大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建社保檔案信息化管理體系的思考

文/崔冠棟

社保檔案信息化管理是社保檔案管理的重要發(fā)展方向，其可推動社保檔案信息接收、傳遞、利用一體化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)。為此，檔案管理工作實(shí)踐中，需要強(qiáng)化對社保檔案信息技術(shù)的研究。本文將分析信息技術(shù)在社保檔案管理應(yīng)用中遇到的問題，并在此基礎(chǔ)上探討相應(yīng)解決的措施與對策

伴隨著我國社保制度的不斷完善以及參保率的提升，促使我國社保檔案的種類、數(shù)量都有了大幅度的增加，同時(shí)也增加了我國社會保險(xiǎn)檔案管理工作的難度。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只有借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)及大數(shù)據(jù)平臺，建立起現(xiàn)代化的社保檔案信息管理體系，才能滿足日益復(fù)雜的社保檔案管理要求，實(shí)現(xiàn)社保檔案信息資源的有效整合，提高社保檔案管理的專業(yè)性，提升社保檔案管理工作的效率，使之更好地發(fā)揮服務(wù)功能，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供有力支撐。

一、大數(shù)據(jù)背景對社保檔案管理工作所產(chǎn)生的主要影響

1.大數(shù)據(jù)背景下針對社保檔案管理方法所產(chǎn)生的影響

在傳統(tǒng)的社保檔案管理工作中，由于我國社保參保率整體較低，且相關(guān)部門在開展工作時(shí)缺乏工作流程和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制約，因此就極易出現(xiàn)兩種情況：其一，各地區(qū)在進(jìn)行社保檔案管理工作時(shí)通常采用人工錄入管理的工作方式。在過去，由于參保率低，社會保險(xiǎn)的覆蓋范圍也較為狹窄，因此人工處理社保檔案的方法還有據(jù)可依。但是在大數(shù)據(jù)背景下，隨著我國社保實(shí)現(xiàn)全面覆蓋的進(jìn)程加快，人工管理方式已然不能夠滿足社會各界對其工作效率的基本要求，而且該種模式對工作人員的數(shù)量要求極大，長此以往必將造成部門人員冗余，致使各單位人員支出加大，影響單位內(nèi)部的平衡；其二，行業(yè)內(nèi)部缺乏標(biāo)準(zhǔn)致使社保檔案管理工作開展缺乏規(guī)范，各地區(qū)所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)及流程不一。由于在傳統(tǒng)的社保檔案管理模式中各地區(qū)普遍采用人工處理的方式方法，在此背景下，很容易造成各地區(qū)工作開展水平不一致，檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性大打折扣，從而影響社會各界對社保單位工作的整體評價(jià)，降低各部門的公信力[1]。

2.大數(shù)據(jù)背景下針對社保檔案管理平臺所產(chǎn)生的影響

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，社保檔案往往寄存在各單位的檔案保管室中，而通常情況下，由于各單位在發(fā)展過程中逐步擴(kuò)大自身規(guī)模，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的數(shù)量也逐步呈現(xiàn)出上升趨勢，使工作人員數(shù)量大量增加。因此，不但加重了檔案管理科室的工作難度，而且在對相關(guān)人員的社保檔案進(jìn)行查閱時(shí)，也會受制于檔案規(guī)模的基礎(chǔ)龐大而難以迅速開展，大大制約了部門管理水平的提升?，F(xiàn)階段，尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，各單位對社保檔案管理工作的要求從紙質(zhì)轉(zhuǎn)移到了電子化管理，如何全面實(shí)現(xiàn)檔案接收、傳遞以及利用的一體化目標(biāo)也成為各部門工作人員所關(guān)注的焦點(diǎn)，只有將社保檔案信息全面錄入到相關(guān)平臺內(nèi)部，才能夠保障該項(xiàng)工作的安全性及準(zhǔn)確性。

3.大數(shù)據(jù)背景下針對社保檔案管理制度所產(chǎn)生的影響

傳統(tǒng)的社保檔案管理模式已經(jīng)落后于時(shí)代的要求，在此背景下，我國社會各界所普遍遵循的檔案管理制度也失去了其對行業(yè)工作開展進(jìn)行規(guī)范和約束的初衷。尤其是在針對社保檔案安全性的相關(guān)要求方面，傳統(tǒng)的社保檔案管理制度較為片面，且內(nèi)容中并未涉及對檔案信息化和電子化管理所提出的相關(guān)規(guī)范。所以，各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的學(xué)習(xí)與利用的同時(shí)，必須要對以往的社保檔案管理工作模式進(jìn)行全面的調(diào)整與優(yōu)化，并結(jié)合我國社會的實(shí)際狀況，以及社會各界的根本要求，來構(gòu)建出更為完善合理的管理制度，從而讓行業(yè)相關(guān)人員在開展工作時(shí)能夠有據(jù)可依，切實(shí)解決參保人員在社會保險(xiǎn)的參保和待遇享受過程中所遇到的諸多問題[2]。

二、現(xiàn)階段我國社保檔案管理工作中所存在的基本問題

1.現(xiàn)階段我國社保檔案管理部門缺乏基于大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的管理意識

近年來，隨著我國社會大數(shù)據(jù)技術(shù)水平的全面提高，各行各業(yè)對信息化的認(rèn)識也有了相對顯著的進(jìn)步。但是，在社保檔案管理部門，由于相關(guān)管理人員深受傳統(tǒng)檔案管理模式的制約，且其自身對大數(shù)據(jù)技術(shù)的認(rèn)知不足，因此傳統(tǒng)的思維模式已然阻礙了行業(yè)內(nèi)整體工作水平的提升。同時(shí)，在個(gè)別地方，盡管上級領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)下達(dá)了加強(qiáng)社保檔案信息化管理建設(shè)的要求，但是由于部門內(nèi)部工作人員并不具備相應(yīng)的信息化知識和手段，在對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行充分利用的同時(shí)很難達(dá)到改革創(chuàng)新的發(fā)展要求，因此在其主要的工作中仍舊以傳統(tǒng)的檔案管理模式為主，故此大大制約了其信息化的發(fā)展水平，阻礙了社保檔案管理工作的全面開展[3]。

2.現(xiàn)階段我國社保檔案管理工作缺乏效率

各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在進(jìn)行社保檔案的管理工作時(shí)，除了要對不同險(xiǎn)種產(chǎn)生的社保信息進(jìn)行精準(zhǔn)錄入以及分類歸納之外，在社會進(jìn)步發(fā)展的要求下，還需對相關(guān)信息進(jìn)行整合分析，從而保障各級領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)Ρ镜貐^(qū)的社會保險(xiǎn)覆蓋面有所了解、有所掌握，以確保對當(dāng)?shù)赜缮鐣ｋU(xiǎn)所衍生出來的諸多問題進(jìn)行科學(xué)有效的決策。但是，由于部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部對信息化缺乏相應(yīng)的了解認(rèn)識，所以社保檔案管理人員仍舊采用傳統(tǒng)的管理模式來開展工作。在此情況下，一面是逐步擴(kuò)大的參保人員基數(shù)，一面是人工處理的工作方式，很難在實(shí)際工作中對相關(guān)信息進(jìn)行準(zhǔn)確的錄入與分析，這不但影響單位內(nèi)部的管理水平，而且還影響社保檔案處理的最終效果。

3.現(xiàn)階段我國社保檔案管理工作缺乏完善的安全化管理制度

在社保檔案管理工作中，如何保證檔案信息存儲的安全性是行業(yè)內(nèi)部在開展工作時(shí)所必須關(guān)注的重中之重。社保檔案的合理化存儲不但代表著參保人員基本信息的安全，而且對后續(xù)工作中參保人員合法權(quán)益的正常行使也起著決定性作用。然而在傳統(tǒng)的社保檔案管理工作中，對紙質(zhì)檔案的存儲缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，致使其在保存過程中極易因污損或火災(zāi)而降低其信息的準(zhǔn)確性。尤其是在現(xiàn)階段，各地區(qū)部門對大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用并不到位，因此在紙質(zhì)檔案的電子化錄入過程中通常會發(fā)生對應(yīng)偏差，從而嚴(yán)重影響了參保人員的合法權(quán)益，制約了本地區(qū)社會保險(xiǎn)工作的運(yùn)行。

三、加強(qiáng)社保檔案管理信息化建設(shè)工作的相關(guān)策略

1.增強(qiáng)社保檔案管理部門的大數(shù)據(jù)管理意識，不斷提升信息化思維力度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)對信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)與實(shí)踐，在充分了解信息化工作的內(nèi)涵與優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，全面實(shí)現(xiàn)社保檔案紙質(zhì)化向電子化、人工處理模式向智能處理模式的有效轉(zhuǎn)變。在此過程中，省級社會保險(xiǎn)管理部門需加強(qiáng)對全省各級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)踐行信息化管理的要求，立足于社會保險(xiǎn)省級統(tǒng)籌的發(fā)展目標(biāo)，統(tǒng)觀全局，整合資源，對社保檔案管理工作進(jìn)行合理化配置。全省社保工作人員需樹立信息化思維，并通過對當(dāng)前社會大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的了解來對社保檔案管理工作模式進(jìn)行全面的改革與創(chuàng)新，同時(shí)，依托“金保工程”建立健全社保檔案大數(shù)據(jù)管理平臺，從而全面提高社保檔案管理的工作質(zhì)量。

2.在大數(shù)據(jù)背景的支持下全面提高部門工作的整體效率

一是省級社會保險(xiǎn)管理部門需依據(jù)當(dāng)前我國社會發(fā)展的基本狀況，以及社會各界的相關(guān)要求，來督促全省社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作人員全面提高對社保檔案管理的認(rèn)知水平，并在合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上，針對傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行模式和基本工作方法的創(chuàng)新；二是定期對所有檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能的培養(yǎng)和考核，除了檔案管理相關(guān)的內(nèi)容培訓(xùn)外，還需對其進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的統(tǒng)一學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)上，保障社保檔案管理人員崗位職能的發(fā)揮，并充分借助大數(shù)據(jù)社保管理平臺，實(shí)現(xiàn)部門信息化水平的提升；三是社保檔案管理部門需主動摒棄傳統(tǒng)管理工作的落后模式，在實(shí)際的管理工作中加強(qiáng)對單位現(xiàn)狀的了解，并在此基礎(chǔ)上通過對大數(shù)據(jù)的相關(guān)利用來掌握本地區(qū)單位的參保規(guī)律，從而切實(shí)制定出更為合理的社保檔案管理計(jì)劃。

3.利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)社保檔案管理的安全化建設(shè)

首先，要求各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)能夠?qū)Ρ締挝粌?nèi)部所有的紙質(zhì)參保信息進(jìn)行統(tǒng)一的錄入和分析，并在保障各方面數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)的電子化管理目標(biāo)。其次，為了維護(hù)大數(shù)據(jù)社保檔案管理平臺信息調(diào)取和查閱的安全性，要求社保檔案管理部門制定嚴(yán)格的查閱制度，對內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行合理化加密，以有效防止部分信息數(shù)據(jù)的泄露，從而保障所有參保人員基本信息存儲的安全程度。最后，可將紙質(zhì)檔案與電子檔案合二為一，建立起統(tǒng)一的社保檔案管理工作室，在實(shí)現(xiàn)錄入、傳遞、利用及第三方查閱為一體的服務(wù)目標(biāo)的同時(shí)，對單位內(nèi)部的所有信息進(jìn)行全方位的合理保護(hù)。

4.多措并舉，逐步建立健全檔案管理的制度體系

一是全面整合行業(yè)資源，立足于各單位部門的基本要求來構(gòu)建、完善全省統(tǒng)一的社保檔案管理制度和社會保險(xiǎn)檔案管理平臺，通過對檔案登記、考核以及評估等各環(huán)節(jié)的約束，來保障各部門工作人員自身崗位職能的發(fā)揮。二是對全省社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員進(jìn)行信息化、數(shù)字化以及電子化的專業(yè)培訓(xùn)，從而保障內(nèi)部社保檔案管理平臺的合理開發(fā)與利用，以提高相關(guān)人員的工作效率。三是制定社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)創(chuàng)建“AAA級”檔案室的目標(biāo)，通過獎懲制度全面調(diào)動全省社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的工作積極性，從而提高對信息化管理的重視程度。四是做好對檔案管理的監(jiān)督工作，對違法違紀(jì)的行為給予嚴(yán)厲懲處，嚴(yán)格規(guī)范全體工作人員對社保檔案信息錄入、統(tǒng)計(jì)及管理過程中的所有行為，并及時(shí)予以核查和回顧，從而避免信息混亂，保障檔案管理工作的安全。

通過上述分析研究可見，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已然落后于時(shí)代發(fā)展的要求。尤其是在新時(shí)期、新形勢下，社會在進(jìn)步，大數(shù)據(jù)技術(shù)也在不斷發(fā)展，社會各界對社保檔案管理工作也提出了更高的要求。相關(guān)部門只有在全面貫徹落實(shí)社會保險(xiǎn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，改變其自身原有的、落后的管理理念，逐步深化信息化的相關(guān)思維，并通過對行業(yè)建設(shè)、單位建設(shè)以及隊(duì)伍建設(shè)的整體改革，來將信息化貫徹落實(shí)到整個(gè)社保經(jīng)辦行業(yè)的實(shí)際工作中，從而實(shí)現(xiàn)社保檔案管理工作的電子化、信息化的相關(guān)要求。為此，各級社保部門必須擰成一股繩，踐行國家所提出來的相關(guān)政策，在不斷提升自身管理工作的專業(yè)化水平和服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高社會各界的滿意率，切實(shí)抓好檔案管理信息化這一重要環(huán)節(jié)，以促進(jìn)行業(yè)內(nèi)部的健康有序發(fā)展。