高校檔案館的開放式轉(zhuǎn)型研究

尚紅偉 曹航

檔案館作為社會(huì)公共文化機(jī)構(gòu)的重要組成部分，常與圖書館、博物館相提并論，均為傳承人類文化的重要組織，承擔(dān)著守護(hù)人類社會(huì)記憶的重要責(zé)任。我國各級(jí)各類檔案館雖然大量的接收各類檔案，但檔案館面向公眾的開放程度以及文化輻射能力上與其他文化機(jī)構(gòu)相比還存在較大差距。本文以高校檔案館為例，從業(yè)務(wù)實(shí)踐的角度探索高校檔案館開放過程中面臨的矛盾與困難，并試圖從深化高校檔案館開放的視角去理解和詮釋當(dāng)今高校檔案館的轉(zhuǎn)型實(shí)踐。

一、高校檔案館收集材料的結(jié)構(gòu)性缺失

高等院校具有人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新四大功能，高校檔案館理應(yīng)收集并妥善保管上述活動(dòng)所產(chǎn)生的各種原始記錄。

從學(xué)生的視角看，作為一名新生，自入校起，新生的名字第一次進(jìn)入檔案館是出現(xiàn)在新生錄取名冊(cè)上，與當(dāng)年所有錄取新生的名字集合在一冊(cè)上。每人一條，記錄了姓名、性別、高考報(bào)名號(hào)、高考分?jǐn)?shù)、來源省份學(xué)校以及錄取院校專業(yè)。隨著在大學(xué)不斷地學(xué)習(xí)，四年后形成一份成績單，包含了該學(xué)生全部四年的學(xué)習(xí)記錄。這份記錄是和全班同學(xué)裝訂一冊(cè)，個(gè)人可能是其中2頁。最后，當(dāng)學(xué)生畢業(yè)拿到畢業(yè)證、學(xué)位證時(shí)，名字會(huì)出現(xiàn)在畢業(yè)生名冊(cè)和授予學(xué)位名冊(cè)上。當(dāng)然，僅是其中一條，記錄了姓名、性別、專業(yè)、學(xué)制和畢業(yè)證編號(hào)或者學(xué)位證編號(hào)。如果該學(xué)生足夠幸運(yùn)，學(xué)習(xí)努力，那么還有可能名字出現(xiàn)在獎(jiǎng)學(xué)金名單里，也是一條，和所有的獲獎(jiǎng)?wù)吖餐纬梢槐景妇?。?nèi)容為姓名、性別、學(xué)號(hào)和獎(jiǎng)項(xiàng)級(jí)別。

教師是高校另外一個(gè)重要的主體。一個(gè)普通的高校教師在學(xué)校里的檔案記錄有工資清冊(cè)上一條：記錄姓名、性別、學(xué)院、工資數(shù)額。歸屬財(cái)務(wù)檔案。有社會(huì)保險(xiǎn)繳納記錄一條：記錄姓名、性別、社保號(hào)、社保繳納金額。歸屬人事檔案。這是全體教師人人都有的記錄。隨著教師個(gè)人的成長，到了職稱評(píng)聘的時(shí)候，一些老師會(huì)出現(xiàn)在獲得職稱的名單中。比較優(yōu)秀的教師，申報(bào)過課題項(xiàng)目。那么他的名字還會(huì)出現(xiàn)在科研檔案里。不過審視所有的科研檔案，內(nèi)容更加著重于科研項(xiàng)目的描述、實(shí)施和成果。

從上面的檔案收集流程分析，高校檔案最主要的構(gòu)成主體是數(shù)量龐大的學(xué)生，實(shí)際上在四年當(dāng)中，母校僅僅為每個(gè)人保管和留存了薄薄的幾頁紙和三四條群體混編記錄。筆者作為高校檔案館工作者中的一員，深知目前形成的操作方法有歷史的和客觀的原因。面對(duì)高校每年這么龐大數(shù)量的群體進(jìn)進(jìn)出出，集體名冊(cè)顯然公正平等又完整的保管了所有的數(shù)據(jù)。但是時(shí)代發(fā)展了，同學(xué)們對(duì)我們檔案館的期許提高了：當(dāng)年的學(xué)生成為校友返回母校，追憶青春的時(shí)候，當(dāng)他來到檔案館，面對(duì)所能查詢利用到的檔案，不可避免的有些失望。

再從教師的檔案分析，我們也承認(rèn)現(xiàn)存檔案數(shù)據(jù)的完整性、科研檔案保管的重要性。然而當(dāng)我們?cè)噲D從中看到老師的師德風(fēng)采，當(dāng)我們想從科研檔案的數(shù)據(jù)、圖表中透視出教師們作為科研工作者在實(shí)驗(yàn)室的殫精竭慮、靈光乍現(xiàn)時(shí)，同樣也深感無能為力，原始檔案的結(jié)構(gòu)性缺陷令我們尷尬。

二、現(xiàn)有的管理理念和方法落后于時(shí)代的需求

建國初期，我們檔案系統(tǒng)的理念和方法深受前蘇聯(lián)檔案工作理論的影響。前蘇聯(lián)的理論和實(shí)際操作方法曾幫助我們國家迅速的建立了檔案管理體系，并有效地積累著案卷。高校檔案曾經(jīng)是一年收集案卷一百卷左右，3-5個(gè)人管理所有的案卷，查檔利用人數(shù)不多。所有學(xué)生的信息最簡單快捷的方法就是裝訂成冊(cè)。隨著時(shí)代的進(jìn)步，高校教育事業(yè)的迅速發(fā)展，學(xué)校的師生總數(shù)早已是建校之初的百倍、千倍。復(fù)旦大學(xué)、上海交通大學(xué)等高校師生總數(shù)都已經(jīng)超過萬人。高校檔案管理的案卷收集量由一年的百位數(shù)已經(jīng)升至將近萬卷。據(jù)復(fù)旦大學(xué)檔案館2016統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：檔案的年增長量約為1.5萬卷;檔案館年度接待量約2500人次，7000卷次;校史館年度接待量約50000人次。在這么巨大的變化面前，傳統(tǒng)的收集內(nèi)容和方法很難再滿足利用需求。

檔案記憶觀的理論認(rèn)為，基于對(duì)檔案基本屬性—社會(huì)記憶屬性的本質(zhì)性認(rèn)識(shí)，把檔案與社會(huì)、國家、民族、家庭的歷史記憶聯(lián)結(jié)起來，強(qiáng)調(diào)檔案是一種社會(huì)或歷史、集體記憶，含有集體記憶的關(guān)鍵。檔案館是記憶的保存場所或記憶宮殿，并從個(gè)人乃至民族的根源感、認(rèn)同感、身份感的高度去看待檔案及其保護(hù)的重要性[1]。檔案記憶觀從理論上為檔案工作者指出我們保管的檔案應(yīng)當(dāng)從內(nèi)容上可以喚起個(gè)人乃至民族的情感，但是由于種種歷史的、客觀的原因，我們?cè)趯?shí)踐中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)存檔案的收集保管多數(shù)以俯視的視角，管理著大量作為證據(jù)憑據(jù)的數(shù)據(jù)，而不是從人文的角度去保管活動(dòng)主體的情感記憶。就在我們檔案工作者日復(fù)一日的忙碌中，我們不知不覺中就選擇了只保管部分有話語權(quán)的社會(huì)記憶。那么多年以后，我們作為社會(huì)記憶的建構(gòu)者，回頭審視時(shí)，自己也會(huì)感到遺憾！

高校檔案館的同仁們?cè)诒姸嗤械慕涣髦?，已?jīng)意識(shí)到了問題，思想上都希望實(shí)現(xiàn)檔案館的面向公眾更加開放，更在實(shí)踐中嘗試一些促進(jìn)開放的行動(dòng)。華東師范大學(xué)檔案館的朱小怡、魏明揚(yáng)認(rèn)為高校檔案對(duì)社會(huì)開放是檔案工作的發(fā)展方向，并指出高校檔案工作應(yīng)當(dāng)在思想認(rèn)識(shí)、業(yè)務(wù)建設(shè)、人才隊(duì)伍三個(gè)方向上都做出準(zhǔn)備和改變[2]。上海交通大學(xué)檔案館的許雯倩也提出高校檔案開放實(shí)踐存在著客觀的困難[3]。

三、改變觀念實(shí)現(xiàn)高校檔案館利用創(chuàng)新

高校檔案館都在積極地迎接變化、互相學(xué)習(xí)、共同探索如何向更加開放的檔案館轉(zhuǎn)型。并沒有固定的模式和體制，大家可以輕易模仿后就成為一個(gè)成功的開放型檔案館。高校檔案館之間都在密切交流、互相探討、現(xiàn)場學(xué)習(xí)中。那么怎樣能從封閉走向開放、從寂靜走向文化吸引，只有先從觀念上領(lǐng)悟，再創(chuàng)造性地改變收集利用方式做到有米可下，才能做出文化的盛宴，檔案的開放化才能吸引公眾的目光。

1.通過舉辦富含人文內(nèi)容的展覽促進(jìn)開放

成功的展覽吸引公眾的到訪，形成文化的輻射，直接達(dá)到檔案館面向社會(huì)開放的目的。清華大學(xué)2017年4月29日舉辦了“那時(shí)的清華那時(shí)的我們”清華大學(xué)1982級(jí)學(xué)生生活收藏展，受到校慶返校校友和各方面觀眾的關(guān)注和歡迎。特別是畢業(yè)30周年的1982級(jí)校友們，看到自己當(dāng)年學(xué)習(xí)、生活中的文獻(xiàn)、實(shí)物，非常親切和感動(dòng)，引起對(duì)往事的生動(dòng)回憶[4]。上海交通大學(xué)舉辦的《檔案：創(chuàng)新的印記——上海交通大學(xué)創(chuàng)新歷程檔案圖片展》主題展覽以上海交通大學(xué)在中國近現(xiàn)代史上具有開創(chuàng)意義的重大歷史事件、重大科技成果、重大改革突破為主線，以時(shí)間為序，分為人才培育、科學(xué)研究、國際合作三個(gè)篇章，展出珍貴照片和歷史檔案70余幅（件）[5]。華東師范大學(xué)舉辦了《紀(jì)念馮契先生百年誕辰圖片展》和《紀(jì)念中國人民抗日戰(zhàn)爭勝利70周年暨滬西抗戰(zhàn)史料展》，通過展覽帶領(lǐng)我們大家回顧歷史，取得了很好的社會(huì)效果[6][7]。

2.通過展現(xiàn)校內(nèi)景物的變遷喚醒集體記憶

人的生活離不開環(huán)境。大學(xué)的多少光陰都是在美麗的校園、藏書豐富的圖書館中度過。高校學(xué)子們每當(dāng)重游故地，都會(huì)不由自主地回憶往事、思念同學(xué)、師長，乃至對(duì)母校升起深深的感恩之情。西安電子科技大學(xué)舉辦的校園風(fēng)貌圖片檔案展展出了建校以來檔案館保存的近百張照片，近二十幅展板，全景式、全時(shí)代、立體化地展現(xiàn)了學(xué)校建校至今八十余年的變遷過程，受到同學(xué)們的熱烈歡迎[8]。浙江大學(xué)舉辦的走進(jìn)浙大百年建筑展覽，帶領(lǐng)大家開始了一次尋訪大學(xué)記憶的旅程。人事更迭，往來古今，惟有這些建筑，銘記了學(xué)校發(fā)展的變遷與輝煌[9]。

3.利用現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)促進(jìn)開放

唯有提供更加方便、更加自由的查檔方式才能形成公眾的檔案館。當(dāng)圖書館已經(jīng)由處處刷卡，禁止帶包入內(nèi)變成一卡在手，暢游閱覽的模式時(shí)，檔案館依然先嚴(yán)格審查證件，再提供僅僅與自己身份相關(guān)的檔案時(shí)，如何能開放呢？網(wǎng)絡(luò)的便捷改變了我們的生活，處處都是互聯(lián)網(wǎng)+正在改變傳統(tǒng)的場景。檔案館也要利用這一工具，特別是在服務(wù)項(xiàng)目上：例如高校檔案館為學(xué)生提供成績證明、檔案轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)上。同濟(jì)大學(xué)率先上線運(yùn)行了網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)。上海大學(xué)也實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程辦理成績單、遠(yuǎn)程查證學(xué)歷真?zhèn)?、線上實(shí)時(shí)查詢個(gè)人檔案去向的功能，受到利用者的好評(píng)。同時(shí)，高校檔案館也都積極熱情的進(jìn)行網(wǎng)站建設(shè)，把適合向所有公眾開放的部分檔案內(nèi)容直接掛在網(wǎng)上。無須身份查證、無須到館，普通讀者就可以閱覽到高校保存的文化內(nèi)容。各大高校的院士、杰出人物事跡展等都可以無界限的開放，以實(shí)現(xiàn)更廣泛的文化傳播。

四、檔案收集的多樣化和公眾化

1.面向所有新老校友廣泛征集檔案

檔案的收集是按照年限連續(xù)進(jìn)行歸檔的。在當(dāng)時(shí)的理論要求下，實(shí)現(xiàn)了應(yīng)收盡收，但以現(xiàn)在的眼光來看，試圖用現(xiàn)有館藏的檔案描繪出當(dāng)年的大學(xué)生活，真的是巧婦難為無米之炊。粗線條的勾勒尚可以勉力為之，要更加細(xì)節(jié)生動(dòng)的呈現(xiàn)出歷史上的大學(xué)學(xué)習(xí)、生活情景，喚起老人的回憶，感動(dòng)今天的少年們是極其困難的。另外還有些檔案的形成，原本屬于個(gè)人所有，并不在強(qiáng)制收集之內(nèi)。那么唯一的辦法是采用征集的方式來彌補(bǔ)館藏檔案的缺失。例如同濟(jì)大學(xué)檔案館網(wǎng)站首頁就發(fā)布了《關(guān)于征集珍貴檔案校史資料和實(shí)物的啟示》[10]。啟示中列舉了12條類目。既有宏觀的關(guān)于學(xué)校創(chuàng)立和發(fā)展相關(guān)的文件資料，也同時(shí)關(guān)注到了畢業(yè)生的合影照片，師生贈(zèng)言等。清華大學(xué)《那時(shí)的清華那時(shí)的我們》展覽也是面向海內(nèi)外的校友征集檔案：倡議發(fā)出，校友踴躍，有30名校友捐贈(zèng)物品375件，6名校友提供展品37件?？梢哉f，沒有這次成功的征集活動(dòng)，也就沒有這次成功的展覽[4]。

2.通過收集實(shí)物構(gòu)建高校生活的歷史記憶

檔案收集工作通常是重文件、輕實(shí)物。一個(gè)原因是檔案館整體經(jīng)費(fèi)和人手都不足，工作重點(diǎn)只能放在文件的收集保管。另一個(gè)原因是實(shí)物的收集既需要資金支持，也需要更大的館舍來存放。但是實(shí)物檔案與文字描述相比，更加直觀、真實(shí)地反映出歷史。在重現(xiàn)高校生活中有不可替代的作用。華東理工大學(xué)檔案館陸憲良館長很早就開始收集實(shí)物檔案。多年來不斷積累，華東理工大學(xué)檔案館存放了過去的桌子、床鋪、乃至實(shí)習(xí)的設(shè)備等大件，也有細(xì)微的現(xiàn)在已經(jīng)看不到的文件夾等器物。站在當(dāng)年的實(shí)物中，真的是感慨萬千，仿佛記憶閘門被打開，過去的生活、學(xué)習(xí)又歷歷在目。值得稱道的是西安交通大學(xué)檔案館，他們的實(shí)物還配有懷念性的文章，例如《父親那把印制有交大校徽的計(jì)算尺》一文中，交大謝麟閣教授的兒子深情回憶了父親的學(xué)習(xí)、工作。我們也可以看到謝教授捐贈(zèng)的計(jì)算尺和手搖計(jì)算機(jī)實(shí)物[11]。從中我們不僅了解了謝老師、交大，可以說也望見了那個(gè)時(shí)代。

3.通過口述史的收集整理豐滿檔案內(nèi)容

口述史將口述者本人的記憶，用文字直接記錄下來，作為檔案材料進(jìn)行收集，改變了檔案材料的簡潔與枯燥。雖然口述史本身是一個(gè)檔號(hào)材料，但是口述史的內(nèi)容是一條歷史的長河。它從一個(gè)人的角度記錄歷史，同時(shí)也記錄人的感情記憶。因此，口述史的收集整理豐滿了檔案，使檔案不僅反映了時(shí)代的骨架，也開始充滿了血肉情感。中國石油大學(xué)檔案館訪談了88歲的離休老教師王革。王老師自1979年入校直至退休，可以說他的個(gè)人口述也反映了學(xué)校的歷史[12]。滴水匯集大海，彩虹折射太陽。重慶大學(xué)檔案館網(wǎng)站上已經(jīng)可以觀看口述史的視頻[13]。華東師范大學(xué)檔案館“麗娃記憶：華東師大口述檔案”項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)展到第三期[14]。

4.多媒體檔案新資源的收集建設(shè)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)案卷相比，多媒體檔案更加鮮活的記錄著人們和時(shí)代。華東師范大學(xué)就舉辦了一場特殊的檔案收集活動(dòng)： “我敢我夢想”視頻征集大賽活動(dòng)：征集內(nèi)容是學(xué)生用手機(jī)視頻或DV敘說和表達(dá)自己當(dāng)下的夢想。敘述夢想的方式很多，可談過去夢想，也可構(gòu)思未來的夢想。 參賽選手的視頻會(huì)珍藏在檔案館，等過十年、二十年或三十年的時(shí)候，再來對(duì)照下自己許下的諾言和夢想，會(huì)覺得非常珍貴和有趣。檔案收集的內(nèi)容和方式突破了常規(guī)的收集條目，它面向的是廣大的學(xué)生，內(nèi)容也再無關(guān)于教學(xué)和管理文件。它也不同于征集活動(dòng)的亡羊補(bǔ)牢，而是在同學(xué)們還滿懷青春的夢想時(shí)，就收集記錄。

5.變革固有檔案的內(nèi)容和形式來豐富檔案內(nèi)容

檔案的利用和收集的豐富程度決定了開放化的深度，對(duì)于歷史悠久、人文材料豐富、資金支持力度較大的高校來講，可以不斷拓展收集的范圍。對(duì)于外在物質(zhì)條件稍差的高校來講，可以另辟蹊徑，從基本檔案入手，改變檔案形成的方式，由簡單列表式向富含人文信息來轉(zhuǎn)變，例如，高校的成績單，是每個(gè)學(xué)生都有的。如果每個(gè)成績單都附加一頁，提供給學(xué)生親筆寫一段大學(xué)生活感悟，那么工作量并不增加多少，也無須資金，就可以收集到反映時(shí)代、反映青年人思想的手稿。

盡管開放的方向已經(jīng)決定，開放的方式、方法需要我們檔案從業(yè)者不斷探索，2019年至今的疫情對(duì)各行各業(yè)都帶來了巨大的沖擊，為了社會(huì)國家的安全，各大高校檔案館在傳統(tǒng)接觸式的業(yè)務(wù)更加謹(jǐn)慎，很多檔案館都限制了人員進(jìn)入，這也促使我們必須采用更加靈活的態(tài)度和方式：利用網(wǎng)絡(luò)、多媒體、微信公眾號(hào)等方式實(shí)現(xiàn)無接觸式開放。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁華東.檔案記憶觀的興起及其理論影響[J].檔案管理，2009（1）;16-20

[2]朱小怡，魏明揚(yáng).高校檔案向社會(huì)開放，我們準(zhǔn)備好了嗎？[C].上海高校檔案管理研究與實(shí)踐.上海三聯(lián)書店，2016：3-9

[3]許雯倩.試論新形勢下促進(jìn)高校檔案開放的對(duì)策建議[C].上海高校檔案管理研究與實(shí)踐.上海三聯(lián)書店，2016：10-16

[4]”那時(shí)的清華，那時(shí)的我們”展覽舉辦[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.tsinghua.edu.cn/publish/xsg/8500/2017/20170605082916784224187/20170605082916784224187_.html

[5]上海交大檔案館舉行“創(chuàng)新發(fā)展·檔案見證”國際檔案日宣傳活動(dòng)[EB/OL].[2017-7-13].http：//news.sjtu.edu.cn/info/1003/620708.htm/

[6]紀(jì)念馮契先生百年誕辰圖片展[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.philo.ecnu.edu.cn/s/169/t/189/14/08/info136200.htm

[7]關(guān)于舉辦“勿忘·前行紀(jì)念中國人民抗日戰(zhàn)爭勝利70周年暨滬西抗戰(zhàn)史料展”的通知[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.dag.ecnu.edu.cn/s/134/t/434/0a/d0/info133840.htm

[8]西電舉辦校園風(fēng)貌圖片檔案展[EB/OL][2017-7-13]..http：//dag.xidian.edu.cn/info/1155/2443.htm

[9]百年建筑[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.acv.zju.edu.cn/page.html？m=wszt&xg-mainCenter-topicid=T3MG821aD8a85

[10]關(guān)于征集珍貴檔案校史資料和實(shí)物的啟示[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.#edu.cn/～archives

[11]父親那把印制有交大?；盏挠?jì)算尺[EB/OL].[2017-7-13].http：//58.206.125.28/？p=7045

[12]檔案館赴東營開展口述史研究[EB/OL].[2017-7-13].http：//dag.upc.edu.cn/gzdt/news102.html/

[13]口述歷史[EB/OL].[2017-7-13].http：//archives.cqu.edu.cn/list.jsp？urltype=tree.TreeTempUrl&wbtreeid=1042

[14]關(guān)于“麗娃記憶：華東師大口述檔案”項(xiàng)目成員招募啟事[EB/OL].[2017-7-13].

http：//www.dag.ecnu.edu.cn/s/134/t/434/39/a4/info145828.htm

[15]關(guān)于舉辦“美源坊杯”華東師范大學(xué)“我敢我夢想”視頻征集大賽通知[EB/OL].[2017-7-13].http：//www.ecnu.edu.cn/_s2/8d/7c/c1952a36220/page.psp

作者單位：上海大學(xué)檔案館 上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系