信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用分析

佘春紅

摘 要：疾控檔案管理屬于十分重要的內(nèi)容，疾控中心各項(xiàng)管理工作中，為了給疾控工作開(kāi)展提供良好的理論依據(jù)。緊跟著時(shí)代的發(fā)展，在當(dāng)前疾控檔案管理工作中，疾控檔案管理水平由于信息技術(shù)的應(yīng)用得到大幅度的提升。從檔案管理制度的不完善，疾控檔案管理人員的責(zé)任不明，以及沒(méi)有科學(xué)合理的管理規(guī)范，影響疾病檔案管理的整體水平，到信息技術(shù)應(yīng)用，極大的改善疾控管理工作的水平，本文主要對(duì)信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，以便能夠提高信息知識(shí)點(diǎn)理論支持。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);疾控中心檔案管理;管理

前言

疾控檔案資料作為疾控中心內(nèi)部的重要資料，對(duì)于工作開(kāi)展、發(fā)展方向有重要作用，疾控中心的開(kāi)展、發(fā)展種，由于各類不良因素，受到管理人員與管理制度及其他等多方面因素的影響，不可避免的會(huì)出現(xiàn)一定的混亂，導(dǎo)致疾控中心檔案出現(xiàn)破損、缺漏、丟失等問(wèn)題。因而開(kāi)展有效的疾控中心檔案管理是十分重要的，在現(xiàn)代疾控檔案管理中為了使管理制度更加科學(xué)合理化，更加的符合實(shí)際管理情況，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到疾控中心的管理工作中，是檔案管理的水平提高，工作責(zé)任更加明確，能夠使疾病醫(yī)治資料與數(shù)據(jù)得到保障。同時(shí)加強(qiáng)人事與財(cái)務(wù)等方面檔案的管理與保護(hù)避免管理不當(dāng)現(xiàn)象的出現(xiàn)。

一、信息技術(shù)在疾控中心檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.疾控中心檔案管理的觀念

在疾控中心對(duì)疾病進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)控制與深入工作開(kāi)戰(zhàn)時(shí)，疾病檔案的重要性也隨之被體現(xiàn)出來(lái)。由于我國(guó)目前對(duì)疾病的檔案管理的觀念較為老舊，目前疾病檔案的歸檔率、準(zhǔn)確度以及完整度不被重視，相對(duì)管理時(shí)間較少，認(rèn)為只要材料在手邊就可以，甚至有的疾控中心檔案管理人員僅僅是兼職狀態(tài)甚至是臨時(shí)工，他們材料認(rèn)知度不足，材料構(gòu)成不熟悉，整理時(shí)多半是應(yīng)付過(guò)關(guān)。

2.疾控中心檔案管理制度不完善

由于我國(guó)的《檔案管理辦法》頒布較早，有很多疾控管理中心并沒(méi)有相對(duì)全面的管理規(guī)章制度，規(guī)范制度大框架下面并沒(méi)有制定相關(guān)準(zhǔn)則，沒(méi)有納入考核范圍，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，責(zé)任不明確，工作內(nèi)容較為模糊，沒(méi)有較為合理、科學(xué)的管理規(guī)范作指導(dǎo)，形象整體疾控中心檔案管理的水平。

3.管理人員綜合水平較低

疾控中心檔案管理工作中工作人員屬于主要管理者，管理人員素質(zhì)直接影響管理整體水平以及相對(duì)管理質(zhì)量，因而需要檔案管理人員具備較高的綜合素養(yǎng)。然而大多數(shù)疾控防控中心管理人員綜合素質(zhì)指較差，缺乏管理創(chuàng)新理念，對(duì)于信息技術(shù)管理掌握不全面，不能很好的開(kāi)展正常的檔案管理工作，導(dǎo)致與實(shí)際需求存在較大差距。給管理質(zhì)量以及最后總管理效果帶來(lái)不良影響。

4.基本材料不全面

因傳統(tǒng)疾控中心檔案管理的紙質(zhì)材料較多，有些可能因時(shí)間較長(zhǎng)或者其他原因造成丟失，未能完整保存下來(lái)，使信息技術(shù)不能很好的發(fā)揮作用，由于設(shè)備的以及資料的不及時(shí)更新，可能造成已存資料里只要簡(jiǎn)單目錄，沒(méi)有較為具體的疾控資料。導(dǎo)致我國(guó)疾控中心的檔案管理難以完善。

5.基礎(chǔ)設(shè)施不健全

目前，大部分疾控中心在日常檔案管理工作中并未徹落實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，相關(guān)方面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)處規(guī)劃只是停留在紙面上，難以得到有效的執(zhí)行。在這種情況下往往很難充分保障檔案管理工作中一些硬件和軟件的使用，同時(shí)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的缺失也導(dǎo)致檔案管理人員難以高效地開(kāi)展檔案管理工作。另外，還有一少部分疾控中心對(duì)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用故意不予重視，導(dǎo)致所采取的一些保護(hù)措施難以得到真正的落實(shí)，在這種情況下就無(wú)法對(duì)資源進(jìn)行最大程度的優(yōu)化配置。與此同時(shí)，疾控中心也未能采取合理有效的措施管控檔案掃描以及相關(guān)資料的視頻和音頻錄入工作，從而導(dǎo)致難以有效的利用電子檔，進(jìn)而對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中的推廣應(yīng)用造成了比較嚴(yán)重的影響，導(dǎo)致信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后。

二、信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的作用分析

預(yù)防和控制傳染病等疾病的傳播是疾控檔案管理的根本目的，疾病傳染途徑、預(yù)防措施和解決方案的基礎(chǔ)是疾控檔案。采用信息技術(shù)可以避免受到外界各種因素的干擾，并且有效預(yù)防的記錄不明，以及資料缺失等現(xiàn)象的出現(xiàn)，發(fā)揮了很重要的作用。

1.促進(jìn)資源共享

傳統(tǒng)的疾控中心管理檔案是通過(guò)紙質(zhì)資料，保存流傳的，不能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行快速查找，并且只能去疾控中心進(jìn)行查找、傳遞，過(guò)程較為漫長(zhǎng)，延誤預(yù)防最佳時(shí)間。當(dāng)疾控中心采用信息技術(shù)進(jìn)行管理時(shí)，需要時(shí)，可直接進(jìn)行信息技術(shù)搜索，可以有效節(jié)約時(shí)間，快速得到相關(guān)疾病控制方案，開(kāi)展預(yù)防傳染工作。

2.有利于解放人力管理

傳統(tǒng)疾病檔案需要占用大量的時(shí)間精力，歸納整理難度隨時(shí)間推移而增加，占用空間將會(huì)越來(lái)越大，遇到疾控檔案調(diào)取時(shí)，花費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)，查找難度較大，并且經(jīng)手人員過(guò)多，易造成混亂，信息技術(shù)的應(yīng)用，可以直接在檢索頁(yè)面，異地查詢，極大地節(jié)省人員參與，減少空間占用，使管理工作更加方便快捷，有利于節(jié)約人力去更新維護(hù)其他重要方面。

三、信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應(yīng)用

1.轉(zhuǎn)變固有疾控中心檔案管理理念

疾控中心的檔案管理工多年來(lái)伴有諸多不足之處，為了盡可能的改變這種現(xiàn)狀，我們首先需要做的就是調(diào)整過(guò)去落后的檔案管理工作理念，主動(dòng)的嘗試運(yùn)用信息技術(shù)作為一名管理工作人員，應(yīng)該盡快改變管理工作的策略，充分了解信息技術(shù)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，積極主動(dòng)的參加培訓(xùn)，提升檔案管理工作的質(zhì)量而做出努力，確保正常在管理工作使用，在此基礎(chǔ)上能夠?qū)⑿畔⒓夹g(shù)作用發(fā)揮到極致，以便為疾控中心檔案管理工作得到更好的保障。落實(shí)現(xiàn)代化管理理念，積極幫助檔案管理部門(mén)各個(gè)管理工作人員轉(zhuǎn)變管理理念，使其有效的和信息技術(shù)相結(jié)合，保障信息化建設(shè)的質(zhì)量和水準(zhǔn)。

2.提升疾控中心檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與能力

信息化建設(shè)作為促進(jìn)疾控中心檔案管理工作的必經(jīng)之路，需要我們清楚的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作總的來(lái)說(shuō)是一種“以人為中心”的工作，離開(kāi)了“人”的努力，信息技術(shù)的建設(shè)都是徒勞，所以，疾控中心檔案管理團(tuán)隊(duì)離得管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)的培訓(xùn)尤為重要。對(duì)有一定計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作能力的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，疾控中心需對(duì)管理工作人員進(jìn)行講座宣講，或者是采取一些學(xué)術(shù)討論、科研活動(dòng)及其他形式學(xué)習(xí)活動(dòng)，最大可能性的幫助他們積累正確的、廣泛的專業(yè)知識(shí)。并且活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)對(duì)參與培訓(xùn)的管理工作人員進(jìn)行專業(yè)信息技術(shù)信息能力考核，并且將之考核結(jié)果同管理工作日人員的績(jī)效考核結(jié)合起來(lái)，進(jìn)行一定成功度的獎(jiǎng)懲。從而提高員工的積極性，從根源上幫助員工提升學(xué)習(xí)信息化技術(shù)的應(yīng)用能力的動(dòng)力?？梢酝ㄟ^(guò)組織正式的檔案管理工作人員到先進(jìn)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)與考察，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高員工的專業(yè)能力。在招聘工作時(shí)，從培訓(xùn)期間開(kāi)始強(qiáng)化未入職員工的選聘，并且合理的提升入職門(mén)檻、嚴(yán)格要求管理工作人員的信息化能力的要求，對(duì)于信息管理能力不過(guò)關(guān)待入職人員不予錄用，通過(guò)這種方式保證新生力量的工作能力。也要有良好的專業(yè)、職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)此，在疾控中心檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)，還需要注重引進(jìn)更多素質(zhì)高、能力強(qiáng)的人才。

3.加強(qiáng)疾控中心檔案管理的建設(shè)

能夠建立了有具體責(zé)任人的檔案管理隊(duì)伍，以各科室兼職檔案人員、專職檔案人員、分管領(lǐng)導(dǎo)等組成，形成以各科室為主體，檔案室為中心，檔案人員為輻條的檔案工作模式。并未要根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)，結(jié)合本單位工實(shí)際的檔案的管理規(guī)章制度進(jìn)行調(diào)整，使各項(xiàng)管理制度有完善，職責(zé)更加明確。提升信息化建設(shè)的資金投入購(gòu)進(jìn)設(shè)備引進(jìn)軟件，采取重新調(diào)整和培訓(xùn)檔案人員，只有加強(qiáng)對(duì)管理工作人員的培訓(xùn)、進(jìn)修工作，明確各部門(mén)與檔案管理人員的職責(zé)，其利用好信息化設(shè)備和軟件的有關(guān)功能，才能制訂關(guān)于信息技術(shù)化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展計(jì)劃。并且對(duì)疾控中心檔案管理人員工作情況進(jìn)行嚴(yán)格考察，實(shí)行有效的獎(jiǎng)罰措施。疾控中心檔案要在安全性能上作出嚴(yán)格的控制，如需保管機(jī)密文件時(shí)，應(yīng)采取物理隔離方法，做好密鑰管理工作。實(shí)行跟蹤制度對(duì)使用機(jī)密文件個(gè)人或組織，并且合理的利用計(jì)算機(jī)生成系統(tǒng)日志，加強(qiáng)自主維護(hù)，提升監(jiān)督效果。同時(shí)做好病毒查殺防范工作，在發(fā)生故障后盡快整理恢復(fù)正常工作。

4.加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

檔案管理中的硬件和軟件技術(shù)是開(kāi)展檔案管理信息技術(shù)建設(shè)的基礎(chǔ)，但是就目前的實(shí)際情況來(lái)看很多地方疾控中心在醫(yī)療設(shè)備等方面投入的資金較多，而不重視檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，沒(méi)有投入足夠的資金購(gòu)買(mǎi)相關(guān)方面的軟件和硬件設(shè)備。比如，很多疾控中心并未配置專門(mén)的抽濕機(jī)和空調(diào)等設(shè)備，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)受潮、發(fā)霉、破損等現(xiàn)象。與此同時(shí)也比較缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)錄入和儲(chǔ)存等軟件設(shè)備，從而導(dǎo)致檔案的信息化管理工作難以順利的開(kāi)展，更無(wú)法有效提高檔案管理的效率。針對(duì)這種情況，疾控中心首先要對(duì)各項(xiàng)資源進(jìn)行合理配置，并投入資金購(gòu)買(mǎi)檔案管理過(guò)程中所需要的各種軟件和硬件設(shè)備，從而使集控中心的預(yù)防工作得到進(jìn)一步加強(qiáng)，使檔案管理信息化工作的順利開(kāi)展得到充分的保障。另外，疾控中心還要將相應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建起來(lái)，對(duì)目前已有的資源進(jìn)行更好的保存，從而在之后的的病情防御中留下切實(shí)有效的證據(jù)。除此之外，疾控中心在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，要通過(guò)外部采購(gòu)的方式購(gòu)買(mǎi)需要的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，與此同時(shí)疾控中心的檔案管理人員應(yīng)對(duì)日常工作中需要使用到硬件和軟件所進(jìn)行充分的了解，并能夠熟練的加以使用，從而推動(dòng)檔案管理工作更好的開(kāi)展，幫助檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)更加合理有效的構(gòu)建起來(lái)，并更好的保存和記錄檔案中原始資料法，切實(shí)做好檔案資料的統(tǒng)計(jì)和備份。與此同時(shí)，集控中心還應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分的，并對(duì)每一個(gè)檔案管理熱人員的具體職責(zé)加以明確，從而使檔案管理人員能夠在日常管理工作中能夠積極主動(dòng)的做好自己的本職工作，實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)管。

四、信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中優(yōu)勢(shì)

疾控中心具備豐富的科學(xué)、可行的信息資源， 采取有效措施讓檔案得到有效管理與利用， 以便于更好的服務(wù)于人類健康。為了是這個(gè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，信息技術(shù)開(kāi)始逐步用于疾控中心檔案管理中，引用規(guī)范、實(shí)用的計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)使疾控中心檔案資料，原本以文字、圖片和影像等傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體，轉(zhuǎn)變成數(shù)字代碼信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理軟件的作用，信息技術(shù)的干預(yù)，使數(shù)字化檔案信息得到存儲(chǔ)、管理、索引和利用等工作?？梢源蠓裙?jié)省檔案信息存儲(chǔ)空間， 同時(shí)還不會(huì)影響到文件資料原始憑證特征， 一定程度的提升了信息文件錄入、輸出的得整體速度速度， 并且可以大幅度的減少查詢以及人力傳遞的時(shí)間。同時(shí)還可以延長(zhǎng)檔案使用壽命，避免原始文檔遭遭到損壞，同時(shí)解決疾控中心檔案管理儲(chǔ)存難度大、檢索速度慢、管理成本高等多種問(wèn)題。信息技術(shù)的加入，促使檔案管理工作由被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變， 根據(jù)今年傳染病歷史數(shù)據(jù)的情況分析，發(fā)揮檔案信息資源的作用， 提前預(yù)防與管控，促進(jìn)可持續(xù)性發(fā)展以及全面提升管理水平。疾控中心檔案管理團(tuán)隊(duì)離得管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)的培訓(xùn)尤為重要，從多方面培訓(xùn)管理人員的專業(yè)知識(shí)與能力。建立完善的疾控中心檔案管理的規(guī)章制度， 保證每個(gè)檔案管理人員規(guī)范開(kāi)展工作。從而提升疾控中心檔案管理效果， 為我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展打好服務(wù)基礎(chǔ)?？梢詼?zhǔn)確預(yù)測(cè)各類流行疾病， 并為疾病的防控提供可靠參考資料，隨著信息技術(shù)在疾控中心檔案管理工作用的的全面推廣， 信息技術(shù)的應(yīng)用還不夠完善， 但是信息技術(shù)在疾控檔案管理中得到重視。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之， 疾控中心的檔案管理工作對(duì)于疾控中心其他工作的發(fā)展有著不可忽視的重要意義， 可以為個(gè)人或單位的疾病防控提供真實(shí)、有效的數(shù)據(jù)作為參考， 所以我們應(yīng)該盡可能的提升檔案管理的信息化水平， 從而確保檔案管理工作的質(zhì)量。

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（作者單位：柳州市疾病預(yù)防控制中心）