餐飲企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度研究

張化軍

摘 要 隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們的生活水平不斷提高，尤其是在飲食方面，人們的追求正從“吃得飽”慢慢變成了“吃得好”。而作為傳統(tǒng)服務(wù)行業(yè)之一，餐飲業(yè)日漸成為了消費(fèi)市場(chǎng)中的重要參與者。尤其是一些餐飲企業(yè)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，謀得了一份出路。為了規(guī)范餐飲行業(yè)，使其健康發(fā)展，需要加強(qiáng)餐飲企業(yè)的內(nèi)部管理。本文以采購(gòu)環(huán)節(jié)為切入點(diǎn)，分析當(dāng)下餐飲企業(yè)的采購(gòu)流程、常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)以及風(fēng)險(xiǎn)的控制措施，希望能夠?qū)Σ惋嬈髽I(yè)的健康發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞 餐飲企業(yè) 內(nèi)部控制 采購(gòu)

近年來(lái)，我國(guó)居民的生活水平有了顯著提升，從解決溫飽逐步向全民小康跨越。餐飲行業(yè)也慢慢轉(zhuǎn)型，特別是最近幾年，餐飲企業(yè)如雨后春筍般大量涌入市場(chǎng)，使得餐飲行業(yè)的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)非常激烈。企業(yè)為了在競(jìng)爭(zhēng)中立足，并且獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，必須加強(qiáng)企業(yè)管理，尤其是內(nèi)部管理控制。采購(gòu)環(huán)節(jié)作為餐飲企業(yè)內(nèi)部管理的重要一部分，其內(nèi)部控制落實(shí)情況直接影響企業(yè)的運(yùn)營(yíng)狀況。因此，采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制工作非常重要，需不斷更新完善，才能使企業(yè)在市場(chǎng)中獲得一席之地。

一、內(nèi)部控制制度

內(nèi)部控制制度由管理層等人員設(shè)計(jì)并執(zhí)行，有一套成熟的流程，能夠有效保證財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的真實(shí)性，大大提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率，保證企業(yè)運(yùn)營(yíng)中各項(xiàng)工作嚴(yán)格遵守法律。餐飲企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)量眾多，工作量非常大，流程煩瑣，涉及資金流動(dòng)，并且容易出現(xiàn)管理疏忽。因此針對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的上述特點(diǎn)，企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)業(yè)務(wù)流程以規(guī)定的方式制定了相關(guān)的政策，并且要求工作人員嚴(yán)格遵守，互相監(jiān)督，使采購(gòu)環(huán)節(jié)的工作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、有據(jù)可循。值得注意的是，在制定采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制目標(biāo)時(shí)，需要綜合考慮企業(yè)的總目標(biāo)。具體來(lái)說(shuō)，采購(gòu)人員在采購(gòu)時(shí)，要根據(jù)廚房和客戶的需求制定采購(gòu)計(jì)劃，以滿足正常的營(yíng)業(yè)需求;同時(shí)盡可能控制進(jìn)貨價(jià)格，使其處在一個(gè)合理的范圍內(nèi)。

二、餐飲企業(yè)的采購(gòu)流程

（一）請(qǐng)購(gòu)

餐飲企業(yè)與其他的企業(yè)不同，其原材料在新鮮度、質(zhì)量安全等方面要求非常高，常見(jiàn)的原材料多為蔬菜、調(diào)味品、蛋肉類、飲料等。出于新鮮度、安全、口感等諸多方面的考慮，餐飲企業(yè)幾乎每天都需要采購(gòu)，而且采購(gòu)的類別眾多。由于市場(chǎng)價(jià)格浮動(dòng)較大，加上采購(gòu)活動(dòng)頻繁，所以采購(gòu)環(huán)節(jié)工作人員的工作強(qiáng)度非常大。采購(gòu)環(huán)節(jié)的工作人員不能有所松懈，要根據(jù)廚房的物資需求合理采購(gòu)，科學(xué)制定采購(gòu)計(jì)劃，也可根據(jù)以往的采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，提前制定一部分采購(gòu)計(jì)劃。隨后，將采購(gòu)計(jì)劃交由管理部門審批，審批通過(guò)后才可采購(gòu)，不得擅自采購(gòu)。

（二）訂貨

訂貨環(huán)節(jié)是采購(gòu)環(huán)節(jié)中影響因素最多的一個(gè)環(huán)節(jié)，因?yàn)楹茈y做到對(duì)采購(gòu)時(shí)的價(jià)格控制。造成這種情況的原因主要有兩方面：一方面，有些采購(gòu)人員的職業(yè)素養(yǎng)不高，貪圖小利。有些供貨商正是抓住了采購(gòu)人員這樣的心理，以利益誘惑，獲得長(zhǎng)期合作或者哄抬成本獲取更大利潤(rùn)。采購(gòu)人員收取回扣后會(huì)內(nèi)部操作，將這部分錢算在采購(gòu)成本中，無(wú)形中增加企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。另一方面，受市場(chǎng)客觀因素影響，餐飲行業(yè)采購(gòu)的物品與其他行業(yè)不同，大多是一些新鮮的蔬果蛋肉等，這些物品的市場(chǎng)價(jià)格浮動(dòng)非常大，受季節(jié)、氣候、地區(qū)、節(jié)日等影響都非常大，因此其價(jià)格很難控制。采購(gòu)人員在采購(gòu)時(shí)，在保證供應(yīng)充足的前提下，可適當(dāng)增加采購(gòu)次數(shù)，將每次的采購(gòu)量都控制在一個(gè)合理的范圍內(nèi)，這樣原材料的儲(chǔ)存量將大大降低，采購(gòu)所占用的成本也能大大降低，有效節(jié)約企業(yè)成本。同時(shí)，這樣也能保證原材料的新鮮和安全，對(duì)企業(yè)的口碑大有裨益。

（三）驗(yàn)收

即使其他環(huán)節(jié)的工作完成得再出色，如果在驗(yàn)收環(huán)節(jié)松懈了，那么最終的后果同樣嚴(yán)重。餐飲行業(yè)的生產(chǎn)成果是供食客吃的，原材料有腐敗、污染甚至儲(chǔ)存不當(dāng)造成食材本身具有毒性等，都是非常嚴(yán)重的質(zhì)量問(wèn)題。餐飲企業(yè)一旦出現(xiàn)了質(zhì)量問(wèn)題，會(huì)直接威脅企業(yè)的生存。因此為了保證整個(gè)采購(gòu)過(guò)程的工作不白費(fèi)，要對(duì)采購(gòu)進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收。餐飲企業(yè)應(yīng)安排驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收，并要求持有貨物明細(xì)單。對(duì)于采購(gòu)物品的數(shù)量、大小、價(jià)格、品質(zhì)、交貨時(shí)間都要仔細(xì)查驗(yàn)，確保其與合同規(guī)定一致。驗(yàn)收完畢后，按照流程要求填寫驗(yàn)收資料，隨后將相關(guān)資料交由會(huì)計(jì)部門審核，確保無(wú)誤后付款。

（四）付款

經(jīng)驗(yàn)收人員對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行驗(yàn)收后，財(cái)務(wù)部門的工作人員應(yīng)該仔細(xì)核對(duì)請(qǐng)購(gòu)單、發(fā)票、貨單。對(duì)于免稅的農(nóng)產(chǎn)品，如蔬菜蛋肉等，以及可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額的副食品，如米面油之類，財(cái)務(wù)人員要及時(shí)進(jìn)行減稅，為企業(yè)節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本，避免不必要的花銷。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)針對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況，考慮資金占比、賒銷限度，和供貨商及時(shí)溝通，為企業(yè)爭(zhēng)取到資金上的最大緩沖時(shí)間。付款環(huán)節(jié)雖然是采購(gòu)環(huán)節(jié)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，但是其重要性不言而喻。其雖然沒(méi)有實(shí)際參與到采購(gòu)中，但是在幕后為采購(gòu)提供了重要的支持，是采購(gòu)工作有序開(kāi)展的重要保證。

三、采購(gòu)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)

餐飲企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)較多，各個(gè)環(huán)節(jié)均有可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，都需要及時(shí)把控。餐飲企業(yè)內(nèi)崗位、人員眾多，工作人員的工作素養(yǎng)難以把控，難免出現(xiàn)一些工作人員利用職務(wù)之便，收取回扣，甚至弄虛作假，給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。同時(shí)，一些工作人員因?yàn)楣ぷ鹘?jīng)驗(yàn)不足，預(yù)判能力不行，工作未嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展，造成采購(gòu)計(jì)劃不合理，也會(huì)給公司帶來(lái)不必要的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在制定請(qǐng)購(gòu)單后，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格審批，避免不必要支出。

在驗(yàn)收時(shí)，要嚴(yán)格按照相關(guān)流程，不能懈怠。一些采購(gòu)人員為了牟取私利，可能會(huì)低價(jià)購(gòu)買一些質(zhì)量不佳的原材料，卻以合同價(jià)格上報(bào)，從中謀取差價(jià)。如果驗(yàn)收人員沒(méi)有嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，只是簡(jiǎn)單走過(guò)場(chǎng)，就會(huì)給居心不良的采購(gòu)人員提供可乘之機(jī)。餐飲行業(yè)最忌諱的便是原材料問(wèn)題，一旦出現(xiàn)問(wèn)題就是大問(wèn)題，甚至直接威脅企業(yè)的生存。財(cái)務(wù)部門同樣是風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)部門，有些會(huì)計(jì)在賬目上標(biāo)記已付款，供應(yīng)商卻未收到相關(guān)款項(xiàng)，會(huì)計(jì)私自挪用資金，雙方賬目便會(huì)出現(xiàn)紕漏。

四、控制風(fēng)險(xiǎn)的措施

（一）各個(gè)部門各司其職

企業(yè)內(nèi)部工作混亂、存在工作漏洞，在很大程度上和企業(yè)內(nèi)部分工不明確有關(guān)。只要做到企業(yè)內(nèi)部各部門各司其職、權(quán)責(zé)明確，就能有效防止工作人員為了一己私利與他人勾結(jié)，非法牟取公司利益。尤其是廚房工作人員不能參與采購(gòu)事宜，會(huì)計(jì)不能參與供應(yīng)商合作環(huán)節(jié)。同時(shí)，各個(gè)部門各司其職，也能夠大大提高工作效率，避免出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)互相推諉。