”的依賴性很強，云服務(wù)平臺在傳輸過程中出現(xiàn)任何問題，都會給信息服務(wù)工作帶來極大影響。筆者認為，數(shù)據(jù)安全威脅主要來自兩個方面：一方面是檔案數(shù)據(jù)的丟失;另一方面是由于系統(tǒng)安全漏洞、黑客攻擊等不可控因素造成的信息泄露。這都對云管理水平提出了更高的要求。“云”管理的措施可以從如下幾方面入手：一是對用戶權(quán)限進行嚴格認證，這是切實保障信息資源安全的必要前提。在用戶權(quán)限認證過程中，必須嚴格把關(guān)，不同級別用戶使用權(quán)限必須準確，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。二是檔案館應(yīng)建立相應(yīng)的風險防范體系，以保障危機發(fā)生時數(shù)字檔案館仍然可以繼續(xù)運行。此外，檔案館還應(yīng)該采用異地備份存儲措施，確保云服務(wù)系統(tǒng)發(fā)生故障時，館藏資源仍有跡可循，以此規(guī)避云計算技術(shù)可能導(dǎo)致的風險，更高效、更安全地為用戶提供檔案信息服務(wù)。

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作者單位：河北大學管理學院