高校檔案系統(tǒng)化管理的內(nèi)在邏輯與實(shí)現(xiàn)路徑

鄭建斌

檔案已日益成為國(guó)家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源，國(guó)家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃的推進(jìn)深刻影響著檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式。檔案信息化與互聯(lián)網(wǎng)利用成為穩(wěn)定發(fā)展趨勢(shì)，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息安全帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源管理和利用也形成極大的機(jī)遇，檔案工作領(lǐng)域更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、需求更加多樣，地位和作用越來越重要[1]。在高校檔案建設(shè)中，仍存在重視程度不夠、管理和利用效率不高等方面的突出問題。

一、高校檔案系統(tǒng)化管理的意義

1. 有利于理順管理流程，避免檔案資料形成“孤島”。時(shí)代發(fā)展至今，高校職能分工已越來越細(xì)化，部門林立，管理流程已越來越復(fù)雜。有些綜合類高校按照大部制改革和實(shí)施“校院二級(jí)管理”，一定程度上優(yōu)化了管理流程，但大部分高校在內(nèi)部檔案材料收集和管理方面還比較分散化。系統(tǒng)化管理理念就是將檔案數(shù)據(jù)資源化，在高?？傮w層面形成系統(tǒng)化布局和管理思路，更流暢地管理和使用檔案，避免檔案資料不能有效鏈接，出現(xiàn)“孤島”。

2.有利于協(xié)調(diào)各部門運(yùn)行關(guān)系，共享資源，降低“交易成本”。除了鏈接高校內(nèi)部各學(xué)院和部門間檔案數(shù)據(jù)資源，還需要做到檔案資料的合理共享。比如，在高校教師教學(xué)、科研記錄和業(yè)績(jī)資料上，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)人事、教務(wù)、科研等部門因缺乏有效溝通而重復(fù)收集資料、重復(fù)更新的問題。按照系統(tǒng)化管理思路，在頂層設(shè)計(jì)之下可以更好地協(xié)調(diào)各部門間運(yùn)行關(guān)系，避免碎片化、分散化、重復(fù)化地提交檔案信息，降低“交易成本”，形成共振效果，提升管理效率。

3.有利于檔案資源的挖掘和利用。建立信息化、系統(tǒng)化高校檔案管理模式，將檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化，通過網(wǎng)絡(luò)和信息化手段加強(qiáng)檔案資源的管理和利用。高校檔案數(shù)據(jù)規(guī)模較大，大數(shù)據(jù)計(jì)算技術(shù)和智能化信息利用手段將更有利于對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行挖掘和利用。以學(xué)生檔案信息為例，一方面可以在學(xué)生、教學(xué)和科研管理部門之間更好地利用和共享數(shù)據(jù)資源，連續(xù)性的學(xué)籍、教學(xué)管理、畢業(yè)及校友檔案數(shù)據(jù)還將在學(xué)生就業(yè)追蹤、培養(yǎng)質(zhì)量反饋、校友發(fā)展、提供校史資料等方面發(fā)揮作用。

二、高校檔案系統(tǒng)化管理的邏輯內(nèi)涵和內(nèi)容框架

1. 高校檔案管理的范圍和分類。高校規(guī)模雖有差異，但其涉及的檔案管理范圍和內(nèi)容類似?？傮w上，高校檔案資料可以分為教職工人事管理、財(cái)務(wù)、教學(xué)、科研、學(xué)生管理、黨群、圖書、后勤、實(shí)驗(yàn)室和裝備等若干檔案管理內(nèi)容。在每一類內(nèi)容中，又包含著具體的檔案資料信息。如學(xué)生檔案就包括了學(xué)生在校期間學(xué)籍信息、學(xué)科學(xué)習(xí)表現(xiàn)信息（課程成績(jī)、實(shí)踐教學(xué)、參與科研成果或競(jìng)賽、教師綜合評(píng)價(jià)等）、黨團(tuán)信息、畢業(yè)信息（畢業(yè)論文或設(shè)計(jì)、就業(yè)去向及追蹤等）、校友信息等。教職工檔案包括教師和其他崗位職工的入職、培訓(xùn)、工資和績(jī)效、晉升和退休等人事管理各種檔案信息，以及教學(xué)（課程大綱、教學(xué)計(jì)劃、培養(yǎng)過程、教學(xué)評(píng)價(jià)和教學(xué)成果等資料）、科研（課題立項(xiàng)、研究過程和結(jié)項(xiàng)、成果轉(zhuǎn)化等）和財(cái)務(wù)報(bào)賬，與教師相關(guān)的黨群檔案，后勤和實(shí)驗(yàn)設(shè)備檔案等各類資料。

結(jié)合檔案使用主體，可以將高校檔案管理內(nèi)容分為三大類別：以學(xué)生為中心的檔案內(nèi)容、以教職工為中心的檔案內(nèi)容以及以社會(huì)用戶為中心的檔案內(nèi)容。

2.高校檔案系統(tǒng)化管理的邏輯與框架。圖1 展示了高校檔案管理系統(tǒng)化的邏輯關(guān)系和框架內(nèi)容。從檔案利用的需求出發(fā)，更利于快速厘清相關(guān)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案信息，從以上分類和分析看，高校檔案系統(tǒng)化既包含以學(xué)生為中心、教師為中心和校外用戶檔案需求為中心的各類檔案資料的匯總、分類、整合和加工處理，還包括與已建設(shè)相關(guān)信息系統(tǒng)（如辦公OA 等電子文件管理系統(tǒng)）的有效融合。同時(shí)，以學(xué)生為中心和與教職工為中心引出的各類檔案資料部分內(nèi)容又有邏輯交叉。

圖1 高校檔案系統(tǒng)管理范圍及邏輯框架

要形成有效的系統(tǒng)化檔案管理，需要處理好以下幾個(gè)關(guān)系：一是檔案資料收集、電子化、整理歸檔和日常工作的相輔相成關(guān)系。也就是說，要讓檔案資料管理工作成為日常工作習(xí)慣。一方面，除了高校普遍增加的教育信息化和智慧校園建設(shè)，當(dāng)前大部分的檔案資料已具備較好的信息化和電子化基礎(chǔ)；部分只能通過掃描等手段進(jìn)行電子化的傳統(tǒng)檔案資料需要做好歸檔和建立目錄索引。另一方面，良好的檔案資料相關(guān)工作習(xí)慣不會(huì)使各業(yè)務(wù)部門感覺工作負(fù)擔(dān)增加，反而檔案資料的有效利用和共享還可以提升相關(guān)工作效率。為促進(jìn)檔案資料相關(guān)工作的處理和利用，部門可以設(shè)兼職檔案管理員。二是處理好檔案資料系統(tǒng)收集整理和檔案管理加工、利用的前后銜接關(guān)系。在系統(tǒng)化檔案管理內(nèi)容中檔案管理部門是系統(tǒng)管理的核心，但檔案資料生成、收集整理階段的具體工作是由各業(yè)務(wù)部門完成的。當(dāng)數(shù)據(jù)資源完備存入檔案管理系統(tǒng)并可以共享后，各業(yè)務(wù)部門需要部分檔案資源時(shí)可以即時(shí)向檔案管理部門提出需求和申請(qǐng)。三是處理好檔案管理核心系統(tǒng)和已有相關(guān)信息系統(tǒng)的端口連接和資料共享關(guān)系。系統(tǒng)化檔案管理框架中，各業(yè)務(wù)部門需要收集重要檔案資料，但與處理具體業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)并不互斥。為保證相關(guān)信息系統(tǒng)間的有效鏈接和資源共享，需要在宏觀層面提前布局，盡量避免因各信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)因設(shè)計(jì)思路不同而存在字段缺失、端口連接等問題。

3.高校檔案系統(tǒng)化管理的關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)高校檔案系統(tǒng)化管理需要處理好上述的三種關(guān)系，其中的關(guān)鍵就是樹立較強(qiáng)的檔案意識(shí)和建立專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍。正確的檔案意識(shí)包括：（1）領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，即高校領(lǐng)導(dǎo)層要正視檔案資料的重要性，提前規(guī)劃布局，使檔案數(shù)據(jù)資源的效用最大化；（2）各業(yè)務(wù)部門人員意識(shí)，既要重視和明確重要檔案文件收集整理是各部門日常工作的一部分，又要懂得合理有效利用檔案數(shù)據(jù)資源，提升工作效率；（3）檔案管理專職人員意識(shí)，即建立專業(yè)的檔案管理技術(shù)隊(duì)伍，對(duì)各部門生成、收集和整理的檔案信息及時(shí)加工、處理，既能有效存儲(chǔ)檔案，還能提取檔案資料顯示的重要信息以供不同部門及領(lǐng)導(dǎo)決策使用。只有充分地重視和組織實(shí)施，高校各教學(xué)和行政部門與檔案管理部門產(chǎn)生良好的配合，才能使檔案資料發(fā)揮更積極的作用。

三、信息化助力高校檔案系統(tǒng)化管理實(shí)現(xiàn)

1.硬件基礎(chǔ)。國(guó)內(nèi)高校檔案相關(guān)文獻(xiàn)研究，大多僅是對(duì)高校部門功能的檔案內(nèi)容或者僅將圖書和檔案等聯(lián)系比較緊密部分的一體化進(jìn)行研究分析，近幾年才有學(xué)者提出一體化檔案管理的思路[2][3]。其部分原因也是基于目前高校信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)條件已經(jīng)具備，使高校檔案系統(tǒng)化、一體化管理的可行性持續(xù)加強(qiáng)。自2015 年國(guó)務(wù)院印發(fā)《國(guó)務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》后，以增強(qiáng)各行業(yè)創(chuàng)新能力為目的的互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)與行業(yè)產(chǎn)業(yè)大融合進(jìn)程得以加速。“互聯(lián)網(wǎng)+”在教育行業(yè)中正在使高校信息化建設(shè)水平大力提升，尤其是以校園網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施為依托的智慧校園建設(shè)，使得檔案系統(tǒng)化、信息化管理有了較為完備的硬件基礎(chǔ)。

2.軟件和信息系統(tǒng)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+教育”的重要內(nèi)容還體現(xiàn)在高校管理相關(guān)軟件和信息系統(tǒng)的持續(xù)完善方面。一體化的高校綜合檔案管理信息系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)接入層、系統(tǒng)應(yīng)用層、平臺(tái)工具支撐層、應(yīng)用數(shù)據(jù)層和系統(tǒng)支撐層等主要軟件層次。

數(shù)據(jù)接入層包括教職工、學(xué)生（校內(nèi)和校外）及社會(huì)用戶的數(shù)據(jù)接入端，尤其是建立安全、方便的移動(dòng)端APP，做好用戶服務(wù)；系統(tǒng)應(yīng)用層包括各個(gè)業(yè)務(wù)部門各類檔案資料（文檔、圖書RFID、聲像等資料）內(nèi)容的采集、編纂、展示等信息管理功能，還包括檔案預(yù)約利用系統(tǒng)（內(nèi)網(wǎng)或遠(yuǎn)程）或檔案業(yè)務(wù)服務(wù)大廳等應(yīng)用端（PC或移動(dòng)端應(yīng)用）；平臺(tái)工具支撐層則包括了接口服務(wù)平臺(tái)、基礎(chǔ)組件平臺(tái)、通用文件瀏覽平臺(tái)、報(bào)表平臺(tái)、全文檢索平臺(tái)、系統(tǒng)配置平臺(tái)以及多種服務(wù)于應(yīng)用層的各類工具，如服務(wù)于檔案資料的OCR 識(shí)別工具和多媒體處理工具、電子文件系統(tǒng)的文件檢測(cè)工具、數(shù)字簽名工具和檔案利用的通用文件瀏覽工具、脫機(jī)利用工具、大數(shù)據(jù)分析工具等；應(yīng)用數(shù)據(jù)層和系統(tǒng)支撐層是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)層級(jí)。在綜合性檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中，一是要做好系統(tǒng)部署，使檔案管理系統(tǒng)與教務(wù)、科研、人事、財(cái)務(wù)等管理系統(tǒng)易兼容、數(shù)據(jù)可共享。二是建立包含物理和網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、應(yīng)用安全、數(shù)據(jù)安全和管理安全在內(nèi)的安全保障體系，這就需要更加專業(yè)的軟件供應(yīng)商和專業(yè)的檔案管理人才。

3.融合檔案管理系統(tǒng)與OA 等電子文件系統(tǒng)。OA辦公等電子文件系統(tǒng)是近年來各高校實(shí)施電子政務(wù)建設(shè)普遍采用的文件發(fā)布和工作平臺(tái)。由于對(duì)高校內(nèi)部各部門重要文件可即時(shí)電子化并方便采集，OA 在高校日常管理的覆蓋面和成熟度使其成為檔案管理系統(tǒng)最重要的支持系統(tǒng)之一。同樣的，學(xué)生、教務(wù)、財(cái)務(wù)、黨群建設(shè)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等都包含重要的電子文件系統(tǒng)內(nèi)容，檔案系統(tǒng)管理必須開放集成，做好檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)和端口的良好銜接，實(shí)現(xiàn)采集數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。

總體上，高校檔案系統(tǒng)化管理必須依據(jù)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南（檔辦〔2010〕116 號(hào)）》教育部高校檔案管理27 號(hào)令、《國(guó)家電子文件管理工作規(guī)劃（2011-2015 年）》《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）《電子文件系統(tǒng)測(cè)試規(guī)范》（GBT31021.2-2014）等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，廣泛運(yùn)用信息化手段，構(gòu)建系統(tǒng)化管理、智慧管理模式和方案，對(duì)高校檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)全流程管理。

四、高校檔案系統(tǒng)化管理實(shí)現(xiàn)路徑和建議

關(guān)于檔案資料利用，以教育部《高等教育質(zhì)量監(jiān)測(cè)國(guó)家數(shù)據(jù)平臺(tái)》上報(bào)數(shù)據(jù)和《高等教育學(xué)校統(tǒng)計(jì)調(diào)查表》為例。教學(xué)基本狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)填表是每一年度周期高校需完成的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上報(bào)活動(dòng)之一，如果各部門形成較強(qiáng)的檔案管理和利用意識(shí)，及時(shí)按照上報(bào)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑和字段要求將真實(shí)準(zhǔn)確的工作數(shù)據(jù)進(jìn)行日常錄入和及時(shí)修正，當(dāng)各校內(nèi)主管數(shù)據(jù)上報(bào)工作部門需要填報(bào)數(shù)據(jù)時(shí)，可以直接調(diào)用檔案管理系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)，部分字段僅需要根據(jù)填報(bào)數(shù)據(jù)口徑進(jìn)行邏輯修正即可。這將非常有效地提升工作效率，且減少各部門間工作協(xié)調(diào)中可能存在的“交易成本”。

因此，實(shí)現(xiàn)完整的檔案管理信息系統(tǒng)，其要求非常高。只有高校秉承頂層設(shè)計(jì)理念，協(xié)調(diào)處理各部門工作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案生命周期的全流程管理和應(yīng)用服務(wù)，才能有效促進(jìn)管理效率的提升和檔案資料的利用[4]。當(dāng)前，高校智慧校園等信息化建設(shè)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用升級(jí)使得高校檔案系統(tǒng)化管理已經(jīng)變得可行。高校檔案管理的系統(tǒng)化真正推進(jìn)，還需在多個(gè)方面做好基礎(chǔ)工作。

第一、提高檔案系統(tǒng)化管理意識(shí)，從總體進(jìn)行布局和系統(tǒng)設(shè)計(jì)。要真正有效發(fā)揮高校檔案資料的功能，必須把高校檔案系統(tǒng)化管理作為高校綜合關(guān)系體系的重要一環(huán)。這就要求高校領(lǐng)導(dǎo)和各部門首先要具備較強(qiáng)的檔案利用意識(shí)，從組織管理和制度安排上做好檔案系統(tǒng)化的總體布局、系統(tǒng)部署和制度設(shè)計(jì)，即從校級(jí)層面進(jìn)行檔案系統(tǒng)管理的布局和系統(tǒng)設(shè)計(jì)，包含檔案管理系統(tǒng)的定位、功能、范圍和利用途徑，與不同信息系統(tǒng)的銜接等。

第二，建立高校檔案系統(tǒng)化管理的機(jī)制和保障。一是建立檔案管理制度。制度保障是形成檔案系統(tǒng)管理有效機(jī)制和發(fā)揮作用的根本，只有形成有效的檔案收集、管理和利用制度，充分將檔案管理工作融入日常工作，如把檔案收集工作納入有關(guān)部門的工作范圍和職責(zé)考核內(nèi)容中，才能使檔案系統(tǒng)最終發(fā)揮作用。二是建立和優(yōu)化檔案系統(tǒng)化管理的具體工作流程。明確不同部門檔案管理的工作范圍和邏輯流程，做到工作開展與檔案電子化和收集同步，檢查日常工作與檔案檢查同步。對(duì)檔案利用工作進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，通過數(shù)據(jù)有效分析利用，指導(dǎo)科學(xué)決策。值得注意的是，在檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，以檔案利用需求為導(dǎo)向，分析高校運(yùn)行常用檔案資料領(lǐng)域，按照需求安排檔案格式、內(nèi)容和字段等，做到檔案資料收集的標(biāo)準(zhǔn)化。比如，在檔案收集中將檔案原始資料分為相對(duì)固定信息（部分音頻視頻、文本資料）和動(dòng)態(tài)信息（人員、財(cái)務(wù)及設(shè)備等變動(dòng)信息），固定信息要注意資料的電子化過程的標(biāo)準(zhǔn)化，方便后期檔案加工處理，對(duì)動(dòng)態(tài)信息要及時(shí)更新并上報(bào)。在檔案信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，還需要注意電子文件的安全可讀。三是建立專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，履行傳統(tǒng)和電子檔案保管、加工、利用服務(wù)等職能。在系統(tǒng)化檔案管理工作流程中，檔案的有效加工、處理、數(shù)據(jù)分析和信息提供是檔案管理的核心，需要更加專業(yè)的檔案管理人才開展團(tuán)隊(duì)協(xié)作。團(tuán)隊(duì)需要綜合檔案管理、情報(bào)科學(xué)等傳統(tǒng)檔案相關(guān)專業(yè)人員，和計(jì)算機(jī)與信息科學(xué)、統(tǒng)計(jì)與數(shù)據(jù)分析等專業(yè)人員力量。

第三，加強(qiáng)檔案信息資源的服務(wù)與利用管理。在加強(qiáng)檔案綜合管理意識(shí)的同時(shí)，在檔案信息資源的利用端，也需要重點(diǎn)做好幾項(xiàng)工作。（1）加強(qiáng)檔案利用端的組織領(lǐng)導(dǎo)，積極做好檔案資源內(nèi)容宣傳，擴(kuò)大檔案信息資源的開放力度，使各部門在日常工作中有需求時(shí)及時(shí)想到和用到檔案系統(tǒng)，使檔案資源真正活起來用起來。（2）強(qiáng)化檔案管理者的服務(wù)意識(shí)和各業(yè)務(wù)部門的檔案利用意識(shí)。檔案管理部門要把檔案的有效利用作為最重要的職責(zé)，對(duì)不同利用者合理設(shè)置權(quán)限，在形式上還可以設(shè)置虛擬的檔案服務(wù)大廳并及時(shí)關(guān)注服務(wù)反饋。技術(shù)上可采用靈活的分布式架構(gòu)，未來可通過升級(jí)或替換原有服務(wù)，不斷滿足檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。對(duì)于檔案利用意識(shí)初期需要及時(shí)持續(xù)的宣傳和培訓(xùn)，各部門獲益后利用意識(shí)會(huì)大幅增強(qiáng)。（3）不斷完善檔案資料管理能力，尤其是大數(shù)據(jù)分析處理和利用能力，為學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和關(guān)鍵決策提供證據(jù)支撐。（4）根據(jù)檔案管理相關(guān)法規(guī)及時(shí)處理已過保管期限的檔案，對(duì)涉密檔案要嚴(yán)格按照《保密法》規(guī)定進(jìn)行管理，在檔案管理的全流程都需要保證檔案數(shù)據(jù)的可讀性和安全性。