高校如何踐行教學(xué)資料規(guī)范化管理

摘要：高校教學(xué)資料雖然沒有教學(xué)檔案的地位重要，但它在一定時期內(nèi)具有一定的參考和利用價值，是各項教學(xué)檢查和教學(xué)評估重要的不可或缺的支撐材料，它以確鑿的原始材料來展現(xiàn)教學(xué)管理工作的痕跡，它以微不足道的地位發(fā)揮著最大的作用。筆者對學(xué)校教學(xué)單位教學(xué)檔案管理工作進行了調(diào)研，分析了教學(xué)資料管理現(xiàn)狀，并就如何踐行教學(xué)資料規(guī)范化管理提出了幾點建議。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)資料;規(guī)范化管理

一、教學(xué)資料的概念及內(nèi)容

教學(xué)資料是學(xué)校在教學(xué)管理工作中形成的，反映學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)能力，具有一定的參考利用價值，需要教學(xué)單位短期保管和提供利用，沒有納入教學(xué)檔案歸檔范圍的文件資料。教學(xué)資料在短期內(nèi)的教學(xué)、實踐工作中利用相當(dāng)頻繁，是各項教學(xué)檢查和教學(xué)評估重要的不可缺少的支撐材料，它以確鑿的原始材料來展現(xiàn)教學(xué)管理工作的痕跡，它以微不足道的地位發(fā)揮著最大的作用。

教學(xué)資料檔案包括課堂教學(xué)材料、課程進度表，教師教學(xué)任務(wù)書、任課安排、講義、教案，學(xué)生實習(xí)報告，畢業(yè)生論文及評審意見，學(xué)生試卷、考試大綱、標(biāo)準(zhǔn)答案，學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)與鑒定材料，教學(xué)檢查、調(diào)查材料及總結(jié)，各類評估材料，教學(xué)工作量核算、登記材料，教學(xué)單位領(lǐng)導(dǎo)聽課記錄，教師業(yè)務(wù)檔案，教師年度考核統(tǒng)計表，新進教師考核材料等等。

二、高校教學(xué)資料管理現(xiàn)狀

目前，各高校自實施檔案規(guī)范化管理以來，教學(xué)檔案的管理已日趨規(guī)范，基本都能達到規(guī)范化管理的要求。但由于教學(xué)資料沒有納入教學(xué)檔案的歸檔范圍，各教學(xué)單位就忽視了對教學(xué)資料的管理，導(dǎo)致教學(xué)資料管理混亂，任意堆放，無專人保管等。嚴(yán)重影響了教學(xué)檢查、評估、考核等各項工作。高校教學(xué)資料管理主要存在以下幾個方面的問題：

（一）教學(xué)資料管理意識不強

近年來，高校檔案工作意識得到了一定的提高，許多領(lǐng)導(dǎo)與工作人員對檔案有了新的認識，對檔案工作也逐步重視起來。但由于教學(xué)資料不同于教學(xué)檔案，教學(xué)單位重檔案輕資料，普遍認為重要的已作為檔案歸檔，教學(xué)資料不重要才沒有納入歸檔范圍，沒有必要花更多的時間和精力對其進行管理。他們忽視了教學(xué)資料是記錄教學(xué)工作過程唯一的歷史憑證，所有教學(xué)成果是要用歷史憑據(jù)來真實反映的，教學(xué)資料在一定時期內(nèi)也能發(fā)揮重要的參考利用價值，例如學(xué)生試卷、畢業(yè)（論文）設(shè)計、實習(xí)報告、老師教案、聽課記錄等等都是教學(xué)檢查、考核和評估重要的不可或缺的支撐材料。

（二）教學(xué)資料沒有相應(yīng)的管理制度

教學(xué)單位雖然把教學(xué)資料管理納入了教學(xué)日常管理工作中，但并沒有制定相應(yīng)的管理制度，比如，教學(xué)資料如何收集整理、如何保管利用，如何鑒定銷毀，歸口部門及相關(guān)管理人員職責(zé)等等。管理制度的缺失使得教學(xué)資料管理混亂，存放散亂不集中，收集不齊全完整。教學(xué)資料的管理是一項基礎(chǔ)性工作，重在平時工作中的積累與保管。教學(xué)單位的教學(xué)資料來源分散，負責(zé)教學(xué)資料管理的是學(xué)院的教學(xué)秘書，而資料的形成又源于學(xué)院的具體工作人員，如果，沒有制度的約束，那么，具體工作人員沒有把自己經(jīng)辦、處理問題時所形成的資料及時、完整地保留下來，就無法保證教學(xué)資料的齊全完整。如果，沒有科學(xué)、有序的管理，需要的時候找不到，教學(xué)資料就沒法發(fā)揮它的作用。

（三）教學(xué)資料管理不規(guī)范

教學(xué)單位沒有配備專職教學(xué)資料管理人員，兼職人員崗位不穩(wěn)定，流動性大，而且缺乏專門的檔案資料管理知識、經(jīng)驗和技能。各單位沒有統(tǒng)一的整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，把教學(xué)資料進行統(tǒng)一管理，分類整理，編目上架。他們各自為政，根據(jù)自身的意愿和習(xí)慣自行整理和保管教學(xué)資料，隨意整理，隨意堆放，隨意處置，隨意銷毀，甚至當(dāng)廢品賣掉。以至于教學(xué)資料的作用無從發(fā)揮，價值無法實現(xiàn)，嚴(yán)重影響高校教學(xué)管理水平和各項檢查、考核工作的開展。

（四）教學(xué)資料存放空間嚴(yán)重不足

教學(xué)資料內(nèi)容豐富，形成多樣，除了文字方面的資料，還有錄音、照片、錄像、光盤等電子文件。這些文件的保存需要特定的裝具，如防磁柜，檔案專用相冊，而且對庫房的溫濕度要求也非常嚴(yán)格。大量的學(xué)生實習(xí)報告、畢業(yè)論文、試卷堆積成山，占用了教學(xué)單位有限的空間，更談不上保管與利用。

（五）教學(xué)資料與圖書資料共同存放

教學(xué)資料具有原始記錄性，教學(xué)形成的原始憑證是不能擅自更改的，要保證它的真實性，否則就是失去了它的憑證價值。例如學(xué)生的試卷、畢業(yè)（論文）設(shè)計等，如有動機不純的人根據(jù)自己需要隨意篡改數(shù)據(jù)，將會給工作帶來不必要的麻煩，給學(xué)校造成不良影響。因此，教學(xué)資料和圖書資料共同存放，存在著安全隱患。

三、踐行教學(xué)資料規(guī)范化管理策略

（一）加強宣傳，提升教學(xué)資料規(guī)范化管理意識

一方面，加強意識教育，讓更多單位和個人認識到教學(xué)資料的重要性。教學(xué)資料是反映高校教學(xué)管理水平最真實、唯一的、不可替代的原始憑據(jù)，它在高校各類迎檢和評估過程中發(fā)揮著重要作用。評估專家憑借教學(xué)資料提供的信息，迅速地對學(xué)校的教學(xué)計劃及完成情況、課程設(shè)置、教學(xué)質(zhì)量、教風(fēng)、學(xué)風(fēng)、學(xué)生成績、科研成果、社會聲譽等內(nèi)容進行定量分析和準(zhǔn)確判斷，然后對學(xué)校的各項工作給予客觀評價。由此可以看出，教學(xué)資料發(fā)揮的作用至關(guān)重要。另一方面，加強宣傳，用事實說話。認真做好教學(xué)資料規(guī)范化管理實踐工作，讓實踐效果帶動宣傳。統(tǒng)一配置的檔案資料室及柜架，統(tǒng)一的管理制度和規(guī)范，專門的資料管理人員，一盒盒排列整齊的教學(xué)資料，方便快捷的檢索系統(tǒng)......瞬間就能展示一個學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，讓更多的單位和個人看到這種管理模式的成效，享受該項管理模式帶來的福利，讓更多的高校學(xué)習(xí)借鑒，全面踐行教學(xué)資料規(guī)范化管理，從而促進高校各項事業(yè)持續(xù)向前發(fā)展。

（二）教學(xué)資料實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理

教學(xué)資料統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理即由學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，同檔案管理一樣實行“三納入”、“四同步”。學(xué)校設(shè)立一級管理部門檔案館，二級教學(xué)單位成立檔案資料室，檔案館作為專業(yè)機構(gòu)負責(zé)制定統(tǒng)一的規(guī)范和制度，并對二級教學(xué)單位進行培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。二級教學(xué)單位則按照檔案館的要求和安排對其形成的教學(xué)資料進行規(guī)范整理，科學(xué)排架，安全保管，提供利用和到期銷毀。

（三）實施教學(xué)資料檔案化管理

教學(xué)資料檔案化管理就是把管理檔案的理念、思想運用于管理教學(xué)資料工作中。這是一種新型管理模式，它是順應(yīng)時代發(fā)展的產(chǎn)物，是檔案管理的拓展與延伸，靈活地借鑒檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、方式、方法與手段來管理教學(xué)資料，為教學(xué)資料的管理打開了新的局面。我們在對教學(xué)資料進行檔案化管理時，并不是全部照搬檔案管理的全部內(nèi)容，教學(xué)資料不同于教學(xué)檔案，保管期限都在10年以內(nèi)，在標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范上要求不能太高，整理上更要相對簡化。

具體做法是：教學(xué)資料的分類可參照教學(xué)檔案的分類法。例如：教學(xué)資料可分為教學(xué)綜合（JX1）、學(xué)生試卷（JX2）、學(xué)位論文（JX3）、實踐報告（JX4）等等，教學(xué)資料的編號可以采用檔號的編制方法，即由“全宗號+年度+分類號+盒號”組成，全宗號由檔案館統(tǒng)一分配給各教學(xué)單位。教學(xué)資料的收集整理可以參照高校檔案管理的部門立卷制度。高校教學(xué)資料的收集整理由材料的形成部門負責(zé)，例如：學(xué)院辦公室負責(zé)教學(xué)綜合材料的收集整理，教學(xué)科負責(zé)學(xué)生試卷和畢業(yè)論文的收集整理，實踐科負責(zé)學(xué)生實踐報告的收集整理。最后，各部門將整理好的教學(xué)資料按期移交教學(xué)單位檔案資料室，由教學(xué)單位兼職檔案員集中統(tǒng)一保管，并提供利用。

（四）加強教學(xué)資料管理人員隊伍建設(shè)

教學(xué)資料與教學(xué)檔案既有區(qū)別又存在關(guān)聯(lián)，教學(xué)檔案在未歸檔前屬重要教學(xué)資料，其管理工作內(nèi)容是相通的，教學(xué)資料規(guī)范化管理就是借鑒了檔案管理的理念和優(yōu)勢，因此，為了節(jié)約管理成本，我們可以在教學(xué)單位兼職檔案員下增加多名教學(xué)資料管理人員，負責(zé)教學(xué)資料的收集、整理和定期移交，這樣既減輕了兼職檔案員的工作壓力，又確保了教學(xué)資料的規(guī)范化，起到一舉兩得，事半功倍的效果。由于教學(xué)資料管理人員崗位流動性大，人員變動頻繁，檔案館要加強教學(xué)單位兼職檔案員和教學(xué)資料管理員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，每年開展一次集中培訓(xùn)，定期進行一對一業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提供外出參加繼續(xù)教育的機會，全力打造一支專業(yè)素養(yǎng)高和技術(shù)水平過硬的管理隊伍，為學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展保駕護航。

（五）利用檔案信息管理系統(tǒng)加強教學(xué)資料現(xiàn)代化管理

教學(xué)資料管理看似簡單，實則繁瑣、復(fù)雜且工作量大。為滿足學(xué)校的需求，為教育教學(xué)評估和各項教學(xué)檢查、考核提供系統(tǒng)、詳實的支撐材料，教學(xué)資料需要借助檔案信息管理系統(tǒng)平臺，完成資料管理過程中的編目、打印、檢索、鑒定、銷毀等多種功能。檔案信息管理系統(tǒng)增設(shè)“資料庫”模塊，各教學(xué)單位按期把形成的教學(xué)資料錄入或?qū)胭Y料庫-教學(xué)資料。在信息化與社會事業(yè)各項工作相融合的時代，將教學(xué)資料這一模塊嵌入檔案信息管理系統(tǒng)，既便于檔案館行使監(jiān)督和指導(dǎo)職能，又節(jié)省了人力物力財力，還提高了教學(xué)資料管理水平。

總之，對于如何踐行教學(xué)資料規(guī)范化管理，各高校需要根據(jù)學(xué)校的實際情況，在實踐中不斷完善，通過科學(xué)的分析創(chuàng)新管理方法。在加強宣傳，提升全員意識的同時，制定科學(xué)的管理制度和規(guī)范，借鑒檔案規(guī)范化管理的方法和優(yōu)勢，推動高校教學(xué)資料管理工作常態(tài)化發(fā)展。

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【作者簡介】張莉（1975.10-），女，漢族，四川省攀枝花市人，大學(xué)本科學(xué)歷，攀枝花學(xué)院檔案館館員，主要研究方向：檔案管理。