信息化視角下高職院校教務(wù)管理的優(yōu)化對策

黎詩琳 廣東職業(yè)技術(shù)學(xué)院

教務(wù)管理是高職院校管理工作的心臟，是提升高職院校辦學(xué)水平的重要指標(biāo)，高職院校的信息化教學(xué)管理能夠高效地完成教務(wù)管理工作。信息化管理的深入建設(shè)能夠提升管理工作的精準(zhǔn)性和時效性?；诮虅?wù)管理的重要性，文章以廣東職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，探討相關(guān)的優(yōu)化對策。

教務(wù)管理是高職院校辦學(xué)水平的重要環(huán)節(jié)，教務(wù)管理水平對學(xué)校的整體管理水平有重要影響，對學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)也有重要的影響。由于其重要的作用，教務(wù)管理工作的要求也提高許多，如果高校不能引入信息化教務(wù)管理制度，就很容易因為達(dá)不到制度要求而被淘汰[1]。高職院校的教學(xué)管理工作繁多復(fù)雜，涉及面十分廣泛，工作量大，因此，需要完善的教學(xué)管理流程和規(guī)章制度，輔以信息化技術(shù)管理，以確保高職院校的教學(xué)管理順利進行，有效保障教學(xué)管理質(zhì)量。

由于教學(xué)管理在整個教學(xué)活動過程當(dāng)中承擔(dān)著相當(dāng)重要的角色，而以往的教學(xué)管理由于繁雜和數(shù)據(jù)量大，往往造成很多遺漏和出錯?；谶@些問題，相關(guān)系統(tǒng)機構(gòu)對信息化管理的要求就有所提高，并且需要在實踐過程中不斷優(yōu)化、總結(jié)、改進，跟隨高職院校的實際需求不斷變化，才能使教學(xué)管理有序規(guī)范地推進。以廣東職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，近年的信息化管理介入在實踐中已初有成效，教學(xué)管理工作已走上信息化管理的正軌。正所謂“實踐出真知”，實踐才有發(fā)言權(quán)，因此在實踐過程中所涌現(xiàn)的問題也需要優(yōu)化和改進。

信息化教學(xué)管理的現(xiàn)狀

（一）教務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)置不夠完善

目前，在高職院校教學(xué)管理當(dāng)中，教務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同管理占據(jù)主導(dǎo)的地位。2020年底，我校通過引入強智教務(wù)系統(tǒng)進行教學(xué)管理，此前我校使用的是正方系統(tǒng)較早期的版本。新的教務(wù)系統(tǒng)相比舊系統(tǒng)在管理上有一定的優(yōu)勢，因此給我校的教學(xué)信息化管理注入了新鮮的血液。新的教務(wù)系統(tǒng)涵蓋的模塊較多，人才培養(yǎng)方案制定、教學(xué)任務(wù)管理、成績管理、學(xué)籍管理、課表編排等，子菜單項目也相應(yīng)復(fù)雜。由于模塊不是定制化，有些模塊并不符合我校的實際需求，成為了擺設(shè)品。相反地，有些管理模塊是我校需要的，卻缺失了，導(dǎo)致依然延續(xù)了舊的人工流程操作。

在當(dāng)前的教務(wù)系統(tǒng)中，個別功能的設(shè)置是毫無意義的，并且顯得累贅多余，給師生帶來了很大的困擾。例如我校的重修模塊，學(xué)生分為“報名”和“選課”，系統(tǒng)設(shè)置的選課要求為100%不存在沖突，才能順利選課。那么有部分學(xué)生仍可以利用部分課余時間選課，但未能達(dá)到100%不沖突的情況就無法選課，這部分學(xué)生需要選課只能“報名”，由教務(wù)員負(fù)責(zé)選課，這樣不但增加了教務(wù)員的工作量，而且教務(wù)員選擇的課程的時間段未必能適合學(xué)生。

（二）教學(xué)管理流程不夠流暢

現(xiàn)時，我校的教學(xué)管理審批分為教務(wù)系統(tǒng)和OA協(xié)同系統(tǒng)，教務(wù)系統(tǒng)承擔(dān)大部分的教學(xué)管理審批流程，更多是面向?qū)W生的審批，例如學(xué)分認(rèn)定、申請緩考等。而OA協(xié)同系統(tǒng)，更多是面向老師的審批，例如調(diào)課申請和試卷審批。教學(xué)管理系統(tǒng)的分散，給老師學(xué)生造成了困擾，老師有時無法界定好所需要申請的業(yè)務(wù)，同時對于資料的歸檔和建立教學(xué)管理資料庫造成一定的影響。

現(xiàn)時的教務(wù)系統(tǒng)沒有對接微信端口，存在信息推送延遲的情況。教務(wù)系統(tǒng)的APP端口也暫時沒有能夠?qū)崿F(xiàn)審批功能，因此審核流程有相對的滯后性。同時，審核的流程顯得繁瑣，例如在接受學(xué)生審核的請求時，只顯示學(xué)生的基本信息，學(xué)生申請緩考或?qū)W分認(rèn)定的證明材料不能在審核頁面進行查看，而是需要在相關(guān)模塊的子菜單進行查看，因此容易給審核造成混亂。

（三）教學(xué)管理人員的信息化技術(shù)不夠過硬

教學(xué)管理人員是推行信息化教學(xué)管理的主要人員，在推進的過程中，教學(xué)管理人員承擔(dān)著重要的角色。新事物總是會帶來很多的困難，因此教學(xué)管理人員，必須起到帶頭作用，發(fā)現(xiàn)問題要及時與系統(tǒng)的開發(fā)人員對接，因此過硬的信息化技術(shù)是必需的。現(xiàn)時由于教學(xué)管理人員的信息化技術(shù)不高，且工作繁重而瑣碎，教學(xué)管理人員在繁重的工作量中往往由于沒有額外的時間培訓(xùn)去接觸新的信息化技術(shù)，造成繼續(xù)沿用人工作業(yè)，這無形地形成一個死循環(huán)，嚴(yán)重地影響學(xué)校的教學(xué)管理和人才培養(yǎng)質(zhì)量。

（四）學(xué)校教學(xué)管理制度不夠規(guī)范

推進教務(wù)管理信息化，有助于教學(xué)管理上的規(guī)范，但學(xué)校管理制度上對整體規(guī)劃有所欠缺，以及缺少了對教務(wù)管理信息化的宣傳和推廣。多數(shù)教務(wù)管理人員只在部門內(nèi)部推進管理信息化，不能很好地與其他部門協(xié)作溝通，各部門之間沒有真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和信息交換[2]。教學(xué)管理要推行信息化管理，就要做到切切實實的信息化，這需要學(xué)生、教師、教學(xué)管理人員的共同參與。在教師角色方面，尤其是年長的教師，他們對新事物較為抗拒，仍然沿用人工填表的方式，對于推進信息化教學(xué)管理有一定的阻礙作用，同時不利于資料存檔。在規(guī)范教學(xué)管理當(dāng)中，必須對這部分教師的行為進行約束，才能起到推行全校信息化管理的效果。而學(xué)生方面，則是相對容易推行，學(xué)生接受信息化事務(wù)能力較強，但對于某部分來自偏遠(yuǎn)地區(qū)的學(xué)生，自小接觸信息化產(chǎn)品較少，因此他們接觸需要由其他熟悉信息化的學(xué)生帶動即可。

信息化教學(xué)管理的優(yōu)化對策

（一）教務(wù)系統(tǒng)功能切合實際需求

由于在信息化教學(xué)管理的進程中教務(wù)系統(tǒng)具有重要的功能，故教務(wù)系統(tǒng)的先進性決定著信息化教學(xué)管理的推進程度。目前，我校在引入強智教務(wù)系統(tǒng)，與軟件開發(fā)公司簽訂了工程師駐校服務(wù)條款，這點能夠保障我校教務(wù)系統(tǒng)的教學(xué)管理正常運行與日常維護。由于引入時間尚短，在實踐過程中依然面臨著很多問題，故要與軟件開發(fā)公司保持著良好的溝通，每月通過需求上報，把問題反饋給軟件開發(fā)公司并進行改進，把教務(wù)系統(tǒng)的功能開發(fā)得針對我校的實際情況，切忌生搬硬套，要把各項需求落到實處。教學(xué)管理人員要派專人跟進并與軟件開發(fā)公司進行聯(lián)系，督促軟件公司在指定時間內(nèi)進行完善。

（二）保障教學(xué)管理的流暢性和準(zhǔn)確性

學(xué)校信息化管理推進要求教務(wù)管理人員、教師以及學(xué)生全員參與其中。因此，教務(wù)管理必須保證流暢性，這不但要求教務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要保證精準(zhǔn)度和流暢度，還需要在管理層面對各類管理軟件進行整合。要確保無論是管理人員還是教師、學(xué)生，都能有舒適的用戶體驗。對接微信端口，能夠便于師生對各類教學(xué)信息進行查詢，亦便于教學(xué)管理人員進行審批。并且需要加強歸納總結(jié)用戶對教務(wù)系統(tǒng)的用戶需求。由于對接端口容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)錯誤，因此要與軟件開發(fā)公司溝通，從源頭上確保日常教學(xué)管理數(shù)據(jù)的流暢性和準(zhǔn)確性。

（三）加強對教學(xué)管理人員的培訓(xùn)

信息化教學(xué)管理對教學(xué)管理人員的要求較高，良好素質(zhì)的教學(xué)管理人員對學(xué)校的發(fā)展和人才培養(yǎng)有十分重要的作用。目前，很多高職院校對教學(xué)管理人員的重視程度不夠，造成管理秩序松散混亂。教學(xué)管理人員對自我職位認(rèn)知不足等，造成學(xué)校的管理工作難以開展。其中，教學(xué)管理人員信息技術(shù)專業(yè)欠缺，相關(guān)信息化人員引入的舉措變得更加重要。信息化技術(shù)人員除了處理日常系統(tǒng)的維護、保障數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性外，還能承擔(dān)一部分對教學(xué)管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)，尤其是培訓(xùn)教學(xué)管理人員熟悉教務(wù)系統(tǒng)的運作功能。這是基于在高職院校當(dāng)中，教學(xué)管理人員大多數(shù)沒有信息技術(shù)專業(yè)背景，他們在繁重而瑣碎的的工作中很少得到相關(guān)的信息化培訓(xùn)。設(shè)置專門的信息化技術(shù)人員崗位能夠很大程度上增加他們的信息化技術(shù)，對于推進學(xué)校的信息化教學(xué)管理有著重要的意義。當(dāng)今社會發(fā)展對高職院校的教學(xué)管理提出了更高的要求。教學(xué)管理人員要具備良好的素質(zhì)去處理突發(fā)事件，更需運用各類信息化手段處理突發(fā)情況。

綜上所述，促進教學(xué)管理信息化，對高職院校的教學(xué)管理有效提高教務(wù)管理水平，推動學(xué)校的發(fā)展和提高辦學(xué)質(zhì)量提供了保障。要基于學(xué)校新的教務(wù)系統(tǒng)的引入，為學(xué)校的教學(xué)管理添磚加瓦。教務(wù)系統(tǒng)的智能程度直接影響到教學(xué)管理水平，根據(jù)學(xué)校發(fā)展的需求對教務(wù)系統(tǒng)進行改進，建立健全的信息化管理體制。信息化管理人才的培養(yǎng)，對學(xué)校實現(xiàn)信息化智能化有著重要的作用，我們在不斷地實踐探索中要優(yōu)化管理策略，推動教務(wù)管理工作的有序發(fā)展。