探析現(xiàn)代化管理技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應用

文/折小燕

醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院的重要歷史事件，對醫(yī)院當前和今后的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。如何做好檔案管理工作，是當前醫(yī)院檔案管理人員的必修課。本文通過分析現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問題和弊端，提出了有針對性的措施，并且借鑒現(xiàn)代化6S精細化管理技術(shù)，以便提升醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院檔案需求者做好服務工作

隨著醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)院的規(guī)模也在不斷地擴大。醫(yī)院的檔案內(nèi)容包括基建、人事、文件、合同、患者、設(shè)備、耗材等方面，具有涉及面廣、參與部門多、內(nèi)容復雜等性質(zhì)。目前醫(yī)院的檔案管理普遍混亂，容易造成檔案內(nèi)容缺失、遺漏、丟失等不良后果，尤其牽涉到法律層面的檔案，往往需要打官司，這給醫(yī)院不僅帶來了經(jīng)濟損失，而且還帶來名譽損害。如何針對醫(yī)院檔案管理中存在的問題，提出有針對性的解決措施，對提高醫(yī)院檔案管理水平和服務水平具有重要的意義。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.對醫(yī)院檔案的重要性認識不到位

目前醫(yī)院檔案管理雖有制度，有些還是流于形式，不能嚴格按照檔案管理制度執(zhí)行。尤其對處于歸檔邊緣的材料，一般認為不需要歸檔，但是需要時又沒有檔案資料可查詢。在檔案借閱時，出現(xiàn)的緊急事件需要借閱檔案，不執(zhí)行檔案管理制度中先辦理借閱手續(xù)再借閱，而且后續(xù)補辦手續(xù)時也不好好配合。檔案管理中還存在著不按期限歸還檔案或者造成檔案丟失事件。在醫(yī)院檔案的管理中還存在著一些不良行為，在檔案借閱期間，修改檔案中內(nèi)容，這是違規(guī)違法的，這些行為必須堅決制止。以上這些現(xiàn)象，歸根結(jié)底還是對重視醫(yī)院檔案的重要性認識不到位。

2.醫(yī)院檔案管理制度不健全

在醫(yī)院檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理制度還不健全，有待于完善。諸如：

檔案的立卷歸檔中存在問題，由于立卷歸檔周期時間太寬泛，一般允許檔案管理人員在每年六月底完成醫(yī)院上年度的檔案立卷歸檔任務，因此在立卷時有時會因為沒有在事件發(fā)生時及時收集有用的資料，或者即使及時收集了資料而又不符合要求，而后續(xù)又無法彌補，造成檔案內(nèi)容缺失。

檔案借閱制度執(zhí)行不嚴格。檔案室雖有檔案管理制度，但是在辦理檔案借閱時還是存在一些問題，不按規(guī)定隨意將檔案帶出檔案室，或者逾期不能歸還檔案，有些外單位借閱人辦理借閱手續(xù)不全等的情況。

檔案編寫不規(guī)范，條理不清晰，編號不規(guī)范，查找相當麻煩，使用很不方便。

3.檔案管理歷史遺留問題多

對于時間久遠而又不能銷毀的醫(yī)院檔案，大多沒有系統(tǒng)的編號，而且都是紙質(zhì)版，保存和借閱很麻煩，費時、費力。

4.檔案室安全有待于提高

檔案室的安全內(nèi)容包括保密安全和環(huán)境安全。保密安全主要是針對檔案管理人員，環(huán)境安全主要是針對檔案保存場所的環(huán)境安全，主要是防火防盜、防蟲咬、防霉變。尤其在夏秋兩季，溫度高濕度大，紙質(zhì)版的易吸潮，容易霉變?；蛘?，溫度高容易滋生蟑螂而啃食檔案資料。這些都會造成檔案資料的損壞，無法彌補，給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失。因此，醫(yī)院檔案室的安全需要有待于進一步提高。

二、借助現(xiàn)代化管理手段提高醫(yī)院檔案管理水平

1.利用現(xiàn)代化技術(shù)加大宣傳，認識到檔案的重要性

宣傳醫(yī)院檔案的重要性時，要注重采用實例的宣傳，渲染醫(yī)院檔案的重要性。以互聯(lián)網(wǎng)新聞資料報道的關(guān)于檔案的新聞報道、官司糾紛、經(jīng)濟損失、身邊的真實實例為材料，運用視頻畫面、文字、圖片等形式加強視覺沖擊，注重正反結(jié)果對比，讓大家充分認識到醫(yī)院檔案的重要性。

2.不斷地完善健全醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院檔案內(nèi)容包括基建、人事、文件、會議、合同、患者、設(shè)備、耗材等方面，內(nèi)容繁多，涉及部門復雜。醫(yī)院檔案管理制度的建立要按照市檔案局《歸檔文件整理實施細則》《歸檔文件整理規(guī)則》實施辦法和衛(wèi)健委制定的《分類方案》《文件材料歸檔范圍及保管期限表》等一系列檔案管理業(yè)務規(guī)范要求，同時還要結(jié)合醫(yī)院的實際情況。比如，醫(yī)院的基建檔案，由于基建周期長，因此基建檔案年內(nèi)實行分段收集立卷；人事檔案、文件檔案、會議檔案、合同檔案要即時發(fā)生即時立卷或者及時補充立卷并歸檔?？傊t(yī)院檔案的立卷歸檔要在每完成一個事件盡快整理立卷，不能推延以防時間久遠資料遺失，同時要及時歸檔。醫(yī)院檔案立卷歸檔應縮短到每個季度結(jié)束之前完成本季度的檔案整理立卷，檔案管理人員主辦，涉及科室部門應有專門人員進行檔案整理立卷歸檔協(xié)助工作。檔案管理人員主辦、部門人員協(xié)助立卷，這能保證醫(yī)院檔案編寫規(guī)范性和系統(tǒng)條理清楚，保證檔案編號正確，歸檔后方便查找。

醫(yī)院檔案的借閱關(guān)系到檔案的保密性安全和檔案材料的安全，隨意借閱會造成檔案信息泄露，嚴重者會造成泄密行為，甚至引起不必要的法律糾紛；造成檔案資料丟失的，給醫(yī)院或個人會帶來巨大的經(jīng)濟損失，甚至給醫(yī)院造成不良影響。因此，要嚴格執(zhí)行借閱手續(xù)，不搞特權(quán)，誰出錯誰負責。

醫(yī)院檔案管理一般不在考核管理范圍內(nèi)，這也降低了醫(yī)院對檔案管理工作的重視程度。醫(yī)院應將檔案管理工作也納入到考核管理范圍，推行獎罰機制，一是能調(diào)動檔案管理參與員工的積極性，二是能讓檔案工作的業(yè)績展現(xiàn)出來。

基于此，可以說建立健全醫(yī)院檔案管理制度，是醫(yī)院檔案管理水平提升的基礎(chǔ)條件。

3.醫(yī)院應引進6S精細化現(xiàn)代科學管理技術(shù)

醫(yī)院每天人員流量很大，如果不注重科學管理，就會顯得繁雜無序，工作起來費時費力。而6S精細化管理辦法能將醫(yī)院的工作分解得井井有條，6S管理理念包括整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全六個方面。整理理念就是在不同的科室內(nèi)，首先將有用的和無用的物品區(qū)分存放；整頓就是對有用的和無用的物品進行不同顏色標識；清掃就是對有用的物品進行歸類存放，對無用的物品進行銷毀或者按要求處理；清潔就是確保工作環(huán)境干凈衛(wèi)生、舒適；素養(yǎng)就是要求人人都要養(yǎng)成良好規(guī)范的工作習慣；安全就是安全責任重大，人人有責。如果在醫(yī)院里推行6S精細化管理理念，那么一切工作都會高效、簡單、快捷、整齊有序。

4.醫(yī)院推行6S精細化管理可極大提升醫(yī)院檔案管理水平

在醫(yī)院實行6S精細化管理下，醫(yī)院檔案管理者工作起來就相當省時省力了，在檔案的整理立卷時，涉及的科室已經(jīng)按照6S精細化管理要求準備好了檔案資料，檔案管理人員只需要按照檔案要求進行整理立卷歸檔，可以避免在一堆繁雜的資料里再進行整理工作。這樣，極大地縮短了醫(yī)院檔案的整理立卷歸檔周期。

再者，醫(yī)院實行6S精細化管理，醫(yī)院檔案室也要提高工作效率，將歷史遺留的檔案資料重新按要求編號，并且制作成電子版，以方便查閱，提高了工作效率。同時也能減少紙質(zhì)版資料的翻閱，避免弄壞紙質(zhì)版檔案資料。

6S精細化管理中的安全管理環(huán)節(jié)，制訂了適合檔案室的清潔衛(wèi)生標準和安全標準，只需要嚴格執(zhí)行就能很好地保證檔案室的安全。

綜上所述，要提高對醫(yī)院檔案管理重要性認識，這不但涉及到醫(yī)院的領(lǐng)導層面，而且涉及到醫(yī)院的各個科室人員。醫(yī)院檔案管理制度屬于醫(yī)院的規(guī)章制度，是醫(yī)院檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)保障。在醫(yī)院里面推行6S精細化管理，能讓醫(yī)院的工作井然有序，提高醫(yī)院的舒適度和知名度，增加醫(yī)院的經(jīng)濟和社會效益。同時，醫(yī)院檔案室也是醫(yī)院的一個部門，6S精細化標準在提升其他部門工作效率的同時，極大地提升了醫(yī)院檔案管理的水平；而檔案的精細化管理有利于檔案服務功能的有效發(fā)揮，從而推動醫(yī)院整體工作的進展。