試論新形勢(shì)下高等院校檔案管理工作新模式

馮月

【摘要】隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，高等院校檔案管理工作水準(zhǔn)有顯著提升，就目前的發(fā)展情況以及速度來說，高等院校的檔案管理工作依舊無法滿足目前社會(huì)的需要。本文在剖析新形勢(shì)下檔案管理情況的基礎(chǔ)上，針對(duì)高等院校檔案管理提出了一些更加有效的措施。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);高等院校;檔案管理

高等院校的檔案管理工作涵蓋了整個(gè)學(xué)院各類工作內(nèi)容，所以，管理過程之中要注重各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)同配合。高等院校與其他類型的院校之間存在種種不同，在學(xué)院基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、工作崗位設(shè)計(jì)以及工作人員職能分布等方面都有所不同。這也導(dǎo)致對(duì)于檔案管理工作的重視性有所不同，因?yàn)楦髟盒Ｖg的差異以及對(duì)檔案管理的重視程度不同，致使檔案管理工作缺少規(guī)范流程，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息化社會(huì)。各方面的問題匯集在一起，形成了高等院校管理工作進(jìn)步道路上的攔路虎。所以各大高等院校務(wù)必意識(shí)到檔案管理對(duì)于院校的價(jià)值。

一、檔案管理工作的意義

（一）檔案真實(shí)記錄著高等院校的發(fā)展經(jīng)過。高等院校的檔案之中，不單單記載著學(xué)院內(nèi)部的黨政工作，同時(shí)也擁有對(duì)學(xué)院內(nèi)部所有教育活動(dòng)以及管理工作的初始記錄。只要是完整的高等院校檔案，一定囊括了整個(gè)學(xué)院的教育活動(dòng)以及校務(wù)管理工作過程中的初始記錄。在完整的檔案之中能夠了解到院校的發(fā)展經(jīng)歷，對(duì)于高等院校的改革進(jìn)步，推陳出新，有著無法磨滅的參考價(jià)值。

（二）檔案銜接著高等院校的各類工作。準(zhǔn)確來說，高等院校的檔案不單單能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)院歷史，還能夠在這個(gè)基礎(chǔ)上，提出改善的意見。更加關(guān)鍵的是，因?yàn)闄n案自身是源自文書文件，文書處理之后才會(huì)成為檔案。所以，不論是高等學(xué)院的管理部門還是教學(xué)部門，只要能夠?qū)W(xué)院檔案開展深入了解，就一定能夠提升管理工作的質(zhì)量或者教育工作的針對(duì)性以及有效性。高等院校的科研和教學(xué)以及管理工作都與學(xué)院同樣有著連貫性的優(yōu)點(diǎn)，將檔案完整保留下來，對(duì)于學(xué)院內(nèi)部各類工作的開展都能夠起到一定的推動(dòng)作用。

（三）檔案是評(píng)估院校人才培養(yǎng)水準(zhǔn)的重要憑據(jù)。高等院校辦學(xué)質(zhì)量的評(píng)估考察需要大量的事實(shí)依據(jù)作為參考。所以，保存著學(xué)院辦學(xué)經(jīng)歷、規(guī)模發(fā)展、師資力量、專業(yè)設(shè)置以及教育質(zhì)量等方面，對(duì)于學(xué)院的管理制度、辦學(xué)觀念、資源的持有狀況等都有詳細(xì)記載的檔案就成了評(píng)估考察過程中重要的參考，評(píng)估過程中對(duì)檔案的全面了解能夠?qū)φ麄€(gè)高等院校的發(fā)展水準(zhǔn)有全面的了解，所以檔案對(duì)于高等院校的地位名望提升有一定程度的影響。

（四）高等院校合同管理的重要性。制度也就是規(guī)章制度，是政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位為了保持日常工作、勞動(dòng)、學(xué)習(xí)、生活的秩序，確保工作的有序進(jìn)行，遵照法律、法規(guī)、政策所制定的擁有法律有效性、約束力等的應(yīng)用文，是各種行政法規(guī)、制度、公約的統(tǒng)稱?，F(xiàn)代高等院校的業(yè)務(wù)往來以及教職工的教育管理活動(dòng)，主要通過合同的形式展開，合同是高等院校開展業(yè)務(wù)的憑證，是高等院校運(yùn)行的保證。合同管理的內(nèi)容主要有：合同的制定、執(zhí)行、變更、接觸、轉(zhuǎn)讓、結(jié)束。合同管理的根本是要求高等院校規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。高等院校想要做到合同管理工作有效進(jìn)行，務(wù)必形成合同管理機(jī)制。通過制度的構(gòu)建，提升管理的有效性，能夠降低因?yàn)楹贤m紛給學(xué)校所帶來的負(fù)面影響以及經(jīng)濟(jì)損失。

二、高校檔案管理模式的實(shí)際狀況

（一）對(duì)于檔案管理的重視程度不足，管理模式落后。高等院校作為國家培養(yǎng)人才的重要基地，主要的作用是以教育學(xué)生為主，對(duì)于檔案管理的重視程度不足。大多數(shù)高等院校的檔案管理還是使用過去落后繁瑣的管理模式，只是對(duì)于檔案資料進(jìn)行收集、歸納和總結(jié)，這樣的模式無法將檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)出來，以往的檔案管理主要是對(duì)于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)，可是，在信息化的現(xiàn)如今，更加需要注重電子檔案的運(yùn)用以及價(jià)值的體現(xiàn)。

（二）檔案管理的技術(shù)十分落后。目前的檔案管理主要是以人力為主的模式開展的，管理模式比較粗糙，電子化檔案資料的存儲(chǔ)所需要的技術(shù)水準(zhǔn)相對(duì)于以往是一個(gè)較大提升，現(xiàn)在的管理模式比較落后，根本無法及時(shí)有效地完成檔案管理工作。

（三）檔案管理安全觀念不足。目前檔案管理工作的安全防護(hù)主要是人力防護(hù)、物體防護(hù)以及技術(shù)防護(hù)，只需要做到這三方面的防護(hù)，檔案的安全性就能得到很大的保障，在如今科學(xué)技術(shù)不斷改革創(chuàng)新的時(shí)代，各種病毒、黑客入侵的事件屢見不鮮，導(dǎo)致電子檔案資料的安全性遭到了很嚴(yán)重的干擾，只要保存電子檔案的設(shè)施使用年限過長，客戶端就極其容易遭到各種網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，作為檔案管理工作人員，對(duì)于檔案資料的安全性需要著重應(yīng)對(duì)。

（四）檔案管理工作人員的基本素質(zhì)有待提升。大多數(shù)高等院校的檔案管理工作人員是從其他工作崗位轉(zhuǎn)崗過來的，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，只是簡單地認(rèn)為完成檔案資料的收集以及歸納就可以了，不需要技術(shù)能力。在如今日新月異的信息化技術(shù)發(fā)展時(shí)代，這類沒有專業(yè)能力的檔案管理工作人員會(huì)遭到淘汰，因?yàn)檫@類工作人員會(huì)致使檔案管理工作無法科學(xué)有效地展開，導(dǎo)致高等院校的各個(gè)方面的發(fā)展遭到遏制。

（五）檔案資料信息真實(shí)度不足。檔案資料信息不全面且真實(shí)性不足，高等院校的檔案資料主要通過各級(jí)院校層層上報(bào)，中間所需要的操作流程比較多，工作流程復(fù)雜，易出現(xiàn)資料遺失或者數(shù)據(jù)失去真實(shí)性。

三、新形勢(shì)下高等院校檔案管理模式的改革措施

在新形勢(shì)下，我們需要根據(jù)時(shí)代的進(jìn)程，對(duì)高等院校的檔案管理模式進(jìn)行有效的變革，更好地為高等院校的各類工作服務(wù)。

（一）增強(qiáng)對(duì)高等院校檔案管理工作的重視程度。高等院校檔案管理工作是否能夠有效開展同時(shí)促（下轉(zhuǎn)第173頁）

（上接第154頁）使高校持續(xù)發(fā)展，其關(guān)鍵就是高等院校能夠?qū)n案管理工作有足夠的認(rèn)知。在新形勢(shì)下，想要優(yōu)化高等院校檔案管理工作，最重要就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作有足夠的重視，增強(qiáng)在檔案管理工作方面各類資源的投入，為檔案管理工作帶來更好的工作環(huán)境。除此之外，還需要增強(qiáng)高等院校教職工對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知程度，檔案管理工作所涵蓋的領(lǐng)域多，所以，高等院校所有工作人員對(duì)于檔案管理工作需要有足夠的認(rèn)知，才能夠提升工作質(zhì)量。

（二）構(gòu)建全面有效的檔案管理制度。構(gòu)建出科學(xué)合理并且全面有效的檔案管理制度，是促使高等院校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的有效措施。所以，有關(guān)部門務(wù)必憑借高等院校發(fā)展情況設(shè)計(jì)出有效且合理的檔案管理制度，在全面的檔案管理制度之中，對(duì)檔案管理工作制度進(jìn)行充分利用，時(shí)刻注意制度的實(shí)施進(jìn)度，保證檔案管理制度的價(jià)值能夠得到充分體現(xiàn)。

（三）改變思想觀念。在高等院校的檔案管理系統(tǒng)之中，一定要樹立起對(duì)檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，從過去的檔案資料存儲(chǔ)改變?yōu)橐詸n案服務(wù)為主的思想觀念，著重宣傳信息化的檔案管理模式，樹立大數(shù)據(jù)時(shí)代觀念。在檔案管理工作之中著重體現(xiàn)信息化技術(shù)對(duì)于檔案管理工作的影響，加強(qiáng)為高等院校各類工作服務(wù)的思想，促使檔案管理工作從過去的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)朝著現(xiàn)代信息化檔案資料發(fā)展，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫，為高等院校服務(wù)。

（四）提升檔案管理技術(shù)水準(zhǔn)，帶動(dòng)檔案管理信息化構(gòu)建。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)作為各個(gè)行業(yè)改革創(chuàng)新的追求，高等院校檔案管理同樣也需要配合時(shí)代的發(fā)展，自發(fā)帶動(dòng)檔案管理信息化的構(gòu)建。先要健全基礎(chǔ)設(shè)備的配置，高等院校需要針對(duì)這個(gè)方面加大對(duì)檔案管理的資金投入，購買先進(jìn)的軟硬件設(shè)施來加快檔案管理工作信息化構(gòu)建的進(jìn)程。此外，還需要對(duì)設(shè)施進(jìn)行不定期更新以及優(yōu)化。促使檔案管理資料電子化、數(shù)據(jù)化，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，把全部檔案信息存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)之中，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，以便管理工作人員及時(shí)有效地找到所需信息。

（五）提升檔案管理安全觀念。因?yàn)楦叩仍盒n案管理信息化構(gòu)建的不斷進(jìn)行，檔案管理的安全性成為大家十分關(guān)心的問題，因?yàn)樗械臋n案信息都存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，這樣就會(huì)遭受各種網(wǎng)絡(luò)攻擊，怎么確保檔案資料不被盜取、擅自修改以及刪除，是高等院校檔案管理工作人員需要面臨的大難題。這就需要健全檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)安裝防火墻以及殺毒軟件，預(yù)防各類網(wǎng)絡(luò)攻擊。在檔案訪問權(quán)限之中設(shè)置不同的階段，對(duì)于重點(diǎn)保護(hù)文件進(jìn)行著重加密，只準(zhǔn)許指定的人進(jìn)行訪問。

（六）提升檔案管理工作的基本素質(zhì)?！澳サ恫徽`砍柴工”，想要高等院校管理工作行之有效，就需要招聘具備專業(yè)能力的檔案管理人才，才可以從源頭改變過往的檔案管理模式，自發(fā)帶動(dòng)檔案管理信息化的構(gòu)建。除此之外，還需要對(duì)現(xiàn)存的檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，從專業(yè)知識(shí)以及操作能力這兩個(gè)方面上提升檔案管理工作人員的基本素質(zhì)以及技術(shù)水準(zhǔn)，讓檔案管理工作人員除了專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還具備信息化技術(shù)能力以及安全防護(hù)能力，成為復(fù)合型檔案管理工作人員。

四、結(jié)語

在新形勢(shì)下，高等院校檔案管理模式的改革，要高效使用信息化技術(shù)，對(duì)過去紙質(zhì)檔案管理模式進(jìn)行改革，極大程度上能夠解決過去大量紙質(zhì)檔案帶來的存儲(chǔ)問題，減少了檔案管理的資金投入，將檔案管理的價(jià)值完美體現(xiàn)出來，做到信息化的資源共享，提升了高等院校檔案管理水準(zhǔn)，為高等院校各類工作帶來更好的服務(wù)。高等院校各類工作的開展都離不開檔案管理工作，只有檔案管理模式進(jìn)步，才能給高等院校的進(jìn)步打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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