探討如何做好企業(yè)內(nèi)控體系中的合同管理

摘 要：在現(xiàn)代化的潮流之下，企業(yè)數(shù)量愈來愈多，為達(dá)到長久的經(jīng)濟(jì)、社會健康可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)必須取得更佳的成效，在企業(yè)內(nèi)控體系工作中也需做出更多的投入。對于企業(yè)內(nèi)控體系來說，陳舊的方法措施已然不能滿足時代的發(fā)展需要，而加強(qiáng)合同管理，并對其進(jìn)行合理運(yùn)用，可推動企業(yè)內(nèi)控體系的健全與發(fā)展，使得企業(yè)在處理解決問題的過程中獲得良好的配合效果。對此，本文將就企業(yè)內(nèi)控體系內(nèi)的合同管理進(jìn)行分析調(diào)查，旨在為其管理方式提供有用的理論依據(jù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè);內(nèi)控體系;合同管理;方法措施

目前，企業(yè)內(nèi)控體系的管理難度逐漸增大，在實(shí)際的企業(yè)項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)中，必須樹立長遠(yuǎn)的目光，從持久的角度來看待其發(fā)展問題[1]。而合同屬于經(jīng)濟(jì)交易過程中必不可少的一項(xiàng)依據(jù)，具有至關(guān)重要的作用。對合同管理進(jìn)行有效的管理，加強(qiáng)對合同風(fēng)險的防范，可達(dá)到降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險的效果，對提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益有著十分關(guān)鍵的作用。然而，合同管理在具體應(yīng)用中，雖具有一定的適應(yīng)性，能夠?qū)崿F(xiàn)與企業(yè)內(nèi)控的共同發(fā)展，但仍然存在著許多的不足之處。因此，一定要做好企業(yè)內(nèi)控體系中的合同管理，展現(xiàn)出其價值所在，為企業(yè)今后的長期、穩(wěn)定發(fā)展做出有效保障。

1內(nèi)控體系中的合同管理

企業(yè)為達(dá)到運(yùn)營目的，實(shí)現(xiàn)正常管理，預(yù)防風(fēng)險，制定了相應(yīng)的調(diào)節(jié)、管理、約束、監(jiān)督制度與措施，并將其作為內(nèi)部控制體系[2]。內(nèi)控體系中的合同管理則是以企業(yè)的風(fēng)險管控為目的，制定出的與企業(yè)運(yùn)營相關(guān)的管理?xiàng)l例，對接企業(yè)設(shè)計到的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，并做出規(guī)范與整理，達(dá)到控制企業(yè)內(nèi)部正常運(yùn)行的作用。

2合同管理中存在的不足

2.1簽訂問題

企業(yè)在簽訂合同時，往往會忽視簽訂前的審核過程。合同審核能夠?qū)贤暮炇疬^程進(jìn)行簡化，對合同的管理事項(xiàng)也會做出更加有效的規(guī)定[2]。一旦企業(yè)忽視審核環(huán)節(jié)，便極易造成合同兩方職責(zé)的不明確，對后期的管理工作也較為不利。其次，許多企業(yè)在工作的過程中還會忽視對經(jīng)濟(jì)的預(yù)測評估，為后期的管理工作也增加了相應(yīng)的困難，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛頻發(fā)。

2.2執(zhí)行問題

合同執(zhí)行系屬管理中最為關(guān)鍵的一個步驟[3]。對于企業(yè)來說，必須將合同管理單獨(dú)列出，建立單獨(dú)的合同管理部，以此為后期合同的追蹤管理提供有效的保證。然而，在實(shí)際的應(yīng)用過程中，不部分企業(yè)往往都未將其單獨(dú)列出，也未廠里專門的合同管理機(jī)構(gòu)，在管理工作方面也缺乏規(guī)范的臺賬信息，使得合同的追蹤管理質(zhì)量居低不上。另外，企業(yè)在合同管理方面的監(jiān)督力度也不夠，使得合同漏洞百出，執(zhí)行的具體事宜也未作明確填寫，對于決策者來說，根本無法從中獲取有效的意見信息。

2.3保管問題

對于大部分企業(yè)來說，在合同保管方面主要涵蓋前期論證、審核、準(zhǔn)備相關(guān)證件、辦理相關(guān)手續(xù)等內(nèi)容[4]。然而，這些內(nèi)容環(huán)節(jié)不夠完善，合同在存放時極易出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。此外，合同在前期論證時，只需提交材料，卻未進(jìn)行材料的論證與申請流程。另外，部分企業(yè)對合同未作統(tǒng)一規(guī)范的保管要求，造成合同審計核查時，因未及時提供合同原件引起審核延誤，再次加劇了合同的管理困難，使合同更無法獲得規(guī)范化的管理，對后期的跟蹤極為不利。

2.4糾紛問題

企業(yè)在簽訂合同時，如果未將甲乙兩方的職責(zé)作具體說明，那么，合同所引發(fā)的糾紛問題便不可避免。因此，就要求企業(yè)做好合同糾紛的管理事宜，減少糾紛事件的產(chǎn)生。然而，大部分企業(yè)都缺乏對合同糾紛事件的應(yīng)對策略，合同職責(zé)方面沒有較為完善的制度，一旦出現(xiàn)合同糾紛，普遍采取的仍然是雙方和平協(xié)商解決的方式，并未將合同糾紛事項(xiàng)列進(jìn)合同管理之中[5]。但長期的合同糾紛問題會對企業(yè)造成不可估量的后果，企業(yè)必須將其重視起來。

3內(nèi)控體系中的合同管理措施

3.1加強(qiáng)合同簽訂管理

3.1.1準(zhǔn)備管理

在合同簽訂之前，必須將簽署的主體進(jìn)行全面調(diào)查，確保簽約主體的有效性，避免合同無效或撤銷的風(fēng)險。

3.1.2審核談判管理

合同的簽署必須依照公平、公正、自愿的原則進(jìn)行，雙方需對合同的事項(xiàng)條款作統(tǒng)一協(xié)商，知曉合同中甲乙雙方的權(quán)職和義務(wù)[6]。合同談判時，明確談判對象的具體情況，對談判的預(yù)備方案進(jìn)行設(shè)計，并全面考查談判方提出的條件，雙方均設(shè)置最高限制與最低底線，知曉談判過程中的哪些條件可考慮，哪些條件不可退步。其次，還需對合同中的核心事項(xiàng)、細(xì)節(jié)要求作重點(diǎn)研究，例如，合同承包的內(nèi)容與范疇，項(xiàng)目所需要的技術(shù)水平、技術(shù)要求、技術(shù)計劃，價格款項(xiàng)，結(jié)款方式，項(xiàng)目時長以及其余事項(xiàng)等等。在具體談判時，需將談判者與參談?wù)叩闹匾逃懸庖娮髟敿?xì)記錄，并于核對后，雙方簽字蓋章，以免合同舞弊現(xiàn)象產(chǎn)生。在合同簽署之時，需要明確合同的各個要素，知曉合同執(zhí)行的具體時間和事宜。針對合同所需的相關(guān)手續(xù)和資料必須提供完善，并確定好審批的對象和審批職責(zé)，簽署意見時，還需以審核事項(xiàng)、職責(zé)作為依據(jù)。

3.2加強(qiáng)合同執(zhí)行管理

合同在執(zhí)行過程中，需經(jīng)過相關(guān)科室再流轉(zhuǎn)，保證每一環(huán)節(jié)層層遞進(jìn)。一旦有一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了失誤與漏洞，那么，整個合同的執(zhí)行都會存在相應(yīng)的風(fēng)險。因此，在執(zhí)行合同時，一步需要做的便是由相關(guān)部門建設(shè)臺賬信息，并展開有效的臺賬管理;第二步，還需記錄合同內(nèi)的具體書面事項(xiàng)，以便對合同更好的解讀，減少合同管理時的漏洞;第三步，合同執(zhí)行結(jié)束后，還需將合同的原件與附件進(jìn)行統(tǒng)一的留檔管理;最后由合同主管部門進(jìn)行臺賬的流轉(zhuǎn)調(diào)查，按照合同的執(zhí)行流程與進(jìn)展進(jìn)行實(shí)時追蹤管理，追蹤管理時，再運(yùn)用相應(yīng)的追蹤措施，將合同執(zhí)行管理的質(zhì)量得以提升。

3.3完善合同保管工作

企業(yè)在合同管理過程中，合同的保管工作是重中之重，特別是對于那些中小企業(yè)而言，一定要安設(shè)獨(dú)立的合同管理部，對企業(yè)合同管理而言具有至關(guān)重要的作用。同時，合同的檔案管理工作也不容小覷，必須規(guī)范檔案的管理事宜，從合同的簽署、執(zhí)行再到最后的結(jié)束部分，所有流程資料都需作存檔處理。此外，企業(yè)在檔案管理方面，還需以規(guī)范化的檔案管理制度為前提，運(yùn)用先進(jìn)的信息化管理方法，借鑒科學(xué)的管理制度，達(dá)到規(guī)范有效的檔案管理效果。

3.4做好合同糾紛管理

企業(yè)面對合同糾紛事件時，不損害經(jīng)濟(jì)效益的前提下，應(yīng)制定出相關(guān)的合同糾紛處理規(guī)定，而非采取協(xié)商解決的辦法[7]。企業(yè)必須依照相關(guān)的法律法規(guī)，在合同中列舉出糾紛事宜的處理方式，以有效的法律方式去對糾紛事件進(jìn)行管理，選用專業(yè)的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行問題的處理，使處理方案更具規(guī)范性。除此之外，倘若合同糾紛涉及到經(jīng)濟(jì)層面，便應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行具體處理，同時，將處理的過程、結(jié)果記入合同臺賬信息中，便于后期合同資料的查詢。另外，合同糾紛事件也需按照合同保管事項(xiàng)，進(jìn)行糾紛事件的存檔處理，將其存放于合同檔案內(nèi)，對后期檔案的識別較為有利。

4結(jié)束語

企業(yè)加強(qiáng)對年內(nèi)部控制體系的管理，既可以使企業(yè)的合同管理更具規(guī)范化，也可推動企業(yè)內(nèi)部控制體系的完善。而合同管理作為內(nèi)控體系中的重心，對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營都會造成相應(yīng)的影響。因此，企業(yè)必須在內(nèi)部控制體系中強(qiáng)化對合同的管理，找出其管理存在的不足之處，并針對其問題進(jìn)行合同簽署、執(zhí)行方面的改進(jìn)，做好合同保管與合同糾紛的處理工作，對企業(yè)的長期、穩(wěn)定、健康發(fā)展具有顯著意義和價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝美花.基于中小民營企業(yè)合同管理的企業(yè)內(nèi)控體系的構(gòu)建[J].中小企業(yè)管理與科技，2018，（35）：1-2.

[2]陳振桓.淺談如何做好企業(yè)內(nèi)控體系中的合同管理[J].中國化工貿(mào)易，2018，10（25）：36.

[3]岳璐璐.法治背景下企業(yè)合同管理與風(fēng)險防范問題研究[J].中國市場，2020，（11）：103-104.

作者簡介：

作者姓名：蘇茜，性別：女，民族：漢族，籍貫：山東東營，出生年月：1990.6.21，學(xué)歷：大學(xué)本科，現(xiàn)職稱：審計師，研究方向：合同、法律、招投標(biāo)。