人事檔案管理信息資源建設策略

劉英偉

摘要：人事檔案整理不規(guī)范，檔案損毀、丟失問題時有發(fā)生。在人事檔案收集、歸檔等方面的制度不夠完善，影響了檔案收集、歸檔的完整性，降低了人事檔案的質(zhì)量和利用價值，導致其利用率不高。在新時代經(jīng)濟社會快速發(fā)展的背景下，人事制度改革進程加快，人才的選拔、使用和流動越來越頻繁，很多人才在機關(guān)單位與社會之間雙向流動，增加了個人檔案遺失的隱患。本文對人事檔案管理信息資源建設策略進行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息資源建設;策略

引言

人事檔案是用人育人的重要依據(jù)，通過檔案能夠全面了解一個人的基礎(chǔ)情況，是各機關(guān)企事業(yè)單位選拔、任用、考核干部的主要依據(jù)，在企事業(yè)單位干部人事管理工作中發(fā)揮著重要作用。隨著經(jīng)濟社會和干部人事工作的發(fā)展，干部人事檔案管理也面臨一些不容忽視的問題，直接影響干部人事檔案管理工作和干部人事工作的發(fā)展，需要我們采取有效措施，認真加以解決。

1新時期人事檔案信息化建設的重要性

人事檔案信息化建設實際就是將傳統(tǒng)的人事檔案管理工作與現(xiàn)代化的科學技術(shù)融合起來，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等推動人事檔案管理工作的改造升級，促使其走向信息化，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、科學化，以期符合新時期的發(fā)展要求。毋庸諱言，人事檔案信息管理工作對于社會發(fā)展而言至關(guān)重要，關(guān)系著一個國家、社會的正常運轉(zhuǎn)和管理，對完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和信息，推動社會建設有著十分重大的意義。人事檔案管理已經(jīng)成為越來越關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)，在新時期的背景之下，人事檔案管理工作的革新必須向信息化發(fā)展，盡可能、高效地整合社會人力資源，妥善保管公民個人信息?？傮w來看，落實人事檔案信息建設極有必要，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，可以大幅提高人事檔案管理工作的效率;第二，可以促使人事檔案利用率進一步提升;第三，可以有效地降低人事檔案管理部門的工作壓力和強度;第四，可以促進檔案的便利運用和遠程服務;第五，可以和紙質(zhì)人事檔案互補，起到保護紙質(zhì)檔案的效果;第六，可以進一步地應對人事檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)，遏制各種不規(guī)范行為;第七，可以融合相關(guān)信息數(shù)據(jù)庫，為有關(guān)決策提供更為科學和準確的數(shù)據(jù)。概言之，人事檔案信息化建設有諸多裨益，應順勢為之，借助發(fā)展的信息化技術(shù)改革人事檔案管理工作，促進人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

2人事檔案管理信息資源建設的策略

2.1加強電子人事檔案的應用

要想讓人事檔案數(shù)據(jù)得以高效分析，就一定要充分借助網(wǎng)絡技術(shù)，將這些人事檔案以電子形式進行展現(xiàn)，實現(xiàn)信息化的管理與控制，這樣才能夠保證人事檔案的合理使用，實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效建設，為其提供一個更加精準的建設方向。同時，在應用電子人事檔案的過程中，應該創(chuàng)新人事檔案檢索的方法及儲存模式。在建設信息資源的過程中，應該充分借助互聯(lián)網(wǎng)平臺，大力開發(fā)合適的人事檔案檢索和儲存平臺，從技術(shù)和管理兩個方面著手，確保電子人事檔案的安全性與可檢索性。在電子人事檔案傳輸?shù)倪^程中，還應該確保網(wǎng)絡運輸?shù)陌踩耘c人事檔案數(shù)據(jù)的完整性。在這個過程中，也不能忽視紙質(zhì)人事檔案的儲存，要將紙質(zhì)人事檔案儲存與電子人事檔案儲存雙結(jié)合，提高安全性。另外，還應該將電子人事檔案的編碼與紙質(zhì)人事檔案的編碼保持一致，這樣更有利于人事檔案的查閱與管理。

2.2創(chuàng)新人事檔案信息化管理的模式

應該注重先進技術(shù)的使用，比如大數(shù)據(jù)、云計算、云共享、數(shù)字加密等技術(shù)，有效提升整個人事檔案管理的效果。首先，應該充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對整個人事檔案進行編研和檢索，讓人事檔案的查找更加精準，以此提高整個工作的效率;其次，單位之間應該進行積極的合作與交流，比如上下級之間、相關(guān)單位部門之間，都應該互通有無，要通過云計算、云共享等技術(shù)實現(xiàn)對人事檔案資源信息的共享和使用，盡可能地減少人事檔案使用的成本，提高人事檔案資源利用的效率;最后，應該充分利用云儲存技術(shù)，讓人事檔案資源能夠進行自動化備份，避免因為計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障而導致人事檔案信息資源流失的情況。在此基礎(chǔ)上，還應該注重數(shù)字加密、數(shù)字水印等技術(shù)的使用，整體提高人事檔案的安全性，提高其使用價值，這樣才能實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效管理。

2.3建立人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫，為單位內(nèi)部工作提供數(shù)據(jù)支撐

在確保檔案信息數(shù)據(jù)的完整性和真實性的基礎(chǔ)上，準確記錄個人履歷、獎懲任免、擅長的科研領(lǐng)域等信息，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。定期通過有針對性的數(shù)據(jù)分析和分類統(tǒng)計，在干部調(diào)動、轉(zhuǎn)任、招錄、招聘、退休、評優(yōu)評先等方面提供決策支撐。例如，通過分析發(fā)現(xiàn)，衡水學院高級職稱教師比例連續(xù)兩年下滑，學校會針對性地出臺政策，加大教職工職稱評審培訓力度、制定鼓勵提升學歷教育機制，完善教學研究成果轉(zhuǎn)化質(zhì)量，健全吸引高層次人才制度等;通過分析發(fā)現(xiàn)，教職工中第一學歷所學專業(yè)中，經(jīng)濟類專業(yè)的教師與經(jīng)濟學院的學生人數(shù)不匹配，師資隊伍不論是匱乏還是超量，學校都將會相應地加大或縮減經(jīng)濟類專業(yè)教師的招聘力度。

2.4樹立信息化管理思維

在我國步入社會主義新時期的背景下，我國人事檔案信息化建設的落實需要強烈的信息化管理思維和理念，要從思想入手，強化工作人員的信息化意識，盡力使每一位工作人員都能夠熟悉掌握人事檔案信息化管理的重要性和優(yōu)勢，自覺地樹立信息化的管理思維，善用大數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，在實踐工作中自覺地將其融合起來，主動利用可運用的各項信息化技術(shù)完成人事檔案的收集、儲存、管理以及利用等工作。換言之，必須以認識轉(zhuǎn)變?yōu)橄闰?qū)，激發(fā)人事檔案管理人員的認同感，激勵其自覺地參與、融入人事檔案信息化建設之中，支持相關(guān)工作，為人事檔案信息化建設奠定堅實基礎(chǔ)。

2.5做好人事檔案的安全管理

在人事檔案管理信息化建設中，由于計算機本身的局限性，需加強檔案信息安全的管理，避免由于檔案信息泄露造成嚴重損失。因此，人事檔案管理部門應強化檔案信息的安全管理，做好安全保護措施，以保證人事檔案的真實性，并做好備份工作，明確數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限，實現(xiàn)人事檔案的安全管理。

結(jié)束語

人事檔案管理工作是各機關(guān)、企事業(yè)單位工作的重要組成部分，我們應進一步加強對這項工作的領(lǐng)導，建立健全人事檔案管理制度，改進檔案管理業(yè)務，大力推進人事檔案管理信息化建設，使人事檔案管理工作邁上新的臺階。

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