高校學(xué)生檔案信息化服務(wù)模式探究

孟慶德 韓麗 陳家華

摘 要?高校學(xué)生檔案服務(wù)具有利用頻率高、利用面廣、遠(yuǎn)程服務(wù)困難等特點(diǎn)。每一所高校具備的條件不同，利用信息化技術(shù)的方式、層次自然不同，提升的管理水平和服務(wù)效率也不同。本文歸納總結(jié)了當(dāng)前高校學(xué)生檔案在信息化管理下由低到高的主要服務(wù)模式，闡釋了目前利用信息化技術(shù)改進(jìn)學(xué)生檔案服務(wù)模式的基本演進(jìn)路徑及優(yōu)缺點(diǎn)，并對(duì)信息化服務(wù)管理中存在的主要問題及解決路徑進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞 高校學(xué)生檔案 信息化服務(wù)模式 問題 路徑

中圖分類號(hào) G273.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 收稿日期 2020-03-05

★基金項(xiàng)目：黑龍江省高等院校檔案研究項(xiàng)目“基于‘互聯(lián)網(wǎng)+的高校檔案服務(wù)提升策略研究”（項(xiàng)目編號(hào)：HGDK2018-10）。

★作者簡(jiǎn)介：孟慶德，東北石油大學(xué)檔案館館員，本科，研究方向?yàn)闄n案管理;韓麗，東北石油大學(xué)檔案館館員，本科，研究方向?yàn)闄n案管理;陳家華，東北石油大學(xué)檔案館館員，碩士，研究方向?yàn)闄n案管理。

Abstract College students archives service has the characteristics of high utilization frequency， wide utilization and difficult remote service. Different universities have different conditions， different ways and levels of using informatization technology and thus different management levels and service efficiency. This paper summarizes the main service modes from low to high under the current informatization management of college students archives， and explains the basic evolution path and advantages and disadvantages of the current use of information technology to improve the service mode of students archives. It also analyzes and discusses the main problems existing in the informatization service management and their solutions.

Keyword college students archives; informatization service mode; problem; path

一、逐步演進(jìn)的幾種主要信息化管理服務(wù)模式

1.對(duì)掃描形成的PDF電子文件進(jìn)行目錄位置設(shè)定與綜合檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)合使用。通過掃描形成的電子文件，通常是標(biāo)準(zhǔn)的PDF格式文件，通過對(duì)PDF電子文件進(jìn)行目錄與文檔位置掛鉤，來實(shí)現(xiàn)效率提升。具體方式如：將歷年大學(xué)生的成績(jī)單等單個(gè)PDF文件，利用極速PDF閱讀器等軟件，根據(jù)需要進(jìn)行多個(gè)PDF文件合并，如一個(gè)班級(jí)每個(gè)學(xué)生的成績(jī)單集合成一個(gè)PDF組合文件等。然后用Adobe acrobat Professional等PDF編輯軟件打開組合文件，經(jīng)過創(chuàng)建書簽?zāi)夸?，錄入目錄具體內(nèi)容（如學(xué)生姓名）。然后點(diǎn)開每一項(xiàng)，通過設(shè)置目錄目標(biāo)使目錄上每一項(xiàng)與組合文件中對(duì)應(yīng)的分文檔位置掛鉤（如圖1）。需要檢索查詢時(shí)，只要點(diǎn)開書簽?zāi)夸浵鄳?yīng)項(xiàng)，即展開了與之對(duì)應(yīng)的組合文件中原文檔，如點(diǎn)擊目錄中某同學(xué)的姓名，其成績(jī)單即相應(yīng)展開。

這樣，使用檔案不用再跑庫房找原件復(fù)印，而是直接在計(jì)算機(jī)中通過Adobe acrobat Professional應(yīng)用軟件快速查閱和直接打印，檔案利用的時(shí)間大大縮短，同時(shí)大大節(jié)省了紙質(zhì)檔案的磨損和人力的消耗。這種服務(wù)模式使面對(duì)面的服務(wù)質(zhì)量和效率得到了提升。這種方式比較適合于使用頻率較高的簡(jiǎn)要業(yè)務(wù)，如查詢和打印成績(jī)單等，可以達(dá)到簡(jiǎn)潔快速的目的。對(duì)于統(tǒng)計(jì)功能、借閱記錄、多媒體等復(fù)雜功能的使用則要借助于一些綜合型檔案管理應(yīng)用程序，如“南大之星檔案管理系統(tǒng)”等。不過這些系統(tǒng)也有缺點(diǎn)，由于選擇功能菜單、選擇類型庫、輸入條件多等原因，往往效率方面反而會(huì)打折扣，對(duì)此，上述PDF文件目錄位置管理方式可以給予有效補(bǔ)充。

2.借助局域互聯(lián)網(wǎng)，購置自助打印終端系統(tǒng)，提供自助服務(wù)。近年來，自助服務(wù)終端技術(shù)在各行各業(yè)蓬勃興起。高校檔案服務(wù)的提升同樣離不開這些技術(shù)的推進(jìn)，如正脈科技公司提供的檔案服務(wù)自助終端機(jī)。其具有身份識(shí)別認(rèn)證系統(tǒng)，學(xué)生可以通過身份證或校園一卡通驗(yàn)證登錄，通過身份識(shí)別后，即可根據(jù)需要進(jìn)行選擇性操作，包括查詢和打印帶有學(xué)校電子印章的學(xué)籍、學(xué)歷、成績(jī)單、翻譯件等證明材料，費(fèi)用則通過微信掃描等直接進(jìn)入財(cái)務(wù)。打印完畢，還可即時(shí)掃描材料上的二維碼驗(yàn)證真?zhèn)危▓D2）。

此種方式操作過程高效迅捷，并提供24小時(shí)隨時(shí)服務(wù)，不但擺脫了檔案室面對(duì)面的操作模式，且擴(kuò)大了服務(wù)面。目前這項(xiàng)技術(shù)已在部分院校推廣，在校園內(nèi)人員比較集中的場(chǎng)所安置此項(xiàng)設(shè)備，大大方便了師生員工對(duì)檔案資源的利用，包括新生自主注冊(cè)、教職工自主人事檔案查詢等都可以嘗試使用。這一技術(shù)的實(shí)施除了購買昂貴的自助機(jī)外，還需要設(shè)立相應(yīng)的專用服務(wù)器，設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單電子印章等，對(duì)此項(xiàng)技術(shù)的推廣使用將大大提高高校檔案服務(wù)效率，在一定程度上擺脫了檔案服務(wù)上時(shí)間和空間的局限性。

3.電商訂單式的信息化管理服務(wù)模式。電商訂單式服務(wù)模式，就是提供遠(yuǎn)程線上服務(wù)，就像通過電商購物一樣。比如，有一款“艾檔”檔案管理服務(wù)開發(fā)平臺(tái)，可在PC端和移動(dòng)端兩種介質(zhì)上對(duì)學(xué)生提供線上服務(wù)，如通過移動(dòng)端關(guān)注微信公眾號(hào)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程借閱申請(qǐng)等。在客戶端，校友可自行注冊(cè)，上線后檔案管理部門審核通過，校友即可查詢本人成績(jī)或證書等，系統(tǒng)還可自動(dòng)翻譯，最后付款至單位財(cái)務(wù)賬號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)通知入賬記錄后，檔案管理人員打印或復(fù)印原件后蓋章寄出，避免了用戶現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)等候的面對(duì)面服務(wù)模式。采用這種服務(wù)模式，將服務(wù)范圍拓展到了校園以外，實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)利用的電商化、遠(yuǎn)程化，雖然還不能即時(shí)下載打印文件，但也大大緩解了那些不方便奔波的用戶。目前有不少院校都在努力嘗試打造這種服務(wù)模式，通過建立本校的檔案微信公眾號(hào)，與校檔案服務(wù)平臺(tái)對(duì)接，部分實(shí)現(xiàn)了檔案的線上遠(yuǎn)程服務(wù)，進(jìn)一步拓展了服務(wù)空間范圍。

4.通過可靠電子簽章技術(shù)以及與學(xué)信網(wǎng)的互認(rèn)，為遠(yuǎn)程服務(wù)助力。可信的電子文檔主要是靠可靠電子簽章技術(shù)來保障。電子簽章是電子簽名的一種，是相對(duì)于實(shí)物印章的電子化。制作一枚電子印章相對(duì)簡(jiǎn)單，通過作圖軟件等可以輕松做到。但電子簽章真正做到與數(shù)據(jù)電文合一且整體安全可靠，絕不僅僅是電子圖形那么簡(jiǎn)單，重要的是其背后的信用和技術(shù)支撐體系，如可靠電子簽名所依附的第三方數(shù)字證書、時(shí)間戳、防偽水印等驗(yàn)證技術(shù)。

第三方數(shù)字證書由國家認(rèn)可的數(shù)字證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)頒發(fā)，是電子簽名者的身份證，可以證明電子文檔的唯一來源，時(shí)間戳則是由國家標(biāo)準(zhǔn)權(quán)威時(shí)間機(jī)構(gòu)提供，用以說明電子簽名的可靠時(shí)間。原理上如果發(fā)送的文件中途遭到攻擊和篡改，由于附著在電子印章上的特殊算法、防偽水印等技術(shù)會(huì)發(fā)揮作用而原形畢露。有了他們的綜合保障，電子簽章文檔的合法性、真實(shí)性、完整性和可追溯性、不可抵賴性才得到了真正保障，充分保障了遠(yuǎn)程電子文檔的可靠性。目前，有清華大學(xué)、北京大學(xué)、北京科技大學(xué)等學(xué)校的電子成績(jī)單既充分利用了這些現(xiàn)代認(rèn)證技術(shù)，又實(shí)現(xiàn)了與學(xué)信網(wǎng)的互認(rèn)，使建立在信用基礎(chǔ)上的遠(yuǎn)程服務(wù)得以很大程度地實(shí)現(xiàn)。

用可靠電子簽章及學(xué)信網(wǎng)提供的驗(yàn)證使國內(nèi)外高?；蛴萌藛挝豢伞懊胨佟蓖瓿蓪?duì)學(xué)生成績(jī)單的真?zhèn)尾樵儯?yàn)證周期大大縮短（如圖3、圖4，見下頁）。這種認(rèn)證方式下學(xué)生通過身份審核后，可即時(shí)下載相關(guān)材料，可靠性極高，在通過身份審核的前提下，不受距離限制，方便快捷，是目前最為先進(jìn)的認(rèn)證方式。當(dāng)然也要考慮成本，在學(xué)校自身實(shí)力允許的情況下，可嘗試使用，這也是目前絕大多數(shù)院校未來應(yīng)努力達(dá)成的目標(biāo)[1]62-64。

以上為高校學(xué)生檔案在信息化服務(wù)模式中逐漸突破空間和時(shí)間局限性的基本演進(jìn)路徑，幾種模式同時(shí)存在，各高校在服務(wù)實(shí)踐中應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行選擇和定位，或結(jié)合采取幾種方式進(jìn)行服務(wù)，但無論采用何種服務(wù)模式，都需要將很多基礎(chǔ)性信息化管理工作打牢做實(shí)，甚至需要在國家政策層面解決各種瓶頸問題。

二、高校學(xué)生檔案信息化服務(wù)管理目前存在的主要問題及解決路徑

1.基礎(chǔ)工作量巨大，缺乏檔案部門與業(yè)務(wù)部門對(duì)接平臺(tái)。目前，高校各類檔案繁多，包括教學(xué)、科研、音像、人事、基建、財(cái)務(wù)等等，僅學(xué)生檔案又包括學(xué)籍檔案、成績(jī)檔案、畢業(yè)檔案等，電子化掃描等基礎(chǔ)性工作量巨大，如果都堆到檔案館來做，勢(shì)必影響到學(xué)生檔案的服務(wù)效率和質(zhì)量。雖然各高校目前有各式各樣的檔案服務(wù)系統(tǒng)，但相當(dāng)部分高校都沒有檔案部門與業(yè)務(wù)部門（如教務(wù)、學(xué)生部門）的專用對(duì)接平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。專用對(duì)接平臺(tái)可以采用設(shè)置中間服務(wù)器的方式，購置先進(jìn)的應(yīng)用系統(tǒng)，充分兼容各種格式文件，可以實(shí)現(xiàn)與OA、教務(wù)、學(xué)生等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的全方位無縫對(duì)接和實(shí)時(shí)交互，實(shí)現(xiàn)教學(xué)院系的學(xué)生業(yè)務(wù)部門等定期或?qū)崟r(shí)在線歸檔。檔案人員負(fù)責(zé)對(duì)集成平臺(tái)上的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定篩選，確定需要?dú)w檔的文件，將其推送到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。這樣可以將掃描、整理等大量的基礎(chǔ)性工作分散開來，以減輕檔案部門的工作壓力，縮短工作周期，提高學(xué)生檔案管理效率[2]55-56。

2.學(xué)生遠(yuǎn)程身份信息認(rèn)證的可靠性及其制約。依據(jù)目前的情況看，阻礙實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)的一大因素是遠(yuǎn)程身份識(shí)別的可靠性及其牽涉的法律責(zé)任問題，這讓我們開展工作大受限制，畏首畏尾。如有的院校雖有先進(jìn)的技術(shù)保障，但囿于身份識(shí)別等問題也只能限于院內(nèi)學(xué)生使用?；诖朔N情況，亟待國家出臺(tái)相應(yīng)的法規(guī)，加大數(shù)字城市、數(shù)字政府的建設(shè)力度，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，掃除公共數(shù)據(jù)共享的障礙。這個(gè)問題一旦解決，我們檔案的遠(yuǎn)程數(shù)字化服務(wù)應(yīng)用前景將一片光明?？上驳氖?，目前市面上已出現(xiàn)具有數(shù)字證書、時(shí)間戳功能并與公安部門連通進(jìn)行身份識(shí)別、與公證機(jī)構(gòu)掛鉤可以直接存證的電子簽約云平臺(tái)系統(tǒng)等，可以結(jié)合高校學(xué)生檔案管理的特點(diǎn)和實(shí)際情況進(jìn)行銜接并嘗試使用。

3.電子數(shù)據(jù)文件的規(guī)范性問題。高校和各行各業(yè)一樣，在進(jìn)行信息化服務(wù)時(shí)，離不開各種電子數(shù)據(jù)的規(guī)范性，如學(xué)校檔案對(duì)接平臺(tái)上的文件格式的統(tǒng)一性、遠(yuǎn)程服務(wù)時(shí)電子印章的簽章格式和流程及密碼算法標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)間的通訊協(xié)議的統(tǒng)一性等，目前這些都還存在應(yīng)用不規(guī)范現(xiàn)象，有的僅能局限在特定的行政區(qū)域、行業(yè)或部門運(yùn)用，亟待高校甚至國家政策層面在現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上及時(shí)跟進(jìn)，加強(qiáng)統(tǒng)一管理，以避免跨區(qū)域、跨行業(yè)、跨部門服務(wù)時(shí)因不同系統(tǒng)、不同兼容性等問題而造成的混亂，影響通用性[3]51-52。

三、結(jié)語

學(xué)生檔案對(duì)外服務(wù)及其管理工作是一所高校重要的基礎(chǔ)性工作，是反映和衡量高校管理水平的重要標(biāo)志之一。展望未來，隨著信息化、數(shù)字化技術(shù)的突飛猛進(jìn)，我們高校檔案工作者有責(zé)任和義務(wù)時(shí)刻緊盯技術(shù)的進(jìn)步，積極推進(jìn)和配合國家相關(guān)政策，對(duì)照自我尋找差距，博采眾長(zhǎng)，通過數(shù)字化、智能化等改造手段，解決面臨的各種信息化服務(wù)及管理中存在的問題和挑戰(zhàn)，讓學(xué)生檔案服務(wù)逐步突破在時(shí)間上、空間上的制約，不斷向高效、高智能化模式進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)變和提升。

參考文獻(xiàn)

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