電力規(guī)劃設(shè)計企業(yè)科研項目進(jìn)度管理方法研究

章喻龍 羅壯強

摘要：在大型電力規(guī)劃設(shè)計企業(yè)中，迫切需要一種可以保障科研項目盡可能在指定期限內(nèi)完成的信息化手段。應(yīng)對這個問題，一種較優(yōu)的管理方法是層層分解落實責(zé)任、實時跟蹤落實成果、統(tǒng)計分析落實管理。通過逐步分析三個“落實”的具體實現(xiàn)過程，給出了一個針對科研項目管理的信息化平臺構(gòu)建方法。該信息化平臺已在一個大型電力規(guī)劃設(shè)計企業(yè)中上線運行，效果顯著。

關(guān)鍵詞：進(jìn)度管理;科研項目;信息化平臺;電力規(guī)劃設(shè)計企業(yè);軟件設(shè)計

中圖分類號：TP315 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）28-0248-03

Abstract： In the large electric power planning and design enterprises， it is urgently needed to ensure that scientific research projects can be completed within the specified time limit. To deal with this problem， a good management method is decomposing the project level by level to implement the responsibility， real-time progress tracking to ensure the implementation of the result， statistical analysis of progress to ensure the implementation of management. By analyzing the implementation process of the three "implementation" step by step， a construction method of information platform for scientific research project management is proposed. The information platform has been put into operation in a large power planning and design enterprise， and the effect is remarkable.

Key words： progress management; scientific research projects; information platform; power planning and design enterprises; software design

1 背景

科研項目工期超期已經(jīng)成為目前大型電力規(guī)劃設(shè)計企業(yè)項目管理中的一個突出問題。導(dǎo)致科研項目不能按規(guī)定完成的一個重要原因是項目負(fù)責(zé)人一般不是專職的科研項目管理者[1]。通常情況下，項目負(fù)責(zé)人需要在項目管理中掌控項目進(jìn)度，以便及時發(fā)現(xiàn)項目計劃的偏離，這樣可以及時采取糾正和預(yù)防措施[2]，進(jìn)而保證項目按時完成。但實際上，項目負(fù)責(zé)人往往只是普通的科研工作者，通常使用松散式的管理方式[3]來對項目進(jìn)行管理，對于項目進(jìn)度管理的理論知識掌握不全面，同時也較少使用專業(yè)的工具來管理項目進(jìn)度[1]，進(jìn)而極容易造成項目的延期。然而使用專業(yè)的進(jìn)度管理工具，如甘特圖[4-5]、橫道圖[6]和里程碑圖等[7]對項目進(jìn)行管理對于項目能夠按期完成又是必不可少的。因此如何利用信息化平臺糅合適當(dāng)?shù)倪M(jìn)度管理工具，幫助項目經(jīng)理在其不是專業(yè)管理者的情況下，實現(xiàn)對科研項目進(jìn)度的科學(xué)管控進(jìn)而提升整個科研團隊的效率，對于確保項目能按期完成至關(guān)重要。本文以筆者主要參與開發(fā)的某大型電力規(guī)劃設(shè)計企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新平臺為例，分三個章節(jié)詳細(xì)介紹了如何利用信息化平臺的優(yōu)勢落實責(zé)任、成果及管理，進(jìn)而實現(xiàn)對項目進(jìn)度科學(xué)管理的方法。

2 層層分解落實責(zé)任

在科研項目的進(jìn)度管理中，可以通過層層分解的辦法來劃分責(zé)任范圍、明確責(zé)任目標(biāo)，以此保證項目進(jìn)度。在上述技術(shù)創(chuàng)新平臺中，系統(tǒng)通過分解科研項目、劃分里程碑節(jié)點以及分解工作包三個步驟來落實責(zé)任。這三個步驟是層層分解落實責(zé)任的主要環(huán)節(jié)。

2.1 分解科研項目

系統(tǒng)通過分解科研項目為各級管理人員劃分了責(zé)任范圍。在這個過程中，項目內(nèi)容被逐層分解，責(zé)任被逐級下放。這個過程包含三個階段：首先項目經(jīng)理將項目分解為課題并為課題指定課題牽頭單位及課題負(fù)責(zé)人;然后課題負(fù)責(zé)人將添加課題參與單位并指定單位牽頭人;最后單位牽頭人根據(jù)被安排的任務(wù)指派項目組成員參與科研項目的研究。

通過上述三個階段，科研項目被層層分解，形成如圖1所示的科研項目結(jié)構(gòu)：一個項目包含一個或多個課題;一個課題包含一個或多個參與單位;一個參與單位又包含一個或多個參與人。同時，項目各級管理人員按照項目結(jié)構(gòu)被劃分了管理范圍，形成如圖2所示的科研項目各級人員角色關(guān)系：項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理課題負(fù)責(zé)人，課題負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理課題參與單位的牽頭人，課題單位牽頭人負(fù)責(zé)管理單位成員。

2.2 劃分里程碑節(jié)點

里程碑節(jié)點是指項目中的重大事件。根據(jù)電力規(guī)劃設(shè)計行業(yè)科研項目特點，里程碑節(jié)點被劃分為兩級。一級里程碑節(jié)點固定為“工作大綱及評審”“項目執(zhí)行”“送審稿及評審”“報批稿及歸檔”四項。二級里程碑節(jié)點是管理者對一級里程碑節(jié)點的細(xì)分。它可以輔助各級管理人員對項目和課題進(jìn)度進(jìn)行更精細(xì)化的管理。因而節(jié)點內(nèi)容可以隨時根據(jù)需求而變更。唯一的限制是它的開始和結(jié)束時間必須在其所屬一級里程碑節(jié)點的時間范圍內(nèi)。

劃分里程碑節(jié)點可以監(jiān)控項目進(jìn)度，為項目的執(zhí)行提供指導(dǎo)。項目和課題負(fù)責(zé)人可以分別為科研項目及其子課題劃分里程碑節(jié)點。這個過程一般包含三個步驟：1）設(shè)置項目或課題的關(guān)鍵節(jié)點;2）明確節(jié)點主要工作內(nèi)容和成果文件;3）擬定節(jié)點的開始和截止時間。通過這三個步驟，管理人員為整個項目定下了目標(biāo)。這個目標(biāo)可以提醒項目的全體成員抓緊時間，注意自己工作計劃中的節(jié)點。

2.3 分解工作包

工作包是項目中參與者可以完成任務(wù)的最小單位。每一個工作包都和一個里程碑節(jié)點進(jìn)行關(guān)聯(lián)：工作包的任務(wù)內(nèi)容是里程碑節(jié)點任務(wù)內(nèi)容的再分解;工作包的開始和結(jié)束時間均在其所屬里程碑節(jié)點的開始和結(jié)束時間范圍內(nèi)。通過工作包，項目參與者除了可以查詢自身任務(wù)內(nèi)容以及開始和截止時間外，還可以提交成果文件、匯報任務(wù)的完成情況。

項目負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人和單位牽頭人均可以根據(jù)里程碑節(jié)點來分解工作包。這個過程一般包含三個步驟：1）選擇里程碑節(jié)點;2）設(shè)置工作包名稱、工作內(nèi)容和成果提交方式;3）指定責(zé)任人并設(shè)置開始和截止時間。

3 實時跟蹤進(jìn)度落實成果

系統(tǒng)通過任務(wù)列表、系統(tǒng)通知和項目動態(tài)三個模塊，輔助項目各級負(fù)責(zé)人和其他參與者實時跟蹤項目進(jìn)度情況，進(jìn)而保證了項目成果的落實。

3.1 任務(wù)列表

任務(wù)列表作為個人的待辦事項清單和所有任務(wù)的入口，對于所有項目參與人來說至關(guān)重要。參與人可在任務(wù)列表中查看自己所有的待辦信息。待辦信息包括任務(wù)的名稱、具體內(nèi)容、發(fā)布時間、截止時間、發(fā)布人員等。同時參與人還可以通過點擊待辦任務(wù)轉(zhuǎn)跳到對應(yīng)頁面，來完成如表單填寫、文件提交等基本操作。

3.2 系統(tǒng)通知

系統(tǒng)通知模塊提供了豐富的通知渠道和完善的觸發(fā)機制輔助項目各級負(fù)責(zé)人實時跟蹤項目進(jìn)度，落實項目成果。其中，系統(tǒng)主要的通知渠道包括站內(nèi)短信、手機短信、釘釘、企業(yè)微信、手機App等。這些渠道可以通過配置的方式進(jìn)行選擇，根據(jù)實際情況及時地將通知傳達(dá)給參與人。

系統(tǒng)通知又分為主動通知和被動通知兩種。其中，主動通知是由項目管理人員發(fā)起的通知。在通知發(fā)起過程中，項目管理人員首先填寫通知標(biāo)題和內(nèi)容，然后批量選擇接收人，最后選擇通知渠道點擊發(fā)送。這種通知類型可以幫助項目管理人員在不用確認(rèn)被管理者聯(lián)系方式的情況下批量發(fā)起，很好地幫助其實現(xiàn)對被管理者進(jìn)行催交、核對、提醒等多種落實進(jìn)度的工作。

被動通知是由系統(tǒng)根據(jù)項目進(jìn)度自動觸發(fā)的通知。它會在以下情況下自動觸發(fā)：1）任務(wù)執(zhí)行人在收到任務(wù)的時候或者任務(wù)即將超時的時候;2）項目各級負(fù)責(zé)人在其所布置的任務(wù)被執(zhí)行人完成的時候或者其所布置任務(wù)即將超時的時候;3）項目各級負(fù)責(zé)人在其所負(fù)責(zé)的里程碑節(jié)點的截止時間到達(dá)以后還存在未完成的任務(wù)的時候。這種通知類型可以幫助項目管理人員利用盡可能少的時間實現(xiàn)對項目人員的管理工作。

3.3 項目動態(tài)

項目動態(tài)模塊以時間為軸、任務(wù)標(biāo)題為刻度，動態(tài)地展示了項目中每個參與者完成的任務(wù)的信息。項目下的每個參與者都可以通過點擊任務(wù)標(biāo)題下的超鏈接來查看任務(wù)詳情。對于不適合展示詳情的標(biāo)題（如項目費用），則不設(shè)置超鏈接進(jìn)行轉(zhuǎn)跳。項目動態(tài)模塊一方面作為日志幫助管理者追溯每一個項目操作;另一方面作為標(biāo)尺激勵參與者盡快完成自己被分配的任務(wù)。

4 統(tǒng)計分析進(jìn)度落實管理

系統(tǒng)通過項目進(jìn)度模塊統(tǒng)計分析項目進(jìn)度，輔助項目管理者落實項目管理。項目進(jìn)度的統(tǒng)計按照科研項目的結(jié)構(gòu)，被有序地劃分了三個部分：項目進(jìn)度統(tǒng)計、課題進(jìn)度統(tǒng)計以及單位進(jìn)度統(tǒng)計。通過點擊如圖3中左側(cè)的樹形結(jié)構(gòu)，可以方便地在項目、課題、單位三個統(tǒng)計維度間進(jìn)行切換。

4.1 項目和課題進(jìn)度統(tǒng)計

其中，項目進(jìn)度在項目和課題維度上的展示方法完全相同：都是通過使用如圖3所示的表格，分別顯示項目或者課題下所有里程碑節(jié)點進(jìn)度進(jìn)而展示其總體進(jìn)度情況。

項目和課題的進(jìn)度按照以下規(guī)則進(jìn)行計算：首先每個一級或二級里程碑節(jié)點的進(jìn)度通過其下分解的工作包完成情況來計算，如：里程碑節(jié)點A下分解了5個工作包，其中4個已經(jīng)完成，則該里程碑節(jié)點完成了80%。然后若一級里程碑節(jié)點下分解了二級里程碑節(jié)點，則其進(jìn)度通過其下屬里程碑節(jié)點進(jìn)度平均值求得。再然后，子課題的總進(jìn)度通過其下屬的一級里程碑節(jié)點進(jìn)度平均值求得。最后項目的進(jìn)度通過計算其子課題的進(jìn)度平均值求得。考慮到每個節(jié)點所占項目的權(quán)重不一致，系統(tǒng)內(nèi)置了里程碑節(jié)點調(diào)節(jié)系數(shù)λ，將具體節(jié)點完成進(jìn)度與系數(shù)λ相乘后，得到的數(shù)值計入項目總進(jìn)度的計算。

4.2 單位進(jìn)度統(tǒng)計

在單位維度上，項目進(jìn)度如圖4所示，主要通過項目課題里的參與單位被分配的工作包的完成情況來進(jìn)行展示。工作包按照完成階段可劃分為“尚未開展”“正在研發(fā)”和“研發(fā)完成”。如果多數(shù)工作包處于“尚未開展”狀態(tài)，且已經(jīng)超過對應(yīng)里程碑節(jié)點截止時間，說明參與單位的工作效率有待提升;相反如果多數(shù)工作包的完成階段處于“研發(fā)完成”則說明該參與單位的工作是卓有成效的。

工作包的完成階段主要通過系統(tǒng)根據(jù)人員操作自動進(jìn)行更新。當(dāng)項目各級負(fù)責(zé)人創(chuàng)建了新的工作包后，工作包的完成階段將被更新為“尚未開展”。當(dāng)執(zhí)行人完成了上傳文檔、更新表單數(shù)據(jù)或其他操作后，工作包的完成階段將被更新為“正在研發(fā)”。當(dāng)執(zhí)行人提交任務(wù)后，工作包的完成階段將被更新為“研發(fā)完成”。

5 結(jié)束語

本文以筆者參與開發(fā)的技術(shù)創(chuàng)新平臺項目為例，對電力規(guī)劃設(shè)計企業(yè)的科研項目進(jìn)度管理方法進(jìn)行了研究，提出了利用信息化系統(tǒng)，分別從落實責(zé)任、落實成果和落實管理三個方向?qū)椖窟M(jìn)度進(jìn)行精細(xì)化管理的方法。

目前平臺已上線運行一年，運行效果良好。系統(tǒng)有效提高了企業(yè)科研項目項目負(fù)責(zé)人的管理水平，提升了整個科研團隊運作效率。該系統(tǒng)的進(jìn)度計算方法具備良好的穩(wěn)定性及通用性，可進(jìn)一步在行業(yè)內(nèi)推廣。

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【通聯(lián)編輯：謝媛媛】