新常態(tài)背景下的檔案館空間資源配置研究

李偉超 李琴 賈藝瑋

摘要：檔案館空間是檔案館服務(wù)功能開展的重要載體和基礎(chǔ)性資源。針對檔案館空間進行資源配置研究，為檔案館服務(wù)功能的轉(zhuǎn)變及服務(wù)效能的提升提供有效支撐。本文探討了新常態(tài)背景下檔案館空間的內(nèi)涵，基于檔案館空間的底層需求，提出了以“統(tǒng)一、構(gòu)建、調(diào)整”為核心思路的檔案館空間配置策略及優(yōu)化路徑，以期為檔案館空間配置的應(yīng)用實踐與理論研究提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案館空間資源 需求轉(zhuǎn)變 檔案服務(wù)

我國社會發(fā)展步入新常態(tài)，科學技術(shù)更迭愈加迅猛，這對社會大眾的信息獲取方式及文化需求產(chǎn)生了重大影響。在此社會背景下，檔案管理工作顯得尤為重要，正處于由傳統(tǒng)模式向信息化、數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵時期。檔案館作為信息及文化機構(gòu)[1]，新常態(tài)的時代背景為其開展工作帶來了更多的新機遇、新挑戰(zhàn)。面對日趨激烈而復雜的生存環(huán)境，檔案館更需要以多元化的服務(wù)理念、靈活的服務(wù)方式，去滿足社會公眾日趨復雜多變的檔案需求，而如何在有限的資源約束條件下高質(zhì)量地完成此項任務(wù)，則是未來檔案館工作開展所需持續(xù)面對的難題。

一、檔案館空間概述

（一）檔案館空間研究

空間是人們開展社會活動的重要載體，承載了一切活動開展所需要的資源。檔案館作為信息資源中心和區(qū)域文化傳播基地，為政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會公眾提供多元化的服務(wù)和產(chǎn)品，檔案館空間則是以檔案館為載體，提供并創(chuàng)造一種獨特的場所和氛圍供人們保管與利用檔案資源。目前，學界有諸多學者對檔案館空間進行了研究，如周林興等[2]運用SWOT方法對檔案館公共文化空間的內(nèi)部要素和外部環(huán)境進行分析，并提出多種發(fā)展策略建議以提高檔案館公共文化空間的影響力。倪曉春[3]對綜合檔案館公共文化空間建設(shè)的必要性和可行性進行了分析，并對公共文化空間的建設(shè)提出了相關(guān)建議。孫瑾等[4]提出以信息共享空間的創(chuàng)新模式來探索檔案館發(fā)展的新路徑。曹宇[5]對檔案館在功能轉(zhuǎn)變背景下的空間合理配置進行了研究，并對檔案館空間動態(tài)配置提出了一些建議。黃荷等[6]對我國綜合檔案館的資源配置現(xiàn)狀進行了分析，并針對資源配置不均、結(jié)構(gòu)不合理等問題提出了針對性建議。上述研究對檔案館公共文化空間、信息共享空間、空間資源配置方面進行了有益的探索，但其提出的策略及建議皆為零散的、非系統(tǒng)的。鑒于此，本文將從檔案館工作的實際需求出發(fā)，對檔案館空間資源優(yōu)化進行系統(tǒng)的研究。

（二）檔案館空間運行模式

檔案館空間存在的價值是通過利用檔案館內(nèi)各種有形及無形的資源對檔案資源提供保管及利用服務(wù)，是檔案館工作開展的基礎(chǔ)。因此，檔案館空間不僅僅為有形的、物理意義上的空間，還包括無形的、虛擬化的空間——集成數(shù)據(jù)、信息與知識的信息空間，圍繞檔案信息保管和利用的業(yè)務(wù)交互空間，檔案館空間內(nèi)館員、用戶意識或精神上的空間。這四種空間在檔案館內(nèi)相互交融，從而形成了可提供檔案保管與利用服務(wù)的檔案館共融空間。

在這四種空間中，物理空間是檔案館空間的載體，業(yè)務(wù)交互空間是檔案館空間的服務(wù)應(yīng)用，信息空間是連接物理空間與業(yè)務(wù)空間的紐帶，意識或精神上的空間則是檔案館空間的最終作用對象。具體的檔案館空間運行模式如圖1所示。

二、新常態(tài)下檔案館工作對空間資源的需求

當前在新常態(tài)背景下，檔案事業(yè)正處于轉(zhuǎn)型時期，檔案館作為檔案事業(yè)的主陣地，在轉(zhuǎn)型過程中面臨著較多且較為復雜的問題，加之新技術(shù)、新理念的不斷涌現(xiàn)，使得檔案館在服務(wù)功能、資源配置、可持續(xù)發(fā)展等方面對空間資源的需求較為突出。

（一）檔案館服務(wù)功能的轉(zhuǎn)變

在新常態(tài)影響下，社會各界對檔案館的服務(wù)提出了更高的要求，檔案館工作步入轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，以保管為主的傳統(tǒng)檔案館工作正逐漸延伸發(fā)展多項服務(wù)功能。檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型不可能是一蹴而就的，需要隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展動態(tài)且持續(xù)地進行改進。在此期間，檔案館也需重新審視自己的社會地位和職能，不斷吸納社會各界的有利資源，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念和服務(wù)方式，拓展和延伸服務(wù)內(nèi)容，持續(xù)向社會提供高效且優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)以滿足社會公眾對檔案館的眾多需求。這種為適應(yīng)外界變化而導致的檔案館內(nèi)生性服務(wù)功能變革，需要檔案館對其空間資源進行持續(xù)優(yōu)化與整合，但這也將為新時期檔案館工作的開展帶來持續(xù)性的挑戰(zhàn)。

（二）檔案館空間資源配置不足

國家檔案局于2008年發(fā)布了《檔案館建設(shè)標準》，該標準規(guī)定了國家各級檔案館的建筑面積指標和館藏檔案數(shù)量。筆者通過國家統(tǒng)計局調(diào)查了2008年到2018年10年之間的檔案館數(shù)據(jù)[7]，發(fā)現(xiàn)檔案館的平均建筑面積從2008年的1468平方米增長到了2018年的3170平方米，實現(xiàn)了翻倍。但是平均館藏檔案數(shù)量從2008年的7.9萬卷（件）增長到了2018年的22.6萬卷（件），增長了近3倍。由此，可以看出，檔案館建筑面積的增長還遠未滿足館藏檔案數(shù)量增長所對應(yīng)的要求。所以整體來看，現(xiàn)今檔案館日常運轉(zhuǎn)所需要的空間資源仍有較大缺口。

（三）綠色檔案館發(fā)展的需要

當前背景下，檔案館需持有“綠色、環(huán)保、低能耗”等可持續(xù)發(fā)展的理念以在滿足社會需求的前提下盡可能減少對社會資源的浪費。2019年國家檔案局發(fā)布《綠色檔案館建筑評價標準》[8]，為檔案館的設(shè)計、建造及未來的館舍使用提供了方向性的指引，即需要在有限資源投入的條件下，最大限度地深挖資源使用效率，提供綠色檔案產(chǎn)品及服務(wù)，這也對未來檔案館空間的設(shè)計和使用提出了更高的要求。

通過上述分析，不難發(fā)現(xiàn)檔案館對空間資源的利用具有“高效、綠色、可持續(xù)”等特征，而現(xiàn)有的檔案館因建設(shè)完成后其空間形態(tài)較為固定且不易調(diào)整，未能滿足自身空間資源利用的需求，因此，亟待構(gòu)建一種致力于實現(xiàn)空間資源優(yōu)化配置的檔案館空間建設(shè)體系。

三、檔案館空間資源配置策略

（一）空間資源需求

隨著現(xiàn)代檔案館館藏資源及業(yè)務(wù)服務(wù)種類愈加豐富，其自身內(nèi)部的空間組織架構(gòu)也呈現(xiàn)出一定的復雜性特征。檔案館在對空間進行配置時，很難對其空間內(nèi)的資源進行整合和優(yōu)化，因此需要以檔案館空間優(yōu)化過程中的具體需求為牽引，給出空間資源配置的處理策略，從而為空間配置的具體實施方案提供指導意見。根據(jù)對檔案館空間資源配置過程的深入分析，其空間資源需求具有以下四個方面的特征。

1.安全性。檔案館的安全性是檔案館各項服務(wù)功能正常開展的前提基礎(chǔ)。檔案館對空間資源進行優(yōu)化時，需著重對自身安全性進行考慮。

2.兼容性。檔案館的空間資源優(yōu)化是對以往檔案館空間形態(tài)的繼承和發(fā)展，所以在進行空間優(yōu)化時，需要考慮配置方案在現(xiàn)有空間形態(tài)中的兼容性問題。

3.可行性。檔案館的發(fā)展面臨多重資源約束，因此在制訂檔案館空間資源配置方案時，需著重考慮該方案在經(jīng)濟、制度、流程等方面的可行性問題。

4.動態(tài)性。檔案館作為社會組織的一部分，其內(nèi)部的正常工作開展時刻受到外界多方因素的動態(tài)影響。因此，檔案館在對空間進行持續(xù)性的調(diào)整時，應(yīng)考慮其自身動態(tài)性需求。

（二）配置策略

檔案館在進行空間資源配置時必須要從檔案館全局出發(fā)，由底層需求牽引，通過對檔案館空間的深刻分析，提出以“統(tǒng)一、構(gòu)建、調(diào)整”為核心思想的空間配置策略，如圖2所示。

1.“統(tǒng)一”是檔案館空間資源配置策略的基礎(chǔ)，它為后續(xù)策略在處理問題時提供基本的約束關(guān)系，并將檔案館空間資源配置的一系列活動限定于某一組織框架內(nèi)。統(tǒng)一策略的制定需滿足檔案館空間安全性、兼容性、動態(tài)性的需要，它的實施需要著重注意以下兩方面的內(nèi)容：資源約束、事件擾動。資源約束指的是約束檔案館空間正常運行所需要的資源條件，包括各類檔案資源、檔案設(shè)施、工作人員等。事件擾動指的是在檔案館空間正常運行中可能出現(xiàn)的各種非常態(tài)事件對檔案館空間的影響，包括各類自然災害、設(shè)備故障、檔案損壞、網(wǎng)絡(luò)異常等。

2.“構(gòu)建”是配置策略的主體，它決定了檔案館空間的組織形態(tài)，在檔案館空間組織構(gòu)建的基礎(chǔ)上，延伸至資源配置方案的制訂。構(gòu)建策略的制定需滿足檔案館空間安全性、兼容性和可行性的需要，并在實施過程中主要關(guān)注組織構(gòu)建、要素配置兩方面的內(nèi)容。組織構(gòu)建旨在搭建檔案館空間運行的組織架構(gòu)，包括檔案館的機構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)流程再造等方面；要素配置旨在將檔案館空間內(nèi)的各資源要素（包括館員、設(shè)備、檔案資源、網(wǎng)絡(luò)資源等）有機整合在組織架構(gòu)內(nèi)，從而形成資源的有效利用并實現(xiàn)檔案館空間的各項服務(wù)功能。

3“.調(diào)整”是配置策略的核心，直接體現(xiàn)了檔案館空間的動態(tài)性，使固定或一成不變的檔案館空間運行過程變?yōu)槌掷m(xù)的靈活重組過程。調(diào)整策略的執(zhí)行需滿足安全性、可行性、動態(tài)性的要求，主要有漸進調(diào)整和緩沖調(diào)整兩個方面的內(nèi)容。漸進調(diào)整是指期望通過盡量微小或溫和的調(diào)整方法來對檔案館空間組織結(jié)構(gòu)進行調(diào)整，以避免頻繁、較大的變動對組織結(jié)構(gòu)產(chǎn)生難以預估的影響；緩沖調(diào)整是在對檔案館空間中出現(xiàn)的不同程度擾動事件進行處理過程中，以期望降低甚至消除擾動事件對整個檔案館空間正常運行的影響，從而避免資源配置方案的較大調(diào)整。

（三）優(yōu)化路徑

筆者依據(jù)對檔案館空間運行模式及空間資源需求的分析，順承檔案館空間資源配置策略，提出檔案館空間資源配置優(yōu)化路徑，如圖3所示。該空間資源配置模式由“統(tǒng)一-建構(gòu)-調(diào)整”三個階段所構(gòu)成，可在檔案館的實際工作開展中持續(xù)對檔案館空間資源進行優(yōu)化。

1.統(tǒng)一階段。統(tǒng)一階段是對檔案館空間整體框架進行全局思考和布局的階段，本階段的重點內(nèi)容在于分析檔案館空間內(nèi)所包含的各要素的屬性及特性，以及各要素之間的相互聯(lián)系，并根據(jù)現(xiàn)有及預期規(guī)劃的服務(wù)功能和空間資源需求特征對檔案館空間內(nèi)所有要素進行有機整合，以促進檔案館空間服務(wù)功能的順利開展。在此階段，還需重點考慮與外界協(xié)同辦館的發(fā)展策略，積極引入外部資源，拓展自身的服務(wù)功能，增強服務(wù)能力，實現(xiàn)互惠共享。

2.構(gòu)建階段。構(gòu)建階段是統(tǒng)一階段的延續(xù)。在構(gòu)建階段的前期，需要對當前檔案需求的現(xiàn)狀進行分析，以需求為出發(fā)點，通過邏輯建構(gòu)的方式來細化統(tǒng)一階段所形成的整體框架，根據(jù)規(guī)劃的檔案館服務(wù)功能構(gòu)建檔案館的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等內(nèi)容，從而形成檔案館空間組織建構(gòu)方案，在此基礎(chǔ)上對檔案館空間內(nèi)各要素進行關(guān)聯(lián)，以支撐空間組織的架構(gòu)，從而形成檔案館空間要素配置方案。在此階段，需注重對未來預期服務(wù)功能變化的考慮，以便降低后續(xù)階段的調(diào)整幅度，并積極運用多種智能化技術(shù)與設(shè)備，如物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等[9]，便于在后續(xù)的業(yè)務(wù)服務(wù)中形成自我感知、組織、修復等智能化的管理技術(shù)方法。

3.調(diào)整階段。調(diào)整階段是檔案館空間資源配置模式的關(guān)鍵。在調(diào)整階段過程中，隨著時間的推移，社會公眾對于檔案資源的需求會發(fā)生一定的變化，這種變化達到一定的程度則需要檔案館響應(yīng)這種需求變化。相應(yīng)的檔案館空間在組織構(gòu)建和要素配置上也需要相應(yīng)的調(diào)整，檔案館空間組織構(gòu)建方面的調(diào)整可通過漸進調(diào)整的方式來進行微調(diào)或溫和的調(diào)整，包括機構(gòu)增減、業(yè)務(wù)流程變更等內(nèi)容。在漸進調(diào)整中，應(yīng)避免較為頻繁、劇烈的變動或?qū)旆康戎匾攸c的調(diào)整。檔案館要素配置可通過緩沖調(diào)整的方式來增加整個檔案館空間應(yīng)對外界各種擾動的能力，如在新型冠狀病毒引發(fā)的肺炎疫情期間，檔案館傳統(tǒng)查檔的服務(wù)方式受到?jīng)_擊，則可增加電話查檔、網(wǎng)絡(luò)查檔等多元化的查檔方式來進行緩沖。在此階段，需樹立“入館即服務(wù)”的理念，及時為入館主體提供一體化、人本化、低碳化的服務(wù)，從而使檔案使用者沉浸于檔案館空間所營造的服務(wù)氛圍當中，也使檔案館內(nèi)所存儲的檔案資源得到及時、安全、高效的利用與保管。

檔案館的空間形態(tài)隨社會的發(fā)展而不斷演化，借助新興的智能化技術(shù)對檔案館空間進行持續(xù)的優(yōu)化與改進，是檔案館工作的發(fā)展趨勢。在檔案館空間資源配置過程中，既要注重智能技術(shù)的應(yīng)用，也要注重空間服務(wù)效能的提升，從而讓檔案館的價值得到充分發(fā)揮。

*本文系2019年度鄭州航空工業(yè)管理學院研究生教育創(chuàng)新計劃基金項目“基于信息接受情境的檔案館空間再造與效能提升研究”（項目編號：2019CX14）階段性成果。

注釋及參考文獻：

[1]周林興.論檔案館的公共價值及實現(xiàn)策略[J].檔案學研究，2019（5）：38-44.

[2]周林興，何卓立，蘇龍高娃.檔案館公共文化空間的SWOT分析及優(yōu)化策略[J].檔案學通訊，2014（5）：79-82.

[3]倪曉春.關(guān)于綜合檔案館公共文化空間建設(shè)的思考[J].檔案學通訊，2015（2）：11-16.

[4]孫瑾，楊曉玲.檔案館發(fā)展路徑探索——基于信息共享空間的視角[J].檔案學研究，2011（5）：53-56.

[5]曹宇.功能轉(zhuǎn)變背景下的檔案館空間配置[J].檔案與建設(shè)，2016（8）：24-28.

[6]黃荷，楊桂鳳.綜合檔案館資源配置現(xiàn)狀探究[J].北京檔案，2019（1）：41-43.

[7]本部分數(shù)據(jù)均來自國家統(tǒng)計局網(wǎng)站（http：// www.stats.gov.cn/tjsj/）所公布的2008—2018年數(shù)據(jù).

[8]中華人民共和國國家檔案局.DA/T76—2019綠色檔案館建筑評價標準[EB/OL].（2019-03-11）[2020- 12- 21]. http：// www.saac.gov.cn/daj/hybz/201903/ b4009f30547045e49fefd094d6d9e194.shtml.

[9]容依媚，肖秋會.我國智慧檔案館研究綜述[J].北京檔案，2019（8）：15-18.

作者單位：1.鄭州航空工業(yè)管理學院2.河南廣播電視大學