芻議名醫(yī)基層工作室檔案規(guī)范化管理

劉開希/嵊州市人民醫(yī)院（浙大一院嵊州分院）

2018 年，省政府提出在醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域深化“最多跑一次”改革，重點(diǎn)解決“看病難”“看病煩”的痛點(diǎn)，提升群眾就醫(yī)獲得感。嵊州市衛(wèi)計(jì)局在全市開展首批十大名醫(yī)基層工作室建設(shè)，以更好更快地提升基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)服務(wù)能力，讓群眾得到更為優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。名醫(yī)基層工作室是嵊州市部分醫(yī)療單位為享有盛譽(yù)的名醫(yī)建立的工作室，建立工作室的目的是整合以名醫(yī)為領(lǐng)銜的專家團(tuán)隊(duì)到基層醫(yī)療單位坐診，請名醫(yī)承擔(dān)基層醫(yī)療人才培養(yǎng)、新技術(shù)和新項(xiàng)目推廣等工作，進(jìn)一步提高基層醫(yī)療單位的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。名醫(yī)基層工作室檔案（以下簡稱“工作室檔案”）指名醫(yī)團(tuán)隊(duì)在從事上述醫(yī)務(wù)工作中形成的，反映名醫(yī)及其團(tuán)隊(duì)工作業(yè)績、學(xué)術(shù)水平、服務(wù)能力等情況的重要資料。做好工作室檔案規(guī)范化管理是加強(qiáng)醫(yī)院檔案資源建設(shè)的重要舉措，對于總結(jié)工作室實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、深化醫(yī)療領(lǐng)域“放管服”改革、推進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)等也具有重要意義。

1 建立健全檔案管理制度

醫(yī)院要及時(shí)跟進(jìn)了解工作室建設(shè)方案、團(tuán)隊(duì)成員情況，特別要加強(qiáng)與各參與單位（如衛(wèi)生健康主管部門、名醫(yī)所在單位、工作室領(lǐng)銜專家與基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)）的聯(lián)系與對接，了解工作室檔案產(chǎn)生的主要內(nèi)容、檔案資料存放地點(diǎn)和收集保管人員等信息，在此基礎(chǔ)上制定《名醫(yī)基層工作室檔案工作方案》《名醫(yī)基層工作室資料收集整理制度》《名醫(yī)基層工作室文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》等工作制度。制度應(yīng)當(dāng)明確工作室檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、收集保管方式、利用權(quán)限等，還應(yīng)當(dāng)要求各相關(guān)單位務(wù)必配合工作開展，并特別強(qiáng)調(diào)檔案工作與工作室建設(shè)工作相同步。在實(shí)踐中，還要根據(jù)工作的發(fā)展不斷完善工作制度，確保檔案管理規(guī)范、有序。

2 強(qiáng)化檔案收集工作

工作室檔案具有分散性、增補(bǔ)性、珍貴性等特點(diǎn)。為確保工作室檔案的齊全完整，要強(qiáng)化檔案收集工作，做到階段性收集和持續(xù)性收集相結(jié)合、現(xiàn)場收集和跟蹤收集相結(jié)合。醫(yī)院檔案人員要提高做好工作室檔案工作的自覺性和責(zé)任感，采取靈活多樣的收集方式，比如在各工作室中指定一名事業(yè)心強(qiáng)、業(yè)務(wù)過硬的團(tuán)隊(duì)成員擔(dān)任檔案資料秘書，明確要求其做好本工作室檔案資料的收集整理和移交歸檔。檔案人員要開拓工作思路，建立名醫(yī)工作室檔案工作釘釘群、微信群、QQ群等，秘書通過線上平臺上傳需歸檔的檔案資料。檔案人員要改變單一被動(dòng)的“坐等上門”的方式，與名醫(yī)建立一對一聯(lián)系，向他們直接收集珍貴檔案。為此需要向名醫(yī)大力宣傳做好工作室檔案管理的重要意義，可利用工作室檔案形成高質(zhì)量的編研作品，贈(zèng)送給名醫(yī)，讓名醫(yī)支持檔案工作。醫(yī)院還可采用多種途徑鼓勵(lì)檔案人員、秘書探索收集工作的新途徑與新方法。

3 加大檔案開發(fā)利用力度

工作室檔案包含名醫(yī)團(tuán)隊(duì)開展醫(yī)療、科研、教學(xué)、人才培養(yǎng)等工作中直接形成的海量的、有價(jià)值的資料。醫(yī)院要加大檔案開發(fā)利用力度，主動(dòng)對檔案信息進(jìn)行深度挖掘。如依托醫(yī)院現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)，或引進(jìn)功能更齊全、兼容性更強(qiáng)的檔案管理專業(yè)軟件，建設(shè)專門的“名醫(yī)基層工作室檔案專題數(shù)據(jù)庫”，利用網(wǎng)絡(luò)平臺分享名醫(yī)團(tuán)隊(duì)的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)等。數(shù)據(jù)庫還可分為“工作室介紹”“名醫(yī)風(fēng)采”“團(tuán)隊(duì)業(yè)績”“名師教學(xué)”“學(xué)術(shù)成就”“科普講座”“典型醫(yī)案”“影像中心”“媒體報(bào)道”“工作動(dòng)態(tài)”“交流反饋”等欄目，公眾能夠在欄目里查閱相關(guān)檔案，非常方便快捷。此外，建立名醫(yī)基層工作室是基層衛(wèi)生健康系統(tǒng)創(chuàng)新管理模式的有益探索，工作室是本地的品牌形象，優(yōu)秀的品牌形象要持續(xù)宣傳與維護(hù)，而利用工作室檔案形成優(yōu)質(zhì)編研成果，是宣傳工作室品牌形象的重要途徑。