基層交通行政單位文書檔案管理創(chuàng)新策略研究

王艷

摘要：在基層交通行政單位的日常工作中，對(duì)于文書檔案管理的要求越來(lái)越高，只有保障各類檔案的真實(shí)性和完整性，才能準(zhǔn)確記錄過(guò)往工作情況，同時(shí)為單位的未來(lái)發(fā)展提供支持。應(yīng)該加快管理模式的創(chuàng)新及改革，使其適應(yīng)新時(shí)期單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，提升管理工作效率及質(zhì)量。本文將對(duì)基層交通行政單位文書檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，明確實(shí)踐中遇到的問(wèn)題及原因，探索基層交通行政單位文書檔案管理創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：基層交通行政單位;文書檔案管理;創(chuàng)新策略

一、基層交通行政單位文書檔案管理現(xiàn)狀

基層交通行政單位對(duì)于傳統(tǒng)人工操作方式的依賴程度較高，尤其是在文書檔案管理中采用紙質(zhì)化處理模式，會(huì)對(duì)整體工作效率產(chǎn)生影響，而且受到人為因素的干擾較大，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺漏和錯(cuò)誤等，給單位的業(yè)務(wù)工作帶來(lái)負(fù)面影響。人工檢查的方式不僅會(huì)浪費(fèi)大量的資源，而且無(wú)法為社會(huì)公眾提供便捷的服務(wù)，影響了文書檔案的內(nèi)在價(jià)值。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)水平的提升，基層交通行政單位在文書檔案管理中逐漸采用了信息化手段，旨在構(gòu)建無(wú)紙化辦公環(huán)境，以提供人性化服務(wù)，提高辦事效率。

二、基層交通行政單位文書檔案管理的問(wèn)題

（一）重視程度不高。工作人員未能意識(shí)到文書檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，在工作中缺乏先進(jìn)的理念作為指引，導(dǎo)致整體管理成效受到影響。尤其是在崗位設(shè)置方面，存在一身多職的情況，無(wú)法保障文書檔案管理的專業(yè)性，容易在數(shù)據(jù)信息的采集、整理和保存中出現(xiàn)偏差。各個(gè)部門的工作職責(zé)不夠明確，無(wú)法及時(shí)獲取可靠的檔案信息，影響了基層交通行政單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）工作方式較為滯后。雖然提出了建設(shè)信息化系統(tǒng)的號(hào)召，但是在實(shí)踐中仍舊采用人工處理的方式，導(dǎo)致實(shí)際工作效率和質(zhì)量不高，無(wú)法與時(shí)代發(fā)展保持協(xié)同。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)和相關(guān)軟件時(shí)存在形式化問(wèn)題，未能真正認(rèn)識(shí)到信息化工作模式的作用，因此會(huì)造成資源浪費(fèi)的狀況【1】。

（三）工作人員的素養(yǎng)不高。文書檔案管理人員的綜合素養(yǎng)不高，對(duì)于文書檔案的管理方法缺乏認(rèn)知，僅憑自身的工作經(jīng)驗(yàn)實(shí)施管理，容易造成檔案丟失或者泄露等情況，給單位造成嚴(yán)重?fù)p失。

三、基層交通行政單位文書檔案管理創(chuàng)新策略

（一）提高創(chuàng)新意識(shí)。工作人員應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變思想觀念，跟隨時(shí)代的潮流在工作中改革創(chuàng)新，能夠運(yùn)用先進(jìn)理念作為指導(dǎo)，構(gòu)建全新的文書檔案管理機(jī)制。在單位內(nèi)部積極開展宣傳教育工作，使各個(gè)部門認(rèn)識(shí)到文書檔案的價(jià)值及作用，積極配合相關(guān)工作人員做好檔案資料的采集、整理和歸檔工作，防止檔案的真實(shí)性、完整性和時(shí)效性受到影響，在工作中實(shí)現(xiàn)全員參與，為文書檔案管理創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境。要結(jié)合本單位的實(shí)際情況制定相應(yīng)的管理措施，并且主動(dòng)總結(jié)過(guò)往管理模式的弊端并予以創(chuàng)新，從固有思維中擺脫出來(lái)[2]。引入先進(jìn)的精細(xì)化管理理念和標(biāo)準(zhǔn)化管理理念，確保每一個(gè)工作環(huán)節(jié)有條不紊的推進(jìn)。加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，樹立了“講工作、講團(tuán)結(jié)、講奉獻(xiàn)”，“只為成功找方法，不為失敗找理由”的個(gè)人工作信念，成為自己“基礎(chǔ)工作做牢、創(chuàng)新工作突破”的動(dòng)力，不僅自己能認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會(huì)，而且還利用多種渠道和途徑，經(jīng)常向工作對(duì)象作宣傳引導(dǎo)工作。

（二）加快制度創(chuàng)新。制度是實(shí)踐工作開展的基本依據(jù)，因此也應(yīng)該以制度創(chuàng)新為依托，強(qiáng)化對(duì)每一項(xiàng)管理工作的約束及控制效果，避免在文書檔案管理中造成混亂性問(wèn)題。在制度建設(shè)中應(yīng)該始終遵循實(shí)事求是的基本原則，了解基層交通行政單位的業(yè)務(wù)內(nèi)容、特點(diǎn)和未來(lái)發(fā)展需求等，真正落實(shí)以人為本的理念，確保制度體系能夠?yàn)槿瞬虐l(fā)展創(chuàng)造良好的保障【3】。建立符合工作崗位需求的獎(jiǎng)懲制度，針對(duì)文書檔案管理中表現(xiàn)優(yōu)異的員工進(jìn)行表?yè)P(yáng)，為單位內(nèi)部其他人員樹立典型榜樣，可以提高整體積極性，增強(qiáng)單位內(nèi)部凝聚力。如果員工態(tài)度消極，在工作中出現(xiàn)較多的失誤，則應(yīng)該提出相應(yīng)的批評(píng)和懲罰，從而起到警示效果。

（三）增進(jìn)部門配合。文書檔案管理不是某一個(gè)部門的任務(wù)，而是要各個(gè)部門之間共同參與，以便在相互配合中提升整體管理水平，提升文書檔案的效用。為此，應(yīng)該做好各部門負(fù)責(zé)人之間的密切聯(lián)系，了解不同部門的工作內(nèi)容和實(shí)際需求，以便為其提供更具針對(duì)性和個(gè)性化的服務(wù)，提升檔案資源的利用率。文書檔案管理人員應(yīng)該主動(dòng)做好交流溝通工作，及時(shí)收集相關(guān)資料和文件等，并且督促部門負(fù)責(zé)人能夠及時(shí)上傳關(guān)鍵文件，在歸檔工作中更加高效和便捷【4】?？梢詷?gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)溝通平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的快速共享，解決時(shí)間因素和空間因素對(duì)文書檔案管理工作的限制，真正提升基層交通行政單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。當(dāng)前，執(zhí)法隊(duì)伍剛剛成立，新情況新問(wèn)題層出不窮，綜合執(zhí)法將對(duì)自身提出更高的要求。面對(duì)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，學(xué)習(xí)的自覺(jué)性更加緊迫。在以后的工作中要揚(yáng)長(zhǎng)避短，改進(jìn)缺點(diǎn)，全面做好自己的工作，為福建高速公路的蓬勃發(fā)展獻(xiàn)出自己的一份綿薄之力。

（四）提升人員素養(yǎng)。應(yīng)該逐步構(gòu)建一支高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍，這也是創(chuàng)新改革中的關(guān)鍵點(diǎn)。尤其是要加大在人員培訓(xùn)中的保障力度，提供充足的財(cái)政支持，為人員培訓(xùn)創(chuàng)造良好的條件，使工作人員能夠更加系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)文書檔案管理知識(shí)和技能，為無(wú)紙化辦公打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。通過(guò)案例講解、交流學(xué)習(xí)和專題講座等形式開展培訓(xùn)教育，增強(qiáng)工作人員的綜合素養(yǎng)，適應(yīng)新時(shí)期基層交通行政單位的工作特點(diǎn)及要求，能夠不斷提升自身的學(xué)習(xí)意識(shí)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展積極投入到崗位工作中，實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。此外，為了使當(dāng)前文書檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)得到全面改善，還應(yīng)該引入高素質(zhì)的管理人才，增強(qiáng)單位的工作活力【5】。做好個(gè)人工作計(jì)劃，踏實(shí)工作，平凡中求佳績(jī)。在今后的工作中更加努力從每一件事情上進(jìn)行總結(jié)，不斷摸索，掌握方法，提高工作效率和工作質(zhì)量。尤其檔案的分類和管理，在做這些事情必須很細(xì)心，努力把工作做到零差錯(cuò)，截止到目前共完成文書檔案歸檔331卷。

（五）構(gòu)建信息化系統(tǒng)。信息化建設(shè)也是加快創(chuàng)新改革的有效路徑，因此應(yīng)該引入先進(jìn)的辦公設(shè)備和技術(shù)，提升本單位的整體信息化水平。在文書檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)該由專業(yè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，確保各項(xiàng)操作模塊及功能與基層交通行政單位的工作內(nèi)容相契合，提高信息化系統(tǒng)利用率，真正為工作人員提供便捷，解決人工操作的局限性問(wèn)題。注重對(duì)工作人員的培訓(xùn)，使其掌握信息化技術(shù)的使用方法，真正推進(jìn)常態(tài)化發(fā)展，滿足數(shù)字化和智能化建設(shè)的要求【6】。積極做好信息化系統(tǒng)的維護(hù)及管理，防止檔案信息的安全性受到影響，維護(hù)本單位及公眾的合法權(quán)益。

結(jié)語(yǔ)

基層交通行政單位在文書檔案管理中取得了一定的成果，面臨紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，必須提升本單位的創(chuàng)新水平，以充分體現(xiàn)文書檔案的價(jià)值，加快基層交通行政單位的改革步伐。但是，由于重視程度不足、管理方式落后和人員素養(yǎng)不高等問(wèn)題的存在，也使得文書檔案管理成效受到影響。為此，應(yīng)該通過(guò)提高創(chuàng)新意識(shí)、加快制度創(chuàng)新、增進(jìn)部門配合、提升人員素養(yǎng)和構(gòu)建信息化系統(tǒng)等途徑，確保管理方式與社會(huì)發(fā)展保持協(xié)同，彰顯文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)

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