高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作路徑探究

趙海燕 孫宇辰 向紅

摘 要：高校學(xué)生檔案主要包括學(xué)生在校期間的：學(xué)籍卡、各種考評(píng)需要的材料、獲獎(jiǎng)證明、黨團(tuán)材料及畢業(yè)生登記表等，尤其是第一學(xué)歷檔案，這些都是非常珍貴的，不可復(fù)制的原始資料。在每個(gè)人的職業(yè)發(fā)展過(guò)程中，不論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)留學(xué)政審、還是職稱評(píng)審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、工作調(diào)動(dòng)、退休手續(xù)的辦理以及各種證明的出具等手續(xù)，都將把個(gè)人檔案材料作為審核的重要依據(jù)。高校的學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生今后的就業(yè)和發(fā)展有著很重要的作用，而現(xiàn)今高校對(duì)于學(xué)生檔案的管理工作仍然存在著一些問(wèn)題。本文從問(wèn)題出發(fā)，首先從具體所指相關(guān)性、管理目的、管理規(guī)則等方面，基于高校學(xué)生檔案管理視角的可行性，然后提出了從學(xué)生檔案管理、檔案利用、檔案服務(wù)、檔案宣傳和教育等方面入手的解決方案，并對(duì)于如何提升高校學(xué)生檔案管理工作的路徑給予探究，為日常檔案管理工作提供新的思路和幫助，最終實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新高校學(xué)生檔案管理的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校;學(xué)生檔案;檔案管理

高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作之一就包括高校檔案工作，而學(xué)生檔案管理工作又是高校檔案工作的重要組成部分。從檔案的基本含義來(lái)看，檔案是具有社會(huì)性、歷史性、確定性和原始記錄性。高校的學(xué)生檔案主要記錄著學(xué)生從高中時(shí)期到大學(xué)期間的學(xué)習(xí)、生活、錄取、成績(jī)、思想品德等方面的情況，是組成高校檔案群的重要部分。學(xué)生檔案包括：高中時(shí)期的檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)員組織檔案等，部分檔案在學(xué)生畢業(yè)后，會(huì)轉(zhuǎn)變成跟隨其一起流動(dòng)的人事檔案。

學(xué)生檔案關(guān)系著個(gè)人在未來(lái)，是走向社會(huì)的就業(yè)和發(fā)展的基礎(chǔ)，信息化時(shí)代的不斷加速，高校學(xué)生檔案的流轉(zhuǎn)速度、使用頻率也會(huì)越來(lái)越高，高校學(xué)生檔案管理工作中依然存在很多問(wèn)題亟待改進(jìn)。只有不斷提升并改善管理的路徑，才能實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的高效化，在檔案查詢中為高校師生提供高質(zhì)量的服務(wù)，并為企事業(yè)單位提供真實(shí)的準(zhǔn)確的人才信息。

一、高校學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

1.高校對(duì)學(xué)生檔案工作的重視度有所欠缺。目前，很多高校不夠重視學(xué)生檔案的管理工作，只是把學(xué)生檔案管理工作當(dāng)做普通工作融入到日常工作中，體現(xiàn)出對(duì)待學(xué)生檔案管理的保管意識(shí)淡薄。造成這種意識(shí)淡薄的原因主要來(lái)自兩方面：一方面是高校管理層不夠重視，認(rèn)為學(xué)生檔案的使用頻率較低，所以在人力、物力和經(jīng)費(fèi)方面的投入較為欠缺;另一方面學(xué)生的檔案管理工作，對(duì)于學(xué)校的教學(xué)教研、專業(yè)課評(píng)估和學(xué)位評(píng)審沒(méi)有直接的影響，不能夠及時(shí)向社會(huì)展示出成績(jī)，無(wú)法突出學(xué)校的工作水平。

2.高校的學(xué)生檔案工作缺乏專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。國(guó)內(nèi)的高校學(xué)生檔案管理部門(mén)一般可以分為三類(lèi)：一類(lèi)是由學(xué)院和系進(jìn)行保管，一類(lèi)是通過(guò)學(xué)生工作處分類(lèi)保存，還有一類(lèi)是專門(mén)的檔案館和檔案室統(tǒng)一管理。按照現(xiàn)在高校實(shí)際的工作情況，大部分會(huì)采取放在各個(gè)院系的措施，但不會(huì)另行再配備專業(yè)的檔案管理工作者。一般的檔案工作，主要靠學(xué)院的輔導(dǎo)員群體負(fù)責(zé)兼任，或者還可以通過(guò)任命辦公室行政人員、教學(xué)秘書(shū)等兼職擔(dān)任檔案工作。高校行政工作者，除去本身承擔(dān)的其他教學(xué)工作，對(duì)于學(xué)生的檔案工作花費(fèi)的精力和時(shí)間十分有限。學(xué)校沒(méi)有組織這些行政工作者對(duì)檔案管理進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，平時(shí)這些工作者很難接觸檔案歸檔保存的相關(guān)專業(yè)知識(shí)。在實(shí)際工作中，面對(duì)數(shù)量眾多的高校學(xué)生檔案，也給檔案工作人員保質(zhì)保量的完成歸檔整理工作帶來(lái)了困境。同時(shí)管理人員對(duì)學(xué)生檔案工作的重視度有所欠缺，也很少切實(shí)的去檢查有關(guān)檔案的相關(guān)工作。平時(shí)工作人員的流動(dòng)，工作調(diào)離后沒(méi)有及時(shí)完成交接。高校對(duì)于檔案工作者的考核不到位，使得學(xué)生檔案管理工作很大程度上受到兼職檔案員的工作責(zé)任心和工作能力的影響。

3.高校學(xué)生檔案管理制度不夠規(guī)范。高校學(xué)生檔案管理制度，在各個(gè)高校間沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。哪些檔案是必不可少，哪些檔案是沒(méi)必要保存的，哪些檔案是需要轉(zhuǎn)化的，完全沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范。這樣也會(huì)導(dǎo)致學(xué)生檔案在以后的管理中，會(huì)出現(xiàn)一些參差不齊的問(wèn)題。高校學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)去向多樣化，畢業(yè)生檔案有存在學(xué)校代為保存，也有跟隨畢業(yè)生流轉(zhuǎn)到當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)和就業(yè)單位，也會(huì)造成后期學(xué)生在查詢使用檔案時(shí)，找不到相關(guān)的檔案，甚至?xí)龅綑n案丟失的困境。

4.高校學(xué)生檔案管理的方式缺乏創(chuàng)新。互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)還沒(méi)有得到充分利用，并使用這些技術(shù)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的管理。還有些高校的檔案管理系統(tǒng)，不僅沒(méi)能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，甚至高校學(xué)生檔案管理工作水平，還依然停留在收集紙質(zhì)檔案的老舊模式水平。從檔案的保管角度而言，紙質(zhì)化的學(xué)生檔案不容易保存，容易丟失或缺頁(yè)，泛黃和脆化。而且紙質(zhì)化的記錄容易被更改信息，對(duì)高校學(xué)生檔案的真實(shí)性和時(shí)效性造成影響，不利于高校學(xué)生檔案管理工作開(kāi)展。

二、提升高校學(xué)生檔案管理工作的策略思路

1.高校轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，使學(xué)生檔案管理工作的重要性得到充分認(rèn)識(shí)。學(xué)生檔案管理工作對(duì)于大學(xué)生本人的重要程度也與日俱增，作為學(xué)校日常工作重要部分必不可少。企事業(yè)等單位招聘員工、選拔考試等都對(duì)個(gè)人檔案的審查極為嚴(yán)格;辦理工作調(diào)動(dòng)和異地搬遷時(shí)也需要查驗(yàn)檔案;出國(guó)政審和公證時(shí)也離不開(kāi)檔案;辦理社會(huì)保險(xiǎn)、職稱評(píng)定、出具各種相關(guān)證明都離不開(kāi)個(gè)人檔案。所以高校學(xué)生檔案管理工作要做好，也是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，高校應(yīng)當(dāng)順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流，重視并努力提升學(xué)生檔案管理的工作水平。

2.高校培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，促進(jìn)業(yè)務(wù)能力提升。檔案管理工作和任何行業(yè)都一樣，高質(zhì)量的發(fā)展離不開(kāi)專業(yè)的人才。培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理工作隊(duì)伍，是每個(gè)高校的“必修課”，只有如此，才能夠?qū)I(yè)的管理和保存學(xué)生檔案。為了保持檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定狀態(tài)，高校也應(yīng)當(dāng)設(shè)置一定的待遇和獎(jiǎng)勵(lì)給予負(fù)責(zé)兼職的檔案員。高校也要及時(shí)更新和添置計(jì)算機(jī)、掃描儀、電子密集架等先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備，采用先進(jìn)的系統(tǒng)軟件進(jìn)行學(xué)生檔案的儲(chǔ)存和使用，為確保檔案資料的完整性和安全性提供硬件保障，為學(xué)生檔案管理工作方面進(jìn)行必不可少的資金投入和扶持。

與此同時(shí)，高校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，也可以參照黨員信息管理系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，從初建逐步發(fā)展到完善。黨員信息管理系統(tǒng)相對(duì)于其他系統(tǒng)比較成熟，從黨員個(gè)人的信息錄入，到后期黨員的流動(dòng)情況登記，在系統(tǒng)中都能進(jìn)行科學(xué)明確的記錄和管理。這個(gè)系統(tǒng)也是從無(wú)到有，從初始階段到成熟運(yùn)行。

3.讓檔案管理工作有章可循，完善高校的學(xué)生檔案管理制度。學(xué)生在高校不同階段所產(chǎn)生的材料，都需要在檔案中記錄，高校學(xué)生檔案管理的工作內(nèi)容需要在管理制度被明確。對(duì)于檔案中需要?dú)w檔的材料，材料的種類(lèi)、標(biāo)準(zhǔn)、格式、內(nèi)容、紙張等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范要求。檔案的使用方法要明確規(guī)定，學(xué)生檔案中的各項(xiàng)內(nèi)容必須通過(guò)嚴(yán)格審查，日常查詢和使用檔案的人群也要有相應(yīng)規(guī)定，并及時(shí)做好查閱檔案的人員登記。建立健全高校學(xué)生的檔案管理制度，不僅要從檔案的本身工作抓起，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理人員也要從考核做起。

4.高校創(chuàng)新檔案管理方法路徑，充分利用信息化技術(shù)提高效率 。高校學(xué)生檔案的信息化管理，還可以借助新媒體，能夠及時(shí)反映學(xué)生的學(xué)籍變動(dòng)情況、成績(jī)優(yōu)良信息、在校的學(xué)習(xí)生活等情況，實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)學(xué)生進(jìn)行管理?，F(xiàn)今很多高校的學(xué)生的數(shù)量群體非常龐大，學(xué)生的檔案管理的工作，任務(wù)很繁重，學(xué)生升學(xué)和就業(yè)的流動(dòng)也較快，檔案的保存期限相對(duì)較短，隨著科技的不斷發(fā)展，電子化檔案作為必不可少的技術(shù)路徑，會(huì)被全面的引入高校學(xué)生檔案管理工作中。

與此同時(shí)，建立起高校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，讓學(xué)生群體可以自己及時(shí)查閱個(gè)人的檔案，并對(duì)于個(gè)人高校期間的學(xué)習(xí)及生活提出好的規(guī)劃和建議，對(duì)高校學(xué)生的職業(yè)規(guī)劃和學(xué)習(xí)生涯是一種正向的積極促進(jìn)。學(xué)生檔案管理信息化，還能提高效率，降低人力資源成本，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的專業(yè)化。對(duì)學(xué)生建立在校情況的預(yù)警機(jī)制。并且補(bǔ)充了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，優(yōu)化檔案的管理模式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢與實(shí)體檔案的有效結(jié)合，真正發(fā)揮出學(xué)生檔案的作用。

三、改善高校學(xué)生檔案管理工作的方法路徑

1.設(shè)置專門(mén)歸檔機(jī)構(gòu)，完善學(xué)生檔案管理的規(guī)范性?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定高校應(yīng)設(shè)立檔案館或綜合檔案室，配備專職檔案工作人員管理檔案，在實(shí)際操作層面，考慮到學(xué)生畢業(yè)后檔案隨人流動(dòng)，每年轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入的數(shù)量巨大，而且檔案材料更新頻繁，如果像其他檔案一樣入庫(kù)管理，將對(duì)人財(cái)物和庫(kù)房其他檔案的安全造成影響。所以目前很多高校的學(xué)生檔案普遍實(shí)行院系二級(jí)管理，院系一般交由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)，到學(xué)生畢業(yè)時(shí)上交給學(xué)生管理部門(mén)進(jìn)行傳遞。二級(jí)管理缺乏過(guò)程管控和專業(yè)的指導(dǎo)，隨意性和隨機(jī)性較大，也是造成高校學(xué)生檔案管理混亂的主要原因之一。要從根源上改變這一困境，高?？梢酝ㄟ^(guò)設(shè)置專門(mén)的部門(mén)科室，配備專業(yè)檔案人員按照人事檔案的規(guī)定來(lái)收集、整理、歸檔、更新并傳遞學(xué)生檔案，體現(xiàn)出以學(xué)生為本的檔案服務(wù)理念。

2.建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高學(xué)生個(gè)人檔案的使用效率。近幾年高校檔案館普遍實(shí)現(xiàn)了信息化管理，檔案信息化也已經(jīng)成為整個(gè)業(yè)界的熱點(diǎn)和共識(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)等電子設(shè)備技術(shù)將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，給館藏資源的利用率帶來(lái)了極大的提高。學(xué)生檔案室的工作人員對(duì)檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理、密封歸檔后，會(huì)對(duì)所有的紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理。

因此，建立學(xué)生檔案數(shù)字化系統(tǒng)，也是提高學(xué)生查詢檔案和使用檔案效率提高的重要路徑之一。通過(guò)參考人事檔案管理系統(tǒng)和黨員檔案管理系統(tǒng)，建立以“學(xué)號(hào)和班級(jí)”關(guān)鍵字的學(xué)生基本信息表，作為檢索和查閱的目錄，并在此基礎(chǔ)之上逐步建立：高中檔案、入學(xué)登記表、體檢情況表、黨團(tuán)組織材料、學(xué)籍材料和獎(jiǎng)懲記錄等，同時(shí)建立起各種表之間的關(guān)聯(lián)，形成統(tǒng)一的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，最終以報(bào)表的形式綜合展示檔案查詢的結(jié)果。

3.緊跟“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代要求，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案智慧服務(wù)目標(biāo)。進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化、信息化高度發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案工作領(lǐng)域也緊跟時(shí)代步伐，上海市松江區(qū)檔案館秉承“讓檔案信息多跑路，讓群眾少跑腿”的理念，率先實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)三角地區(qū)“異地查檔，便民服務(wù)”。相對(duì)而言，高校檔案館目前在智能服務(wù)方面還有些許薄弱。以各大高校目前的技術(shù)平臺(tái)來(lái)看，高校學(xué)生檔案的管理路徑提升，可以結(jié)合大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)技術(shù)，將孤立片面和靜止的數(shù)字化檔案信息整合成整體，并建成智能化檔案信息庫(kù)。通過(guò)接口技術(shù)，實(shí)現(xiàn)與學(xué)生工作部門(mén)、教務(wù)管理系統(tǒng)和安全保衛(wèi)系統(tǒng)等，相關(guān)部門(mén)之間的互聯(lián)。

還可以開(kāi)辟校外用戶查詢功能，為已經(jīng)走向社會(huì)的高校畢業(yè)生提供政治審查服務(wù)，以及就業(yè)審核、考試證明、戶口遷徙等審核材料。此外學(xué)生檔案涉及到個(gè)人隱私，為了實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的有效保護(hù)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立不同用戶群體的查詢權(quán)限。通過(guò)實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的智慧服務(wù)，讓高校管理者和教育教學(xué)工作者全面充分的了解學(xué)生的各方面情況，分析預(yù)判可能發(fā)生的問(wèn)題，為因材施教并制定學(xué)生管理政策，開(kāi)展合理有效的管理工作提供可靠的信息數(shù)據(jù)依據(jù)。也為企事業(yè)單位應(yīng)聘、考核、篩選人才，簡(jiǎn)化了審核流程，節(jié)約了人力資源的成本開(kāi)支。

4.加強(qiáng)學(xué)生檔案重要性的宣傳路徑，樹(shù)立“大檔案”理念。將學(xué)生檔案納入高校檔案館的整體管理系統(tǒng)，形成“大檔案”的管理格局，有利于建立人事檔案、學(xué)生檔案和綜合檔案的協(xié)同管理模式。但在高校的日常管理工作中，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案的認(rèn)知，大多數(shù)管理者和工作者對(duì)于學(xué)生檔案的內(nèi)容和重要性還缺乏深入的了解。尤其是大學(xué)生群體對(duì)于個(gè)人檔案的認(rèn)知意識(shí)較為模糊，對(duì)于檔案的概念，內(nèi)容構(gòu)成，用途去向都知之甚少，也缺乏基本的檔案常識(shí)和關(guān)注。

高校也應(yīng)當(dāng)重視檔案意識(shí)的教育工作，可以通過(guò)學(xué)生工作部門(mén)帶頭通過(guò)教育教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)，例如：新生入學(xué)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、職業(yè)規(guī)劃和就業(yè)指導(dǎo)課程，學(xué)校宣傳部門(mén)通過(guò)校報(bào)、廣播、官方微博、學(xué)校班級(jí)微信群等途徑，對(duì)于學(xué)生加強(qiáng)宣傳：檔案知識(shí)與法規(guī)、內(nèi)容構(gòu)成、使用途徑和相關(guān)作用等重要因素。加強(qiáng)大學(xué)生群體的檔案教育，明確向?qū)W生傳遞哪些情況會(huì)記錄在案，能從一定程度上在教育管理方面給予學(xué)生正向的引導(dǎo)。隨著學(xué)生對(duì)于檔案了解的增強(qiáng)，能夠認(rèn)識(shí)到檔案關(guān)系著未來(lái)發(fā)展與自身職業(yè)規(guī)劃，是社會(huì)選拔優(yōu)秀人才的重要依據(jù)，也是確認(rèn)大學(xué)畢業(yè)生干部身份，以及計(jì)算工齡、進(jìn)行獎(jiǎng)懲的重要參考?？梢源龠M(jìn)大學(xué)生群體注重良好品德、品行的培養(yǎng)，不斷激勵(lì)自我提升學(xué)習(xí)能力、職業(yè)能力和創(chuàng)新能力。還會(huì)樹(shù)立起正確的檔案管理觀念，重視自身學(xué)生檔案畢業(yè)后的去向，從根本上有效的杜絕了“檔案丟失”、“檔案遺棄”等意外情況的發(fā)生。

四、提升高校學(xué)生檔案管理工作的思考與總結(jié)

在信息化和智慧校園的建設(shè)大趨勢(shì)下，想要實(shí)現(xiàn)校內(nèi)信息共享，就得充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，不斷加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新。跟隨時(shí)代推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理的信息化管理，不僅能夠充分地利用和挖掘現(xiàn)代的檔案資源，還能有效的提升管理檔案的效果，方便學(xué)生群體更好的獲得高校管理層、輔導(dǎo)員和任課老師們的全面深入的了解，因材施教培養(yǎng)學(xué)生，促進(jìn)大學(xué)生的全面發(fā)展。而且對(duì)于高校大學(xué)生的學(xué)習(xí)進(jìn)步和職業(yè)規(guī)劃，對(duì)于高校的發(fā)展和工作改進(jìn)，都起到巨大的決策作用和推動(dòng)作用，也有利于大學(xué)面向社會(huì)的服務(wù)水平提升。所以就需要在高校在自身的建設(shè)過(guò)程中，主動(dòng)采取創(chuàng)新和改革措施，對(duì)于高校學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，更好地推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化工作。

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（作者單位：四川大學(xué)檔案館;徐州工程學(xué)院檔案館）