基于RPA技術(shù)的優(yōu)化財務(wù)流程分析

摘 要：隨著全球競爭的日益激烈，許多企業(yè)都在通過重組組織結(jié)構(gòu)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，以加強企業(yè)的管理，提高企業(yè)的綜合競爭能力。RPA技術(shù)的運用為此變革創(chuàng)造了條件。文章以M公司為具體研究目標案例，對該集團及分公司的財務(wù)管理工作存在的業(yè)務(wù)報銷費用、應(yīng)收賬款、固定資產(chǎn)等的業(yè)務(wù)管理流程和財務(wù)核算統(tǒng)計工作問題進行全面的分析，通過運用RPA技術(shù)將對策細化至具體環(huán)節(jié)：電子發(fā)票的語音識別提供便捷、客戶信用評級減低風險、數(shù)據(jù)分析提升財務(wù)管理質(zhì)量。該研究對促進M公司的財務(wù)流程優(yōu)化，實現(xiàn)財務(wù)模式的轉(zhuǎn)變具有重要意義，也為其他企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供借鑒。

關(guān)鍵詞：RPA技術(shù);財務(wù)流程;業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

一、引言

近年來，隨著大數(shù)據(jù)、云會計、人工智能的高速發(fā)展，財政部、國資委等政府部門頒布了一系列文件，其中企業(yè)會計信息化工作規(guī)范財會（2013）20號文件的出臺，更是對國內(nèi)財務(wù)中心的財務(wù)流程掀起了新的浪潮。日趨成熟的RPA技術(shù)為企業(yè)的財務(wù)流程優(yōu)化提供了技術(shù)支持。例如，利用RPA系統(tǒng)的智能識別技術(shù)，來進一步加強財務(wù)數(shù)據(jù)的及時收集和信息化管理，這樣的管理方法，相較于傳統(tǒng)的財務(wù)管理方式，信息化管理手段可以更好地將企業(yè)的各項業(yè)務(wù)活動的經(jīng)費與資金動向，及時進行收集并錄入系統(tǒng)當中，通過進行規(guī)則處理生成報表信息。因此，本文以M公司的財務(wù)流程為例，結(jié)合RPA技術(shù)將其應(yīng)用于企業(yè)財務(wù)流程中的各個環(huán)節(jié)中去，促進企業(yè)在業(yè)財?shù)讓訑?shù)據(jù)與工作流程順利結(jié)合，為相關(guān)企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供參考。

二、M公司財務(wù)流程現(xiàn)狀

集團規(guī)模的迅猛擴張，使得M公司的財務(wù)管理逐漸面臨挑戰(zhàn)，防范財務(wù)風險的壓力顯著提升。為了提高企業(yè)管理效率，M公司在財務(wù)機制改革的框架內(nèi)建立了金融服務(wù)中心，全面整合了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和會計流程，實行內(nèi)部財務(wù)流程創(chuàng)新，加強會計信息建設(shè)。對于發(fā)票內(nèi)部審計制度，M公司目前可以有效地協(xié)助企業(yè)進行發(fā)票審核，分析集團內(nèi)部稅務(wù)管理的現(xiàn)狀，通過企業(yè)參與稅收征管，有效地制止了逃稅行為，提高了稅收管理效率。

此外，M公司財務(wù)中心固定資產(chǎn)會計業(yè)務(wù)屬于主賬戶的管理范圍。其主要職能包括因數(shù)量增加而進行的審計和報告固定資產(chǎn)、折舊和攤銷、折舊和清算;負責固定資產(chǎn)庫存調(diào)整的審核和核算。本文主要根據(jù)M公司目前的財務(wù)流程研究應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)管理和總分類賬管理問題。

三、基于M公司財務(wù)流程現(xiàn)狀的問題分析

1.應(yīng)收管理流程缺乏事前分析

從M公司財務(wù)中心的現(xiàn)狀來看，企業(yè)資金緊缺，需要短時間大量收回資本。因此，如何快速收回應(yīng)收賬款，簡化流程操作是重中之重。當前應(yīng)收賬款管理流程中雖有技術(shù)，能使歷史數(shù)據(jù)自動生成憑證，但面對大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入、轉(zhuǎn)移還是需要人工運作。這種機械人工在耗費人力的同時，并不能完全保障輸入數(shù)據(jù)的正確與否，極不符合當前信息社會的發(fā)展。

當前，M公司對于客戶采用的應(yīng)收款管理方法，主要是實行下行管理方法，而并沒對合作客戶采用上行管理對策。由此可見，M公司對應(yīng)收賬款的客戶管理，采取的是事后管理。這種管理方式由于僅在事后進行分析，而沒有在事前進行審查，缺乏對應(yīng)收賬款收款風險的控制，容易形成壞賬。

2.應(yīng)付管理流程人員調(diào)配不合理

應(yīng)付賬款管理流程通常而言是M公司事務(wù)中，業(yè)務(wù)量相對較大、重復(fù)度相對較高、程序相對繁瑣的會計流程之一。M公司應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)主要包括廠商對賬、票據(jù)檢查、賬單匹配、資金交付、賬務(wù)處理等環(huán)節(jié)。現(xiàn)階段，公司仍處于人工操作為主，人力手動處理公司財稅基礎(chǔ)工作，進行各部門系統(tǒng)間財務(wù)信息的傳遞交互。較多的人力用于各類枯燥機械而又不可省略的核查工作，難以調(diào)動更多人力應(yīng)對如企業(yè)內(nèi)部戰(zhàn)略決策、企業(yè)內(nèi)部控制等此類高附加值的工作，造成人力的浪費，資源的損失。

此外，M公司員工還面臨裁員和下崗的情況與生存危機，這影響了員工的工作積極性，也使公司產(chǎn)生業(yè)務(wù)運作不暢問題。而如果重新招聘新人員，也難以在較短時間內(nèi)掌握業(yè)務(wù)技巧，同時容易使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不完整，影響到財務(wù)信息管理的準確性，甚至可能給公司帶來重大經(jīng)濟風險。由于高流動性的困擾，有時還會帶來相關(guān)的后續(xù)問題。

3.固定資產(chǎn)流程信息傳遞不準確

在M公司，當固定資產(chǎn)增加或申請注銷、折舊、轉(zhuǎn)移等處置時，圖像掃描單元拍攝并掃描實際使用所需的財產(chǎn)，并將其放入電子影像系統(tǒng)。M公司固定資產(chǎn)數(shù)量較多，工作場所復(fù)雜，圖像掃描服務(wù)人員需要對大量文件進行重新處理，同時將其轉(zhuǎn)移到不同的崗位，可能導致信息錯誤。不同崗位的員工需要重新獲取信息，這可能導致數(shù)據(jù)錯誤，導致系統(tǒng)間信息不一致，從而帶來信息不準確的風險。

此外，運營過程中發(fā)生的折舊、攤銷、損耗等信息未得到及時關(guān)注，公司僅在季末或年末組織現(xiàn)場盤點，并提交盤點報告和變更申請，然后送到財務(wù)中心進行檢查和記錄。由于信息傳輸時間長，數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)化不完善，固定資產(chǎn)信息不準確，導致錯誤的判斷。無法達到對固定資產(chǎn)動態(tài)、全面管理進行綜合控制的目的，并為未來的資產(chǎn)購買、轉(zhuǎn)讓和處置決策帶來誤導的信息。

4.總賬管理流程單據(jù)采集效率低下

目前情況來看，M公司及旗下的各個分公司對于相關(guān)的投資運作項目，仍是采用傳統(tǒng)的人工憑證記賬管理的方法，不僅無法加快賬務(wù)審核的效率和質(zhì)量水準，同時也容易導致數(shù)據(jù)存在記錄不清和錯誤的問題。例如，最初是由分公司的部門負責人根據(jù)部門的業(yè)務(wù)運營和投資項目及合作交易的實際開支情況填寫原單據(jù)數(shù)據(jù)，再交由分公司的財務(wù)人員核算登記，其后再由分公司的高層進行復(fù)查。如果通過審核則由分公司匯總登記之后，將總賬結(jié)果發(fā)送給總公司。這說明分公司需要自行審核財務(wù)，但是分公司的財務(wù)審核者多為初級財務(wù)人員進行審核，并且沒有采用信息系統(tǒng)來進行賬務(wù)統(tǒng)計。雖然人工審核同樣是對于原始單據(jù)的真實性和數(shù)據(jù)結(jié)果的準確性進行檢驗復(fù)查，但是這一過程中需要投入大量的精力、時間、人力來完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計。同時由于分公司在特定的周期內(nèi)，會產(chǎn)生多種不同的發(fā)票和財務(wù)信息，而由于沒有結(jié)合信息化管理手段，僅依賴個別財務(wù)人員來核算，很難保障數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確和真實性。

四、基于RPA的財務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計

1.應(yīng)收管理流程構(gòu)建客戶信用體系

公司當前對于自身的業(yè)務(wù)經(jīng)營，仍處于事后數(shù)據(jù)風險分析的階段，包括沒有實行客戶征信調(diào)查管理，從而無法有效遏制應(yīng)收賬款的風險概率。利用RPA系統(tǒng)的智能管理程序，可以對合作客戶進行基于客戶名稱、業(yè)務(wù)單號、交易信息的全面追蹤管理。包括結(jié)合以往儲存的交易信息，可以更好地對應(yīng)收賬款的期限和資金額度，進行關(guān)聯(lián)計算，從而及時進行賬款追蹤，測評客戶還款能力，評定出 1、2、3 級的信用等級，不同信用等級的憑證在進行校驗過程中會進行不同的操作。信用評級的建立起到簡化應(yīng)收賬款管理流程的效果，同時也使得公司在制度規(guī)范性和流程標準化程度得以提高。從而使公司減少資金運作風險，并最大化地控制壞賬的出現(xiàn)。

2.應(yīng)付賬款流程自動批量核算結(jié)算

應(yīng)付賬款支付結(jié)算，涉及到復(fù)雜的核算和結(jié)算管理內(nèi)容。利用RPA技術(shù)可以根據(jù)公司的審核標準，對各個報銷單憑證進行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性分析，并自動統(tǒng)計從采購至完結(jié)的所有應(yīng)付賬款的總數(shù)據(jù)報表;其后，將應(yīng)付的貸方余款和預(yù)付貸方余額，進行并合計量，將本次應(yīng)付總款的數(shù)據(jù)統(tǒng)計在一張報表上。此外，系統(tǒng)會自動生成電子統(tǒng)計憑證說明。對于這些憑證統(tǒng)計完畢之后，即可以進行結(jié)款處理。

此外，公司限定各子公司一周時間內(nèi)，需要提交一次交付申請。如果沒有及時申請，RPA系統(tǒng)會自行處理，對各個時間段的賬務(wù)發(fā)票數(shù)據(jù)進行采集和統(tǒng)計，并根據(jù)時間順序來模擬應(yīng)交付申請的款項數(shù)據(jù)。其后交由稽核財務(wù)人員來進行審核驗證，通過審核之后，則可以支付供貨商的欠款金額。后者在收到款項之后會發(fā)還收款憑證信息，并由核算人員將憑證信息進行資料和圖像檔案歸類，歸入電子檔和數(shù)據(jù)庫當中。結(jié)合RPA的自動審核智能程序，可以更好地進行賬務(wù)統(tǒng)計，減少人工操作的流程，節(jié)約計算的復(fù)雜度和時間成本等。此外RPA也可以及時地對各周期內(nèi)需要結(jié)算的應(yīng)付賬款進行定時、定點的支付管理和實時動態(tài)掌握，從而提升了批量操作管理的高效性，減少了支付的風險，也使企業(yè)的結(jié)算管理效率大大提升。

3.固定資產(chǎn)信息自動掃描文件傳輸錄入

在財務(wù)中心影像掃描崗將文件向各個不同崗位進行傳輸時，可配置 RPA 技術(shù)?；诓煌瑣徫恍畔浫胛募男枨?，進行規(guī)則制定。資產(chǎn)管理系統(tǒng)對于固定資產(chǎn)圖片、付款單、驗收單等信息的錄入時，可以利用RPA 機器人將影像掃描端口與資產(chǎn)管理系統(tǒng)連接，自動投遞文件。這不僅可以大大減少工作量，還可以提高工作效率，增加工作價值。避免人為更改或系統(tǒng)錯誤導致的數(shù)據(jù)傳輸過程中資產(chǎn)信息記錄錯誤，確保固定資產(chǎn)管理中原有信息的正確性。

通過RPA技術(shù)，文件在通過掃描技術(shù)進行批量識別后，將被正確地傳輸?shù)矫總€崗位，在格式化的數(shù)據(jù)文件中處理并創(chuàng)建定期的數(shù)據(jù)存儲平臺。RPA和掃描技術(shù)的結(jié)合使系統(tǒng)信息的自動輸入和精確匹配成為可能，確保資產(chǎn)信息的質(zhì)量和隨后的使用。

4.總賬數(shù)據(jù)影像傳輸采集RPA進行識別分類錄入

利用RPA技術(shù)，公司對各個部門組織產(chǎn)生的手工賬單、報表數(shù)據(jù)進行分類和整合統(tǒng)計，并將之轉(zhuǎn)換為圖像或報表數(shù)據(jù)上傳到財務(wù)系統(tǒng)當中，并根據(jù)整合的平臺交易電子憑證，即可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)核對，再將核對統(tǒng)計結(jié)果交由分公司領(lǐng)導審核，如果通過審核則將賬務(wù)交由總公司RPA系統(tǒng)，由財務(wù)初審人員來進一步進行識別統(tǒng)計，驗證其真實性。再將結(jié)果以報表和分類賬單的形式，交由總公司稽查部門進一步完成核算和疑點分析，錄入數(shù)據(jù)庫當中。

在完成以上數(shù)據(jù)統(tǒng)計之后，總公司會結(jié)合圖像識別技術(shù)從中提取重要的業(yè)務(wù)信息，并根據(jù)業(yè)務(wù)類型的不同，將數(shù)據(jù)信息進行分類，包括整合單據(jù)的編號、供應(yīng)商、客戶、商品的名稱和交易金融的信息結(jié)果，生成最終的數(shù)據(jù)結(jié)果。

以上工作完成之后，都需要交由總公司進行驗證。對此，可以利用RPA系統(tǒng)來進一步做出識別和評價，并由總公司的財務(wù)稽核人員，來負責識別和分類統(tǒng)計，還通過利用RPA 系統(tǒng)的自動評價程序，對于信用較低、負債風險較高的合作公司的賬單，進行優(yōu)先統(tǒng)計和風險識別，必要時候可以結(jié)合人工審核方法，進一步識別其合作風險程度，以及對賬款歸還期限進行制訂，從而有效提升公司的財務(wù)管理質(zhì)量，減少會計信息風險和資金風險。

本文通過M公司為具體研究目標案例，對該集團及旗下分公司的財務(wù)管理工作存在的應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、固定資產(chǎn)等的業(yè)務(wù)管理流程和財務(wù)核算統(tǒng)計工作等進行了解，并對過程中存在的財務(wù)流程管理問題和影響，進行全面的分析，通過細化至具體環(huán)節(jié)，并對該企業(yè)存在的對策推導進行詳細分析。依據(jù)M公司運營的現(xiàn)狀，從流程改善方面著手，提出了不同的改進措施。通過有效地結(jié)合當前M公司的發(fā)展現(xiàn)狀，研究探討該企業(yè)的現(xiàn)行財務(wù)流程狀況，提出將RPA技術(shù)融入改進現(xiàn)有的財務(wù)會計流程，有效地提高企業(yè)的運行效率，從而構(gòu)建符合本企業(yè)的科學的財務(wù)流程架構(gòu)體系。

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作者簡介：李珂巖（1996.03- ），男，漢族，河北邢臺人，蘭州財經(jīng)大學，2019級在讀會計碩士研究生，研究方向：企業(yè)理財與納稅籌劃