談新時期人事檔案整理策略

趙麗娜

摘 要：隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作顯得日益重要，人事檔案記錄著每一個人的工作經(jīng)歷，怎樣做好人事檔案管理的問題，無論是對職工個人本身，還是對企事業(yè)單位開展人事管理工作，都有著十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案整理;管理策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.034

隨著我國人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。人事檔案管理作為國家社會公共信息管理的重要組成部分，是國家選拔培養(yǎng)干部、評審公務(wù)員、調(diào)節(jié)人員編制、擬定人才流動計劃與政策的關(guān)鍵依據(jù)，只有創(chuàng)新工作機(jī)制，完善檔案管理的制度，解決人事檔案管理工作中遇到的問題，才能夠為各項工作的順利開展提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

1 人事檔案管理內(nèi)容

1.1 檔案的收集

確保檔案管理工作能夠順利開展的前提就是檔案的收集工作，檔案管理工作可以總結(jié)為“收集、管理、運用”三個環(huán)節(jié)，而檔案的收集工作則是其中最基本也是最重要的一個環(huán)節(jié)，要求其具有一定的規(guī)范性。對于那些分散于其他不同地方的檔案資料來說，通過建立并健全相關(guān)的收集方式以及接收制度，可以更加科學(xué)有效地將相關(guān)檔案進(jìn)行收集，并歸到檔案室或者檔案館中。對于檔案管理工作的整個流程來說，檔案收集工作可以說是整個工作的起點。人事檔案的完整性對于干部職工的考核、培養(yǎng)以及晉升任用等方面有直接的關(guān)系。

1.2 檔案的管理

從檔案整理整體工作來看，對檔案進(jìn)行管理是一項尤為重要的工作環(huán)節(jié)，干部人事檔案管理就是科學(xué)合理擺放已收集的檔案資料，以免檔案出現(xiàn)破損、丟失等意外情況，從而使檔案能夠長久保存下去。檔案保存服務(wù)質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的安全、保密以及完整性，同時也和人事部門干部的任職有著直接關(guān)系，尤其會影響干部職工的切身利益。如果因檔案管理的安全措施不完善而導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)丟失，那么就會嚴(yán)重威脅到檔案的安全、保密、完整性，對于管理層來說，也將會面臨嚴(yán)峻的問題。由此可見，干部人事檔案管理過程中確保其保密性尤為重要。

1.3 檔案的運用

當(dāng)個人檔案資料需要調(diào)閱時，必須由具有相關(guān)資質(zhì)的團(tuán)體或者個人，首先提出查閱或者調(diào)閱檔案的相關(guān)申請，填寫相關(guān)申請表后交由檔案室。然后再由檔案管理相關(guān)部門驗明身份后，提供其所需查閱或調(diào)閱的檔案。因為人事檔案是將干部職工個人成長的過程全部詳細(xì)記錄其中，因此具有很強(qiáng)的真實性和獨特性。其不僅具有很大的歷史價值，而且還需要長期完好保存下去，為以后的人員選拔考核管理提供一定的參考價值。

2 人事檔案整理方法

在檔案的整理中一般有兩種方法，就是立卷整理法和歸檔整理法。立卷整理法是較為傳統(tǒng)的檔案整理方法，就是把一些相互關(guān)聯(lián)的文件組合立卷并裝訂起來的整理方法，是按照組卷、編制卷內(nèi)文件目錄、案卷號、案卷標(biāo)題、案卷目錄等一系列較為復(fù)雜的過程進(jìn)行整理，這種方法按問題將同類內(nèi)容的文件進(jìn)行集中，便于手工檢索利用;歸檔整理法是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)普及應(yīng)用而出現(xiàn)的一種新的整理方法，主要以計算機(jī)和檔案管理軟件的應(yīng)用為前提條件，以單件文件為單位，保持文件形成的原貌，逐件歸檔，這種整理方法操作較為簡單，檢索方便，使用效率高，主要依靠計算機(jī)和檔案管理軟件進(jìn)行管理。

相比較以上兩種檔案整理方法，前者組合方法復(fù)雜繁瑣，案卷分類主觀隨意性大，且案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一，對于檔案管理人員工作量較大;后者則化繁為簡，降低了整理方法的復(fù)雜性，減少了立卷分類的主觀性，并且保持了文件的原本原貌，是現(xiàn)階段應(yīng)用較廣泛的整理法。

3 人事檔案整理策略

3.1 提高單位管理意識

一個單位要想做好人事檔案管理工作，必須要對人事檔案管理工作有一個良好的認(rèn)識，理解人事檔案管理工作對于單位和個人的重要性。單位在管理人事檔案的時候，應(yīng)該單獨分配專門的管理人員對檔案進(jìn)行管理，切不可為了方便或是節(jié)省資金而讓一人身兼多職。當(dāng)然，各單位也需要結(jié)自身實際，順應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展要求，為人事檔案管理尋找一種新的方式。各單位必須讓工作人員時刻牢記干部人事檔案管理的重要性，對人事檔案管理工作的材料收集要仔細(xì)認(rèn)真，對于材料的歸檔要做到心中有數(shù)。當(dāng)然，單位應(yīng)該注重對人事檔案管理工作人員的培養(yǎng)，組織檔案管理工作人員學(xué)好檔案管理技術(shù)，管理好所有員工的人事檔案。人事檔案管理工作的意義十分重大，不僅各用人單位需要加強(qiáng)重視，各個相關(guān)部門也應(yīng)該給予一定的支持和幫助。從單位到個人，只有每一個人都正確認(rèn)識檔案管理工作的重要性，才能管理好人事檔案。

3.2 提升管理人員業(yè)務(wù)能力

而在人事檔案的管理中管理人員的業(yè)務(wù)能力非常重要。檔案管理是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，而且還具有一定的機(jī)密性，這就要求人事檔案管理人員具有很強(qiáng)的責(zé)任意識，良好的職業(yè)道德，樂于奉獻(xiàn)的工作態(tài)度以及扎實的專業(yè)知識。所以對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)非常關(guān)鍵，首先應(yīng)保證培訓(xùn)的經(jīng)費支出，單位要加大力度投入精力，安排檔案管理人員參加各種關(guān)于檔案管理方面的知識培訓(xùn)。同時倡導(dǎo)管理人員自主學(xué)習(xí)，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)人事檔案管理的發(fā)展趨勢，及時掌握人事檔案管理最新的相關(guān)規(guī)定及整理的方法，使檔案管理工作緊跟時代發(fā)展的需要。

3.3 完善檔案管理水平

隨著人事制度改革的不斷推進(jìn)，對人事檔案管理的方式也提出了新的要求，完善的管理體系和科學(xué)管理方法成為檔案管理工作的重要課題。這就需要單位結(jié)合自身具體情況加大資金投入數(shù)量，完善硬軟件設(shè)備，建立符合自身發(fā)展的信息化管理系統(tǒng)，推行人事檔案的全動態(tài)管理，并且要利用現(xiàn)代信息技術(shù)做到人事檔案的同步共享，對人事檔案進(jìn)行及時跟蹤，健全檔案函閱讀規(guī)范及各種管理制度，科學(xué)規(guī)范的管理好人事檔案，保證檔案的完整性。

3.4 檔案管理的改革與創(chuàng)新

創(chuàng)新人事檔案管理理念，加強(qiáng)人事檔案工作的知識宣傳，使全體干部職工從思想上充分意識到人事檔案管理的重要性，做好人事檔案管理的基礎(chǔ)性資料收集、匯總、分析工作，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源配置和企事業(yè)單位發(fā)展方面的作用。同時，要改善管理人員的工資待遇，改善管理人員的工作環(huán)境，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，加快促進(jìn)檔案管理的信息化。加強(qiáng)人事檔案管理工作的人才隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，將信息化培訓(xùn)納入單位發(fā)展的長遠(yuǎn)規(guī)劃中，培養(yǎng)人事檔案管理人員的求實和敬業(yè)精神，以提高單位人事檔案的使用價值及檔案管理人員的工作效率，積極搭建各類檔案數(shù)據(jù)庫，提高現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的使用，提高管理人員對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)等環(huán)節(jié)的工作能力，引進(jìn)專業(yè)化的信息技術(shù)人才，提高人事檔案管理的專業(yè)水平。

總之，隨著時代的不斷進(jìn)步，人事檔案管理工作已經(jīng)成為新時期單位人事管理工作的重要組成部分，我們要創(chuàng)新檔案管理工作理念，不斷汲取經(jīng)驗，提人事高檔案管理的信息化水平，使人事檔案管理工作緊跟時代，以科學(xué)發(fā)展為中心使人事檔案管理工作更好地服務(wù)于干部職工。

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