淺談新時(shí)代如何做好檔案管理工作

摘要：檔案管理是所有工作管理中的一部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理、加快檔案工作的法制化進(jìn)程，已經(jīng)成為今后檔案工作發(fā)展的必然趨勢。基于此，以下對新時(shí)代如何做好檔案管理工作進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案管理工作;措施

引言

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必行，只有創(chuàng)新方能適應(yīng)形勢的需要，只有通過檔案管理工作的不斷創(chuàng)新與改革，才能使我們的檔案事業(yè)致力和服務(wù)于社會的需求。要重視檔案管理工作，解放思想，開啟新的創(chuàng)新模式，要與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，積極發(fā)揮檔案管理的作用，更好地適應(yīng)社會發(fā)展新形勢的變化需求。要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力，促進(jìn)檔案管理事業(yè)再上新水平。

一、新時(shí)代檔案工作的現(xiàn)狀及特點(diǎn)

硬件建設(shè)落后。館室緊張、設(shè)施簡陋等問題普遍存在，已經(jīng)成為制約基層檔案工作發(fā)展的重大因素。財(cái)力有限，部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作缺乏重視和關(guān)注，檔案管理問題得不到解決，投入不足等。規(guī)范化管理不嚴(yán)。檔案管理在基層發(fā)展較慢且不平衡。集中保管、按時(shí)移交、規(guī)范管理、信息化開發(fā)、利用服務(wù)等工作步伐緩慢。檔案基層人員身兼數(shù)職、頻繁更換、沒有經(jīng)過專業(yè)的訓(xùn)練等現(xiàn)象比較突出。全域化管理缺乏。工作重點(diǎn)放在傳統(tǒng)文書檔案管理上，缺乏對民生檔案的收集整理利用。

二、新時(shí)代檔案管理中出現(xiàn)的問題

（一）重視程度不夠

在許多人看來，檔案管理僅僅是分類、整合、歸檔等步驟，并沒有將檔案管理放在心上，但是，這些都是十分狹隘的看法，嚴(yán)重低估檔案管理工作。同時(shí)，多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作無關(guān)緊要，對于單位發(fā)展沒有什么作用，也不能給單位帶來實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益，沒有發(fā)展的必要。但檔案管理往往是單位工作中最重要的一環(huán)，缺了檔案難以進(jìn)行。

（二）檔案管理工作的資金投入不足、管理手段落后

由于單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠，對檔案管理的所需資金、設(shè)備投入不足，致使檔案管理方法、手段落后。造成部分檔案資料管理還停留在紙質(zhì)版本上，經(jīng)常被翻閱的資料會逐漸地產(chǎn)生紙張磨損甚至損壞，一些人事資料因來回調(diào)動，已開始變黃，字跡也不太清晰。由于資金投入不足，有的檔案在防潮、防火以及防盜等方面，達(dá)不到相關(guān)的規(guī)定要求，這對檔案的保管、信息資源的有效利用是非常不利的。檔案管理設(shè)備的缺乏、落后，得不到及時(shí)的更新?lián)Q代，造成信息化進(jìn)程的落后。檔案管理電子設(shè)備的配置達(dá)不到理想的要求，進(jìn)而造成軟件設(shè)備與檔案管理的不配套，影響了檔案的整理工作，降低了工作效率。

（三）檔案管理制度不健全

當(dāng)前的檔案管理制度不完善，存在著很多問題。很多單位在檔案管理制度上仍有欠缺，以致檔案管理工作在實(shí)際操作中受到局限，特別是檔案材料的收集、整理、利用等方面的制度不到位，導(dǎo)致出現(xiàn)工作人員工作散漫、責(zé)任心不強(qiáng)等現(xiàn)象。對于檔案的保護(hù)和借閱沒有詳細(xì)的規(guī)定，造成很多檔案的破損和流失。就目前我市檔案利用情況來看，服務(wù)對象主要是機(jī)關(guān)工作人員，絕大多數(shù)公民沒有這個(gè)意識，這也說明我們的宣傳工作做得不到位，且服務(wù)方式單一，這也局限了檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、新時(shí)代開展檔案管理工作的具體方法

（一）檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理工作一般會涉及很多部門的各類文件材料，因而工作量較大，而且工作也比較繁雜瑣碎。同時(shí)檔案管理工作的專業(yè)性和技術(shù)性也很強(qiáng)，這就需要檔案管理人員，要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待檔案的資料收集、分類整理、歸檔保存以及外借使用等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作。除此之外，檔案管理人員還要不斷學(xué)習(xí)，可以身邊常備檔案業(yè)務(wù)相關(guān)書籍等資料便于及時(shí)查閱，不斷提升自己業(yè)務(wù)水平和競爭力，更好地服務(wù)與檔案管理事業(yè)。

（二）提高檔案管理的思想意識和重視程度

單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作發(fā)展起著直接的作用。單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，不斷提高檔案管理創(chuàng)新意識，要充分認(rèn)識到檔案管理工作在新時(shí)期對企業(yè)發(fā)展的重要意義。不斷完善、更新管理設(shè)備，為檔案管理部門配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。真正建立起科學(xué)化、信息化、創(chuàng)新化、現(xiàn)代化的檔案管理體系，充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，更好地為企業(yè)為社會服務(wù)。

（三）夯實(shí)基礎(chǔ)，做好檔案工作的前提保障

加強(qiáng)人才保障。配備責(zé)任心強(qiáng)、懂專業(yè)的檔案管理人員。不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)。掌握科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。檔案管理工作與辦公自動化息息相關(guān)，必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，對于降低文件歸檔的工作量、發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。

（四）不斷提高檔案利用效率

檔案服務(wù)是檔案工作的中心，同時(shí)也關(guān)系著利用者的切身利益，檔案工作通過服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，才能使檔案事業(yè)與社會經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，才能體現(xiàn)出檔案行政管理部門存在的意義。首先，公民持有效證件可以免費(fèi)查閱檔案。其次，各級黨委和政府要加強(qiáng)檔案依法行政，向市民公示服務(wù)的內(nèi)容程序，努力提供一站式服務(wù)，做到便民利民，有條件的地方還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)平臺共享。最后，檔案館可以充分利用自己的館藏資源，將檔案信息資源轉(zhuǎn)變成檔案宣傳展覽，讓我們的檔案走出庫房，走向?qū)W校、社區(qū)、醫(yī)院、部隊(duì)等，讓廣大民眾了解檔案，了解政府的各項(xiàng)政策，了解我們祖國所取得的輝煌成就。

（五）穩(wěn)定人員，提高素質(zhì)

針對檔案工作的性質(zhì)，企業(yè)要確定專人管理檔案工作，針對企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)和管理人員素質(zhì)的情況，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要積極選送檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作。

結(jié)束語：

檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要性不言而喻。企業(yè)管理者要重視檔案管理工作，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。與此同時(shí)，在運(yùn)用信息技術(shù)的同時(shí)，也要注意檔案信息資料的安全問題。同時(shí)，應(yīng)積極的思考在服務(wù)方式創(chuàng)新上的新方法新思維只有這樣，檔案管理工作才能最大程度地發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，更好地服務(wù)與企業(yè)的發(fā)展。

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中國石化集團(tuán)江漢石油管理局有限公司職工培訓(xùn)中心朱璇