新形勢下高校檔案管理現(xiàn)狀及應對策略

文/李 篤

當前，我國通過應用總體經(jīng)濟理論，推動了全球市場經(jīng)濟的發(fā)展，為我國高校參與全球教育行業(yè)競爭營建了前所未有的機遇。同時，也推動了我國高校教育的全面轉(zhuǎn)型升級。本文以此為出發(fā)點，在我國高校高質(zhì)量發(fā)展新形勢下，概述了高校檔案管理內(nèi)涵，介紹了高校檔案管理現(xiàn)狀，剖析了檔案管理中存在的問題，并提出了應對措施與策略

進入新時代，高校檔案管理通過增強檔案管理的信息屬性，提高了檔案采集、存儲、使用的功能。借助信息化深化改革，建立檔案數(shù)據(jù)化管理，深入發(fā)掘了檔案數(shù)據(jù)特征，全面提高了檔案管理效率、擴增了檔案數(shù)據(jù)化管理后的效用，推動了高校行政管理、教育管理、資源管理等各個方面發(fā)展。

一、高校檔案管理內(nèi)涵解析

從概念界定看，高校作為一個教育組織機構(gòu)，在其運行過程中生成的所有資料，均可以作為檔案進行收集、整理、著錄、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計、利用服務等。

隨著高校系統(tǒng)性改革工作的深化，檔案管理也正在向著規(guī)?；?、功能化、數(shù)據(jù)化方向持續(xù)擴展。例如，在規(guī)?；矫妫咝Ｅc高校之間、高校與行政單位之間的檔案信息交互頻率正在增加。在功能化方面，高校檔案管理的成果，可以為國家教育事業(yè)、人力市場建設等提供更為精準的依據(jù)。在數(shù)據(jù)化方面，日新月異的高校高質(zhì)量發(fā)展，每日均在生成海量檔案信息，為了實現(xiàn)對此類信息的高效化管理，則需要進一步將其升級檔案數(shù)據(jù)化管理水平。

二、新形勢下高校檔案管理現(xiàn)狀分析

與傳統(tǒng)時期的高校檔案相比，新形勢下的高校檔案管理已經(jīng)發(fā)生了根本性轉(zhuǎn)變。首先，自2018年大范圍實施“互聯(lián)網(wǎng)+”改革以來，我國高校通過建立計算機網(wǎng)絡，全面實現(xiàn)了檔案信息化管理改革，更新了檔案管理自動化辦公系統(tǒng)、建立了新型檔案信息管理系統(tǒng)。其次，在檔案信息化管理中，已經(jīng)實現(xiàn)了檔案信息采集、存儲、上傳、應用方面的一體化管理。最后，由于近年來數(shù)字化思維、數(shù)字化技術(shù)在各行業(yè)諸領域的應用，高校檔案管理中出現(xiàn)了信息化管理深化改革與轉(zhuǎn)型升級的新需求。

具體而言，初級的高校檔案信息化管理，只是將紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)變成了電子檔案管理，實現(xiàn)了管理方式上的根本轉(zhuǎn)變。然而，這種轉(zhuǎn)變只是在較低水平上提高了檔案管理效率。要真正發(fā)揮檔案管理效用，則需要深入一步，在深度層面上，結(jié)合當前對檔案管理信息化管理的認知水平，將其延伸到檔案數(shù)據(jù)化管理階段。由于高校檔案信息化管理與數(shù)據(jù)化管理之間存在本質(zhì)性差別，前者注重管理方式的變革，后者強調(diào)管理效用的擴增。因而，需要抓取檔案管理要素、檔案管理指標、檔案管理信息之間的數(shù)據(jù)共性特征，進而創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)化管理體系，實現(xiàn)檔案管理功能層面的轉(zhuǎn)型，擴增檔案管理效用，提高高校全要素生產(chǎn)率。

三、新形勢下高校檔案管理存在的問題

1.檔案管理理念滯后

新形勢下高校檔案的數(shù)據(jù)特征已經(jīng)獲得了有效發(fā)掘，應用初級信息化管理階段的管理理念，既不能滿足數(shù)據(jù)分析需求，也很難真正達到對檔案管理價值開發(fā)。以教育教學方面的檔案管理為例，圖書館檔案、教育產(chǎn)品檔案、學籍檔案之間存在密切關聯(lián)，按照高校檔案信息化管理理念，重點放在對各個子類的檔案信息化管理方式上。

例如，一方面?zhèn)戎赜跀?shù)量方面的信息增量處理，另一方面十分注重對于這些檔案信息的單一化利用。如圖書館檔案、教育產(chǎn)品檔案、學籍檔案，對于教師而言，有利于輔助教師研發(fā)新的教育產(chǎn)品。但是，由于缺少教師與學生兩大主體，對于此類檔案信息的交流與實時共享相對不足，容易使利用結(jié)果大打折扣。另外，對各類檔案進行數(shù)據(jù)分析方面的不足，也降低了檔案管理效用。很難實現(xiàn)真正意義上的檔案高效使用、充分利用等目標。

2.檔案管理效率較低

從實踐經(jīng)驗看，對部分高校而言，雖然增強了檔案管理的重要程度，但在檔案信息化管理方面，既沒有充分理解檔案信息化管理存在多個發(fā)展階段，也沒有更為清晰地區(qū)分信息化管理與數(shù)據(jù)化之間的本質(zhì)性差別。

所以當高校將檔案管理限定在信息化管理階段時，就導致了不能滿足新形勢下高校高質(zhì)量發(fā)展中對于檔案的高效使用、充分利用需求。深入一步看，現(xiàn)代高校與國家、社會、家庭、個體之間的關系日益緊密，對各行業(yè)諸領域的發(fā)展、人力市場的完善等越來越發(fā)揮著不可替代的作用。因此，一方面高校檔案管理效率較低時，社會組織與個體人格向社會人格的全面發(fā)展速度相對較慢；另一方面高校與人力市場的信息比較不全面，進而影響人力資源“供給側(cè)”與“需求側(cè)”之間的均衡性。

3.檔案管理利用不足

從當前的實際情況看，在完成高校檔案管理人才更新?lián)Q代與信息管理技能培訓事項后，檔案管理人員的綜合素質(zhì)仍然有待提高。而且在團隊建設方面需要進一步結(jié)合檔案數(shù)據(jù)化管理需求，提高團隊協(xié)同管理能力。另外，隨著移動終端新型數(shù)據(jù)采集設備的創(chuàng)新及應用，需要按照終端數(shù)據(jù)采集、通訊傳輸、數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)分析等基本流程，開展系統(tǒng)性培訓等。

四、新形勢下強化高校檔案管理的應對策略

1.提煉改革經(jīng)驗，更新檔案管理理念

首先，高校應該提煉前期檔案信息化改革經(jīng)驗，在檔案信息屬性基礎上，突出檔案數(shù)據(jù)特征。建議從兩個方面開發(fā)檔案管理價值，一方面賦予檔案管理一個明確的中介功能，使其能夠成為檔案管理使用主體的“工具”；另一方面應該區(qū)分檔案信息化管理與數(shù)據(jù)化管理之間的本質(zhì)性差別，清晰地界定信息管理方式與數(shù)據(jù)分析功能。

其次，建議劃分出“互聯(lián)網(wǎng)+高校檔案”改革的不同階段，梳理出檔案信息化管理階段、檔案數(shù)據(jù)化管理階段，以及未來的檔案智慧化管理階段。根據(jù)當前高質(zhì)量發(fā)展的需求與數(shù)字化技術(shù)應用現(xiàn)狀，推動檔案信息化管理向數(shù)據(jù)化管理的轉(zhuǎn)型。同時，應該在互聯(lián)網(wǎng)的“萬物互聯(lián)”基礎上，將信息交互、數(shù)據(jù)共享作為檔案數(shù)據(jù)化管理的基本前提，先建設檔案數(shù)據(jù)化管理體系，再結(jié)合數(shù)據(jù)共享平臺推動配套的機制改革，全面實現(xiàn)高校檔案的高質(zhì)量管理。

2.增加數(shù)字技術(shù)，提高檔案管理效率

首先，應該在高校自動化辦公、信息管理系統(tǒng)條件下，引入數(shù)據(jù)庫技術(shù)，開展檔案管理數(shù)據(jù)庫建設工作。建議按照“數(shù)據(jù)庫技術(shù)+計算機技術(shù)”的基本經(jīng)驗，在檔案管理信息庫基礎上，建設檔案管理要素庫、檔案管理指標庫，并在二者之間建立起對應關系。完成不同類型的檔案數(shù)據(jù)庫建設后，可以通過信息管理系統(tǒng)中的通訊網(wǎng)絡，將各個類型的檔案數(shù)據(jù)庫關聯(lián)起來。

其次，建議應用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在明確了終端數(shù)據(jù)采集——中端數(shù)據(jù)通訊傳輸——數(shù)據(jù)中心管理三大板塊后：（1）在終端數(shù)據(jù)采集方面，購置新型數(shù)據(jù)采集設備，如語音輸入設備、電子掃描設備、手持數(shù)據(jù)采集設備等，提高檔案數(shù)據(jù)采集效率。（2）在數(shù)據(jù)傳輸方面，建議以當前的5G技術(shù)為準，結(jié)合高校計算機網(wǎng)絡建設條件，建設基于5G技術(shù)的高速通訊網(wǎng)絡。（3）在信息管理部門設置獨立的數(shù)據(jù)管理小組，或者專門設置一個數(shù)據(jù)中心管理部門，增強檔案數(shù)據(jù)化管理效率。簡單講，應該在三大板塊的基礎上，建立一個以“數(shù)據(jù)采集——數(shù)據(jù)上傳——數(shù)據(jù)存儲——數(shù)據(jù)獲取——數(shù)據(jù)分析——生成分析報告——分發(fā)分析報告——調(diào)整數(shù)據(jù)檔案管理方案”為基本流程的高校檔案數(shù)據(jù)化管理體系。

3.培育新型人才，擴增檔案利用途徑

在高校檔案數(shù)據(jù)化管理體系建設過程中，應該配套的實施系統(tǒng)性的人力資源管理培訓，以此保障在培育新型人才的基礎上，實現(xiàn)擴增檔案管理成果利用途徑的目標。首先，建議應該從數(shù)字化思維出發(fā)，優(yōu)化管理人員的知識結(jié)構(gòu)。具體操作中，應該先采用檔案分析法對現(xiàn)有的管理人員開展摸底調(diào)研與知識結(jié)構(gòu)解析，再通過制定知識結(jié)構(gòu)優(yōu)化專題開展培訓，尤其應該突出數(shù)字化思維的培育，為后續(xù)的數(shù)據(jù)分析奠定必要條件。

其次，應該培訓全要素分析與指標細化處理方法，使管理人員能夠利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)更為全面地解析檔案管理要素、完善檔案管理指標。至于大數(shù)據(jù)技術(shù)方面的培訓，建議與技術(shù)提供方簽訂合同，通過第三方開展專門化培訓。最終則能夠?qū)崿F(xiàn)按照“以能配崗”的思路，將檔案管理人員配置到合適的檔案管理崗位等。

上述分析研究表明，新形勢下高校檔案管理的重要性在提升，作用在擴大。從以上初步分析可以看出，前期檔案管理信息化改革中對高校發(fā)展起到了積極的促進作用。而在新形勢下，我國高校高質(zhì)量發(fā)展時期，一方面應該吸收、提煉前期改革經(jīng)驗；另一方面則需要在深度與廣度兩大層面，開發(fā)檔案的數(shù)據(jù)特征，借助對數(shù)據(jù)庫技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的進一步應用，建立效率更高、效用更大的檔案數(shù)據(jù)化管理體系，進而為我國高校發(fā)展提供必要的技術(shù)支撐。尤其是在不同類型的檔案管理中，應該盡可能利用數(shù)字化思維與數(shù)字化技術(shù)，增強數(shù)據(jù)共享、推進協(xié)同管理。據(jù)此，高校檔案管理將會呈現(xiàn)一個新的局面，必定會更好地助力于高校的快速發(fā)展。