基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理思考

王穎

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，各個(gè)行業(yè)逐漸向自動(dòng)化辦公的趨勢(shì)發(fā)展。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠有效改善傳統(tǒng)檔案管理模式的種種不足，顯著提升檔案管理的工作效率。本文簡(jiǎn)要闡述辦公自動(dòng)化對(duì)我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作的影響，并結(jié)合現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，探索在辦公自動(dòng)化環(huán)境下如何強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的具體路徑，以期提升我國(guó)醫(yī)院檔案管理水平，使其滿(mǎn)足新時(shí)期的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：自動(dòng)化;醫(yī)院;檔案管理

醫(yī)院是我國(guó)重要的公共衛(wèi)生服務(wù)單位，其檔案管理工作對(duì)醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)與發(fā)展具有重要的意義和價(jià)值。基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下實(shí)施醫(yī)院檔案信息化、自動(dòng)化管理，能夠使檔案管理工作更加智能化、高效化，從而輔助醫(yī)院更好地為百姓提供醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)，促進(jìn)社會(huì)健康、穩(wěn)定發(fā)展。

一、辦公自動(dòng)化對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的重要影響

一是辦公自動(dòng)化能夠提升醫(yī)院檔案管理的便捷性。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，所有資料均為紙質(zhì)資料，同時(shí)還需配備大量的檔案柜以及專(zhuān)門(mén)的檔案室，因此具有占用空間大、文件易損壞和丟失、查找調(diào)閱煩瑣等明顯弊端。在辦公自動(dòng)化條件下，醫(yī)院可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，既顯著提升了檔案查找和調(diào)閱的便捷性，又能夠解決空間占用問(wèn)題。同時(shí)，基于信息化檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)不同科室或部門(mén)檔案的分類(lèi)管理，進(jìn)一步提升檔案管理和使用的便捷性。

二是辦公自動(dòng)化能夠提升醫(yī)院檔案管理的效率。由于工作的特殊性，醫(yī)院每天都會(huì)增加大量的新檔案，因此需要檔案管理人員及時(shí)清理失效檔案或到期檔案。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，管理人員只能按照檔案目錄逐一查找和清理目標(biāo)檔案，不僅工作效率低下，還容易因檔案記錄不清晰、不完整而影響清理工作。在辦公自動(dòng)化條件下，檔案管理人員只需按照檔案類(lèi)別與歸檔時(shí)間篩選就能夠快速鎖定目標(biāo)檔案，不但工作效率高，而且不易出錯(cuò)。同時(shí)，辦公自動(dòng)化能夠有效降低醫(yī)院檔案管理的人力、空間和時(shí)間成本，從側(cè)面進(jìn)一步提升檔案管理工作效率。

三是由于醫(yī)院的文書(shū)檔案分散在不同科室，因此需要不同部門(mén)對(duì)其進(jìn)行管理，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行構(gòu)建，以此形成數(shù)據(jù)化文書(shū)檔案的管理與存儲(chǔ)。同時(shí)，醫(yī)院也可以創(chuàng)建局域平臺(tái)對(duì)檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)化管理，確保醫(yī)院的每個(gè)部門(mén)都可以利用數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行第一時(shí)間使用，還可以在平臺(tái)上進(jìn)行具體操作，如收集檔案、查詢(xún)檔案資料的具體去向，形成一種資源共享的檔案管理狀態(tài)，以此提高檔案管理工作質(zhì)量。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀

雖然近幾年隨著檔案信息化管理理念的普及，我國(guó)很多醫(yī)院已經(jīng)具備良好的檔案管理辦公自動(dòng)化條件，但是在實(shí)際管理工作中仍存在以下三個(gè)主要問(wèn)題：

首先，檔案的安全性難以得到保證。網(wǎng)絡(luò)是自動(dòng)化辦公的重要載體，其在提升檔案管理便捷性的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的安全隱患。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子形式的檔案更容易被篡改，由于網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性和共享性，不法黑客可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)病毒篡改、破壞、刪除醫(yī)院的電子檔案，或者通過(guò)技術(shù)手段竊取病患隱私、診療記錄、電子病歷等重要信息。可以看出，雖然辦公自動(dòng)化使醫(yī)院檔案的管理安全系數(shù)比傳統(tǒng)模式有所提升，但是檔案信息的安全性仍存在不小的隱患，這些隱患不僅會(huì)影響醫(yī)院的檔案管理工作，還可能對(duì)病患造成一定影響，因此辦公自動(dòng)化條件下，一定要將檔案安全性管理列為重點(diǎn)管理工作內(nèi)容。另外，醫(yī)院電子病歷包括圖表、圖形、影像、文字、符號(hào)、數(shù)字等內(nèi)容，作為醫(yī)院重現(xiàn)、管理、傳輸、存儲(chǔ)的醫(yī)療記錄，其安全性與醫(yī)療安全及患者隱私具有直接關(guān)系。因此，需要對(duì)各種保密性文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)不斷發(fā)展，對(duì)檔案進(jìn)行保密管理已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。由于電子文件的形式缺乏具體性，也缺乏特定的字跡及簽名，容易被人篡改，存在一定的安全隱患，這更進(jìn)一步體現(xiàn)了檔案管理工作的難度。

其次，檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)有待提高。相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，辦公自動(dòng)化條件下的醫(yī)院檔案管理工作對(duì)從業(yè)人員的職業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求，不僅需要其具備扎實(shí)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，還要具備一定的信息技術(shù)能力和責(zé)任心。但從實(shí)際工作情況來(lái)看，現(xiàn)階段很多醫(yī)院的檔案管理人員多為大齡工作者，信息技術(shù)學(xué)習(xí)和實(shí)踐能力較差，不能靈活高效地使用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。而部分年輕檔案管理人員，雖信息技術(shù)能力較高，但業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心又比較欠缺。因此，想要提升醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化辦公的實(shí)效性，就必須要全面提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。

再次是技術(shù)更新過(guò)快。近年來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，其實(shí)使醫(yī)院在信息化建設(shè)工作開(kāi)展中，針對(duì)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用而言，也要相比以往更加豐富，所以這時(shí)難免就會(huì)由于技術(shù)革新的過(guò)快，而使得檔案管理系統(tǒng)處于落后現(xiàn)象，這勢(shì)必就會(huì)影響到醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)于信息化管理工作的落實(shí)來(lái)看，需要在一定區(qū)域范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)資源共享，這時(shí)其實(shí)能夠?yàn)獒t(yī)院的信息資源應(yīng)用提供有利條件。但是，由于技術(shù)革新速度過(guò)快，勢(shì)必也會(huì)導(dǎo)致在未來(lái)發(fā)展的過(guò)程中，如果無(wú)法實(shí)現(xiàn)保障信息技術(shù)更新的速度，就會(huì)使得部門(mén)之間的信息溝通渠道應(yīng)用難以實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提升，進(jìn)而就很難保證信息供給的及時(shí)性，并且也很難實(shí)現(xiàn)以全面發(fā)展為基礎(chǔ)，保證檔案信息的精準(zhǔn)性。此外，就醫(yī)院檔案管理儲(chǔ)存系統(tǒng)來(lái)看，其實(shí)也會(huì)受技術(shù)發(fā)展的革新影響。畢竟，隨著技術(shù)的不斷突破，針對(duì)檔案的保存而言，在文件的保存形式上也有著不同的格式，而這時(shí)如果無(wú)法保證信息系統(tǒng)應(yīng)用的先進(jìn)性，勢(shì)必針對(duì)一些特殊格式的圖片、錄像、文件、聲音文件等難以進(jìn)行保存，這其實(shí)就會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)實(shí)質(zhì)性的影響。值得注意的是，針對(duì)已保存的相關(guān)文件而言，不僅要實(shí)現(xiàn)保證其儲(chǔ)存速度，更要保證其讀取速度，所以如果無(wú)法保證系統(tǒng)更新的速度，勢(shì)必也很難保證文件的保存質(zhì)量。

最后，檔案管理制度不完善?，F(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院自動(dòng)化辦公環(huán)境下的檔案管理尚處于發(fā)展階段，軟硬件條件還不夠健全，檔案管理制度也存在一定的漏洞，主要體現(xiàn)在檔案管理制度缺乏先進(jìn)性。很多醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時(shí)期的管理制度，沒(méi)有緊跟時(shí)代發(fā)展進(jìn)行優(yōu)化和更新，導(dǎo)致管理內(nèi)容陳舊、缺失。如果沒(méi)有制訂完善的自動(dòng)化管理設(shè)備使用和保養(yǎng)管理?xiàng)l例、電子檔案安全性相關(guān)管理?xiàng)l例等，就會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生一定消極影響。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作強(qiáng)化路徑

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，優(yōu)化設(shè)計(jì)管理體系

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化逐漸得到普及，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足醫(yī)院的檔案管理需求。因此，亟須對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，優(yōu)化和設(shè)計(jì)符合時(shí)代發(fā)展需求的檔案信息化管理體系。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，歸檔是一個(gè)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)，通常以個(gè)人或部門(mén)為單位，各自承擔(dān)不同的工作，而辦公自動(dòng)化條件下的歸檔則是以文件為單位，當(dāng)檔案文件處理好后，通過(guò)檔案信息化管理系統(tǒng)直接歸檔。這種歸檔方式并不是一個(gè)獨(dú)立工作環(huán)節(jié)，而是需要多個(gè)人或部門(mén)共同完成。與傳統(tǒng)管理模式相比，自動(dòng)化條件下的檔案管理能夠?qū)⒐芾砉ぷ飨蛟O(shè)計(jì)階段延伸，從而增強(qiáng)檔案文件的前端控制性，進(jìn)而全面提升檔案的管理實(shí)效性。由此可見(jiàn)，辦公自動(dòng)化條件下，醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)積極進(jìn)行信息技術(shù)與檔案管理的融合工作，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，使檔案管理體系更加科學(xué)、高效，從而提升檔案管理效率。

2.健全管理制度，迎合信息化管理趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化條件下的檔案管理模式之所以具有歸檔及時(shí)、查閱方便、分類(lèi)清晰等優(yōu)勢(shì)，主要依賴(lài)其系統(tǒng)、全面、統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的信息化管理體系。因此，想要提升醫(yī)院檔案管理水平，必須要建立健全檔案信息化管理制度，在迎合信息化管理趨勢(shì)的同時(shí)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化的檔案管理體系。完善的檔案信息化管理制度應(yīng)具備以下特征：（1）統(tǒng)一性，即對(duì)檔案形式、歸檔方式、歸檔時(shí)間、使用流程等內(nèi)容制訂統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn);（2）全員性，即管理制度應(yīng)對(duì)全體醫(yī)院職工具有相同的約束作用。同時(shí)，應(yīng)制訂詳細(xì)的權(quán)限審批制度，引入檔案使用線上審批流程，從而避免越權(quán)使用檔案所造成的檔案管理混亂問(wèn)題;（3）動(dòng)態(tài)性，即結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)以及實(shí)際管理情況，定期優(yōu)化和調(diào)整檔案管理制度，確保其及時(shí)滿(mǎn)足檔案管理需求。通過(guò)健全的檔案信息化管理制度能夠?qū)λ新毠さ臋n案使用和管理行為進(jìn)行全面約束，從而顯著提升醫(yī)院的檔案管理能力，確保檔案管理工作高效、有序地開(kāi)展。

3.引進(jìn)先進(jìn)系統(tǒng)軟件，提升檔案管理整體水平

軟硬件設(shè)施是實(shí)施檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理效率和能力具有直接影響。辦公自動(dòng)化條件下，醫(yī)院想要提升檔案管理的整體水平就要重視先進(jìn)軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備的引進(jìn)。（1）從軟件層面考慮。首先，在建設(shè)資金得到保障的基礎(chǔ)上，優(yōu)先對(duì)自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)中的性能軟件實(shí)施優(yōu)化和升級(jí)，提升其應(yīng)用能力;其次，積極引入先進(jìn)的檔案信息化管理系統(tǒng)軟件技術(shù)，提升管理系統(tǒng)與軟件技術(shù)的配合能力，從而最大化發(fā)揮出檔案信息化管理系統(tǒng)的效用;最后，拓展和完善檔案信息化管理配套系統(tǒng)，將分支管理系統(tǒng)分布到各個(gè)科室，從而構(gòu)建出完整的檔案信息化管理系統(tǒng)，徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化辦公。（2）從硬件層面考慮。想要充分發(fā)揮出軟件管理系統(tǒng)的作用，必須要有與之配套的硬件設(shè)備做支持，因此地方政府及醫(yī)院要舍得為硬件設(shè)備升級(jí)進(jìn)行投資。首先，要升級(jí)醫(yī)院的計(jì)算機(jī)設(shè)備，確保其工作狀態(tài)能夠滿(mǎn)足日常工作和檔案信息化管理的使用需求;其次，要優(yōu)化醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，通過(guò)更換網(wǎng)線、無(wú)線路由器、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等設(shè)備，確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性和安全性，避免因網(wǎng)絡(luò)原因而引發(fā)的信息丟失、無(wú)法傳輸?shù)葐?wèn)題;最后，要成立專(zhuān)門(mén)的信息技術(shù)部門(mén)，定期進(jìn)行軟硬件的檢修與維護(hù)，為檔案信息化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

4.關(guān)注醫(yī)院檔案安全，構(gòu)建長(zhǎng)效安全保護(hù)機(jī)制

信息安全是檔案信息化管理工作的重點(diǎn)，在辦公自動(dòng)化條件下，醫(yī)院應(yīng)構(gòu)建長(zhǎng)效的檔案安全保護(hù)機(jī)制，確保檔案的安全性和保密性。構(gòu)建檔案安全保護(hù)機(jī)制可以從以下兩方面工作入手。

一是提升電子檔案的安全性。首先，組織檔案管理人員、檔案保密部門(mén)以及其他相關(guān)部門(mén)共同構(gòu)建檔案安全防范體系，從整體層面對(duì)電子檔案實(shí)施安全防護(hù)管理工作;其次，引入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全性，確保電子檔案的信息安全;最后，提升全體員工的檔案安全保護(hù)意識(shí)，在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，定期進(jìn)行關(guān)于檔案信息安全的檢查，實(shí)施檔案安全責(zé)任制，使每個(gè)職工都具有較高的檔案安全意識(shí)，能夠自主進(jìn)行檔案信息的保護(hù)工作。

二是升級(jí)電子檔案保密技術(shù)。首先，優(yōu)化電子檔案防偽技術(shù)，一旦發(fā)生檔案泄露或篡改現(xiàn)象，技術(shù)人員能夠根據(jù)電子檔案防偽標(biāo)識(shí)快速辨別出現(xiàn)有檔案的真?zhèn)?，從而避免因泄露或篡改檔案而造成惡劣影響;其次，組建專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)團(tuán)隊(duì)，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行技術(shù)檢查與升級(jí)，確保其安全性;最后，積極做好檔案數(shù)據(jù)備份工作，一旦發(fā)生地震、火災(zāi)或其他重大突發(fā)事件，技術(shù)人員能夠根據(jù)備份文件及時(shí)恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

5.培養(yǎng)檔案管理人才，提高檔案管理效果

在醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的大背景下，不斷涌現(xiàn)出不同的內(nèi)容和全新的領(lǐng)域，也使得醫(yī)院檔案管理的數(shù)量增多、形式、多樣、信息內(nèi)容也更為豐富，同時(shí)管理方法也更加復(fù)雜。因此，這也對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，提高檔案管理人員的管理素養(yǎng)迫在眉睫。

第一，需要對(duì)檔案管理法律法規(guī)進(jìn)行強(qiáng)化，融合檔案信息化管理內(nèi)容，定期不定期地開(kāi)展醫(yī)院檔案管理交流會(huì)議。

第二，需要制訂檔案管理人才培養(yǎng)規(guī)劃，通過(guò)走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)兩種模式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)。

第三，應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息技術(shù)知識(shí)的培養(yǎng)，提高其檔案信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理模式。第四，由于醫(yī)院檔案管理屬于長(zhǎng)效工作，需要制訂相關(guān)完善的檔案管理考核制度，并將科室績(jī)效考核與檔案管理工作掛鉤，激發(fā)檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，以此確保醫(yī)院檔案管理工作能夠得到全面落實(shí)。

6.完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，深入開(kāi)發(fā)檔案利用

醫(yī)院檔案管理工作主要是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、編制、統(tǒng)計(jì)、保管、索引等，以此為醫(yī)院運(yùn)行及管理提供便利的依據(jù)。因此，需要制訂檔案管理的科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)，并保證檔案管理能夠符合國(guó)家檔案部門(mén)的相關(guān)規(guī)定。在進(jìn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的過(guò)程中，需要與醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況和特點(diǎn)進(jìn)行有機(jī)融合，嚴(yán)格把關(guān)歸檔材料的表述、手續(xù)、觀點(diǎn)等，還需對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)歸檔、認(rèn)真鑒別，確保檔案信息資源的完善性及價(jià)值性。醫(yī)院需定期對(duì)檔案管理制定進(jìn)行修訂，還應(yīng)明確檔案管理人員的工作職責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范化。在此基礎(chǔ)上，需要對(duì)檔案利用進(jìn)行深入開(kāi)發(fā)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)管理模式下，需要對(duì)檔案管理子系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)建，并貫通電子檔案和電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)組件包括智能表單、工作平臺(tái)、權(quán)限管理、人員管理，還需與辦公自動(dòng)化的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)進(jìn)行同步運(yùn)轉(zhuǎn)。這種自動(dòng)化管理方式使檔案綜合管理的成本被降低，并能夠提高自身的主動(dòng)管理能力，可以進(jìn)行檔案延伸服務(wù)。比如，可以讓檔案信息資源能夠更加高效地為患者服務(wù)，確保醫(yī)療質(zhì)量能夠得以有效提升。再如，可以對(duì)檔案資源進(jìn)行多元化利用，包括學(xué)術(shù)活動(dòng)、院慶活動(dòng)、突發(fā)性公共衛(wèi)生活動(dòng)、義診活動(dòng)、對(duì)醫(yī)療文件進(jìn)行匯編等。分析利用檔案信息應(yīng)從不同視角進(jìn)行深度挖掘，以一定的方向和目標(biāo)為基準(zhǔn)，為醫(yī)務(wù)工作者提供不同的研究方向，為患者提供方便快捷的檔案服務(wù)，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案信息的利用價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，雖然辦公自動(dòng)化使醫(yī)院檔案管理的便捷性和效率得到明顯提升，但是在實(shí)際工作中仍然存在檔案信息安全性不高、人員職業(yè)素養(yǎng)低下、管理制度不健全等問(wèn)題，這就需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門(mén)從管理模式、管理制度、軟硬件設(shè)施建設(shè)、信息安全保護(hù)機(jī)制等角度入手，對(duì)檔案信息化管理工作進(jìn)行優(yōu)化和改革，全面提升其管理實(shí)效性，最大化發(fā)展自動(dòng)化辦公的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

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（作者單位：濟(jì)南市兒童醫(yī)院）