高校檔案管理數字化建設分析

胡鷹 周建平 譚聰 武濤

摘 要：數字化檔案建設是高校檔案管理發(fā)展的新方向，檔案管理又是高校工作的重要組成部分。本文旨在通過對高校檔案管理現狀的分析，明確高校檔案管理數字化建設的意義，探求高校檔案管理數字化建設的策略以及提出檔案數字化建設中的風險。

關鍵詞：高校檔案;數字化;價值;策略;風險

隨著科學技術的飛速進步和社會經濟的高速發(fā)展，人們進入了大數據時代，而高校檔案管理數字化建設也成為了信息時代的必然要求。高校檔案數字化建設并非是簡單地將紙質化檔案進行電子化處理，它還包括硬件環(huán)境的更新，專業(yè)人才的培養(yǎng)以及管理制度的創(chuàng)新。檔案管理是高校發(fā)展中的重要元素，提高高校檔案管理工作效率，同時整合各類檔案資源，才能更好地助力高校發(fā)揮人才資源優(yōu)勢。

一、高校檔案以及其數字化管理的意義

1.高校檔案

高校檔案就是高等院校在招生、科研、管理等過程中，所構建的與學生、學校、社會等有關的文字、圖像類記錄。檔案在個人和公共組織當中具有重大意義，高等學校中的檔案記錄是對學校以及和學校相關人員重要信息完整性的保護，檔案是保存這些記錄的工具。盡管檔案管理與文獻管理工作有著相應的特點，例如對信息的錄入、存儲、處理、加工等，但是由于檔案管理工作的自身性質，其在高校經營和管理中具有較強的獨立性。同時由于檔案管理的資源積累具有較長的周期性和具備階段性的特點，所以管理工作對構建檔案的人或者團隊有著一定的依附性。隨著大數據時代的來臨，高校檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)，因此要引入有效的信息技術，重視檔案管理工作的科學性，現代性以及經濟性，以促進高校檔案管理工作的高效開展和增強高校的核心競爭力。

2.高校檔案管理數字化建設的意義

在社會經濟的高速發(fā)展中，企業(yè)或者組織都在適應外部環(huán)境的變化，變革管理理念和機制，從而提升組織效能，增強綜合競爭力。高校檔案管理也需要緊跟時代的步伐，充分利用電子信息技術，提高工作效率。數字化檔案管理是把以傳統紙張、錄音帶等為傳播介質的原始資料，采用掃描、壓縮、轉化的方式制成圖片、聲音、視頻等文件。數字化檔案管理呈現智能化、高效靈活、安全可靠等特點。在現代信息技術的支持下，檔案的收集、錄入、保存、查詢等環(huán)節(jié)都可以用系統化的軟件完成，能夠打破傳統檔案管理的時空限制，從而提高管理效率。無論遇到怎樣的問題，都可以進行有效調整。在技術方面不會受到相應局限，能夠對各方面進行有效覆蓋。并且相對于傳統資料的保存，數字化檔案大大延長了資料的保存年限，極大提高了珍貴檔案資料的安全性。同時，數字化檔案資料可以借助網絡共享平臺上傳，不僅簡化了資料查詢的程序，也擴大了資料檢索的范圍，實現資源共享。依托高校校園網檢索，數字檔案管理可以創(chuàng)建相關平臺，使得學校各部門信息互通共享，助力高校發(fā)展。

二、高校檔案管理現狀

1.管理意識不強

很多學校不重視檔案管理工作，認為人才培養(yǎng)才是重點，對檔案管理不重視，也不愿意投入大量的人力物力財力進行建設，有些學校甚至沒有獨立的檔案管理機構。這導致檔案管理在學校其他工作中逐漸邊緣化，學校不重視，管理人員積極性也不高，檔案管理工作分工不明確，管理混亂，不能很好地為學校和學生提供優(yōu)質的服務。

2.管理設施落后

傳統的檔案管理需要對大量紙質資料進行館藏，有的學校不能提供足夠的空間儲存以致大量資料丟失;有的學校雖然提供了足夠大的場地，但是由于儲存空間條件有限以致資料損壞。同時，傳統的檔案管理儲存工具也十分老舊落后，無法滿足新時代檔案管理需求。

3.管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠

很多院校檔案管理人員并沒有專業(yè)的檔案管理學習經歷，到崗前也沒有經過系統的檔案管理培訓，只憑經驗做事。這導致檔案管理人員缺乏對檔案管理的系統認知，并且在檔案管理工作中缺乏有效的工作手段?？傮w來說，院校檔案管理人員缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)，尤其在檔案管理數字化建設過程中缺乏信息專業(yè)技能，很難展開檔案管理數字化建設的工作。

4.管理模式老舊

很多院校依舊沿襲了傳統檔案管理模式，對資料進行紙質記錄以及存儲。這種模式效率比較低下，管理工作依舊停留在固有的工作狀態(tài)，很難對工作中的錯誤進行更正。很顯然，傳統模式已經很難適應檔案管理數字化建設的發(fā)展。

三、高校檔案數字化管理策略

1.增強數字化管理意識

院校要認識到檔案管理是院校工作十分重要的一部分，其承載了學校十分珍貴的歷史人才資料，也是學校資源以及服務的一部分。學校要認識到檔案管理的意義和價值，投入物力人力打造專業(yè)的檔案管理機構，同時要認識到時代的發(fā)展，推動檔案管理數字化的變革，完善檔案管理工作。對于檔案管理人員，也要認識到自身工作的重要性和工作的價值，增強管理意識，以更加認真負責的態(tài)度對待檔案管理工作。同時也要轉變管理思想，樹立數字化管理意識，推動檔案管理數字化建設進程。

2.完善數字化管理設施

完善數字化管理設施是高校檔案管理數字化建設的物質基礎，即構建數字化平臺。其主要內容就是購入硬件設備，構建軟件系統以及后期軟件的不斷升級開發(fā)維護。首先要購置基本的硬件設備，主要包括計算機、服務器、路由器、存儲器、數字管理系統、信息安全系統以及掃描儀、打印機等設施。而軟件就是對計算機技術的充分應用，構建相應的網絡平臺，對計算機系統的資源實施管理，顯著提高檔案管理工作的效率與質量。同時在檔案管理數字化建設過程中，調度安全系統維護檔案資料的安全，不斷開發(fā)升級軟件，不斷完善檔案管理系統，優(yōu)化檔案管理服務。

3.打造數字化專業(yè)人才隊伍

高校檔案管理數字化建設對管理人員素質提出了更高的要求。一方面，要對原有的檔案管理人員進行系統的培訓，指導工作人員不斷提高自身業(yè)務技能，以保證其能夠靈活運用管理軟件進行檔案的收集、編碼、分類、歸檔等操作，增強專業(yè)素養(yǎng)，更好地適應新的管理工作，從而提高數字化檔案管理的效率。另一方面，要引進信息技術專業(yè)人才，培養(yǎng)專業(yè)的數字化管理人才，尤其是培養(yǎng)復合型管理人才，打造專業(yè)化人才建設隊伍，為檔案工作數字化建設高效持續(xù)發(fā)展提供充足的人才儲備。

4.更新數字化管理模式

制度是高校檔案管理數字化建設順利推進的保證。信息時代，技術倒推管理模式的變革以及新系統的建立。高校在完善數字化建設的過程中，首先要根據檔案管理辦法，制定完善的檔案管理原則，建立新的檔案管理系統，以此更新數字化管理模式，指導檔案工作數字化建設的發(fā)展。

四、高校檔案數字化管理風險

當今社會，互聯網、大數據技術的普及運用導致信息傳遞數量爆發(fā)式增長，在推動社會數字化建設發(fā)展同時數據安全問題也成為各界的關注熱點。檔案管理數字化建設也面臨著數據安全挑戰(zhàn)。例如，數字檔案館計算機外設端口是信息泄露的途徑之一，一些檔案館缺乏相應的管理制度，導致計算機被任意使用的各類 U 盤、光驅讀取下載數據，有的主機連接打印機，這些外設端口頻繁使用很容易造成檔案館信息數據外泄。其次，檔案管理內部也存在泄密隱患，這需要相關管理人員培養(yǎng)信息安全意識。同時也需要相關管理細則保障數字信息的安全。總之，實現檔案數字信息安全管理，需要建立一套完備的保障體系，在實施過程中，要從安全性提升、數據讀取安全、制定規(guī)則標準、人才培養(yǎng)、信息備份等方面進行系統構建。高校檔案管理數字化建設，既給高校檔案管理工作帶來了全新的改變，也面臨著新技術帶來的安全隱患。

結論

總之，檔案管理數字化建設是新世紀高校檔案發(fā)展的方向。當今院校的檔案管理仍存在很多不足，需要根據自身的實際情況，積極探索解決策略，規(guī)避風險，在實踐中發(fā)展檔案管理數字化建設，助力高校發(fā)展。

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[3]王卓.大數據時代數字檔案館信息安全保障體系研究[J].蘭臺世界.2019（1）：54-55.

作者簡介：

胡鷹，女，重慶人，（1969.10）漢族，本科，職員，研究方向檔案信息管理。

周建平，男，重慶人，（1975）漢族，碩士，工程師，研究方向，計算機網絡。

譚聰，男，重慶人，（1983）漢族，本科，職員，研究方向檔案管理。

武濤，女，重慶人（1971）漢族，?？?，館員，研究方向圖書資料管理。

（重慶科技學院? 重慶? 401331 ）