項(xiàng)目管理信息化研究與實(shí)踐

宋付英 陳新榮 趙傳玉

[摘? ? 要] 文章從實(shí)際業(yè)務(wù)需求出發(fā)，梳理了信息項(xiàng)目管理的流程、設(shè)計(jì)了流程數(shù)據(jù)庫表單、研發(fā)了項(xiàng)目管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)流程化、流程表單化和表單信息化，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目管理從人工模式到信息化模式的轉(zhuǎn)變。通過對信息項(xiàng)目全生命周期的信息化管理，積累了企業(yè)信息化管理數(shù)據(jù)資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)了信息項(xiàng)目管理過程陽光透明、可追溯，提高了企業(yè)信息化項(xiàng)目管理的科學(xué)性。所做研究和實(shí)踐，是對企業(yè)項(xiàng)目管理信息化的有益探索，有利于避免重復(fù)立項(xiàng)、重復(fù)投資、重復(fù)建設(shè)，對企業(yè)降本增效具有重要意義。

[關(guān)鍵詞] 項(xiàng)目管理;管理信息化;業(yè)務(wù)流程化;流程表單化;表單信息化;降本增效

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2021. 01. 054

[中圖分類號] F270.7? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2021）01- 0135- 02

0? ? ? 引? ? 言

信息化時(shí)代的來臨，要求各行各業(yè)適應(yīng)時(shí)代需求，迅速轉(zhuǎn)變觀念，充分利用信息技術(shù)改變項(xiàng)目管理方式，提升項(xiàng)目管理水平和效率，為項(xiàng)目管理決策提供科學(xué)依據(jù)。對項(xiàng)目全生命周期進(jìn)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)流程化、流程表單化、表單信息化，勢在必行。本文基于實(shí)際的業(yè)務(wù)需求，對油氣勘探開發(fā)專業(yè)信息項(xiàng)目過程管理信息化進(jìn)行研究與實(shí)踐，取得了顯著成效。

1? ? ? 研究背景

企業(yè)在長期的信息化管理工作過程中積累了大量的基礎(chǔ)資料和信息資產(chǎn)，這些資源對于今后的信息化建設(shè)決策具有重要的借鑒和指導(dǎo)意義。油氣勘探開發(fā)領(lǐng)域信息項(xiàng)目過程管理信息化研究與實(shí)踐，就是基于實(shí)際的業(yè)務(wù)需求，利用信息化技術(shù)手段作為支撐，對勘探開發(fā)專業(yè)領(lǐng)域的信息項(xiàng)目實(shí)行全生命周期的信息化管理，實(shí)現(xiàn)對信息項(xiàng)目的需求、立項(xiàng)、實(shí)施、應(yīng)用效果評價(jià)等全生命周期各主要環(huán)節(jié)進(jìn)行陽光、透明、可追溯管理，積累企業(yè)數(shù)據(jù)、知識資產(chǎn)，提高信息項(xiàng)目管理水平和決策水平。

項(xiàng)目經(jīng)歷了兩期建設(shè)。第一期完成了項(xiàng)目信息管理、專業(yè)軟件庫、專業(yè)軟件分析三大功能模塊共計(jì)22個(gè)二級功能模塊的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)對各二級企業(yè)信息化項(xiàng)目的管理，以及對各二級專業(yè)軟件配套、供應(yīng)商、軟件信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理?；诠芾碇贫茸兓I(yè)務(wù)增長需要和管理模式變化的需要，二期進(jìn)行了管理流程的升級再造、數(shù)據(jù)庫升級改造和功能升級改造。

經(jīng)過兩期建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)了勘探開發(fā)專業(yè)信息項(xiàng)目全生命周期的透明化管理、留痕管理，保證了項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，提高了專業(yè)信息項(xiàng)目管理水平，為專業(yè)信息項(xiàng)目決策提供依據(jù)。

2? ? ? 研究內(nèi)容

專業(yè)信息項(xiàng)目過程管理信息化研究與建設(shè)的主要內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：一是管理業(yè)務(wù)流程化，根據(jù)項(xiàng)目管理相關(guān)規(guī)章制度要求和實(shí)際管理需求，梳理項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)，制定管理業(yè)務(wù)流程;二是流程表單化，利用關(guān)系數(shù)據(jù)庫原理進(jìn)行數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，把業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化為關(guān)系數(shù)據(jù)庫表單;三是表單信息化，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，研發(fā)信息項(xiàng)目管理平臺，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理信息化。

2.1? ?管理業(yè)務(wù)流程化

利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理信息化的首要任務(wù)就是理清管理業(yè)務(wù)流程，包括項(xiàng)目管理主流程和各個(gè)業(yè)務(wù)階段的子流程，實(shí)現(xiàn)管理業(yè)務(wù)流程化。專業(yè)信息項(xiàng)目管理有一個(gè)主業(yè)務(wù)流程、5個(gè)子業(yè)務(wù)流程。

2.1.1? ?項(xiàng)目管理主流程

基于項(xiàng)目管理專業(yè)知識，梳理實(shí)際業(yè)務(wù)流程，信息項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)的主流程包括五個(gè)階段，即：項(xiàng)目前期->項(xiàng)目立項(xiàng)->項(xiàng)目實(shí)施->項(xiàng)目驗(yàn)收->應(yīng)用評估（見圖1）。

每個(gè)階段都有一個(gè)獨(dú)立的子流程。

2.1.2? ?項(xiàng)目管理子流程

（1）項(xiàng)目前期階段。主要包括：年度需求征集與對接、可行性研究與審查兩方面的內(nèi)容。上級管理部門下達(dá)年度項(xiàng)目需求上報(bào)通知，各二級單位主管部門征集年度項(xiàng)目需求上報(bào)上級管理部門，上級管理部門召開需求對接會，形成年度需求建議計(jì)劃，二級單位根據(jù)通過的年度項(xiàng)目計(jì)劃編制項(xiàng)目建設(shè)方案，經(jīng)上級管理部門審查通過之后，進(jìn)入項(xiàng)目立項(xiàng)階段。

（2）項(xiàng)目立項(xiàng)階段。各二級單位編制可行性研究報(bào)告，呈報(bào)上級管理部門審查。上級主管部門審查可行性研究報(bào)告之后，下達(dá)同意建設(shè)的批復(fù)文件以及相應(yīng)的資金計(jì)劃，項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)施階段。

（3）項(xiàng)目實(shí)施階段。各項(xiàng)目承擔(dān)單位開始項(xiàng)目實(shí)施工作，包括市場調(diào)研、編制詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格說明書、招投標(biāo)、合同登記、實(shí)施過程管理、項(xiàng)目計(jì)劃變更等工作，按照項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃定期上傳合同、技術(shù)附件、驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收意見等過程文檔，并按照各級相關(guān)管理要求做好項(xiàng)目質(zhì)量管理，為項(xiàng)目的最終驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。

（4）項(xiàng)目驗(yàn)收階段。項(xiàng)目實(shí)施完成之后，上級管理部門組織項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，驗(yàn)收通過之后項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)際運(yùn)行階段。

（5）項(xiàng)目應(yīng)用效果評估階段。為了了解項(xiàng)目運(yùn)行情況，評價(jià)項(xiàng)目應(yīng)用效果，對后期項(xiàng)目建設(shè)決策提供支持，項(xiàng)目運(yùn)行一個(gè)階段之后，上級管理部門組織開展項(xiàng)目后評估工作，包括上級主管部門篩選參與評估的項(xiàng)目、項(xiàng)目承擔(dān)單位自評、上級主管部門評估等內(nèi)容。

2.2? ?流程表單化

流程表單化的過程，就是用關(guān)系數(shù)據(jù)庫表單數(shù)字化業(yè)務(wù)流程的過程，為流程管理信息化奠定基礎(chǔ)，包括關(guān)系數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)兩方面內(nèi)容。

關(guān)系數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)流程表單化的必備步驟和措施，主要是分析項(xiàng)目管理主流程、各個(gè)子流程內(nèi)所包含的獨(dú)立活動，在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中，用一張表單表示一個(gè)活動的信息，從而把管理流程轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，為信息項(xiàng)目管理系統(tǒng)研發(fā)奠定基礎(chǔ)。整個(gè)項(xiàng)目中，涉及流程的表單共有27個(gè)。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)好之后，把項(xiàng)目管理的主流程、子流程數(shù)字化之后的內(nèi)容存入數(shù)據(jù)庫，完成流程信息表單化，為后續(xù)項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.3? ?表單信息化

表單信息化過程就是研發(fā)信息項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理信息化的過程，是項(xiàng)目管理信息化建設(shè)的核心。根據(jù)目前企業(yè)對信息項(xiàng)目的管理模式，按照信息項(xiàng)目實(shí)施、管理、維護(hù)的工作模式和操作過程，把系統(tǒng)的用戶分為項(xiàng)目承擔(dān)單位實(shí)施人員、企業(yè)信息化管理人員（含企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員）和系統(tǒng)管理員三大類，設(shè)計(jì)、研發(fā)了三類人員所需的功能模塊，實(shí)現(xiàn)了信息項(xiàng)目動態(tài)的 “看、用、管”。

“看”：主要用戶是管理人員。系統(tǒng)為管理人員提供自動化的“報(bào)表式”的服務(wù)，用于掌握年度項(xiàng)目需求計(jì)劃上報(bào)情況、對接情況、投資計(jì)劃下達(dá)情況、項(xiàng)目運(yùn)行過程情況，及時(shí)進(jìn)行預(yù)警分析和做出調(diào)整;查詢、分析項(xiàng)目配套軟件購置、應(yīng)用情況，為后續(xù)決策提供依據(jù)。

“用”：主要用戶是項(xiàng)目承擔(dān)單位實(shí)施人員。用戶登錄系統(tǒng)，瀏覽通知，查看需求上報(bào)與批復(fù)情況，查看項(xiàng)目進(jìn)度和上級主管部門的要求、整改意見等，按照要求跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度、上傳項(xiàng)目各階段資料等項(xiàng)目實(shí)施工作。

“管”：主要用戶是系統(tǒng)管理員。為系統(tǒng)管理員提供系統(tǒng)運(yùn)維管理過程的相關(guān)功能，包括用戶管理，履行用戶身份認(rèn)證、行為分析、安全審計(jì)等職能;授權(quán)管理，包括用戶角色管理、功能授權(quán)管理等職能;系統(tǒng)設(shè)置，即系統(tǒng)運(yùn)行所需的參數(shù)動態(tài)設(shè)置等。

3? ? 取得成果

經(jīng)過兩期建設(shè)與完善，梳理了信息項(xiàng)目的管理流程，研發(fā)了信息項(xiàng)目管理平臺，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目管理信息化，提高了項(xiàng)目管理水平，達(dá)到了預(yù)期的效果。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）梳理了信息項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)的流程，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)流程化。根據(jù)信息項(xiàng)目管理制度和項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)要求，梳理出了項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)為1個(gè)主流程、5個(gè)子流程，使得業(yè)務(wù)流程更加清晰、明確，也更加符合管理制度要求和管理業(yè)務(wù)要求，為項(xiàng)目管理信息化奠定業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。

（2）建立了信息項(xiàng)目文檔資料庫，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程數(shù)字化，積累了項(xiàng)目全生命周期的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。通過關(guān)系數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)了項(xiàng)目管理一個(gè)主流程、5個(gè)子流程的表單和過程管理、文檔管理的表單，收集、保存了各管理部門和二級企業(yè)信息化項(xiàng)目方方面面的信息，過程完整，文檔齊全，包括需求、立項(xiàng)、審批、實(shí)施、效果評價(jià)等各階段翔實(shí)的資料，為項(xiàng)目管理信息化奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（3）研發(fā)了項(xiàng)目管理平臺，實(shí)現(xiàn)了信息項(xiàng)目全生命周期過程管理信息化。在梳理業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，研發(fā)了項(xiàng)目管理平臺作為項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)的唯一入口，管理部門、項(xiàng)目承擔(dān)單位同臺工作，通知下發(fā)、資料上傳、審批審核、統(tǒng)計(jì)分析等工作都通過平臺完成，項(xiàng)目的審批過程、建設(shè)過程、應(yīng)用情況等全程陽光透明可追溯。

項(xiàng)目管理平臺是項(xiàng)目全生命周期管理信息化的載體，是項(xiàng)目質(zhì)量管理的重要技術(shù)手段，有利于避免重復(fù)立項(xiàng)、重復(fù)投資、重復(fù)建設(shè)，對企業(yè)降本增效具有重要意義。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

本文基于實(shí)際管理需要，從實(shí)際業(yè)務(wù)需求出發(fā)實(shí)現(xiàn)了信息項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)從人工模式到信息化模式的轉(zhuǎn)變，利用信息化技術(shù)提高了信息項(xiàng)目管理的規(guī)范性、科學(xué)性。所做的研究和探索，對信息項(xiàng)目統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一投資、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理具有重要的借鑒意義。如何與知識管理技術(shù)、人工智能技術(shù)相結(jié)合，為項(xiàng)目管理決策提供更加科學(xué)的依據(jù)和更加高效的支撐，是未來進(jìn)一步深入研究的方向。

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