論高校人事檔案秘密安全管理存在的問題及其解決路徑

黃曉良，黃 煜

(長沙學(xué)院人事處，湖南 長沙 410022)

1 引言

高校人事檔案秘密，涉及學(xué)校各項(xiàng)工作和教職工個人隱私，如若泄露，將對學(xué)校工作造成被動，對教職工隱私造成侵害，只能限于一定范圍內(nèi)的人員知悉.中共中央辦公廳于2018年11月印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》第二十八條明確規(guī)定，各級黨政機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位和其他組織及個人，對屬于國家秘密、工作秘密的干部人事檔案材料和信息應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密；對涉及商業(yè)秘密、個人隱私的材料和信息，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行管理.在檔案管理實(shí)踐中必須嚴(yán)格遵循工作條例的要求，確保不發(fā)生失密和泄密事件，保證人事檔案秘密的安全，保證人事檔案未經(jīng)批準(zhǔn)不公開、不泄露、不被非法利用[1].

高校人事檔案作為對高校教職工學(xué)習(xí)和工作履歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱、工資福利等信息的系統(tǒng)記載，涉及大量工作秘密和個人隱私信息，因而具有高度的保密性.人事檔案的各類信息一旦泄露，不僅會對學(xué)校組織人事工作造成很大的被動，也將對教職工個人隱私造成嚴(yán)重侵害.因此，如何增強(qiáng)高校人事檔案工作的責(zé)任心、政治意識和保密觀念，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案秘密信息管理，有效保護(hù)人事檔案秘密的安全，是人事檔案管理的重點(diǎn)和關(guān)鍵所在，必須高度重視.

目前研究檔案安全與保密方面的文獻(xiàn)很多.例如：李瑩[2]分析了檔案管理意識薄弱、保密安全措施不完備等問題，提出要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，升級優(yōu)化檔案存放的場地和存放設(shè)備，完善檔案保密安全管理制度.李仲[3]闡明了大數(shù)據(jù)給檔案保密帶來的挑戰(zhàn)，提出了大數(shù)據(jù)時代做好檔案保密工作的對策，指出要完善大數(shù)據(jù)管理，堅(jiān)持依法治檔.李宗鵬[4]概括了檔案保密工作的主要內(nèi)容，提出了加強(qiáng)對檔案利用中的監(jiān)督思想.郭志鵬[5]系統(tǒng)地研究了保密工作中存在的檔案管理人員保密意識不強(qiáng)、涉密檔案與非涉密檔案混合管理、檔案管理機(jī)制不完善等問題.許德斌、裴友泉[6]從檔案信息資源戰(zhàn)略安全角度，論述了運(yùn)用網(wǎng)格技術(shù)和WAP技術(shù)解決檔案信息傳遞的整體思路與遺留問題.金波、晏秦[7]系統(tǒng)探析了從檔案管理走向檔案治理的動因，提出了從檔案管理走向檔案治理的實(shí)現(xiàn)路徑.黃麗華[8]根據(jù)檔案保護(hù)全流程及主要工作，從預(yù)防性保護(hù)和治理性保護(hù)的角度，提出了今后檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)基本框架和發(fā)展趨勢.徐擁軍、熊文景[9]研究了實(shí)現(xiàn)檔案治理現(xiàn)代化的必要舉措.于海燕[10]揭示了預(yù)先危險(xiǎn)分析法在檔案安全管理中的應(yīng)用問題.

現(xiàn)有文獻(xiàn)有的從專業(yè)技術(shù)視角、有的從宏觀治理層面、有的從檔案信息傳遞、有的從檔案安全管理方法來談保護(hù)檔案秘密問題，但都較少從綜合保密管理視角來研究.本文試圖結(jié)合影響人事檔案秘密安全保護(hù)的因素，多角度探討如何強(qiáng)化對高校人事檔案秘密安全保護(hù)問題.

2 高校人事檔案秘密安全管理存在的問題

2.1 寄遞和接收過程不規(guī)范，未嚴(yán)格走機(jī)要渠道

根據(jù)中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案管理?xiàng)l例》和省委組織部涉及檔案管理的各類文件精神，人事檔案的寄遞和接收原則上必須經(jīng)過機(jī)要渠道，嚴(yán)禁干部本人攜帶人事檔案上交.但在實(shí)際操作中，人事檔案的寄遞和接收過程還有很多不完整和不規(guī)范之處，有些人事檔案沒有走機(jī)要渠道郵寄，有的甚至由各種快遞或者中國郵政普通郵件等渠道寄遞和投送，沒有達(dá)到相應(yīng)的保密要求.在寄遞過程中，由于寄遞的單位和個人沒有相應(yīng)的保密資質(zhì)，未接受過系統(tǒng)的保密教育，極易將本應(yīng)保密的檔案材料與其他平郵件混合放置，從而存在一定的失密和泄密隱患，如快遞在轉(zhuǎn)遞過程中存在的丟失隱患.還有的教職工檔案由本人寄遞，雖然在寄遞過程中檔案袋已經(jīng)密封，但極易發(fā)生失密和泄密事件.教職工本人攜帶人事檔案，在轉(zhuǎn)遞過程中會有可能造成檔案遺失.也有出于個人目的拆看檔案材料或私自涂改、撤換、添加未經(jīng)組織鑒定的材料，本身就使人事檔案處于一種危險(xiǎn)的狀態(tài).因而在人事檔案的寄遞和接收中，需要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，對于教職工個人攜帶的人事檔案材料，應(yīng)當(dāng)一律不予接收.新浪網(wǎng)曾于2011年3月報(bào)道，一男子長時間沒有過問人事檔案，結(jié)果其人事檔案在傳遞過程中丟失，檔案丟失帶來了無法在體制內(nèi)就業(yè)、無法參加社會保險(xiǎn)等嚴(yán)重的后果.為了避免檔案材料丟失，必須嚴(yán)格執(zhí)行通過機(jī)要渠道郵寄這一規(guī)定.[11]

2.2 借閱程序存在瑕疵，對借閱人員缺乏保密教育

2018年中共中央印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案一般不予外借，確因工作需要借閱的，借閱單位應(yīng)當(dāng)履行審批手續(xù)，在規(guī)定時限內(nèi)歸還，歸還時干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真核對檔案材料.但在很多高校，人事檔案的借閱、利用具有一定的隨意性.有的沒有嚴(yán)格履行主管領(lǐng)導(dǎo)審批的手續(xù)，沒有填寫檔案借閱審批表格，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意擅自出借人事檔案；有的沒有嚴(yán)格遵循“一般不予外借”的規(guī)定，不考慮借閱人借閱理由是否充分而隨意出借、頻繁出借，違規(guī)操作導(dǎo)致在借閱過程中泄露檔案秘密.更有甚者，外借者有涂改“三齡”“兩歷”的違法現(xiàn)象，歸還時如果不仔細(xì)審檔，涂改現(xiàn)象隱蔽過去，后患無窮.有些高校對檔案借閱的人員缺乏保密教育，辦理借閱手續(xù)時未及時向借閱者說明檔案利用原則和工作紀(jì)律，沒有強(qiáng)調(diào)檔案不允許擅自抽取、撤換、添加材料，不允許擅自摘錄、復(fù)制、拍攝、保存、丟棄，更沒有說明因違規(guī)行為將導(dǎo)致的紀(jì)律責(zé)任，借閱者缺乏必要的規(guī)矩意識和保密觀念，為了工作方便而棄原則于不顧，在借閱中發(fā)生了違反保密規(guī)定的行為，造成泄密.而且由于泄密后果和影響的不確定性，泄密者的追責(zé)也很難執(zhí)行到位.

2.3 查閱程序過于簡單，未履行嚴(yán)格審批手續(xù)

《干部人事檔案工作條例》規(guī)定了因以下原因可以查詢?nèi)耸聶n案：①政治審查、發(fā)展黨員、黨員教育和管理；②干部錄用、聘用、考核、調(diào)配、職稱評聘等；③人才引進(jìn)、培養(yǎng)等；④巡視巡察，選人用人檢查、組織處理；⑤編史修志，撰寫大事記、人物傳記；⑥干部日常管理等等.涉及組織和個人要填寫各種信息，如因年代久遠(yuǎn)，有的個人填寫信息必須通過檔案材料原始憑證提供.查閱干部人事檔案要按照以下程序和要求進(jìn)行：

①查閱單位如實(shí)填寫干部人事檔案查閱審批材料，按照程序報(bào)單位負(fù)責(zé)同志審批簽字并加蓋公章；②查閱檔案應(yīng)當(dāng)2人以上，均為共產(chǎn)黨員；③干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照程序?qū)徟殚啠虎茉谝?guī)定時限內(nèi)查閱.

在辦理這些事項(xiàng)時，有時為了方便工作，往往在教職工本人在場的情況下，翻閱查詢其人事檔案中的信息，在查閱過程中不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)、不細(xì)致，未嚴(yán)格執(zhí)行檔案材料不和本人見面這一條紀(jì)律，甚至隨意將檔案中的材料交給教職工本人去復(fù)印和拍照，從而影響到人事檔案秘密安全.查閱人事檔案的程序也過于簡單.非中共黨員，無單位行政介紹信且沒有履行相關(guān)審批手續(xù)者，擅自查閱人事檔案的相關(guān)內(nèi)容，甚至對檔案材料進(jìn)行拍照和復(fù)印，造成檔案材料泄密，破壞了人事檔案管理的原則性和嚴(yán)肅性.

2.4 保管過程精細(xì)化程度欠缺，失密泄密風(fēng)險(xiǎn)高

人事檔案的日常保管也需要遵循組織人事紀(jì)律，遵循辦事的原則和制度.很多高校在人事檔案的保管過程中，管理過于粗放，未能使工作精細(xì)化，從而在各個環(huán)節(jié)都留下了大量的漏洞，造成了一定的失密和泄密的隱患.

2.4.1 散材料隨意堆放，沒有及時歸檔

例如組織人事部門移交的年度考核表、工資表、黨員發(fā)展材料、政審材料被放置于檔案室內(nèi)，保管不善，未能及時歸檔，有遺失和混同于其他文件被銷毀的風(fēng)險(xiǎn).

2.4.2 不屬于歸檔材料的零散文件，沒有進(jìn)行及時處理并嚴(yán)格遵循文件銷毀的相關(guān)規(guī)定

對于有的不屬于干部人事檔案歸檔目錄內(nèi)的材料，按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)予以退回，或登記造冊后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀.但是在實(shí)際操作中，往往執(zhí)行不到位，該退回本人或材料形成部門的未退回，應(yīng)該及時銷毀的沒有銷毀，從而造成失密和泄密隱患.

2.4.3 沒有對材料進(jìn)行仔細(xì)甄別，導(dǎo)致應(yīng)歸檔而未歸

在檔案管理實(shí)務(wù)中，經(jīng)常出現(xiàn)材料甄別不仔細(xì)，應(yīng)歸未歸的現(xiàn)象.例如，調(diào)入人員的《干部流動調(diào)配審批表》，提拔干部的《干部任免審批表》《干部人事檔案任前審核登記表》等應(yīng)當(dāng)歸入人事檔案的材料卻沒有歸檔.未歸入檔案的材料混入其他文件資料中一并處理，未達(dá)到相應(yīng)的保密要求，對檔案秘密的安全造成損害.

2.4.4 硬件措施沒有達(dá)標(biāo)

檔案沒有存放于鐵柜中，有的還和普通文件、文檔混合放在一起，鐵門、鐵窗等防盜設(shè)施不到位，應(yīng)安裝監(jiān)控的樓道和房間沒有安裝監(jiān)控，防盜設(shè)施年久失修，導(dǎo)致嚴(yán)重的安全泄密隱患.

2.4.5 計(jì)算機(jī)安全防護(hù)不到位

某些檔案工作者缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)方面的專業(yè)知識，對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及相關(guān)文件的安全保密防護(hù)缺乏足夠的認(rèn)識，對文件消殺，防控病毒、木馬和惡意程序重視不夠，計(jì)算機(jī)存儲設(shè)備也缺乏保密安全的專業(yè)工具，導(dǎo)致存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的內(nèi)部敏感文件被木馬和病毒惡意竊取，給檔案秘密安全帶來損害.

2.5 檔案管理人員在保密方面存在失職行為

檔案管理人員在保密方面可能存在一系列的失職行為.有的檔案管理人員自身綜合素質(zhì)不高，沒有牢固樹立“四個意識”，尤其是政治意識不強(qiáng)，保密觀念淡薄，在工作中不注意防盜設(shè)施的運(yùn)用維護(hù)，不注意安全保密和對泄密行為的防范，制度執(zhí)行不力，該堅(jiān)持的原則沒有堅(jiān)持，該保守的秘密沒有保守，沒有把握好檔案利用與保密之間的辯證關(guān)系，擅自對外公開干部人事檔案內(nèi)容，給教職工的利益造成很大的損害，對組織人事工作造成很大的被動.

2017年5月，經(jīng)中共中央批準(zhǔn)，中共中央紀(jì)委對司法部原黨組成員、政治部原主任盧恩光嚴(yán)重違紀(jì)問題進(jìn)行了立案審查.經(jīng)查，盧恩光年齡、入黨材料、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、家庭情況等全面造假，長期欺瞞組織；金錢開道，一路拉關(guān)系買官和謀取榮譽(yù)，從一名私營企業(yè)主變身為副部級干部；控制經(jīng)營多家企業(yè)，通過不正當(dāng)手段為企業(yè)謀取利益；對抗組織審查.這名“五假干部”還被央視播出的電視專題片《巡視利劍》點(diǎn)名，因?yàn)檫@是改革開放以來一起罕見的干部個人情況全面造假的典型案件.[12]這一造假案件就和他工作過的單位檔案管理工作人員的保密觀念淡薄、失職瀆職有密切關(guān)系.如果檔案管理人員能夠堅(jiān)持原則，堅(jiān)決執(zhí)行各類制度，盧恩光的全面造假肯定是做不到的.

3 高校人事檔案秘密安全管理存在問題的原因分析

3.1 管理者意識、方法與技能方面的原因

3.1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，規(guī)范意識不強(qiáng)

有的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對干部人事檔案工作缺乏必要的足夠的認(rèn)識，檔案管理人員沒有配齊，沒有配備專職檔案工作人員.有些領(lǐng)導(dǎo)干部不重視檔案工作，單純地認(rèn)為檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)不是促進(jìn)本單位發(fā)展的核心業(yè)務(wù)，錯誤地把檔案管理工作視為邊緣化的日常機(jī)械重復(fù)勞動或者是季節(jié)性的業(yè)務(wù)，在這些錯誤思想的支配下，在檔案管理方面人力配備不到位，很多檔案管理人員多為兼職，且工作變動頻繁，嚴(yán)重地制約了檔案工作的發(fā)展.經(jīng)費(fèi)保障也不充足，檔案工作經(jīng)費(fèi)并沒有落實(shí)到位，有時甚至被挪作他用.管檔設(shè)施也嚴(yán)重滯后，不符合工作的需要.檔案管理在這種非專業(yè)化、業(yè)余化的傾向影響下，自然沒有被提到一個重要的位置，在破窗效應(yīng)的影響下，日常管理勢必出現(xiàn)各種各樣的不達(dá)標(biāo)現(xiàn)象，極易造成失密和泄密現(xiàn)象.

3.1.2 管理員政治意識及保密觀念薄弱

新修訂的《干部人事檔案工作條例》明確了檔案工作人員選配的基本條件和對檔案工作人員的要求管理等，要求組織人事部門應(yīng)當(dāng)選配政治素質(zhì)好、專業(yè)能力強(qiáng)、作風(fēng)正派的黨員干部從事干部人事檔案工作，突出強(qiáng)化黨性教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，突出檔案工作的職業(yè)操守.檔案工作者受到組織的高度信任，必須做到政治堅(jiān)定、堅(jiān)持原則、忠于職守、甘于奉獻(xiàn)、嚴(yán)守紀(jì)律.如果工作人員思想品質(zhì)不過關(guān)、政治意識不強(qiáng)、保密觀念淡薄，在工作中不能堅(jiān)守原則，很容易形成泄密的隱患，直接威脅到檔案秘密的安全.所以，檔案工作人員不注重政治意識的培養(yǎng)，不能在具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦中堅(jiān)守原則，保密的思想之弦沒有繃緊，是人事檔案秘密安全問題產(chǎn)生的重要原因.

3.1.3 精細(xì)化管理缺失，失密泄密漏洞多

很多高校人事檔案的管理在精細(xì)化程度上沒有達(dá)標(biāo)，實(shí)行的是粗放型管理.檔案的收集、查閱借閱、寄遞、材料審核等等各個流程都沒有把工作做實(shí)、把規(guī)章制度做細(xì)，沒有把秘密安全放在心上、把紀(jì)律和規(guī)矩挺在前面.所以散材料被隨意放置，該退回或銷毀的文件沒有及時退回、銷毀，材料甄別歸檔也極不嚴(yán)謹(jǐn)，這些都為檔案秘密的泄露提供了方便，影響著檔案秘密的安全.

3.2 管理設(shè)施方面的原因

3.2.1 硬件建設(shè)滯后，存在失密泄密隱患

很多高校硬件沒有達(dá)標(biāo)，是因?yàn)橹饔^上不重視硬件設(shè)施配備工作，用于檔案管理的辦公場地和辦公經(jīng)費(fèi)沒有保證，沒有做到上級主管部門要求的“三室分開”，即工作人員辦公室、檔案查閱室和檔案庫房的分開，查閱和辦公的場所混合在一起，不利于檔案的安全和保密.由于缺乏重視，缺少經(jīng)費(fèi)支出，沒有在樓道和辦公室入口處安裝監(jiān)控?cái)z像頭，發(fā)生失密泄密事件后也很難取證，沒有安裝必要的防盜鐵門，防護(hù)等級沒有提高，給盜竊犯罪提供了可乘之機(jī).沒有對計(jì)算機(jī)和工作用的U盤、移動硬盤進(jìn)行必要的安全殺毒防護(hù)，計(jì)算機(jī)設(shè)備一旦中了木馬等病毒，存儲的文件就有可能被木馬等病毒竊取.硬件設(shè)施的不達(dá)標(biāo)也造成了各種檔案秘密安全問題.

3.2.2 軟件建設(shè)缺失，管理技術(shù)落后

有些高校對干部人事檔案管理系統(tǒng)不夠熟悉，檔案室還沒有利用人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，檔案材料整理和目錄編撰還是依靠手工謄抄，信息化水平滯后，沒有建立起電子檔案，由于條件限制，無法實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子化檔案的統(tǒng)一管理.還有的高校即使利用了軟件和信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，也沒有相應(yīng)的配套制度建設(shè)，制度缺位，管理的技術(shù)較為落后.例如，湖南省內(nèi)很多高校由于條件限制，都沒有建立起電子檔案，紙質(zhì)檔案如果丟失，則無法找到備份的電子檔，不利于檔案材料的保存利用.若發(fā)生失密泄密事件，查明失密泄密的環(huán)節(jié)和原因往往需要花費(fèi)大量的人力物力，不利于保密工作的高效開展.

3.3 秘密安全保護(hù)制度上的漏洞

人事檔案涉及教職工的各類材料，這些材料都是在教職工學(xué)習(xí)、工作過程中產(chǎn)生的.檔案材料不同于涉密文件和內(nèi)部文件，它沒有明確的“機(jī)密”“秘密”和“內(nèi)部”標(biāo)識，檔案材料因其具有原始憑證作用，在考察干部等各類事項(xiàng)中又經(jīng)常需要被查閱利用.有時工作人員難以把握人事檔案管理中的秘密與公開的具體內(nèi)容，難以處理人事檔案材料中的秘密與公開尺度.而現(xiàn)有的制度規(guī)范在這一方面存在許多漏洞，如現(xiàn)有的制度沒有嚴(yán)格規(guī)定管理人員如何正確處理檔案利用和檔案保密之間關(guān)系的具體條文，造成工作人員處理這類檔案時無規(guī)可依的局面.

4 高校人事檔案秘密安全管理問題解決路徑

4.1 完善流程制度，加強(qiáng)保密教育，注重“心防”

檔案的安全保密工作，運(yùn)用之妙，存乎一心.心中設(shè)防，則諸防兼?zhèn)洌恍闹惺Р?，則失密泄密.注重心防，組織人事部門要建立和健全完善適合本校實(shí)際情況的檔案部門工作制度，包括詳細(xì)的檔案調(diào)入調(diào)出制度、新進(jìn)人員審檔制度、檔案查借閱制度、檔案利用制度、檔案監(jiān)控安防設(shè)備管理制度等，把履行職責(zé)、用好職權(quán)都關(guān)進(jìn)制度的籠子，用制度管人、管物、管權(quán)，把制度落實(shí)到位.

檔案管理部門還需要真正用心去管理各類檔案材料，杜絕寄遞和接收過程中的種種不規(guī)范現(xiàn)象，堅(jiān)持用有保密資質(zhì)的機(jī)要渠道郵寄檔案，在檔案查借閱過程中，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，對符合要求的借閱和查閱檔案的人員進(jìn)行必要的保密教育，并督促其在規(guī)定時間內(nèi)歸還，堅(jiān)決禁止擅自摘錄、復(fù)制、撤換、添加材料等違法行為，杜絕檔案材料亂放、不及時歸檔整理、不及時銷毀和清退等違規(guī)行為，提升人事檔案保管的精細(xì)化、科學(xué)化水平，提升綜合管理能力.上文提到的司法部原黨組成員、政治部原主任盧恩光檔案造假的案件中，如果檔案管理部門能夠用心設(shè)防，堅(jiān)決執(zhí)行查借閱制度，堅(jiān)持保密原則，盧恩光的造假行為會在露出苗頭時就能得到糾正.

4.2 配齊硬件，完善“物防”

組織人事部門需要在“物防”上做足功夫，檔案室要配備鐵門、防盜門、防盜窗、鐵柜并安裝監(jiān)控，遇到盜竊和故意竊密案件要保護(hù)好現(xiàn)場，第一時間報(bào)知公安機(jī)關(guān)和學(xué)校保衛(wèi)部門.對門窗有損壞、存在安全隱患的要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，報(bào)修處理，對監(jiān)控設(shè)備的完整有效需要及時檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即整改維修，用嚴(yán)密的“物防”鑄造安全防護(hù)網(wǎng).

4.3 提升信息數(shù)據(jù)保密技能，強(qiáng)化“技防”

檔案工作部門需要積極學(xué)習(xí)，掌握最新的保密知識和動態(tài)，認(rèn)真鉆研國家保密法和各類各項(xiàng)保密方面的規(guī)章制度，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的業(yè)務(wù)知識和人事檔案管理系統(tǒng)的操作知識，切實(shí)提升信息保密的技能，運(yùn)用先進(jìn)的殺毒技術(shù)、防木馬技術(shù)、防盜號防間諜技術(shù)來加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息和檔案管理系統(tǒng)的安全保密與防護(hù)，切實(shí)認(rèn)識到新形勢下網(wǎng)絡(luò)安全的形勢，使得保密工作跟上時代、跟上形勢、跟上技術(shù)進(jìn)步的步伐，杜絕落伍和因循守舊.在“技防”上做好文章，把工作做細(xì)致、做扎實(shí).

4.4 嚴(yán)格選人，做好“人防”

保護(hù)檔案秘密安全，需要嚴(yán)格把好選人和用人關(guān)，高校組織人事部門通過長期的考察和培養(yǎng)，要把政治素質(zhì)好、思想作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、保密意識佳、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、能沉下心來做事的黨員干部放到人事檔案管理崗位上來.在用人上認(rèn)真審慎、選擇得當(dāng)，可以從根源上杜絕很多可能出現(xiàn)的麻煩和隱患。檔案安全紀(jì)律直接關(guān)系到黨的政治紀(jì)律、組織人事紀(jì)律和保密紀(jì)律，性格沉穩(wěn)、辦事細(xì)致、堅(jiān)持原則、堅(jiān)守紀(jì)律紅線、耐得住寂寞、忍得了枯燥才能把工作干好，也才能保證檔案秘密的安全.學(xué)校需要把檔案管理人員納入學(xué)校涉密人員范圍進(jìn)行管理，并開展業(yè)務(wù)和職業(yè)道德方面的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，鼓勵檔案工作人員積極參加培訓(xùn)，提升綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)，提升保密意識，強(qiáng)化保密技能.

4.5 嚴(yán)格保密與公開條例

檔案工作部門在工作中還需要切實(shí)注意保密與公開的關(guān)系，該保的密一定要保住，該公開的信息要按照規(guī)定予以公開.工作中不能隨意擴(kuò)大或縮小檔案材料的知悉范圍.教職工因考研考博、出國、婚姻關(guān)系和親屬關(guān)系證明、財(cái)產(chǎn)繼承等原因需要提供檔案原始材料作為憑證或出具證明，對于符合要求的，要按照規(guī)定主動提供、熱情服務(wù).對于應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)，應(yīng)該絕對保密，堅(jiān)守紀(jì)律，注意守口守密、內(nèi)外有別，尤其不能泄露有關(guān)干部選拔、考察、任用等方面的各項(xiàng)工作秘密.檔案的公開利用和保密是辯證統(tǒng)一的，在完善高校人事檔案秘密安全保護(hù)時，要審慎處理上述關(guān)系，確立嚴(yán)格的保密與公開條例.

綜上所述，做好人事檔案秘密安全的保護(hù)工作，需要做到“四位一體”：完善流程制度，加強(qiáng)保密教育，注重“心防”；配齊硬件，完善“物防”；提升信息數(shù)據(jù)保密技能，強(qiáng)化“技防”；嚴(yán)格選人，做好“人防”；還需要處理好保密和公開的關(guān)系，嚴(yán)格保密與公開條例，把什么事項(xiàng)可以公開、什么事項(xiàng)一定要保密通過制度形式確立下來.通過“四位一體”織牢人事檔案秘密安全的防護(hù)網(wǎng).