實(shí)驗(yàn)室供應(yīng)品的驗(yàn)收及管理

文/陳霞 吳金濤 高空

科學(xué)有效的供應(yīng)品管理體系是滿足檢測方法的要求，保證分析檢測的準(zhǔn)確度和精密度的有力保障// 這不僅有助于實(shí)驗(yàn)室分析檢測工作高效有序地進(jìn)行，還能保證分析檢測實(shí)驗(yàn)室獲得質(zhì)量穩(wěn)定可靠的供應(yīng)品供貨渠道，同時保障實(shí)驗(yàn)室的安全。本文分別就供應(yīng)品的驗(yàn)收和保管進(jìn)行了詳細(xì)介紹。

實(shí)驗(yàn)室在進(jìn)行分析檢測的過程中往往會涉及到大量的化學(xué)藥品、試劑和耗材，我們一般稱之為實(shí)驗(yàn)室供應(yīng)品。對實(shí)驗(yàn)室供應(yīng)品的驗(yàn)收和保管，首先應(yīng)該建立《實(shí)驗(yàn)室供應(yīng)品驗(yàn)收作業(yè)指導(dǎo)書》，并指定專人進(jìn)行驗(yàn)收和保管，做到權(quán)責(zé)明晰，作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)具有可操作性。

實(shí)驗(yàn)室的供應(yīng)品驗(yàn)收可以分為技術(shù)性驗(yàn)收和符合性驗(yàn)收兩種。技術(shù)性驗(yàn)收，即通過實(shí)驗(yàn)的方法對試劑耗材進(jìn)行的驗(yàn)收，一般適用于會直接影響檢測結(jié)果，使用頻率高，用量多的消耗品。一般由相關(guān)實(shí)驗(yàn)室根據(jù)分析檢測工作的需要，提出技術(shù)性驗(yàn)收的需求并列出技術(shù)驗(yàn)收需求清單，同時給出技術(shù)性驗(yàn)收的具體操作步驟。符合性驗(yàn)收，即對所采購供應(yīng)品的可直觀的包裝（如合格證等）進(jìn)行驗(yàn)收，它包括實(shí)物驗(yàn)收及資料驗(yàn)收，適用于一般消耗品。實(shí)物驗(yàn)收，通常是查看規(guī)格（如500mL、4L）和包裝標(biāo)簽上的名稱，純度是否符合本實(shí)驗(yàn)室采購需求，清點(diǎn)數(shù)量是否正確，是否有包裝破損，瓶蓋處滲漏等情況。需在驗(yàn)收單上記錄：名稱、規(guī)格、純度、生產(chǎn)廠家、批次號、有效期（若有）、數(shù)量、包裝是否完整、標(biāo)識是否清晰、與采購申請和采購合同是否一致。資料驗(yàn)收，通常是驗(yàn)收供應(yīng)商供貨資質(zhì)和供應(yīng)品是否有合格證、化學(xué)品安全技術(shù)說明書等。一般情況下整箱采購才會有合格證和化學(xué)品安全技術(shù)說明書。若沒有，不影響驗(yàn)收，實(shí)驗(yàn)室可自行查詢并保存化學(xué)品安全技術(shù)說明書。若有，原件可隨采購驗(yàn)收記錄一起存檔，必要時復(fù)印化學(xué)品安全技術(shù)說明書，隨藥品試劑一起放入倉庫。

如何進(jìn)行供應(yīng)品驗(yàn)收

一般而言，涉及技術(shù)性驗(yàn)收的供應(yīng)品分為試劑和耗材兩大類。試劑方面，一般會對用于標(biāo)準(zhǔn)溶液配制、大批量前處理和實(shí)驗(yàn)上機(jī)或用于定容的試劑進(jìn)行技術(shù)性驗(yàn)收（如丙酮、甲醇、乙腈、正己烷、硝酸、鹽酸等），耗材方面，一般會涉及到固相萃取小柱、標(biāo)液儲液瓶和進(jìn)樣小瓶以及針頭濾膜等。當(dāng)實(shí)驗(yàn)室采購回一批供應(yīng)品時，需要驗(yàn)收的數(shù)量往往較多，但僅驗(yàn)收其中一瓶或兩瓶無法代表本次采購所有試劑的質(zhì)量。此時，可根據(jù)隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行驗(yàn)收，抽檢數(shù)量可參考表1進(jìn)行。

表1 供應(yīng)品隨機(jī)抽樣驗(yàn)收抽檢數(shù)量表

有的技術(shù)性驗(yàn)收則需送檢到具有檢定或校準(zhǔn)資質(zhì)的部門進(jìn)行核準(zhǔn)，如溫濕度計(jì)、帶刻度的量具等；有的技術(shù)性驗(yàn)收則可在本實(shí)驗(yàn)室通過具體的實(shí)驗(yàn)需要或按照相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行就可以完成，如試劑藥品的驗(yàn)收。一般是通過空白試驗(yàn)或檢測標(biāo)準(zhǔn)樣品校驗(yàn)進(jìn)行，可專門進(jìn)行驗(yàn)收，也可以在試驗(yàn)時順帶進(jìn)行。常用的試劑技術(shù)性驗(yàn)收可參考表2進(jìn)行。

表2 常用試劑耗材的驗(yàn)收方法及頻次

可在本實(shí)驗(yàn)室自己進(jìn)行技術(shù)性驗(yàn)收的耗材，如固相萃取小柱（各類型號）驗(yàn)收，可采用已知標(biāo)準(zhǔn)溶液按標(biāo)準(zhǔn)方法，過固相萃取小柱，上色譜儀進(jìn)行回收率計(jì)算，回收率為100±5%為合格（考慮操作、儀器及方法允許情況）；標(biāo)液儲液瓶和進(jìn)樣小瓶驗(yàn)收，可取5mL或1mL丙酮放入瓶中進(jìn)行振搖，上機(jī)測試氣相色譜，不出現(xiàn)雜峰為合格；針頭濾膜驗(yàn)收，已知標(biāo)液過針頭濾膜，前后上機(jī)圖譜進(jìn)行峰面積比較，誤差小于3%為合格。

需要送檢到外單位進(jìn)行檢定的關(guān)鍵性耗材（如刻度吸管、量筒、容量瓶等計(jì)量類玻璃器具），有時也會是實(shí)驗(yàn)室消耗較大的、購買頻次較高的產(chǎn)品，我們不可能對每一只或每一批次的玻璃器具都進(jìn)行檢定，但應(yīng)至少保留一套已檢定的器具用于對采購的計(jì)量類玻璃儀器進(jìn)行比對驗(yàn)收，以確定采購的玻璃儀器準(zhǔn)確度在可控范圍之內(nèi)。

無論是符合性驗(yàn)收還是技術(shù)性驗(yàn)收都需要填寫《實(shí)驗(yàn)室供應(yīng)品驗(yàn)收作業(yè)指導(dǎo)書》中所規(guī)定的驗(yàn)收單，其中技術(shù)性驗(yàn)收還需要保存驗(yàn)收記錄和譜圖等。另外供應(yīng)品的驗(yàn)收還應(yīng)保留供應(yīng)商提供的供貨合同或者送貨清單等作為備查依據(jù)，不需要另行制定驗(yàn)收單。

如遇到驗(yàn)收不合格的供應(yīng)品，應(yīng)及時通知采購人員退換貨，同時對退換貨進(jìn)行記錄。如果同一品牌發(fā)生兩次或以上不合格時，應(yīng)更換品牌；如果同一供應(yīng)商發(fā)生三次或以上供應(yīng)品不合格時，應(yīng)從合格供應(yīng)商名錄中刪除。

如何進(jìn)行供應(yīng)品的管理

經(jīng)供應(yīng)品驗(yàn)收合格的供應(yīng)品管理可以分為試劑管理和耗材管理，按分類對供應(yīng)品建立明細(xì)賬（包括詳實(shí)的入庫記錄、出庫記錄和退庫記錄等），由專人管理，嚴(yán)格領(lǐng)用發(fā)放登記手續(xù)。

耗材的管理

耗材應(yīng)按產(chǎn)品說明書提示的保存條件配置安全設(shè)施，做好耗材庫的環(huán)境監(jiān)控，確保環(huán)境滿足要求（需要特殊保存的應(yīng)滿足保存要求并做好相關(guān)記錄），嚴(yán)禁明火和其他非耗材物品進(jìn)入庫房。

注意保護(hù)耗材的標(biāo)簽標(biāo)識，防止標(biāo)簽的污染損壞，注意耗材的有效使用期，應(yīng)在有效期內(nèi)使用耗材，超過有效期的耗材一般作為檢驗(yàn)廢棄物處理，防止誤用。編制庫存耗材的電子文檔，實(shí)時更新，定期盤點(diǎn)，供使用和管理人員查閱。

試劑的管理

試劑的管理相較于耗材的管理要復(fù)雜很多，需要根據(jù)試劑的特性分類存放：氧化性物質(zhì)與還原性物質(zhì)隔離存放；有機(jī)類與無機(jī)類分區(qū)域擺放；固體在上，液體在下等原則。瓶裝試劑可在使用場所保留一定的庫存，分析檢測實(shí)驗(yàn)室在領(lǐng)用新試劑時，將舊瓶（空瓶）退回，并由實(shí)驗(yàn)室委托有資質(zhì)的單位進(jìn)行處理。

化學(xué)試劑的分類方法很多。按照試劑的狀態(tài)可分為固體或液體試劑，按用途可分為通用試劑和專用試劑，按類別分為有機(jī)試劑和無機(jī)試劑，按性能分為危險(xiǎn)試劑和非危險(xiǎn)試劑。但是在檢測實(shí)驗(yàn)室試劑管理中，一般按照無機(jī)物和有機(jī)物兩大類進(jìn)行分類存放，特殊試劑及危險(xiǎn)試劑另存。

無機(jī)試劑的存放按鹽類、單質(zhì)、氧化物、堿類、酸類等類別分別存放；有機(jī)試劑的存放應(yīng)按純度級別（色譜純HPLC，一般用于色譜分析；優(yōu)級純GR，一般用于精密分析和科學(xué)研究；分析純AR，一般用于重要分析和一般研究；化學(xué)純CP，一般用于工礦和學(xué)校一般化學(xué)實(shí)驗(yàn)室）依次排列，配制的溶液應(yīng)與固體試劑分別存放；易燃易爆性化學(xué)試劑必須存放于專用的危險(xiǎn)性試劑倉庫里，并存放在不燃燒材料制作的柜、架上，溫度不宜超過28℃，按規(guī)定實(shí)行“五雙”制度；氧化性試劑不得與其他性質(zhì)抵觸的試劑共同儲存；腐蝕性試劑儲存容器必須按不同的腐蝕性合理選用；劇毒性試劑應(yīng)遠(yuǎn)離明火、熱源、氧化劑、酸類及食用品的通風(fēng)良好處貯存?；瘜W(xué)試劑中遇水易燃試劑一定要存放在干燥、嚴(yán)防漏水及暴雨或潮汛期間保證不進(jìn)水的庫房。

化學(xué)試劑的保管應(yīng)視其性質(zhì)而定，試劑保管員應(yīng)該充分了解試劑的性質(zhì)并選擇相應(yīng)的儲存條件進(jìn)行安全地保管。如對玻璃有強(qiáng)烈腐蝕性的氫氟酸、氫氧化鈉應(yīng)保存在聚乙烯塑料瓶中；易被空氣氧化、潮解的試劑應(yīng)密封保存；易感光分解的試劑應(yīng)用有色玻璃瓶貯存并藏于暗處；易受熱分解及低沸點(diǎn)溶劑，應(yīng)存于冷處；劇毒試劑應(yīng)存于保險(xiǎn)箱；有放射性的試劑應(yīng)存于鉛罐中。

化學(xué)試劑的保管是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，一般化學(xué)試劑儲藏不宜超過兩年，基準(zhǔn)試劑不超過一年，需要定期盤點(diǎn)，核對出現(xiàn)差錯時應(yīng)及時檢查原因，并上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。

總之，任何分析檢測實(shí)驗(yàn)都離不開試劑和耗材等供應(yīng)品的使用，科學(xué)有效的實(shí)驗(yàn)室供應(yīng)品驗(yàn)收及管理全面貫穿于實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理的“人”“機(jī)”“料”“法”“環(huán)”“測”中，是實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理的核心要件之一。合格的供應(yīng)品是檢測結(jié)果準(zhǔn)確的前提，科學(xué)有效的供應(yīng)品管理是分析檢測實(shí)驗(yàn)室安全、高效運(yùn)行的保障。只有嚴(yán)格的供應(yīng)品驗(yàn)收，才能使所購買供應(yīng)品的質(zhì)量得到保證；只有科學(xué)有效的供應(yīng)品管理，才可能使分析檢測達(dá)到預(yù)期的實(shí)驗(yàn)?zāi)康模p少對環(huán)境的污染。