論如何加強(qiáng)水利工程檔案管理

李思銘

摘要：水利檔案的主要功能就是記錄和保存水利活動相關(guān)的數(shù)據(jù)及信息， 對水利活動的順利開展具有重要的影響作用。加強(qiáng)水利工程檔案管理，可以在今后水利工程活動開展過程中遇到難以解決的問題，利用水利檔案，查閱、檢索相似問題的解決辦法，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)， 減少類似問題的發(fā)生，促進(jìn)水利工程活動的順利開展。基于此，本文就如何加強(qiáng)水利工程檔案管理進(jìn)行簡要探討。僅供業(yè)內(nèi)同行參考。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng);水利工程;檔案管理

1水利工程檔案管理概述

水利檔案即在開展水利業(yè)務(wù)活動過程中形成的、具有留存價值的信息記錄，其形式多樣、信息具體，為后期開展水利業(yè)務(wù)活動或查詢等工作提供有利的支持?，F(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案與電子檔案共同作用于水利檔案管理工作中，這既是我國水利檔案管理的特點(diǎn)，也是水利檔案管理工作的核心。雖然在我國科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展背景下，紙質(zhì)版水利檔案逐漸暴露出一系列的運(yùn)行弊端，但是作為我國最原始、最基本的檔案管理工具，仍然發(fā)揮著重要的記載作用，同時電子檔案的功能和作用也變得越來越重要。如何協(xié)調(diào)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的關(guān)系、有效發(fā)揮其各自的優(yōu)勢以及促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理朝著現(xiàn)代化、信息化發(fā)展，成為水利檔案管理工作發(fā)展的重中之重，因此，應(yīng)該加大水利管理部門對于水利檔案管理的重視，促進(jìn)水利檔案管理工作的深化改革，實現(xiàn)水利檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)。

2水利工程檔案管理現(xiàn)狀問題

目前，國有大型企業(yè)，都在從上至下推行檔案電子化。水利工程企業(yè)成立時間久、員工數(shù)量多，檔案數(shù)據(jù)量十分龐大。雖然近幾年在逐步完善電子檔案管理系統(tǒng)，但是檔案的電子化不可能是一蹴而就的，而是一個逐漸推進(jìn)的過程，在此過程中必然會遇到各種各樣的問題。此外，電子檔案不再只是傳統(tǒng)的文字檔案，而是包含了更多其他形式的檔案材料，例如圖像、影音等，雖然電子文件和電子檔案逐漸得到推廣和應(yīng)用，但是仍然存在一些阻礙水利工程檔案管理規(guī)范化的問題，值得我們?nèi)リP(guān)注。

3加強(qiáng)水利工程檔案管理的措施

3.1改進(jìn)水利信息采集與整理工作

由于水利工程信息繁雜、種類較多，因此在進(jìn)行水利信息采集與整理時存在較大的工作難度。一般在進(jìn)行水利工程信息采集與整理時，可以根據(jù)水利工程的具體情況，選擇追蹤采集或分階段采集兩種方法。例如，對于一些用時短、檔案信息采集與整理相對便利的水利工程，可以選擇追蹤收集的方法，該方法針對性強(qiáng)、效率高，能夠有效縮短信息采集與整理的時間，降低工作失誤率，提升檔案管理質(zhì)量;對于一些用時長、檔案信息采集與整理相對復(fù)雜的水利工程，就可以選擇分階段收集的方法。在進(jìn)行信息收集時，需要明確劃分收集時間段和內(nèi)容，確保水利信息初始數(shù)據(jù)的完整性與精準(zhǔn)性。采集結(jié)束后，就需要對所收集的信息進(jìn)行有效的整合，并根據(jù)上級管理部門的要求與建議，對文件、錄音、圖像等進(jìn)行合理分類、歸檔，并按照順序編號，為今后的查詢與檢索工作提供方便。

3.2加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)

檔案管理人員是檔案管理工作重要的實施者與執(zhí)行者，因此應(yīng)該提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，從而在實際工作中，不斷學(xué)習(xí)并積累專業(yè)知識，并加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的了解與掌握，提升檔案管理質(zhì)量，使其滿足新時期水利活動的建設(shè)需求。另外，水利管理部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，摒棄當(dāng)前落后的、封閉的檔案管理方法，根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r，并結(jié)合市場的發(fā)展方向，加強(qiáng)水利檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，促進(jìn)各個部門之間的溝通與合作，從而切實有效的落實水利檔案管理工作。另外，還要加強(qiáng)水利檔案管理人員對現(xiàn)代電子檔案的重視度。通過培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠充分掌握電子檔案管理的方法與技巧，從而提升水利檔案管理水平。

3.3建立水利檔案網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)

當(dāng)前部分地區(qū)的水利管理部門對于水利檔案現(xiàn)代信息管理操作系統(tǒng)認(rèn)識不足，認(rèn)為水利檔案現(xiàn)代信息管理操作系統(tǒng)只是簡單的進(jìn)行數(shù)字化和程序化，然而單純的數(shù)字輸入已不能滿足用戶的使用需求。因此，應(yīng)該在此操作系統(tǒng)輸入時應(yīng)選擇最有效的信息，并保證信息錄入格式的規(guī)范性與科學(xué)性，同時還要創(chuàng)建完善的數(shù)據(jù)庫操作系統(tǒng)，提升相關(guān)水利信息查詢與管理的效率。傳統(tǒng)的水利檔案管理部門多以紙質(zhì)的形式進(jìn)行信息的留存，在進(jìn)行信息錄入時不僅耗時長，準(zhǔn)確率也難以保證，而網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng)能夠?qū)⑾嚓P(guān)信息直接掃描到數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)，不僅有利于減輕人工工作量、節(jié)約工作時間，也有利于提高信息的精準(zhǔn)度，為人們提供更加便利的查詢方式，從而加快我國水利檔案現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

3.4加強(qiáng)法律保障

要想促進(jìn)傳統(tǒng)水利檔案管理方式向現(xiàn)代化方式科學(xué)高效的轉(zhuǎn)變，就必須加強(qiáng)法律保障，充分發(fā)揮政府部門的主導(dǎo)作用，出臺一系列相關(guān)法律法規(guī)，保證水利檔案管理工作能夠有法可依。只有不斷健全相關(guān)法律法規(guī)，制定嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，才能進(jìn)一步明確電子檔案的憑證價值和證據(jù)資格，避免人們對電子檔案產(chǎn)生信任危機(jī)。水利單位要依法管理檔案，運(yùn)用科學(xué)規(guī)劃和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理更具依據(jù)。

3.5整合各類電子檔案，挖掘價值

在電子檔案存儲時，可以依據(jù)不同時間、不同項目等進(jìn)行劃分，利用目前的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計學(xué)的相關(guān)知識進(jìn)行橫向、縱向的比較。大數(shù)據(jù)時代，不可忽視工程檔案資源數(shù)據(jù)對企業(yè)今后發(fā)展的影響，要努力挖掘其中有深度、有影響力的檔案信息成果，為水利工程決策者提供更加科學(xué)的決策依據(jù)。水利工程檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)的分析和思考，挖掘出更有價值的信息，最大程度地發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。

結(jié)語

綜上所述，水利檔案是水利經(jīng)營活動的重要記載，既記錄著水利工作的發(fā)展歷程，也對未來水利工作的發(fā)展方向提供有利的支持與引導(dǎo)。隨著社會的發(fā)展變革，傳統(tǒng)的水利檔案管理已經(jīng)無法滿足當(dāng)前水利工作發(fā)展的需要，促進(jìn)水利檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是時代發(fā)展的必然要求。不同于傳統(tǒng)的水利檔案管理，現(xiàn)代水利檔案管理以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有機(jī)結(jié)合，從而促進(jìn)水利檔案管理方式從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步凸顯現(xiàn)代檔案管理的功能與優(yōu)勢，為用戶及相關(guān)管理部門提供更加系統(tǒng)、全面的信息數(shù)據(jù)，從而促進(jìn)我國水利事業(yè)更快、更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王淑云.水利項目電子檔案異地備份的必要性及實施策略[J].黑龍江檔案，2019（01）：178-180.