企業(yè)檔案管理的問題與策略

李春

摘 要：伴隨著國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，不少的企業(yè)在時代的浪潮當(dāng)中也獲得了廣闊前景和發(fā)展機(jī)會，而在企業(yè)不斷發(fā)展壯大的同時，對于企業(yè)檔案管理工作的要求隨之越來越高。好的檔案管理對于企業(yè)來說，不但記錄這企業(yè)的產(chǎn)品、生產(chǎn)、經(jīng)營等行為，還為企業(yè)未來的發(fā)展打下的夯實(shí)的基礎(chǔ)，創(chuàng)造出優(yōu)渥的條件。規(guī)范企業(yè)檔案管理，在當(dāng)下市場經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，對于企業(yè)來說十分重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企業(yè);發(fā)展;問題

企業(yè)檔案記錄了企業(yè)在發(fā)展歷程中的所有資料，對于企業(yè)的發(fā)展做著詳實(shí)的記錄，對企業(yè)未來發(fā)展有著極為重要的參考價值。目前，企業(yè)檔案管理工作仍舊存在著許多問題，需要進(jìn)一步規(guī)范化檔案管理流程，以確保企業(yè)未來穩(wěn)態(tài)發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案能夠真實(shí)的反映出企業(yè)各個項(xiàng)目和生產(chǎn)經(jīng)營的情況，不但是企業(yè)中的一份信息資料，是組成企業(yè)資產(chǎn)的重要部分，更是企業(yè)未來發(fā)展的基礎(chǔ)。好的檔案中完善地記錄著企業(yè)人力資源的細(xì)節(jié)性信息，從而讓企業(yè)能夠依據(jù)檔案中記載的人員行為和功勞，在有職位升遷、裁員減縮、事故處理等需求時，予以相對應(yīng)的獎懲措施，保障企業(yè)的長遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展。好的檔案管理可以幫助企業(yè)增強(qiáng)知識儲備和技術(shù)儲備，保障知識產(chǎn)權(quán)與企業(yè)機(jī)密，為企業(yè)未來的發(fā)展機(jī)遇強(qiáng)有力的后勤保障。同時，好的企業(yè)檔案管理可以幫助企業(yè)在未來的發(fā)展中的抵御風(fēng)險的能力，在法律糾紛當(dāng)中提供重要憑證與依據(jù)，幫助保護(hù)企業(yè)利益和法律權(quán)益。最后，企業(yè)檔案管理還能夠幫助企業(yè)建立自身企業(yè)文化，通過檔案資料向員工們展示出企業(yè)發(fā)展歷程，增強(qiáng)員工對企業(yè)的歸屬感及認(rèn)同感，陶冶員工素養(yǎng)，提高企業(yè)形象。

二、企業(yè)檔案管理的問題

1.信息化程度較低

目前，仍舊有著不少企業(yè)使用通過人工的形式進(jìn)行檔案管理工作，在信息化進(jìn)程不斷加深的過程中，一些落后的檔案管理工作也隨著顯現(xiàn)出來，在實(shí)際工作中引發(fā)了不少問題。首先，信息化程度較低。在企業(yè)的日常檔案收集的過程中，缺乏信息化意識，仍舊保存大量紙質(zhì)文件，嚴(yán)重降低了檔案的查詢、翻閱、調(diào)取等工作，同時還有大量的重復(fù)文件，極大地浪費(fèi)了空間和管理人員的時間。信息化程度低也讓檔案工作和檔案管理體系，都與企業(yè)變革不同步，存在一定的脫節(jié)、難適應(yīng)現(xiàn)象。我國的市場經(jīng)濟(jì)體制自改革開放以來都在不斷完善，如筆者所在的各個企業(yè)也積極探索自身變革，從而發(fā)展自身的核心競爭力。企業(yè)對自身的體制、機(jī)制、企業(yè)架構(gòu)等都在不斷完善，以應(yīng)對市場環(huán)境中風(fēng)云變幻的條件因素。在這個過程中，人們更注重短期、直觀、看得見的收益，更看重生產(chǎn)經(jīng)營部門或產(chǎn)品營銷人員的工作，但卻沒有意識到檔案管理對企業(yè)長期發(fā)展的重要意義，對檔案文件的收集、整合利用、歸檔放置等工作事項(xiàng)，仍沒有足夠的重視，也沒有應(yīng)用較為先進(jìn)的信息技術(shù)予以改進(jìn)。信息化程度較低也讓企業(yè)的檔案管理效益難以與企業(yè)發(fā)展相適配，若想要?dú)w類整合、查找利用檔案，則一般需要在大量故紙堆中耗費(fèi)許多時間，也影響了檔案資料的可保存期限和保存的便捷性。

2.檔案管理不夠重視

由于檔案保管的特殊性質(zhì)，需要將文件材料保存在一定濕度、溫度且防火防水的環(huán)境，企業(yè)大多數(shù)檔案沒有配備溫濕度調(diào)控設(shè)備、防火設(shè)備，對檔案保管帶來極大安全隱患。由于沒有采購相關(guān)設(shè)施（檔案柜、保險柜）及租賃或建造場地（檔案室）存放文件材料，文件資料的存放相對較為隨意，容易造成文件材料丟失、缺失，不利于檔案保管工作的進(jìn)行。而且，從檔案的主體明確性來看，企業(yè)檔案工作不應(yīng)當(dāng)只限于對人力資源的人事檔案管理，而應(yīng)當(dāng)注意設(shè)施設(shè)備檔案、企業(yè)各種活動的檔案記錄等，從而保障企業(yè)能夠擁有支持自身發(fā)展的重要檔案資料。當(dāng)前不少企業(yè)的對檔案管理的重視程度不夠，檔案主體觀念存在偏差，使得企業(yè)開展的檔案工作常常未能把握其主體性關(guān)鍵，對企業(yè)發(fā)展形成的、具有影響和促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的價值檔案，常常難以有效的進(jìn)行開發(fā)利用，從而影響了企業(yè)檔案重要價值的發(fā)揮。檔案管理不夠重視也讓企業(yè)的人力資源流動，常常影響文件、技術(shù)的檔案資料也隨之流失，還有一些企業(yè)的檔案工作會因?yàn)樽屛挥诋?dāng)時的生產(chǎn)經(jīng)營而在改制中被擠脫，不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.檔案管理制度不健全

在實(shí)際檔案管理的過程當(dāng)中，很多企業(yè)沒有針對檔案管理制度和檔案管理流程進(jìn)行完善，沒有對檔案管理進(jìn)行一個標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，導(dǎo)致實(shí)際的過程中會存在著很多問題，大大降低了檔案的信息的準(zhǔn)確性、有效性。導(dǎo)致企業(yè)需要運(yùn)用這些檔案的時候，沒有辦法很快地提取出有效的信息，無法滿足檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，影響了檔案信息管理的質(zhì)量。

例如曾發(fā)生的檔案文件惡意篡改事件，就是一些不法分子借著一些企業(yè)檔案管理制度不健全、有疏忽和漏洞的空子，就惡意地篡改了檔案這一嚴(yán)肅性文件中的資料，使其不再具有準(zhǔn)確性和有效性。而檔案文件無中生有、偽造虛構(gòu)的資料內(nèi)容，也使得想要利用檔案資料做升職降職、福利補(bǔ)貼安排的企業(yè)，難以從中提取真實(shí)有效的信息、做出公平公正的決策，對我國整體的檔案管理帶來惡劣的影響。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低

在企業(yè)檔案管理的過程中，檔案管理者是一個十分重要的角色，對于檔案管理工作發(fā)揮著主要作用，這就對其自身的能力和職業(yè)素養(yǎng)要求十分之高。目前很多企業(yè)在檔案管理工作中，管理人員專業(yè)素養(yǎng)都較為低，缺乏專業(yè)的知識，沒有對應(yīng)的學(xué)習(xí)能力，與當(dāng)下信息化的檔案管理脫節(jié)。這就導(dǎo)致了很多企業(yè)檔案管理人員仍舊遵循著傳統(tǒng)的檔案管理方式，不對原有的企業(yè)檔案管理流程優(yōu)化和創(chuàng)新，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。從以上問題分析可以看出，企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理工作已難以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展要求，也難以發(fā)揮檔案資料對企業(yè)發(fā)展的重要促進(jìn)作用，因此應(yīng)當(dāng)在對檔案管理更為重視的同時對其進(jìn)行改進(jìn)、改革，但當(dāng)前檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低的現(xiàn)實(shí)問題，也阻礙了檔案管理的實(shí)際發(fā)展。為了改革和發(fā)展檔案管理工作，讓其更適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展要求，這個過程也對企業(yè)的檔案管理人員有了愈發(fā)嚴(yán)格的要求，包括正確的政治思想水平，對計(jì)算機(jī)知識、技術(shù)的專業(yè)能力，對工作的認(rèn)真、細(xì)致的態(tài)度，這些都是更好的運(yùn)用檔案管理，推進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展的檔案管理人員要求。然而，當(dāng)前我國很多企業(yè)檔案管理工作人員自身的工作量、工作強(qiáng)度都比較大，大大分散了他們對于專業(yè)技能學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的精力，對于檔案管理工作的積極性也不夠，這顯然不利于檔案管理工作人員的素質(zhì)、專業(yè)能力發(fā)展。而且，根據(jù)筆者從業(yè)企業(yè)的檔案管理工作電子化實(shí)踐試點(diǎn)來看，管理人員在只接受初步培訓(xùn)的條件下，對如何保管各種電子檔案物質(zhì)載體，包括U盤、電腦主機(jī)等，都認(rèn)識不夠，對電子工具載體的管理并未像紙質(zhì)檔案的登記、記錄和存放式管理，而是以在抽屜、桌面的隨意擺放為主，影響了電子檔案管理的安全性和穩(wěn)定性。而且，直接將原有檔案重要信息錄入電子檔案的方式，并未根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)落實(shí)和改進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)，讓電子檔案中各類型文件資料備份管理工作極為混亂。

三、企業(yè)檔案管理的策略

1.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

當(dāng)下企業(yè)檔案信息化建設(shè)，是滿足信息時代的發(fā)展，也是新時代檔案管理的大方向，對挖掘檔案資源的作用有著十分重要的意義。檔案的信息化建設(shè)，就是利用現(xiàn)在快速發(fā)展的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)等，來對原有的檔案管理方式實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，例如原來若檔案入庫，一般采用手工登記和記載分類存儲位置的方法，在有檔案調(diào)度或調(diào)出使用時，需要管理員在登記記錄本上仔細(xì)查閱記錄，并從存儲庫中翻取，往往會花費(fèi)大量的時間和精力才能夠找到;而信息化建設(shè)的引入，讓檔案登記、檔案調(diào)度和調(diào)出使用等工作都轉(zhuǎn)移到了電腦和互聯(lián)網(wǎng)上，能夠?qū)崿F(xiàn)點(diǎn)擊、搜集式的一鍵找尋，大大提高了檔案利用的便利性、便捷性。

所以，要順應(yīng)新時代發(fā)展需要，現(xiàn)代企業(yè)要對傳統(tǒng)檔案管理信息編變革，使用信息化管理手段，構(gòu)建檔案管理信息化平臺，設(shè)立電子檔案信息庫，增強(qiáng)信息交互性，提高檔案利用率和效用，有助于企業(yè)健康可持續(xù)的發(fā)展。

2.加大檔案設(shè)施建設(shè)

對紙質(zhì)檔案進(jìn)行，改善檔案保管條件，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)一步做到檔案保管室與辦公、閱覽有效分開。按照檔案保管“八防”要求，完善設(shè)施設(shè)備，具體內(nèi)容有對檔案室加裝防盜措施，如安裝防盜門窗;為檔案室的通風(fēng)口、窗戶加裝窗簾、門簾，防止陽光直射到檔案室內(nèi);在濕度較大的天氣里、房間里配備除濕機(jī)或者使用吸潮劑;健全檔案室的防火制度并且配備相關(guān)防火器材，如滅火器等，同時嚴(yán)禁庫內(nèi)吸煙，杜絕火災(zāi)的發(fā)生;設(shè)置滅鼠籠、投放滅鼠藥，防止老鼠啃食檔案;有條件的組織可以安裝空調(diào)設(shè)備，保持庫房適宜的溫度，條件稍差的可以通過通風(fēng)、灑水、等方式方法緩解檔案室內(nèi)高溫的情況;加裝雙層窗來防止灰塵的進(jìn)入，同時要使用吸塵器對檔案架上的灰塵做到定期清掃;在檔案室、檔案局上放置防蟲藥品，通過以上措施來做到防蟲、防塵、防光、防霉菌、防火、防盜、防潮濕、防高溫。同時充實(shí)檔案裝具，對檔案安全管理形成有效的保障。

而且，從檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)步來看，有必要在原有的紙質(zhì)檔案管理基礎(chǔ)上引入電子、信息技術(shù)，從而讓檔案運(yùn)用能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展產(chǎn)生更好的效果。這就導(dǎo)致檔案設(shè)施的建設(shè)顯得極為重要，以高效、先進(jìn)、信息化的檔案設(shè)施，能夠支持電子信息化檔案管理工作的開展，有助于提升電子檔案管理的效益和質(zhì)量。企業(yè)電子檔案設(shè)施建設(shè)包括硬件保障設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)安全保障設(shè)施和系統(tǒng)應(yīng)用設(shè)施。硬件保障設(shè)施能夠提供檔案管理工作改進(jìn)、改革的基礎(chǔ)，讓企業(yè)對檔案資料存儲、文件資料利用和服務(wù)器運(yùn)行狀況等，都有更清楚的了解。通過對機(jī)房環(huán)境、檔案設(shè)施的維護(hù)和管理，無法正常運(yùn)行的設(shè)備進(jìn)行及時修理和更換，從而為檔案管理工作的改革創(chuàng)新發(fā)展奠定硬件設(shè)施基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)安全保障設(shè)施則主要是由管理人員對企業(yè)所有檔案信息文件的定期核算，借網(wǎng)絡(luò)瀏覽權(quán)限的設(shè)置，避免檔案管理工作的信息化系統(tǒng)被病毒侵入、影響檔案管理的實(shí)際效益。系統(tǒng)應(yīng)用設(shè)施則是根據(jù)本企業(yè)檔案信息的特點(diǎn)，選擇適宜的處理系統(tǒng)程序，從而大大提升企業(yè)檔案管理工作的效益和便捷性。

3.建立完善的檔案管理制度

建立一個完善的檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將管理的職責(zé)落實(shí)到個人，是檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。完善規(guī)章制度，對整個管理流程進(jìn)行合理的設(shè)置，詳細(xì)地對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)足，對檔案的管理流程明確作出規(guī)定，立足于信息時代，提升檔案的管理水平，建立一個科學(xué)、有效的企業(yè)檔案管理制度，強(qiáng)化制度的力量，落實(shí)責(zé)任制度。完善化的檔案管理制度通過制度化的標(biāo)準(zhǔn)、精細(xì)規(guī)定，能夠有效地減少檔案管理中各個環(huán)節(jié)可能發(fā)生的失誤，依靠制度來對人進(jìn)行約束，將檔案丟失、破損等問題出現(xiàn)幾率降到最低。例如在筆者工作的檔案館，對檔案館有每日早中晚的三檢查，就是由管理人員巡視檔案館有無異常、有無問題發(fā)生、擺放是否整齊易尋找等，及時解決問題、打掃衛(wèi)生。還兼有每周一大檢查和衛(wèi)生防護(hù)，對檔案館衛(wèi)生、檔案擺放、館內(nèi)條件等做好檢查，保障檔案的檔案存儲安全性和規(guī)范性。這樣嚴(yán)格化檔案管理制度，防范了檔案室的可能風(fēng)險問題，加強(qiáng)了檔案管理的安全性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。通過對本企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行分析，采用有針對性地高效管理制度構(gòu)建，從而避免檔案信息的遺失和檔案資料的謬誤問題。若檔案管理工作要進(jìn)行信息化改革，應(yīng)當(dāng)以完善的檔案管理制度來規(guī)范各工作人員的權(quán)限，保障檔案信息和資料的安全性。通過加強(qiáng)對企業(yè)內(nèi)部人員的監(jiān)管，普及《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)條例，強(qiáng)化管理意識和安全保密意識，保障企業(yè)的檔案管理工作能夠井井有條的進(jìn)行。

4.提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

為了能夠更好的發(fā)揮檔案管理者對于檔案管理的重要作用，應(yīng)當(dāng)注意提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)其進(jìn)行檔案管理工作的能力和職業(yè)素養(yǎng)。

一方面，可以通過相關(guān)的業(yè)務(wù)、知識技能培訓(xùn)，讓本部門員工積極參與，并從中獲得專業(yè)素養(yǎng)的提升;還可以通過組織學(xué)習(xí)活動、學(xué)習(xí)倡導(dǎo)主題活動等，鼓勵檔案管理人員主動學(xué)習(xí)專業(yè)知識，發(fā)展自身的學(xué)習(xí)能力，從而在當(dāng)下信息化檔案管理的時代發(fā)展中，緊跟時代步伐，提升檔案管理工作的效果。另一方面，適當(dāng)提升檔案管理工作的人員門檻，只有在應(yīng)聘人員專業(yè)能力水平達(dá)標(biāo)的情況才準(zhǔn)許從事檔案管理工作;對于新入職的人員，積極發(fā)展老員工帶新員工的檔案管理學(xué)習(xí)方式，從而使新入職的檔案管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的檔案管理流程有更快的熟悉和上手，從而提升檔案管理工作的整體效率。檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。企業(yè)的檔案管理涉及各種類型的雜多內(nèi)容，并且管理應(yīng)用工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性要求，也需要一定的實(shí)際管理經(jīng)驗(yàn)，因此各檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動學(xué)習(xí)專業(yè)化的知識技能，保障自身的專業(yè)能力足以應(yīng)對檔案管理工作需要。

四、結(jié)語

在新的發(fā)展時期，檔案作為記錄人過往成長軌跡的準(zhǔn)確的重要文件，對保障社會的可持續(xù)發(fā)展、加強(qiáng)社會人員的綜合管理具有重要意義，因此企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該受到足夠的重視。正確的認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的重要性，在工作中探索出一條切實(shí)有效的企檔案管理手段，滿足新時代企業(yè)需求，能夠最大化地提高企業(yè)效益，為企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展注入源源不斷的活力。

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[3]林麗媚.企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問題與解決思路[J].蘭臺內(nèi)外，2019

（作者單位：忻州市衛(wèi)生健康綜合行政執(zhí)法隊(duì)）