大數(shù)據(jù)背景下檔案管理發(fā)展及趨勢分析

董繼紅

摘 要：隨著國家不斷發(fā)展，社會已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)的時(shí)代，在這一背景下給檔案管理工作帶來了全新挑戰(zhàn)。以往的檔案管理模式以及方法已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的工作，所以檔案管理工作必須轉(zhuǎn)型。本文以大數(shù)據(jù)背景下檔案管理發(fā)展及趨勢進(jìn)行分析，并提出以下幾點(diǎn)作為參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;檔案管理;發(fā)展及趨勢分析

目前，處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，國家的檔案數(shù)量開始不斷增加，進(jìn)而檔案管理工作的難度也隨之開始加大。為了保證檔案管理工作可以順利進(jìn)行，就必須提升檔案管理工作的質(zhì)量，讓檔案管理工作可以和社會發(fā)展趨勢保持在同一種狀態(tài)。大數(shù)據(jù)環(huán)境賦予了檔案管理工作的信息化標(biāo)準(zhǔn)，所以在工作中要重視加強(qiáng)信息化建設(shè)，使檔案管理工作可以得到全新的突破。并且，在這一時(shí)代背景下，檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了自動分類模式，在很大程度上節(jié)省了工作人員的時(shí)間。雖然檔案管理工作已經(jīng)得到了新的進(jìn)展，但是在實(shí)際工作中還是存在一些問題沒有得到處理，已經(jīng)嚴(yán)重阻礙到檔案管理工作的整體發(fā)展。當(dāng)下最重要的工作就是針對這些問題實(shí)行有效的處理，檔案管理工作可以在社會中保持穩(wěn)定的發(fā)展趨勢。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理的重要性分析

1.社會性公用

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，主要針對社會層使用，這項(xiàng)技術(shù)可以在工作中獲取大量信息，是以往檔案管理工作無法達(dá)到的層次，檔案管理工作得到了很大進(jìn)步，原來檔案管理工作主要以人工形式存在，所有工作都需要人工來完成，這種工作模式以及工作方法的效率很低。但是在大數(shù)據(jù)背景下，已經(jīng)成功將檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了自動化，減少了很多人工的模式，大部分工作都可以由相關(guān)設(shè)備來完成，從而提高了工作效率以及質(zhì)量。

2.技術(shù)使用的廣泛性

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會的各個(gè)行業(yè)都開始在工作中尋求使用這項(xiàng)技術(shù)來提升自身實(shí)際的切入點(diǎn)。因而，當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門在工作中應(yīng)該給予一定幫助，將大數(shù)據(jù)技術(shù)自身的特點(diǎn)與社會需求相結(jié)合，來尋找重要的突破口。研究人員對這一領(lǐng)域的技術(shù)充滿信心，只有在研究工作中積累經(jīng)驗(yàn)，才能夠保證日后的發(fā)展更加符合社會需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息技術(shù)已經(jīng)在人們的生活中被廣泛使用，并且使得社會的信息具有公開性特點(diǎn)，只要通過信息化技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行查詢就可以獲得自己想要的信息。另外，這種公開性特點(diǎn)給檔案管理工作帶來了很大成效，并減少了檔案管理工作中的相關(guān)步驟。因此，在這一時(shí)代，人們可以有效結(jié)合信息化技術(shù)于檔案工作中，便于為國家?guī)砀嗟慕?jīng)濟(jì)收益。

二、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代中的發(fā)展機(jī)遇

1.檔案管理現(xiàn)代化思想

以往在檔案管理工作當(dāng)中，大部分人對這項(xiàng)工作沒有充分的認(rèn)知和了解，所以并沒有對檔案管理工作引起重視。直到大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，人們才開始對檔案管理工作有所了解。并且，在這一背景下，檔案管理工作的重要性尤其突出，還為相關(guān)部門注入了全新的活力。由于信息化進(jìn)程在不斷推進(jìn)，所以檔案信息數(shù)量越來越多，并給工作人員帶來了很大的工作難度。針對這種情況，在檔案管理工作中如果繼續(xù)使用以往的工作模式以及方法，是無法有效解決現(xiàn)在的問題，還會給檔案管理工作帶來一定的影響。因此，相關(guān)單位在工作中需要加大研究力度，盡快使檔案管理工作可以順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，并更好地滿足人們在生活中對檔案信息的需求。

2.創(chuàng)建合理的管理制度

新時(shí)代背景下信息技術(shù)在社會中逐漸被大量的使用，這項(xiàng)技術(shù)為人們的生活帶來很大的便利，而且還能夠處理一些難度極高的電子郵件。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作得到了很大的發(fā)展，不僅提高了檔案管理工作的效率，還保證了工作質(zhì)量，使檔案信息被更好地完善。除此之外，相關(guān)單位在工作中借助了信息技術(shù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了管理制度的創(chuàng)建，使檔案管理工作更具有規(guī)劃。通常在合理的檔案管理制度中，可以更好地將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行區(qū)分，這種現(xiàn)象在工作中一方面減輕了工作人員的壓力，另一方面也更好地降低在檔案管理工作中信息的缺失以及損壞等問題的發(fā)生，對檔案管理工作實(shí)行了有效的保護(hù)。

3.檔案管理工作的質(zhì)量得到有效保護(hù)

以往在檔案管理工作當(dāng)中主要通過紙質(zhì)形式來對所有檔案信息進(jìn)行有效記載，這種方法不能有效地對檔案信息實(shí)行保護(hù)，一旦在工作中發(fā)生火災(zāi)或者其他災(zāi)害，那么直接就會對檔案信息造成嚴(yán)重破壞，導(dǎo)致檔案中的信息無法繼續(xù)使用。

同時(shí)，這種紙質(zhì)的檔案信息長時(shí)間儲存也會受到一定的影響，使得其中的信息變得模糊。這些問題是以往工作中隨時(shí)存在的，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，可以有效地對檔案信息進(jìn)行保護(hù)?，F(xiàn)在的檔案管理工作主要是通過電腦記載形式而存在的，這種方法還可以對檔案信息合理的分類，使檔案管理工作更具有效率。

4.有效減少管理成本支出

大數(shù)據(jù)本身具備很多優(yōu)勢，可以同時(shí)對大量的數(shù)據(jù)實(shí)行有效的處理。所以，這項(xiàng)技術(shù)在檔案處理工作中表現(xiàn)極為明顯。隨著社會不斷進(jìn)步，使得數(shù)據(jù)信息開始快速增加，在這種情況下就需要使用更多的紙質(zhì)材料才能將檔案信息全部保存。而紙質(zhì)材料的增加必定會增加管理成本的支出，并且還需要很大的空間才能保證檔案可以全部被有效儲存。但是在大數(shù)據(jù)技術(shù)中，只需要將檔案保存到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，就能夠順利完成工作，這種模式還可以在很大的程度上節(jié)省管理成本的支出。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案管理思想上面臨的挑戰(zhàn)

與以往的檔案管理工作模式相比較，大數(shù)據(jù)的時(shí)代檔案管理工作具有更加重視信息的完整性以及多樣性的特點(diǎn)。并且，檔案管理工作對相關(guān)人員的要求更高，具體表現(xiàn)在思想意識的轉(zhuǎn)變。首先，工作人員需要重新對檔案管理工作進(jìn)行認(rèn)知，并掌握檔案信息的數(shù)字化處理技術(shù)。其次，工作人員還需要在工作中正確認(rèn)識獲取原來檔案信息的重要性。最后，工作人員一定要具備充足的創(chuàng)新能力，對檔案管理工作實(shí)行全新的改革。

2.檔案管理環(huán)節(jié)需要面臨的挑戰(zhàn)

隨著大數(shù)據(jù)的到來，使檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，已經(jīng)由以往的傳統(tǒng)形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Ｊ?。在信息化的檔案管理工作中，所有的工作流程全部可以通過網(wǎng)絡(luò)形式來完成，由此可見，對信息系統(tǒng)的開發(fā)是檔案管理工作的必然趨勢。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息開始大規(guī)模增加，面對大量的數(shù)據(jù)信息，在以往的管理工作中必須要不斷地投入更多的人力以及物力，才能夠順利完成工作?？梢钥闯?，以往的工作模式已經(jīng)不適合時(shí)代發(fā)展需要了，會給工作帶來很大的阻礙。另外，現(xiàn)在的檔案管理工作已經(jīng)呈現(xiàn)出不同種類的格式來對信息進(jìn)行有效記載。而且，相關(guān)政府在工作中開展無紙化的工作模式，使得檔案管理工作對信息技術(shù)的依賴性極高。

3.檔案信息管理工作的安全問題成難點(diǎn)

通常在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，人們在生活中只要通過網(wǎng)絡(luò)就可以獲得自己想要的信息。正是網(wǎng)絡(luò)的開放性特點(diǎn)，使得檔案信息的安全受到了一定的危害，網(wǎng)絡(luò)化形式的存在不僅方便了人們獲取信息，同時(shí)也方便一些不法人員對重要信息盜取。站在國家利益的角度上思考，一些重要的文件會在網(wǎng)絡(luò)中受到攻擊而發(fā)生泄漏，這種情況將會嚴(yán)重影響國家的正常發(fā)展，還會導(dǎo)致國家的經(jīng)濟(jì)利益遭受到威脅。另外，民眾的個(gè)人信息能在網(wǎng)絡(luò)上被不法分子獲取，造成個(gè)人重要信息泄露，從而會對民眾的工作以及生活帶來影響。由此可見，在網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，無論是國家還是民眾的信息都有可能遭受嚴(yán)重的威脅，并帶來損失。

4.檔案工作人員素質(zhì)面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)的時(shí)代使得檔案管理工作發(fā)生了很大變化，而工作人員起著重要作用，也是檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，所以檔案人員自身的素質(zhì)極為重要，可以直接決定檔案工作的好壞。雖然檔案工作發(fā)生變化，但是相關(guān)工作人員自身沒有足夠的專業(yè)技術(shù)，所以在工作中就會導(dǎo)致工作效率低，不能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。而且，檔案管理人員也沒有使用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，使得無法順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢。以往檔案管理工作中的相關(guān)人員自身沒有專業(yè)技術(shù)，也并非都是專業(yè)的人員組成。因此，在全新的環(huán)境當(dāng)中，檔案管理工作非常容易發(fā)生相關(guān)問題，對工作產(chǎn)生一定的阻礙。

四、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作發(fā)展的趨勢

1.加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)力度

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作需要大量的人才，才能夠保證這項(xiàng)工作順利的進(jìn)行。以往檔案管理工作中的相關(guān)人員自身沒有具備良好的業(yè)務(wù)能力，所以在檔案管理發(fā)生變化的情況下，這些工作人員無法掌握專業(yè)的操作技術(shù)，并造成系統(tǒng)自身的作用無法全部發(fā)揮出來。針對這種情況，就需要相關(guān)單位在工作中加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)力度，這是開展檔案管理工作的重要前提。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代中對檔案管理工作中的人才要求更加嚴(yán)格。因而，具體的培養(yǎng)人才工作可以從以下幾方面入手：首先，當(dāng)?shù)卣畱?yīng)該鼓勵(lì)高校在教學(xué)中加強(qiáng)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)，為社會培養(yǎng)大量的同專業(yè)人才;其次，研究人員可以借鑒國外的人才培養(yǎng)模式，將這種模式實(shí)行一定的優(yōu)化來為己所用，從而培養(yǎng)出專業(yè)化人才;最后，相關(guān)單位在工作中應(yīng)該加強(qiáng)資金的投入，為人才培養(yǎng)工作提供一定的保障。

2.對工作人員實(shí)行有效的優(yōu)化

根據(jù)對國家檔案管理工作中的實(shí)際情況了解可知，工作人員大部分由是老齡人組成，只有極少的中年人，其中幾乎沒有年輕人，這使得工作無法得到進(jìn)展。形成這種現(xiàn)象的根本原因就是，國家對檔案管理工作沒有引起足夠的重視，造成檔案管理工作在社會中處于弱勢地位，所以大部分年輕人不愿意從事此項(xiàng)工作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對于檔案管理工作中人才的需求逐漸加大，如果工作中沒有足夠的專業(yè)人員參加，那么就不能實(shí)現(xiàn)信息化的工作模式。因此，在這一環(huán)境下，相關(guān)單位需要將工作人員進(jìn)行有效的優(yōu)化，并在工作中積極引入大量的年輕力量，使工作可以煥發(fā)新生，從而在社會中站穩(wěn)發(fā)展的腳步。

3.加強(qiáng)檔案管理工作的安全化

雖然大數(shù)據(jù)的到來給檔案管理工作帶來很大的優(yōu)勢，但是在網(wǎng)絡(luò)化管理中，無法有效地保護(hù)檔案信息的安全，一些不法人員只要通過網(wǎng)絡(luò)中的漏洞就可以輕松獲取想要的信息，進(jìn)而造成嚴(yán)重的損失。同時(shí)，在信息化的工作中只需要一個(gè)儲存卡就可以將大量的檔案信息全部記載進(jìn)去。雖然這種方法具有一定的便捷性，但是存在的安全隱患較大。只要電腦在運(yùn)行中受到外來因素的影響，那么就會在很大程度上對儲存卡造成破壞，最終導(dǎo)致檔案信息的損壞。

可見，檔案管理工作中的安全極為重要。因此，檔案管理人員在工作中一定要增加安全保護(hù)意識，通過有效的方法來對檔案信息實(shí)行保護(hù)，防止檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中被盜取。

4.不斷調(diào)整自身的管理方法

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，除了借助信息化技術(shù)之外，工作人員在管理工作中還需要對自己的管理方法進(jìn)行合理的調(diào)整，使檔案管理工作可以有序?qū)崿F(xiàn)。這就需要檔案管理人員在工作中不僅需要熟練掌握相關(guān)的信息技術(shù)，還應(yīng)該通過不斷的學(xué)習(xí)來增強(qiáng)工作能力，可以通過一些軟件來對檔案信息進(jìn)行更好地儲存，從而可以不斷地提高工作效率和質(zhì)量。

五、總結(jié)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理工作需要重視技術(shù)與人員素質(zhì)，才能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，并不斷提高工作效率以及質(zhì)量。同時(shí)，還應(yīng)該促進(jìn)管理部門對工作的重視程度，才能夠在工作中對不足之處實(shí)行完善，使檔案管理工作可以在社會中保持穩(wěn)定的發(fā)展趨勢。

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（作者單位：吉林省林業(yè)勘察設(shè)計(jì)研究院）