高校檔案數(shù)據(jù)治理能力提升路徑探究

王樹(shù)嫻

摘 要：隨著智慧校園建設(shè)的不斷推進(jìn)，高校檔案數(shù)據(jù)資源的來(lái)源及數(shù)量發(fā)生了根本上的變化，導(dǎo)致了檔案數(shù)據(jù)資源管理不科學(xué)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，高校檔案數(shù)據(jù)治理勢(shì)在必行。本文首先以高校檔案數(shù)據(jù)治理的客體和主體現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，提出了數(shù)據(jù)治理的必要性，接著結(jié)合高校實(shí)際情況對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)能力進(jìn)行分析，其必須具備制度保障能力、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力、信息處理能力及創(chuàng)新應(yīng)變能力，基于此，本文提出了提升高校檔案數(shù)據(jù)治理的路徑：建立檔案數(shù)據(jù)治理的思維模式、完善檔案數(shù)據(jù)治理的制度架構(gòu)、確立檔案數(shù)據(jù)治理組織體系、樹(shù)立檔案數(shù)據(jù)育人宗旨意識(shí)、創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)治理的參與機(jī)制、改進(jìn)檔案數(shù)據(jù)治理的方法思路。

關(guān)鍵詞：智慧校園;高校檔案數(shù)據(jù)治理能力;提升路徑

一、引言

近年來(lái)，國(guó)家十分重視教育信息化和智慧校園的建設(shè)，不斷出臺(tái)相關(guān)政策，極大地促進(jìn)了我國(guó)智慧校園的發(fā)展。2019年江蘇省工業(yè)和信息化廳對(duì)全省學(xué)校進(jìn)行審核認(rèn)定，共有82所高校通過(guò)省級(jí)智慧校園審核認(rèn)定。智慧校園是教育信息化“2.0時(shí)代”校園現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，經(jīng)歷了今年的疫情影響，更突顯了信息化的重要性。智慧校園背景下，高校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)借助各類(lèi)辦公管理系統(tǒng)，各部門(mén)工作形成了大量的圖文聲像數(shù)據(jù)資源，極大地充實(shí)了檔案館的數(shù)據(jù)資源，加之檔案館本身不斷增加的原有紙質(zhì)檔案數(shù)字化資源，使得檔案數(shù)據(jù)迅速增加。在此環(huán)境下，巨量的檔案數(shù)據(jù)資源對(duì)學(xué)校如何科學(xué)管理和有效利用數(shù)據(jù)資源有一定的挑戰(zhàn)。為了適應(yīng)當(dāng)下發(fā)展需求，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)資源價(jià)值，服務(wù)好高校各方面發(fā)展，高校亟需在治理理論和治理技術(shù)支撐下積極構(gòu)建數(shù)據(jù)治理體系，提高檔案數(shù)據(jù)治理能力，以提供安全、便捷、科學(xué)的數(shù)據(jù)使用保障。

根據(jù)學(xué)界數(shù)據(jù)治理相關(guān)研究，目前，數(shù)據(jù)治理研究主要圍繞數(shù)據(jù)治理模式、數(shù)據(jù)治理體系、數(shù)據(jù)治理能力、數(shù)據(jù)治理結(jié)構(gòu)幾個(gè)方面展開(kāi)。檔案工作作為一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的事業(yè)，它正在成為治國(guó)理政的重要基礎(chǔ)性力量。檔案數(shù)據(jù)治理研究也正成為業(yè)界新的研究熱點(diǎn)。筆者將從檔案數(shù)據(jù)治理主體出發(fā)，對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)治理能力進(jìn)行研究，以順應(yīng)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化，加快“雙一流”和“雙高”建設(shè)。從中國(guó)知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索結(jié)果看，檔案數(shù)據(jù)治理為檔案學(xué)科研究的新領(lǐng)域，目前有部分學(xué)者已對(duì)檔案數(shù)據(jù)治理進(jìn)行了研究，如陳艷在《我國(guó)省級(jí)檔案數(shù)據(jù)治理體系框架構(gòu)建研究》中提出了有生態(tài)層、基礎(chǔ)層、數(shù)據(jù)層和應(yīng)用層四個(gè)層級(jí)以及組織結(jié)構(gòu)、政策措施、質(zhì)監(jiān)管理、數(shù)字化、數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)匯集、數(shù)據(jù)過(guò)濾、數(shù)據(jù)資產(chǎn)、共享平臺(tái)、開(kāi)放平臺(tái)和媒體平臺(tái)十一個(gè)維度所構(gòu)成檔案數(shù)據(jù)治理體系架構(gòu)的模型;徐崢等提出可通過(guò)數(shù)據(jù)的深入應(yīng)用、共享應(yīng)用和跨域應(yīng)用來(lái)提升數(shù)據(jù)治理。從數(shù)量上看現(xiàn)有研究成果不多，其中關(guān)于檔案數(shù)據(jù)治理能力的研究更是為數(shù)不多。因此，高校檔案數(shù)據(jù)治理能力研究有一定的價(jià)值，不僅可以推進(jìn)筆者所在單位館藏?cái)?shù)據(jù)有效治理，同時(shí)可為后期開(kāi)展檔案治理的單位作參考。

二、高校檔案數(shù)據(jù)治理現(xiàn)狀及必要性

1.高校檔案數(shù)據(jù)治理客體現(xiàn)狀

高校檔案數(shù)據(jù)治理對(duì)象因來(lái)源的不同形成了數(shù)量多、差異大，價(jià)值不一的特點(diǎn)。高校檔案館藏?cái)?shù)據(jù)資源主要包括館內(nèi)原有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工產(chǎn)生的數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)，以及館內(nèi)原已歸檔的聲像電子數(shù)據(jù);二是館外部門(mén)的應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)，包含學(xué)校OA辦公形成的上級(jí)來(lái)文及學(xué)校發(fā)文的電子文件及元數(shù)據(jù)，以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、招生系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等各類(lèi)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件及元數(shù)據(jù)等;三是學(xué)校各部門(mén)應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件及元數(shù)據(jù)，以及校園網(wǎng)、微博、微信等零散數(shù)據(jù)。隨著智慧校園的不斷推進(jìn)，檔案館采集數(shù)據(jù)的范圍也隨之?dāng)U大，對(duì)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)治理能力要求也日益提高。

2.高校檔案數(shù)據(jù)治理主體現(xiàn)狀

隨著教育信息化的發(fā)展，高校檔案數(shù)據(jù)治理問(wèn)題日益顯現(xiàn)。目前主要體現(xiàn)在：一是學(xué)校的信息化規(guī)劃缺乏整體統(tǒng)籌考慮。學(xué)校信息化建設(shè)部門(mén)及檔案部門(mén)對(duì)數(shù)據(jù)管理前瞻性不夠，在智慧校園建設(shè)過(guò)程中未能充分考慮各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)的規(guī)范性及完整性;二是管理主體的數(shù)據(jù)治理意識(shí)淡薄。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)全校數(shù)據(jù)管理不夠重視，年度工作中未進(jìn)行目標(biāo)管理，缺少制度約束，導(dǎo)致目前檔案數(shù)據(jù)管理缺乏科學(xué)性，只注重“量”而忽視“質(zhì)”，形成數(shù)據(jù)堆積，致使檔案數(shù)據(jù)資源的利用價(jià)值未能充分發(fā)揮;三是檔案數(shù)據(jù)治理人員數(shù)據(jù)治理能力薄弱。數(shù)據(jù)治理研究是一個(gè)新的課題，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)本身就是一個(gè)新的挑戰(zhàn)。再加之日常工作中存在的工作責(zé)任心不高、管理能力低下、創(chuàng)新意識(shí)缺失、編研開(kāi)發(fā)能力缺乏等因素，更加劇了檔案數(shù)據(jù)管理問(wèn)題。四是檔案部門(mén)管理者缺乏擔(dān)當(dāng)意識(shí)。檔案管理部門(mén)對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源缺乏一定標(biāo)準(zhǔn)的共享級(jí)別劃分，以傳統(tǒng)檔案思維保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的安全，致使原本可以公開(kāi)利用的數(shù)據(jù)成為一座信息孤島，阻礙了教學(xué)信息化的發(fā)展。

3.高校檔案數(shù)據(jù)治理的必要性

數(shù)據(jù)治理，顧名思義是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效治理，在數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過(guò)程中，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)組織與管理，包括數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和管理體系有效性?xún)煞矫??；诋?dāng)前高校檔案館數(shù)據(jù)的特點(diǎn)以及高校檔案數(shù)據(jù)治理現(xiàn)狀，目前檔案館數(shù)據(jù)管理方式致使各類(lèi)數(shù)據(jù)質(zhì)量大幅降低，嚴(yán)重影響檔案的利用效率，只有保證數(shù)據(jù)的高質(zhì)量才能充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)價(jià)值及決策力，因此，為了更好地提高信息服務(wù)能力，為各項(xiàng)工作提高有效的決策支撐，高校檔案數(shù)據(jù)治理必須圍繞這一宗旨，對(duì)檔案數(shù)據(jù)展開(kāi)有效治理。

筆者認(rèn)為高校應(yīng)依據(jù)數(shù)據(jù)治理原理，同時(shí)結(jié)合本校檔案數(shù)據(jù)治理現(xiàn)狀，首當(dāng)其沖地提升檔案數(shù)據(jù)治理能力，主動(dòng)適應(yīng)學(xué)校各項(xiàng)工作需要，遵循檔案利用原則，開(kāi)發(fā)檔案數(shù)據(jù)資源，提高檔案數(shù)據(jù)資源利用服務(wù)能力，為各項(xiàng)工作提供高效的決策支撐。同時(shí)這也符合檔案事業(yè)的發(fā)展方向，契合國(guó)家治理現(xiàn)代化的整體要求，推進(jìn)學(xué)校整體治理水平的提高。

三、高校檔案數(shù)據(jù)治理能力分析

1.檔案數(shù)據(jù)治理需具備的能力

根據(jù)數(shù)據(jù)治理的過(guò)程控制理論，檔案數(shù)據(jù)的治理過(guò)程包括檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生與采集、數(shù)據(jù)的分類(lèi)與整理、數(shù)據(jù)的歸檔與傳輸、數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)與利用、數(shù)據(jù)的清理五個(gè)過(guò)程。在單純的檔案數(shù)據(jù)治理過(guò)程中，數(shù)據(jù)治理主體需具備五個(gè)階段相應(yīng)的能力。

2.高校檔案數(shù)據(jù)治理需具備的能力

根據(jù)上述的檔案數(shù)據(jù)治理過(guò)程，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際需要以及檔案數(shù)據(jù)資料的構(gòu)成特點(diǎn)，高校檔案數(shù)據(jù)治理能力需具備以下幾點(diǎn)：

第一，制度保障能力。制度建設(shè)是檔案治理的保障。學(xué)校層面要在宏觀上制定相關(guān)制度，確立目標(biāo)，約束各相關(guān)部門(mén)通力合作。同時(shí)，在人力上、技術(shù)上和經(jīng)費(fèi)上給予全力支持。檔案管理部門(mén)要具體工作中制定檔案數(shù)據(jù)治理的業(yè)務(wù)規(guī)范，確保數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)管理。完善檔案數(shù)據(jù)治理的制度建設(shè)，不僅能從制度層面確立檔案數(shù)據(jù)治理的職責(zé)權(quán)限，而且能約束檔案數(shù)據(jù)治理主體的工作行為，從而推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)治理工作的有序推進(jìn)。此外，從宏觀角度看，制度的建立也完善了檔案數(shù)據(jù)治理體系。

第二，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力。高校檔案數(shù)據(jù)主要來(lái)源于學(xué)校各部門(mén)歸檔的數(shù)據(jù)，涉及到全校各部門(mén)。在數(shù)據(jù)治理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)該切實(shí)遵循數(shù)據(jù)治理規(guī)范，有效統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案數(shù)據(jù)資源的采集、存儲(chǔ)、利用及開(kāi)放等工作，達(dá)到檔案數(shù)據(jù)資源的科學(xué)配置和充分利用，同時(shí)始終緊密?chē)@立德樹(shù)人根本任務(wù)，為學(xué)校教育工作提高信息服務(wù)能力，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)治理的目標(biāo)。

第三，信息處理能力。數(shù)據(jù)治理面對(duì)的是檔案數(shù)據(jù)資源，檔案管理人員應(yīng)該熟悉學(xué)校的各類(lèi)的應(yīng)用系統(tǒng)，了解其與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接原理，在檔案服務(wù)利用的宗旨下，圍繞學(xué)校各部門(mén)的工作目標(biāo)，主動(dòng)做好信息服務(wù)工作。同時(shí)，有效進(jìn)行各門(mén)類(lèi)各專(zhuān)題檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)，對(duì)全校的檔案利用者進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，做好數(shù)據(jù)的維護(hù)與更新。

第四，創(chuàng)新應(yīng)變能力。檔案數(shù)據(jù)治理的目標(biāo)是為了學(xué)校各方面的發(fā)展提供信息服務(wù)能力，在此過(guò)程中，學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)不斷變化，因此，檔案數(shù)據(jù)治理主體要具備一定創(chuàng)新應(yīng)變能力，適時(shí)調(diào)整檔案數(shù)據(jù)治理的目標(biāo)，以適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展和人才培養(yǎng)要求。

四、高校檔案數(shù)據(jù)治理能力提升路徑探究

高校要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)治理，首先要提升檔案數(shù)據(jù)治理能力。如何有效提升檔案數(shù)據(jù)治理能力，本文試圖從以下六個(gè)方面進(jìn)行探討。

1.建立檔案數(shù)據(jù)治理的思維模式。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)者要培養(yǎng)數(shù)據(jù)治理思維。在智慧校園的不斷推進(jìn)下，辦公OA系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)和學(xué)工系統(tǒng)等各類(lèi)應(yīng)用系統(tǒng)的使用，已及網(wǎng)上辦事大廳平臺(tái)的建立，學(xué)校基本實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。在此變革下，高校領(lǐng)導(dǎo)者的數(shù)據(jù)治理思維的培養(yǎng)成為提升高校檔案數(shù)據(jù)治理能力的驅(qū)動(dòng)力，意識(shí)到目前高校大數(shù)據(jù)治理的必要性與緊迫性，切實(shí)將數(shù)據(jù)治理工作落實(shí)到學(xué)校年度工作目標(biāo)中，并納入相關(guān)部門(mén)的目標(biāo)考核。其次， 高校檔案工作者要培養(yǎng)數(shù)據(jù)治理思維。高校檔案工作直接從事檔案數(shù)據(jù)資源管理，以開(kāi)展檔案合理利用為宗旨。檔案數(shù)據(jù)治理的最終目的是為了提高檔案信息資源服務(wù)能力，檔案工作人員要清楚認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)治理的重要性。因此，學(xué)校必須要從上到下加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理責(zé)任意識(shí)，真正將數(shù)據(jù)治理工作重視起來(lái)。

2.完善檔案數(shù)據(jù)治理的制度架構(gòu)。制定適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的檔案數(shù)據(jù)治理的制度，這不僅為有效開(kāi)展檔案檔案數(shù)據(jù)治理提供政策指導(dǎo)和決策依據(jù)，而且保證了檔案數(shù)據(jù)治理在既定的規(guī)范下有效運(yùn)行。在檔案數(shù)據(jù)治理過(guò)程中，需要依據(jù)制度確立檔案數(shù)據(jù)的有效性及數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性、確保數(shù)據(jù)資源的安全性和明確檔案數(shù)據(jù)治理部門(mén)的職責(zé)范圍。因此，只有不斷完善檔案數(shù)據(jù)治理的制度架構(gòu)，才能保證檔案數(shù)據(jù)治理工作順利開(kāi)展。學(xué)校要在宏觀層面制定檔案數(shù)據(jù)治理制度和編制數(shù)據(jù)治理工作目標(biāo)，檔案部門(mén)在學(xué)校制度的綱領(lǐng)下制定檔案數(shù)據(jù)治理的相應(yīng)規(guī)范。

3.確立檔案數(shù)據(jù)治理組織體系。高校檔案數(shù)據(jù)來(lái)源于高校各個(gè)部門(mén)，因此，檔案數(shù)據(jù)治理涉及到每個(gè)部門(mén)。學(xué)者李青在《提升教育數(shù)據(jù)質(zhì)量的方法和途徑》中強(qiáng)調(diào)要設(shè)置專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)開(kāi)展數(shù)據(jù)治理工作。學(xué)校亦應(yīng)設(shè)立檔案數(shù)據(jù)治理工作小組，以檔案部門(mén)為中心，信息中心等相關(guān)部門(mén)為輔的工作格局，由決策者、檔案工作人員、信息技術(shù)人員及各部門(mén)兼職檔案管理員組成的工作組，設(shè)立績(jī)效機(jī)制，確定職責(zé)分工，形成規(guī)范有序的數(shù)據(jù)治理組織體系，共同提升檔案數(shù)據(jù)治理能力水平。

4.樹(shù)立檔案數(shù)據(jù)育人宗旨意識(shí)。高校檔案數(shù)據(jù)資源是在高校各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的檔案資源，是學(xué)校發(fā)展的史料記錄，是學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要決策依據(jù)。高校始終以立德樹(shù)人為根本任務(wù)，每一項(xiàng)工作都圍繞這一根本任務(wù)開(kāi)展。高校檔案資源具有獨(dú)特的育人功能，新時(shí)期下，檔案部門(mén)更是要認(rèn)真挖掘檔案資源，發(fā)揮其育人價(jià)值。面對(duì)檔案育人使命，檔案數(shù)據(jù)治理在開(kāi)展過(guò)程中，亦要圍繞這一中心，借助信息技術(shù)和科學(xué)治理理念，提高數(shù)據(jù)資源利用的便捷性和充分性，更好地服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、管理等人才培養(yǎng)工作，

5.創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)治理的參與機(jī)制。大數(shù)據(jù)時(shí)代，建立檔案信息資源共享平臺(tái)日益成為信息資源管理的探索領(lǐng)域，使得數(shù)據(jù)信息不再成為一座孤島。今年的新冠疫情，更加讓各行各業(yè)認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)的重要性，教育領(lǐng)域同樣也感受到了信息化的便捷性，專(zhuān)業(yè)資源庫(kù)的建立讓教師們充分互享教學(xué)資源，順利開(kāi)展網(wǎng)上教學(xué)。在逐漸養(yǎng)成的習(xí)慣中，使得更多相關(guān)部門(mén)的老師參與到檔案數(shù)據(jù)治理中，比如，檔案管理部門(mén)、檔案來(lái)源部門(mén)以及檔案信息資源共享平臺(tái)的利用者。因此，建立科學(xué)有效的檔案數(shù)據(jù)治理參與機(jī)制，可以充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)治理多元主體的智慧和力量，增強(qiáng)數(shù)據(jù)治理成效，最終形成“共建共享共治”的良好循環(huán)機(jī)制。

6.改進(jìn)檔案數(shù)據(jù)治理的方法思路。高校檔案數(shù)據(jù)治理涉及到數(shù)據(jù)治理的主體和客體，兩者都存在一定的不確定性，對(duì)檔案數(shù)據(jù)治理的方法和技術(shù)有一定的要求。因此，高校檔案數(shù)據(jù)治理小組要不斷探索日益更新的信息技術(shù)在檔案數(shù)據(jù)治理中的運(yùn)用途徑，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)整合、分布式存儲(chǔ)及關(guān)聯(lián)分析。同時(shí)也要積極借鑒新的管理理念和數(shù)據(jù)治理理論，不斷提升檔案數(shù)據(jù)治理能力。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著教育信息化的不斷發(fā)展，高校檔案數(shù)據(jù)治理將持續(xù)面臨著數(shù)據(jù)資源量的日益增加，高校在通過(guò)上述路徑的實(shí)踐下，檔案數(shù)據(jù)治理能力將得到有效提升，但因數(shù)據(jù)的不斷流動(dòng)，檔案數(shù)據(jù)治理智能部門(mén)仍要以不斷變化的思維來(lái)完善治理方案，提升數(shù)據(jù)治理能力，助力高校立德樹(shù)人根本任務(wù)。

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（作者單位：南京鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院）