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      淺談國有企業(yè)采購管理主要問題和對策

      2020-12-28 06:56:31喻珠晗
      時代經(jīng)貿(mào) 2020年24期
      關鍵詞:采購管理國有企業(yè)

      【摘 要】采購管理是國有企業(yè)降低運營成本、提升核心競爭力的有效措施,是國企發(fā)展過程中提高質量和效益的重要抓手和迫切需求。我國國有企業(yè)存在人員專業(yè)水平低、分散采購、制度和信息化平臺不完善、供方管理不足、采購過程管控不力,成本管控不夠等問題,本文就以上幾個方面提出了相應措施和對策。

      【關鍵詞】國有企業(yè);采購管理;問題級對策

      隨著全球經(jīng)濟一體化的快速發(fā)展,越來越多的國有企業(yè)已經(jīng)充分認識到采購管理是企業(yè)匹配供需、降低運營成本、提升核心競爭力的有效措施。采購管理提升是國有企業(yè)轉型過程中的重要組成部分,是國企發(fā)展過程中提高質量和效益的重要抓手和迫切需求。

      一、采購管理的概述

      采購管理是企業(yè)現(xiàn)代化管理體系中的重要環(huán)節(jié),是指對企業(yè)經(jīng)營和項目運作中所需的各類物資進行科學有效的控制、組織、協(xié)調與管理的過程,主要包括計劃、預算、招標、訂購、運輸、倉儲等內容。

      二、國有企業(yè)采購管理現(xiàn)狀和問題

      現(xiàn)階段,我國國有企業(yè)經(jīng)營經(jīng)營狀況和管理水平參差不齊,普遍存在人員專業(yè)水平低、分散采購、制度和信息化平臺不完善、供方管理不嚴、成本管控不夠等問題。

      (一)理念落后、專業(yè)化程度低

      現(xiàn)階段很多國有企業(yè)的采購管理部門僅僅提供對企業(yè)所需物資的供應保障,在企業(yè)內部未形成采購管理是公司利潤增長點的統(tǒng)一意識。在人員配備上,也大多是商務人員轉崗或者關系戶安置,對產(chǎn)品的熟悉程度、管理能力、業(yè)務水平、相關財務法務等知識均有待提高。

      (二)分散采購,集中化程度低

      傳統(tǒng)的國企物資采購集中度較低,特別是大型國企和集團,因為地理位置差異、行業(yè)差距、供貨時間緊、各子公司管理水平不均衡等原因難以實現(xiàn)集中采購。分散采購的弊端比較明顯,不能形成采購的規(guī)模效益,造成價格管控困難。

      (三)制度不完善、信息化程度低

      目前仍然有國企的采購制度在過程的系統(tǒng)性、精細化、高效化不夠的情況,一方面是因為采購管理中高層的采購管理水平不高,另一方面,在機構設置、人員制衡、部門間協(xié)調配合、制度的層級和可操作性上都或多或少的存在改進空間。

      隨著人員的信息化能力的提升,大多數(shù)國有企業(yè)都實現(xiàn)了采購業(yè)務流程信息化,但在專業(yè)采購平臺的建立、與電商平臺的對接、集團內企業(yè)之間的平臺對接,以及數(shù)據(jù)深度挖掘、分析統(tǒng)計,決策層展示等方面實現(xiàn)的程度不高。

      (四)供方管理和考核評價欠缺

      有的企業(yè)因管理要求不嚴、人員配備不夠等原因,在選擇供應商之前,未對供應商和產(chǎn)品市場進行充分的調研分析和考察,對供方的考察、資質審查、業(yè)績評價方面也不夠規(guī)范。

      (五)采購過程控制不力

      采購過程控制能力與企業(yè)自身管理水平成正比,采購過程控制不足主要表現(xiàn)在采購人員處理周期長、異常訂單處理不及時、訂單變更風險、采購跟催不及時等方面。采購處理時間和供貨周期成正比,到貨時間的延期將直接導致項目進度延期,甚至帶來經(jīng)濟損失。

      (六)采購成本控制不夠

      成本控制是采購管理的重要指標,然而市場價格變化迅速,設備升級換代頻繁,軟硬件產(chǎn)品配置復雜,價格稽核在實際操作時困難重重。另外,還存在需求部門選型時大多提前與廠家、供應商接觸甚至報備,在標書中指定品牌型號,造成單一來源采購的局面,項目采購部門介入晚,導致沒有談判的砝碼,甚至有可能存在商業(yè)賄賂、回扣等行為。如何規(guī)范詢價流程,有效控制成本,成為擺在采購人面前的一大難題。

      三、采購管理對策建議

      針對上述問題,本人結合所學知識和工作經(jīng)驗,從人員能力提升、集中采購、完善制度平臺、供方管理、采購過程管控和成本管控幾個方面提出了對策建議:

      (一)明確定位,提升采購人員能力

      企業(yè)應在內部明確采購管理部門的職責定位,制訂企業(yè)采購戰(zhàn)略規(guī)劃、方針目標、采購計劃等。提高采購員準入門檻,明確提出對人員學歷、專業(yè)、從業(yè)經(jīng)歷、資質資格等方面的要求,入崗后,對其進行全方位培訓,在相關崗位,尤其是需求相關部門歷練后,再進入采購崗位開展工作。

      (二)實現(xiàn)歸口管理,集中采購

      企業(yè)應明確內部的歸口管理部門和要求,實現(xiàn)制度和實施的歸口。大型國企應實行公司總部物資集中采購,統(tǒng)一組織采購活動,并對大宗物資實行提前識別和謀劃,集中詢價,分批供貨,實現(xiàn)渠道正規(guī)、價格最優(yōu)、貨期可控。

      (三)完善制度,建立統(tǒng)一信息化平臺

      制度的實現(xiàn)要依靠信息化手段,市場上采購管理的軟件品牌很多,如用友、金蝶等,都已經(jīng)具備較長時間的經(jīng)驗積累和項目實踐,有著全面的功能和穩(wěn)定的性能,也能為企業(yè)特殊要求做定制軟件。尤其是大型集團,應著力推進信息化平臺的廣泛實施,將采購管理平臺融入項目管理全過程,同時,實現(xiàn)子集團、集團成員單位、以及各級下屬公司的整體運營,為集團大數(shù)據(jù)分析和決策提供支撐。

      (四)構建供方管理體系

      企業(yè)應建立完善的供應商選擇制度和評審標準,設立專業(yè)的供方管理小組,對供應商業(yè)績進行動態(tài)考核。同時,與優(yōu)質、長期的供應商建立風險共擔、利益共享的戰(zhàn)略合作伙伴關系。

      建立企業(yè)供方白名單與黑名單,首次采購供方和單一來源采購供方嚴格審核,充分了解項目背景和調研市場可替代品牌的價格,規(guī)范供方選擇過程。

      (五)有效控制采購過程

      企業(yè)應建立采購跟催和異常訂單報告機制,對采購過程進行分解,提前識別過程存在的潛在失效行為,防范風險。明確各環(huán)節(jié)的時間限定要求,并與人員績效考核關聯(lián)。對異常訂單,或者需變更的訂單,充分論證其必要性,選擇合適的替換方式,將損失降至最低。

      (六)加強成本管控

      成本管控是考核采購過程績效的重要指標,只有合理選擇采購方式,充分調研市場行情,嚴格稽核采購成本,才能做好成本控制。

      1、采購方式的選擇和執(zhí)行。采購部門應學習相關法律法規(guī),并根據(jù)項目要求、產(chǎn)品的特點、經(jīng)費預算等,選擇適當?shù)牟少彿绞?,具體包括招標采購、競爭性談判采購、單一來源采購和內部詢價采購四種方式。選擇招標方式采購的,應委托具備招標相應資質和專業(yè)人員的機構辦理。內部詢價應規(guī)范詢價流程,統(tǒng)一詢價模板,充分考慮技術準確性、付款方式、報價期限等因素,并通過信息化手段防止串通報價或價格泄露的情況。談判采購應成立談判小組,充分調研市場價格和歷史價格,提前準備談判材料和策劃談判步驟,規(guī)范報審流程。尤其是單一來源談判,應嚴格審查其合理性和必要性,除選型委員會出具的技術唯一性意見或項目采購一致性要求,理論上不允許設計選型時造成的單一來源采購。

      2、價格稽核和付款方式的選擇。采購部門應定期研究大宗通用物資的成本構成與市場價格變動趨勢,建立企業(yè)采購目錄,包含產(chǎn)品的類別、名稱、品牌、型號或規(guī)格、參數(shù)及配置、生產(chǎn)周期、參考價格等。在采購價格庫建立時,應著重關注設備的主要技術參數(shù)功能、標準化配置、分項價格,以及不同品牌間可替代型號的價格比對。在以采購目錄作為價格稽核的基礎上,采取詢比價、協(xié)議談判等尋源方式,構建完善的采購定價機制。

      另外,采購價格與付款方式是相對應的,有賬期的價格與現(xiàn)款現(xiàn)貨的價格一定不相同。在項目采購中,采購人員應充分考量銷售項目回款情況和公司資金情況,選擇適當?shù)母犊罘绞剑稍诤贤炗喓?、到貨前、到貨后、驗收后以及質保期結束前設置付款節(jié)點,以控制墊資金額和資金風險。

      3、采購環(huán)節(jié)提前介入。目前,大部分國有企業(yè)是按照業(yè)務和職能進行機構設置,需求部門和采購部門屬于不相容崗位,兩個部門介入時間不同,采購申請的提出通常在項目實施階段,采購產(chǎn)品型號和配置已經(jīng)確認以后。非通用性的項目類設備往往在選型時對各品牌性能和價格已經(jīng)做過比較,并在主項目中標前確認投標文件品牌時,已與各廠家銷售確定最低價格,采購部門在事后介入詢價和談判,價格空間已所剩無幾。因此,采購部門想要真正獲得最優(yōu)價格,必須提前介入項目選型,使項目選型過程考慮技術性和經(jīng)濟性雙重因素,才能切實貫徹將本增效。

      四、結語

      采購管理是國有企業(yè)成本控制的永恒話題。只有做到采購過程規(guī)范、流程高效、產(chǎn)品質量可靠、價格最低、服務優(yōu)質,才能為項目順利開展提供保障,為國企又好又快發(fā)展保駕護航。

      (南京萊斯信息技術股份有限公司,江蘇 南京 210000)

      參考文獻:

      [1]張佩紅,唐磊.企業(yè)采購控制精細化管理全案2012(103-416).

      [2]張言.優(yōu)化企業(yè)采購管理降低企業(yè)采購成本[J].中外企業(yè)家. 2020(18).

      [3]魏玉坤.我國首個國有企業(yè)采購管理規(guī)范團體標準發(fā)布[J]. 現(xiàn)代企業(yè).2020(06).

      [4]童成彬.論如何加強物資管理提高企業(yè)經(jīng)濟效益[J].時代經(jīng)貿(mào).2018(30).

      作者簡介:喻珠晗(1983—),女,漢族,江西南昌,碩士,職稱:中級經(jīng)濟師,研究方向:產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟學。

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