中小企業(yè)內(nèi)部控制問題與對策

□文/ 黃書會

（河南中睿石化有限公司 河南·鄭州）

［提要］ 內(nèi)部控制是中小企業(yè)管理的一個重要內(nèi)容，同時也是一個重要手段。本文在分析中小企業(yè)內(nèi)部控制基本概念基礎(chǔ)上，對目前中小企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀進行分析。

隨著中小企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模逐漸擴大，愈來愈多的企業(yè)并不滿足于當前的發(fā)展現(xiàn)狀。開始主動趨迎市場以及大眾的需求不斷推陳出新，并且緊跟國家各項福利政策，試圖迎來企業(yè)第二次質(zhì)的飛躍。與此同時，企業(yè)在尋求發(fā)展的道路上也不斷暴露出一些自身的問題短板，這些問題或多或少的制約了企業(yè)發(fā)展的速度。由于中小企業(yè)所特有的業(yè)主經(jīng)營管理模式，在眾多的問題中內(nèi)部控制所存在的缺陷最為突出。

一、內(nèi)部控制五大要素

內(nèi)部控制由五大要素構(gòu)成，分別是內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通以及內(nèi)部監(jiān)督。內(nèi)部環(huán)境指的是企業(yè)內(nèi)部控制制度運行的環(huán)境，良好的內(nèi)部控制環(huán)境要求企業(yè)管理層要具備良好的道德品質(zhì)以及誠信意識，企業(yè)管理層對于內(nèi)部控制建設(shè)態(tài)度積極，同時在公司內(nèi)部設(shè)置有相對完善的組織結(jié)構(gòu)。風(fēng)險評估指的是企業(yè)在事前或者事中對經(jīng)營風(fēng)險進行預(yù)測和評估，并及時總結(jié)歸納，找到具體應(yīng)對策略。信息與溝通方面指的是企業(yè)要保障相關(guān)信息傳遞的及時性和完整性，便于各個崗位的員工能夠有效完成職責(zé)以內(nèi)的工作。有效的溝通能夠讓企業(yè)員工及時清楚地了解管理層的各項決策信息，并能夠以相關(guān)制度以及領(lǐng)導(dǎo)具體要求為標準來完成工作。同時，有效的信息與溝通還能夠幫助員工了解自身在企業(yè)中的定位，并且了解本崗位與其他崗位工作內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性。內(nèi)部監(jiān)督作為企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)中至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，要對企業(yè)日常經(jīng)營以及各項業(yè)務(wù)管理、員工履職情況進行持續(xù)監(jiān)督。同時，也需要企業(yè)員工與全體管理人員的共同參與。

二、中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部控制環(huán)境不理想。從內(nèi)部控制環(huán)境來看，中小企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境不夠理想，具體來說主要存在以下幾個方面問題：第一，內(nèi)部控制意識淡薄。公司管理層當前對于內(nèi)部控制的認知還比較淺薄，沒有將內(nèi)部控制納入到企業(yè)長遠發(fā)展戰(zhàn)略中，在企業(yè)文化建設(shè)的過程中也很少提起內(nèi)部控制，導(dǎo)致很多基層員工對于內(nèi)部控制并不了解，在實際開展崗位工作的過程中也很少會以內(nèi)部控制制定的標準來嚴格要求自己。第二，治理結(jié)構(gòu)單一。企業(yè)董事長在實際工作中往往事無巨細，從公司采購到銷售等方面的工作都會過度干預(yù)，不利于企業(yè)治理結(jié)構(gòu)發(fā)揮應(yīng)有的治理作用。第三，公司企業(yè)文化缺失。企業(yè)文化是現(xiàn)代企業(yè)治理中的一個重要手段。企業(yè)文化與企業(yè)內(nèi)部控制是無法分割的，企業(yè)借助企業(yè)文化建設(shè)能夠向員工傳遞內(nèi)部控制的知識，提升全員的內(nèi)部控制認知。目前，中小企業(yè)在企業(yè)文化建設(shè)上不到位，公司人才流失嚴重，員工缺乏歸屬感，企業(yè)整體的凝聚力及向心力嚴重不足。

（二）風(fēng)險評估工作不到位。在風(fēng)險評估方面，對于現(xiàn)代企業(yè)來說，日常經(jīng)營中遇到的風(fēng)險是多種多樣的，企業(yè)籌資活動、應(yīng)收賬款管理、存貨管理、投資活動等都存在很多風(fēng)險，要求企業(yè)必須做好風(fēng)險評估工作。目前由于中小企業(yè)缺少完善的風(fēng)險評估機制，業(yè)務(wù)規(guī)模不大，公司跟客戶合作時為了吸引客戶大多采取賒銷的辦法，而且現(xiàn)有的應(yīng)收賬款對賬管理工作不到位，同時在客戶的信用管理上也存在很多漏洞，進而給企業(yè)開展業(yè)務(wù)帶來了風(fēng)險，影響內(nèi)部控制效果。

（三）控制活動效果不佳。有效的控制活動能夠借助風(fēng)險評估工作，運用相關(guān)措施和辦法，將風(fēng)險降到最低。中小企業(yè)內(nèi)部控制活動缺少全面性以及控制力。一方面中小企業(yè)缺少全面預(yù)算控制。全面的預(yù)算管理工作關(guān)系到企業(yè)的成本控制，預(yù)算編制需要按照一定的流程來操作。中小企業(yè)每年初對全年的預(yù)算進行編制，缺少一個詳細的針對各部門甚至各崗位的預(yù)算細則，運行效果不佳。而且目前公司預(yù)算管理制度缺少配套的獎懲機制以及實時監(jiān)督，一些部門多年來預(yù)算執(zhí)行效果都不夠理想，也沒有得到應(yīng)有的處罰。另一方面公司目前的控制制度不夠完善，而且企業(yè)本身存在家族企業(yè)的性質(zhì)，員工之間、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系復(fù)雜，導(dǎo)致一些控制監(jiān)督制度會受到人情因素的影響，難以充分落實。在控制程序方面，公司當前在職責(zé)劃分方面存在一人多崗的問題，沒有按照不相容崗位相分離的要求在開展工作。而且公司目前缺少獨立稽核部門，這兩方面因素的存在也使得控制程序混亂。

（四）信息溝通不夠通暢。企業(yè)運行中離不開內(nèi)外部的溝通交流，但是中小企業(yè)內(nèi)部缺少一個有效的溝通機制。企業(yè)各部門以及相關(guān)崗位之間的溝通效率低下，而且沒有一個安全、適當?shù)钠脚_支撐內(nèi)部交流。公司的網(wǎng)站管理不善，缺少專人維護，目前公司的網(wǎng)站維護已經(jīng)放棄，網(wǎng)站也已經(jīng)成為了僵尸網(wǎng)站。導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部信息難以通過有效渠道向外部傳遞，外部市場主體很難對企業(yè)進行深入的了解。而且從企業(yè)管理層的角度來說，一些企業(yè)高層思想保守陳舊，對于企業(yè)發(fā)展中的一些信息認為與員工無關(guān)，擔(dān)心員工四處傳播，給企業(yè)造成負面影響，所以很多信息不會主動與員工進行溝通，這反而會引發(fā)員工的背后議論，不利于企業(yè)的發(fā)展。

（五）內(nèi)部監(jiān)督機制有待完善。中小企業(yè)內(nèi)部審計工作沒有專業(yè)的部門作為支撐，這在無形中就給企業(yè)的內(nèi)部控制效果造成了影響。當前，公司內(nèi)部還沒有形成系統(tǒng)化的監(jiān)督檢查機制，企業(yè)實際運行中在相關(guān)業(yè)務(wù)上經(jīng)常會出現(xiàn)風(fēng)險，但是企業(yè)現(xiàn)有的監(jiān)督機制并沒有及時發(fā)現(xiàn)。而且一些崗位和部門對于企業(yè)的內(nèi)部審計工作和內(nèi)部監(jiān)督工作不夠贊同，甚至對這些工作存在敵意，影響實施效果。公司開展審計工作時，財務(wù)部門個別員工會臨時承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)，但是財務(wù)部門員工本職工作量就比較大，對于這種臨時安排的職責(zé)往往難以全心投入。

三、中小企業(yè)內(nèi)部控制改進對策

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境。當前，中小企業(yè)在進行內(nèi)部控制環(huán)境優(yōu)化的過程中可以從以下三個方面入手：第一，企業(yè)管理層要不斷提升內(nèi)部控制意識。企業(yè)管理層要加強學(xué)習(xí)，不斷更新經(jīng)營觀念，重視對管理方法以及管理制度的創(chuàng)新，做到與時俱進。管理者要以身作則，遵守企業(yè)的各項規(guī)章制度，并自覺地接受監(jiān)督。在實際工作中，嚴格履行自己的崗位職責(zé)，不缺位也不越位，為普通員工樹立起榜樣。第二，要提升員工對于內(nèi)部控制的認知度以及參與度。中小企業(yè)要加強對企業(yè)文化的建設(shè)，不斷強化基層員工的風(fēng)險意識以及內(nèi)部控制概念，讓員工能夠積極地參與到內(nèi)部控制工作中。第三，要完善企業(yè)治理結(jié)構(gòu)。企業(yè)目前治理結(jié)構(gòu)中有董事會、監(jiān)事會、經(jīng)營管理層，但是沒有專門的內(nèi)部審計部門，而且缺少對董事會、監(jiān)事會以及經(jīng)營管理層具體職權(quán)的詳細規(guī)定，所以應(yīng)該積極完善治理結(jié)構(gòu)。

（二）加強內(nèi)部控制風(fēng)險評估。以應(yīng)收賬款為例，企業(yè)在實際開展賒銷業(yè)務(wù)的過程中要加強對應(yīng)收賬款風(fēng)險的評估管理。第一，中小企業(yè)要建立動態(tài)的客戶信息檔案監(jiān)管機制。由信用管理中心進行客戶信息監(jiān)管工作，當應(yīng)收賬款產(chǎn)生后，在不同階段都要對客戶的基本信息和相關(guān)資料進行實時整理，如果發(fā)現(xiàn)客戶信息發(fā)生變動，需要立即和客戶進行確認并把變動后的信息錄入到系統(tǒng)中，同時和財務(wù)部門以及銷售部共享。第二，完善客戶信用評級方法。中小企業(yè)可以從定性以及定量兩方面的指標入手對客戶企業(yè)進行信用評級。第三，建立應(yīng)收賬款內(nèi)部控制自評機制。中小企業(yè)要設(shè)置專職的內(nèi)部審計崗位或者內(nèi)部審計部門負責(zé)對應(yīng)收賬款管理工作的監(jiān)督管理，明確企業(yè)應(yīng)收賬款存在的風(fēng)險點，并采取動態(tài)監(jiān)管的方法及時發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款管理中存在的問題，并進行及時解決。

（三）完善控制活動，提升控制效果。內(nèi)部控制活動的完善能夠顯著提升企業(yè)內(nèi)部控制效果，中小企業(yè)可以從以下兩個方面來強化內(nèi)部控制活動：第一，中小企業(yè)要實行全面預(yù)算管理工作。在每年年末，要求各個部門將各部門下一年度的預(yù)算進行規(guī)劃，并集中由財務(wù)部門進行匯總優(yōu)化，并上報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后由各部門嚴格落實。在實際落實過程中，要求各部門必須要嚴格控制預(yù)算，對于連續(xù)兩年超出預(yù)算的部門可以給予扣除年終績效獎金等方面的處罰，以確保企業(yè)預(yù)算能夠落到實處。與此同時，企業(yè)在制定年度預(yù)算后要進一步明確月度預(yù)算，為各個部門能夠及時調(diào)整預(yù)算控制工作提供基礎(chǔ)。第二，完善授權(quán)審批制度。各個部門要按照崗位分工嚴格授權(quán)審批，努力建立完善的授權(quán)審批制度。對于非常規(guī)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，企業(yè)可以采取特別授權(quán)方式，由企業(yè)董事會討論決定。對于常規(guī)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)審批，則可以下放給企業(yè)經(jīng)理層，在授權(quán)額度范圍內(nèi)由總經(jīng)理負責(zé)審批工作，無需董事長簽批。

（四）優(yōu)化信息平臺，豐富溝通渠道。中小企業(yè)要加強對信息溝通平臺的建設(shè)。第一，中小企業(yè)要加強信息系統(tǒng)建設(shè)。信息系統(tǒng)能夠為企業(yè)提供現(xiàn)代化的管理基礎(chǔ)，提升企業(yè)各項業(yè)務(wù)的集成度，對于保障企業(yè)信息的真實性與完整性有重要作用。當前，中小企業(yè)在信息化建設(shè)的過程中必須要加強資源投入，管理者更應(yīng)該放遠目光，不僅要從資金以及技術(shù)層面加強對信息化建設(shè)的支持，同時還要從戰(zhàn)略層面加強對信息化建設(shè)的保障。第二，中小企業(yè)建立起以會議溝通為基礎(chǔ)的溝通機制。從部門來說，部門可以每周開一次小會，對上一周的任務(wù)完成情況以及工作計劃進行評估，總結(jié)存在的問題，指導(dǎo)未來工作的調(diào)整；中小企業(yè)要每月組織一次各部門開展全體例會，總結(jié)上個月各部門的月度計劃完成情況，對于已經(jīng)完成任務(wù)的要予以鼓勵。與此同時，企業(yè)還要建立起臨時會議機制，這一制度主要是針對那些帶有突發(fā)性質(zhì)的情況出現(xiàn)后，企業(yè)能夠緊急地將企業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)層以及核心員工聚集起來商討對策，便于提升企業(yè)對于危機情況的響應(yīng)速度以及處置應(yīng)對能力。

（五）強化內(nèi)部監(jiān)督管理。從內(nèi)部監(jiān)督的角度來說，當前中小企業(yè)要建立完善的內(nèi)部監(jiān)督體系就必須要做好以下幾個方面工作：第一，不斷提升內(nèi)部監(jiān)督意識。企業(yè)應(yīng)該積極組織員工培訓(xùn)，強化管理人員以及普通員工的監(jiān)督意識，鼓勵員工在日常工作中對遇到和發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報。第二，完善內(nèi)部監(jiān)督機制。內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部控制體系中的一個重要環(huán)節(jié)。中小企業(yè)要加強對風(fēng)險管理機構(gòu)的建立，隨著企業(yè)當前業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)可以考慮設(shè)立獨立的審計部門。企業(yè)可以聘請具備相關(guān)工作經(jīng)驗的人員補充到企業(yè)的審計隊伍中，重點對各個風(fēng)險關(guān)鍵點進行風(fēng)險評估，并形成審計報告，以供企業(yè)管理層參考。第三，加強外部監(jiān)督。中小企業(yè)目前的外部監(jiān)督主體主要有財政、審計、稅務(wù)等監(jiān)管部門以及會計師事務(wù)所等主體的監(jiān)督。隨著當前外部監(jiān)督環(huán)境的不斷完善，企業(yè)要積極地引入外部監(jiān)督力量。企業(yè)高層要認識到內(nèi)部控制存在的缺陷，并能夠積極地尋求外部監(jiān)督力量的支持。