高校檔案精細化管理的必要性及對策研究

摘要：為了對高校各類信息資源進行妥善保管，適應(yīng)高校辦學(xué)招生規(guī)模不斷擴大的趨勢，必須要從精細化的角度對檔案進行管理。然而，在過去一段時間內(nèi)，仍然有部分高校存在檔案管理質(zhì)量低下、檔案管理制度不完善以及檔案分工不科學(xué)等一系列問題，制約了高校檔案管理工作轉(zhuǎn)型。故此，文章就高校檔案精細化管理的必要性進行闡述，指出當(dāng)下存在的問題，并提出自己關(guān)于高校檔案精細化管理的建議，旨在能夠進一步發(fā)揮高校檔案資源在教學(xué)科研、黨政管理、人事管理等工作中的作用。

關(guān)鍵詞：必要性;精細化;高校檔案;制度;對策

一、高校檔案精細化管理的必要性

新時期，高校檔案資源的數(shù)量不斷增多，檔案管理精細化尤為必要。一方面，這是提升檔案管理效能的必然要求。隨著高校各項工作深入推進，信息種類進一步豐富、數(shù)量進一步增加、范圍進一步擴大。只有真正細化檔案管理制度、內(nèi)容與分工，才能真正對各類信息進行加工、資源重組、數(shù)據(jù)挖掘和知識采集，最終提升管理效能[1]。另一方面，發(fā)揮檔案價值的內(nèi)在要求。高校檔案具有重要的文化價值。經(jīng)濟價值、政治價值，是高校擬定政策、開展決策活動、推動行政管理的重要資源。從精細化的角度管理檔案，精簡檔案的類別、流程，能夠更好地對檔案資源進行存儲、處理、評價、分析和收集，進而為相關(guān)部門提供信息參考。

二、高校檔案管理中常見的問題

（一）忽視檔案前款控制，管理質(zhì)量低下

當(dāng)下，部分高校對檔案管理工作缺乏足夠的重視，沒有做好檔案資源的前端控制工作，影響后期的開發(fā)利用[2]。一是高校檔案種類劃分不明確，檔案管理無序化的問題突出。部分高校未結(jié)合本高校的信息資源類型，對同類型檔案進行集中化管理，難以建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，二是高校檔案管理制度落實不力。部分高校檔案管理人員未嚴格遵循制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量參差不齊，甚至存在二次加工、二次審核等重復(fù)勞動問題。

（二）高校檔案管理制度不完善，難以提升精細化水平

當(dāng)下，部分高校檔案管理制度修編滯后，沒有及時結(jié)合最新的檔案管理政策法規(guī)和本單位實際制定或者修訂規(guī)章制度，難以厘清權(quán)責(zé)界限，不利于檔案精細化管理。一是未分別就紙質(zhì)檔案、電子檔案的特點來制定不同的檔案管理制度，難以適應(yīng)信息化環(huán)境的檔案事業(yè)發(fā)展趨勢。例如，尚未對電子圖文等數(shù)字檔案的格式進行明確，不同電子圖文采取的格式不一，難以通過檔案管理系統(tǒng)進行集中處理。二是檔案資源更新與銷毀滯后，大量失效檔案堆積，浪費檔案管理空間的同時，不利于檔案事業(yè)長遠發(fā)展。

（三）檔案管理分工不明，人才建設(shè)滯后

“基礎(chǔ)不牢，地動山搖”。對于檔案管理而言，如果不能細化分工和培養(yǎng)人才，勢必會影響檔案管理工作的規(guī)范性。一方面，部分高校業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門缺乏配合，與檔案管理相關(guān)的所有工作全部歸口至檔案管理部門，既增加了檔案管理部門的工作壓力，也不利于銜接好文件管理與檔案管理。另一方面，部分高校人才建設(shè)緩慢，檔案管理人才素質(zhì)難以滿足精細化管理的要求[3]。

三、高校檔案精細化管理的對策

（一）加強前端控制，提升高校檔案管理質(zhì)量

高校檔案種類豐富、內(nèi)容雜，涉及的范圍廣，管理難度大。為了更好地推動高校檔案精細化管理，高校檔案管理人員必須要轉(zhuǎn)變觀念，做好檔案管理前端控制工作。一是要細化高校檔案的種類，最大限度地保障檔案資料的真實性、準確性以及完整性。通常而言，高?？梢园凑照叻ㄒ?guī)類、學(xué)籍類、行政管理類、人事類、公文文書類或者其他類別對信息資源進行細化，為檔案管理人員后期檔案分類工作提供指引。二是要嚴格按照高?，F(xiàn)階段的檔案管理制度對檔案資源進行管理，提升檔案管理質(zhì)量。檔案管理部門要時常對檔案管理工作進行考核，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的不足，并從精細化的角度進行優(yōu)化，提升檔案管理人員的責(zé)任意識。

（二）加快建章立制，提升檔案管理的精細化水平

要提升檔案管理工作的精細化水平，就必須要加快建章立制，從制度層面明確檔案管理的標準、格式、流程以及內(nèi)容，減少檔案管理工作中存在的紕漏。一是要建立健全《高校紙質(zhì)檔案管理制度》《高校檔案電子檔案管理制度》《高校檔案查閱制度》《高校檔案管理職責(zé)》等制度，用制度規(guī)范檔案管理人員的行為。需要注意的是，從檔案精細化管理的角度來看，檔案制度必須要重點明確不同種類檔案資源的格式和標準。一方面，檔案管理的標準既要遵守檔案法以及相關(guān)規(guī)范性文件的要求，也要參照高校本身實際情況。另一方面，電子檔案的格式通?？刹捎胮df、avi、jpg等格式。二是要明確高校檔案更新與銷毀制度，確保高校檔案的實效性。高校檔案管理人員應(yīng)及時對檔案資源進行更新和銷毀，避免檔案資源堆積，理順檔案管理機制，發(fā)揮檔案資源在信息參考、信息憑證、決策咨詢領(lǐng)域的作用。

（三）細化高校檔案管理分工，打造精細化人才隊伍

高校檔案管理工作是一項全局性、復(fù)雜性、系統(tǒng)性的工作，需要各個部門相互配合。為此，一是要理清檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門的分工。從精細化的角度來看，就可以由高校業(yè)務(wù)部門的檔案管理專責(zé)對高校檔案資源進行初步處理，之后再轉(zhuǎn)交檔案管理部門審核、加工，提升管理效能。二是要不斷提升高校檔案管理人員的素質(zhì)，打造精細化的隊伍。首先，要了解檔案管理人員的需求，增強培訓(xùn)工作的指向性。要根據(jù)檔案管理人員的缺陷來設(shè)計培訓(xùn)內(nèi)容，避免培訓(xùn)成本的浪費。其次，要堅持打造體系多層次、內(nèi)容多元化的培訓(xùn)模式，強化檔案管理人員在檔案分類、利用、整理、收集等領(lǐng)域的能力，真正做到檔案管理各個環(huán)節(jié)精細化。最后，要以“高校檔案精細化管理”為主題，組織相關(guān)的交流活動、講座活動，拓寬檔案管理人員視野，為檔案精細化管理打下扎實的基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

高校檔案管理人員必須要樹立精細化管理理念，將檔案管理工作作為一項基礎(chǔ)性、全局性、系統(tǒng)性、科學(xué)性的工作來抓，減少檔案管理中存在的漏洞。具體而言，一是要加強前端控制，提升高校檔案管理質(zhì)量;二是要加快建章立制，提升檔案管理的精細化水平;三是要細化高校檔案管理分工，打造精細化人才隊伍。相信隨著高校檔案管理的軟硬件設(shè)施不斷優(yōu)化、制度不斷完善，檔案管理精細化的目標終將實現(xiàn)。

參考文獻

[1]梁艷.信息化技術(shù)對高校檔案管理的影響研究[J].食品研究與開發(fā)，2020，41（19）：253.

[2]葉永香.信息化視域下的高校行政檔案管理創(chuàng)新[J].技術(shù)與市場，2020，27（10）：149-150.

[3]馮煒雯.新時期高校檔案管理工作創(chuàng)新探討[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2020，19（18）：281-282.

作者簡介：

陳麗娟（1973年3月——），女，安徽桐城人，池州職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖文信息中心館員，研究方向檔案學(xué)。