管理費(fèi)用預(yù)算精益化管理的研究

◎陳文霞

企業(yè)內(nèi)部管理費(fèi)用預(yù)算管理存在業(yè)財(cái)語(yǔ)言不通、手工統(tǒng)計(jì)繁瑣、預(yù)算分析時(shí)效性差等痛點(diǎn)問(wèn)題，難完成高質(zhì)量的預(yù)算編制困難重重。采用信息化手段對(duì)管理費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行精益化管理，實(shí)現(xiàn)由業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)起編制、經(jīng)歸口審批、財(cái)務(wù)審定形成預(yù)算，業(yè)務(wù)部門預(yù)算調(diào)整電子化，部門成本費(fèi)用執(zhí)行實(shí)時(shí)分析等功能，提升企業(yè)預(yù)算提報(bào)審批精益化管理水平。開(kāi)發(fā)的《管理費(fèi)用預(yù)算精益化管理系統(tǒng)》已經(jīng)得到實(shí)際應(yīng)用，并具有很強(qiáng)的推廣性。

一、存在問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)語(yǔ)言與業(yè)務(wù)語(yǔ)言不通，溝通時(shí)間長(zhǎng)且效果不理想

為了便于預(yù)算執(zhí)行分析，財(cái)務(wù)預(yù)算編制的費(fèi)用基本是根據(jù)會(huì)計(jì)科目設(shè)置，非財(cái)務(wù)人員難以理解各科目核算的內(nèi)容，比如辦公桌椅屬于辦公設(shè)備還是資產(chǎn)。“語(yǔ)言”的不暢通，使得業(yè)務(wù)部門編制預(yù)算時(shí)無(wú)從下手，無(wú)法將實(shí)際需求與財(cái)務(wù)術(shù)語(yǔ)相匹配。雙方將花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行溝通，且收效不一定達(dá)到預(yù)期效果。如果業(yè)務(wù)部門預(yù)算編制時(shí)入錯(cuò)費(fèi)用類別，將不能真實(shí)反映公司各項(xiàng)管理費(fèi)用的實(shí)際需求，最終導(dǎo)致預(yù)算編制數(shù)與實(shí)際執(zhí)行數(shù)出現(xiàn)差異。

（二）手工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，事前事后工作量大且易遺漏

由于沒(méi)有建立強(qiáng)有力的財(cái)務(wù)信息化支撐系統(tǒng)，年度預(yù)算編制、審核均采用線下手工統(tǒng)計(jì)的方式完成。預(yù)算編制初始，財(cái)務(wù)部門必須根據(jù)預(yù)算申報(bào)需要設(shè)置大量表格、公式，耗時(shí)長(zhǎng)；管理費(fèi)用類目繁雜，由各業(yè)務(wù)部門線下手工編制、財(cái)務(wù)部門手工匯總，工作量較大，編制時(shí)間長(zhǎng)，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性難以保證；審核過(guò)程不直觀，手工編制不易直接展現(xiàn)業(yè)務(wù)部門編制費(fèi)用、歸口管理部門審核及總體審核情況；申報(bào)預(yù)算調(diào)整由于沒(méi)有電子流程進(jìn)行嚴(yán)控，審批環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)缺失，調(diào)整數(shù)歸集統(tǒng)計(jì)容易出現(xiàn)遺漏，存在預(yù)算總額管控不到位隱患。

（三）預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)性差，不利于預(yù)算管理

受各種權(quán)限限制，業(yè)務(wù)部門不能及時(shí)查詢本部門預(yù)算執(zhí)行情況，所有執(zhí)行數(shù)查詢只能依靠財(cái)務(wù)部門，然后做手工表格進(jìn)行比對(duì)、分析。由于工作繁忙財(cái)務(wù)部門也無(wú)法滿足各部門隨時(shí)查詢執(zhí)行情況的需求。

二、解決思路

（一）按業(yè)務(wù)事項(xiàng)編制預(yù)算，做好業(yè)財(cái)翻譯

增加業(yè)務(wù)事項(xiàng)維度類型，根據(jù)管理要求啟用業(yè)務(wù)事項(xiàng)，業(yè)務(wù)事項(xiàng)與財(cái)務(wù)科目為平行體系，無(wú)上下級(jí)關(guān)系，有對(duì)應(yīng)關(guān)系。按業(yè)務(wù)管理需求建立預(yù)算編制表、預(yù)算歸口審批表，并建立預(yù)算編報(bào)關(guān)系。具體化的業(yè)務(wù)事項(xiàng)容易理解，極大程度上解決業(yè)務(wù)部門無(wú)法正確歸類的問(wèn)題。財(cái)務(wù)部門組織業(yè)務(wù)部門梳理各類費(fèi)用具體業(yè)務(wù)事項(xiàng)，形成業(yè)務(wù)事項(xiàng)庫(kù)導(dǎo)入精益化預(yù)算管理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)部門預(yù)算編制時(shí)，展現(xiàn)在其面前的是具體的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，而非財(cái)務(wù)科目，業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際需求編寫(xiě)預(yù)算，系統(tǒng)自動(dòng)將業(yè)務(wù)事項(xiàng)與財(cái)務(wù)科目對(duì)應(yīng)、匯總，解決財(cái)務(wù)語(yǔ)言與業(yè)務(wù)語(yǔ)言不通，溝通不暢的問(wèn)題。

（二）業(yè)務(wù)流程在線流轉(zhuǎn)，提高預(yù)算編制效率

各費(fèi)用編制完成后根據(jù)系統(tǒng)固化的設(shè)置，直接傳遞至歸口管理部門，歸口管理部門無(wú)需經(jīng)過(guò)大量手工匯總，便可直觀查看費(fèi)用總體情況，進(jìn)行穿透后可對(duì)各部門的預(yù)算數(shù)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門可根據(jù)部門查看預(yù)算情況，也可通過(guò)費(fèi)用類別查看，減少大量匯總工作。傳統(tǒng)預(yù)算編制時(shí)，財(cái)務(wù)部門如果要了解預(yù)算整體需求提報(bào)情況，則需將所有業(yè)務(wù)部門原始編制數(shù)據(jù)及歸口管理部門審核數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，多張表格對(duì)比查看，直觀性差，工作效率低。采用內(nèi)置固化模式后，財(cái)務(wù)部門不需進(jìn)行大量表格公式設(shè)置，預(yù)算編制直接在系統(tǒng)啟動(dòng)；歸口管理部門直接在系統(tǒng)中穿透審核各業(yè)務(wù)部門預(yù)算需求，形成歸口部門審核數(shù)據(jù)；相對(duì)于手工編制，預(yù)算管理各環(huán)節(jié)在審核時(shí)比較直觀，且可查看每個(gè)部門的原始數(shù)據(jù)、審核數(shù)據(jù)及最終預(yù)算數(shù)據(jù)。

（三）預(yù)算全過(guò)程管控，滿足業(yè)財(cái)管理需要

預(yù)算的年初編制、日常調(diào)整均可在線編制，由電子流程嚴(yán)控，提高預(yù)算數(shù)據(jù)的完整性、正確性。業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門可查詢預(yù)算核定情況，較手工編制可清晰的查看何種費(fèi)用被核減，不需再做手工核對(duì)表。

采用電子流程后，財(cái)務(wù)部將管理費(fèi)用的預(yù)算編制在系統(tǒng)中痕跡化，自動(dòng)匯總，整體預(yù)算數(shù)據(jù)的完整性、正確性得到提高。

三、管理費(fèi)用預(yù)算精益化管理系統(tǒng)的功能和特點(diǎn)

根據(jù)多年預(yù)算編制、審核、分析過(guò)程出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，結(jié)合業(yè)務(wù)部門的需求，開(kāi)發(fā)了《管理費(fèi)用預(yù)算精益化管理系統(tǒng)》，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)角度反映預(yù)算信息，并且支持費(fèi)用預(yù)算的歸口審核、單位匯總審核，業(yè)務(wù)事項(xiàng)與財(cái)務(wù)科目建立一對(duì)一或多對(duì)一的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)按業(yè)務(wù)事項(xiàng)編制預(yù)算同時(shí)，按財(cái)務(wù)科目體系進(jìn)行數(shù)據(jù)歸集，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門基于不同視角的預(yù)算管理需求，面向業(yè)務(wù)開(kāi)展預(yù)算管理工作。該系統(tǒng)具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

圖1管理費(fèi)用預(yù)算管理業(yè)務(wù)流程

（一）便捷部署

支持獨(dú)立部署，不用部署管控客戶端，省去大量客戶端部署、調(diào)試時(shí)間，便于向業(yè)務(wù)部門推廣應(yīng)用。

（二）高效實(shí)施

內(nèi)置預(yù)算模型，無(wú)需配置預(yù)算表格式、取數(shù)回寫(xiě)公式、預(yù)算模版等，只需要配置業(yè)務(wù)事項(xiàng)及權(quán)限、業(yè)務(wù)事項(xiàng)與財(cái)務(wù)科目對(duì)應(yīng)關(guān)系，大大縮短了預(yù)算的實(shí)施配置周期，時(shí)間大約從1個(gè)月縮短到1個(gè)星期。

（三）快速填報(bào)

業(yè)務(wù)部門按自己熟悉的業(yè)務(wù)事項(xiàng)填報(bào)，不用考慮與財(cái)務(wù)科目復(fù)雜對(duì)應(yīng)，業(yè)務(wù)部門預(yù)算填報(bào)、調(diào)整及審核，提高了效率。

（四）快捷審批

預(yù)算審批同時(shí)保留了業(yè)務(wù)部門申請(qǐng)數(shù)、歸口數(shù)、財(cái)務(wù)審核數(shù)，歸口部門、財(cái)務(wù)部門在審批時(shí)可直接修改數(shù)據(jù)，不用回退給業(yè)務(wù)部門，更快捷地處理預(yù)算審批過(guò)程。

（五）實(shí)時(shí)執(zhí)行分析

無(wú)需配置執(zhí)行分析方案，實(shí)時(shí)進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行分析，包括預(yù)算數(shù)、執(zhí)行數(shù)、執(zhí)行百分比、剩余預(yù)算等。

四、總結(jié)

《管理費(fèi)用預(yù)算精益化管理系統(tǒng)》自上線運(yùn)行以來(lái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合不斷加深，預(yù)算管理全員參與、全面覆蓋的理念深入人心；節(jié)約預(yù)算數(shù)據(jù)編制、匯總、分析時(shí)間及人工；固化業(yè)務(wù)流程，預(yù)算管理痕跡化明顯，有效提升整體預(yù)算管理水平。