國有企業(yè)檔案管理效能提升策略研究

摘 要?新時期國有企業(yè)檔案管理存在多種困境，表現(xiàn)為國有企業(yè)檔案管理體系不健全，檔案管理人員素質(zhì)不高，管理質(zhì)量較差，檔案管理環(huán)境條件達不到規(guī)范要求，部分國企檔案管理工作的技術(shù)手段相對落后。針對檔案管理存在的困境，本文提出了國有企業(yè)檔案管理效能提升的管理對策：健全國有企業(yè)檔案管理體系，強化檔案管理者綜合能力，保證檔案管理環(huán)境設(shè)施規(guī)范和達標，提高檔案管理的信息化水平。

關(guān)鍵詞 國有企業(yè) 檔案管理 效能提升 信息化

中圖分類號 G271 文獻標識碼 A 收稿日期 2020-03-30

★作者簡介：彭嘉祥，江蘇國華陳家港發(fā)電有限公司。

Abstract There are many difficulties in the archives management of state-owned enterprises in the new era， such as the imperfection of the archives management system of state-owned enterprises， the low quality of archives managers， the poor quality of management， the failure to meet the standard requirements of archives management conditions， and the relatively backward technical means of archives management in some state-owned enterprises. In view of the difficulties existing in the archives management， this paper puts forward some management countermeasures to improve the efficiency of archives management of state-owned enterprises： optimizing the archives management system of state-owned enterprises， strengthening the comprehensive ability of archives managers， ensuring standardized environment and facilities for archives management， and improving the informatization level of archives management.

Keyword state-owned enterprises; archives management; efficiency improvement; informatization

一、前言

當(dāng)前中國經(jīng)濟發(fā)展迅速，尤其進入2010年后，作為發(fā)展中國家的中國超過日本成為世界第二大經(jīng)濟體，標志著中國市場經(jīng)濟發(fā)展進入了一個新時代。蘇寧財富資訊指出，近年來中國經(jīng)濟實現(xiàn)了意想不到的增長，其中國企利潤大幅增長令人驚嘆，國有企業(yè)在促進國民經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。國有企業(yè)檔案是企業(yè)內(nèi)部的寶貴財富，是保護企業(yè)合法權(quán)益的一種憑證[1]。但是，由于各種內(nèi)外部因素的影響，當(dāng)前在我國，絕大多數(shù)國有企業(yè)檔案的價值并沒有得到有效發(fā)揮。盡管一些大型國有企業(yè)在檔案管理方面取得了一些突出成績，但不可否認的是，大多數(shù)國有企業(yè)在檔案管理方面還存在許多問題。

十九大召開后對國企改革進一步強調(diào)，伴隨著改革背景，國有企業(yè)的檔案管理工作需要進一步強化。檔案工作者應(yīng)該積極探索檔案在國企改革中的重要作用，不斷挖掘檔案價值。過去，雖然有大量關(guān)于國有企業(yè)檔案的相關(guān)文獻，但提出的國有企業(yè)檔案建設(shè)中存在的問題比較普遍，核心問題不深入，具體措施操作性不強，因此大多數(shù)建議難以實現(xiàn)。本研究主要挖掘新時代國有企業(yè)檔案管理效能的問題，進一步就檔案管理效能提升構(gòu)建對策建議。

二、國有企業(yè)檔案管理效能管理問題分析

1.國有企業(yè)檔案管理體系不健全。根據(jù)調(diào)查顯示，當(dāng)前60%以上國有企業(yè)存在企業(yè)檔案管理體系不健全的問題[2]。國有企業(yè)檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理相互一致，隨著我國國有企業(yè)改革的不斷發(fā)展，檔案管理體系也在發(fā)生變化，但是鑒于管理層對檔案管理的不重視，大多數(shù)國有企業(yè)檔案管理存在管理體制更新不及時問題，造成國有企業(yè)檔案管理體系不健全：國有企業(yè)檔案管理制度不健全，缺乏專門的規(guī)定和實施細則;檔案在職管理崗位設(shè)置不健全，崗位人員職責(zé)不清;檔案管理缺乏考核和監(jiān)督，管理流于形式，管理方式粗放;缺乏健全的檔案責(zé)任追究制度，對檔案管理失責(zé)行為缺乏監(jiān)管和懲處。

2.檔案管理人員素質(zhì)不高，管理質(zhì)量較差。國有企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)不高是制約企業(yè)當(dāng)前檔案管理效能的重要因素之一。調(diào)查顯示，67.54%的國企檔案管理員工未接受過專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理缺乏專業(yè)化的一流崗位技術(shù)人才[3]。現(xiàn)有人員不熟悉檔案管理流程和分類，特別是對檔案資料的收集、整理、歸檔、儲存、咨詢等業(yè)務(wù)流程不熟悉。一些國有企業(yè)使用兼職人員來負責(zé)檔案管理，管理效率不高，一些兼職人才在無考核監(jiān)管的情況下，沒有對檔案資源進行及時整理、分類、歸檔，甚至無法有效存取，造成個別數(shù)據(jù)準確性和真實性不高，對實踐應(yīng)用指導(dǎo)意義不大。

3.檔案管理環(huán)境條件達不到規(guī)范要求。根據(jù)檔案館建設(shè)規(guī)范，檔案館至少包括檔案室、檔案柜、溫濕度控制器、計算機、存儲介質(zhì)等設(shè)備，并滿足防潮、防火、防霉、防污染的要求。但是，一些企業(yè)往往從降低成本的角度考慮，沒有設(shè)立專門的檔案管理室。一些國有企業(yè)沒有按照效益、保密、審慎、規(guī)范、實用的標準建設(shè)檔案管理室。還有一些國有企業(yè)的檔案館規(guī)模小，不能充分考慮長遠發(fā)展的需要，檔案架大多是自制的鋼架或木架，既不規(guī)范，也不美觀;文件包、文件盒等不符合標準，國有企業(yè)檔案館不能滿足國家基本規(guī)范要求。

4.部分國企檔案管理工作的技術(shù)手段相對落后。在信息技術(shù)高度發(fā)達的時代，許多數(shù)據(jù)性管理工作已經(jīng)與信息技術(shù)相結(jié)合。但是，在一些國有企業(yè)中，由于對檔案管理工作的忽視和對信息技術(shù)安全的擔(dān)憂，未能有效地將高效的信息軟件應(yīng)用到檔案管理工作中。一些國有企業(yè)的檔案館根本沒有電腦配置;還有一些國有企業(yè)沒有配備專業(yè)的檔案管理軟件，員工使用時需要人工檢索，管理效率十分低;智能化時代管理員缺乏智能化專業(yè)水平，不具備檔案的收集、整理和保管能力。因此，大多數(shù)國有企業(yè)需要進一步加強職工檔案管理和服務(wù)能力建設(shè)。

三、國有企業(yè)檔案管理效能提升的管理對策

1.健全國有企業(yè)檔案管理體系。完善健全的管理制度體系是提升檔案管理工作的必要標準。國有企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)可以使得檔案管理每一個工作環(huán)節(jié)和流程更加規(guī)范。同時，檔案管理規(guī)定必須包括具體的管理標準、實施規(guī)范和細則。具體來說：一是結(jié)合本單位檔案管理工作實際和重點，健全完善國有企業(yè)檔案管理制度，為檔案管理工作運行提出準則，例如《國有企業(yè)檔案庫房管理制度》《國有企業(yè)檔案管理人員考核制度》《國有企業(yè)檔案管理保密機制》等;二是成立專門的檔案管理辦公室，明確各部門管理職責(zé)，健全監(jiān)督管理機制，對檔案管理人員工作內(nèi)容進行監(jiān)管，采用定期和不定期監(jiān)管方式，實現(xiàn)方案管理的標準化和規(guī)范化發(fā)展;三是建立國有企業(yè)檔案管理追究和考核機制，對檔案管理人員進行績效考核，將其考核標準納入企業(yè)人才管理建設(shè)過程中，對存在違法違紀的檔案管理行為嚴格追究責(zé)任，提升檔案管理人員的工作責(zé)任感。

2.強化檔案管理者綜合能力。檔案管理效能的提升必須匹配專業(yè)、高素養(yǎng)的檔案管理人員。國有企業(yè)需要設(shè)立專門人員擔(dān)任檔案管理專業(yè)崗位，對因工作需要兼職的管理人員，要對其基本情況進行復(fù)查，并組織系統(tǒng)培訓(xùn)，提升檔案管理職業(yè)技能。由于檔案管理的政策性、保密性和專業(yè)性要求，要重點對檔案管理的責(zé)任意識、崗位意識和政治素養(yǎng)等進行培育[4]。具體來說：一是重視新員工的信息技術(shù)教育培訓(xùn)，增強檔案管理新入職員工的職業(yè)素養(yǎng)，提升管理水平，確保國有企業(yè)檔案綜合管理制度的進一步落實;二是關(guān)注在崗員工檔案管理的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，增強員工檔案管理理念、管理方法、管理經(jīng)驗的吸收和改進，可以通過講座、外出學(xué)習(xí)、聘請專家、經(jīng)驗借鑒等多種方式，增強在職員工的繼續(xù)教育參與積極性;三是在員工素養(yǎng)建設(shè)過程中把創(chuàng)新精神的培養(yǎng)納入國有企業(yè)文化體系，營造良好的檔案管理環(huán)境，增強檔案管理員工的自主創(chuàng)新管理意識，不斷改進檔案管理新方法，充分發(fā)揮檔案管理工作積極性和創(chuàng)造性，增強崗位責(zé)任感;四是采用激勵管理方法，對政治素養(yǎng)高、工作積極、責(zé)任意識強、管理熟練、技能水平高的員工采用物質(zhì)獎勵、榜樣示范、鼓勵等形式給予表彰，增強其自主學(xué)習(xí)熱情。

3.保證檔案管理環(huán)境設(shè)施規(guī)范和達標。要嚴格按照檔案的建設(shè)標準和要求提升檔案管理環(huán)境，配置檔案管理設(shè)施。在檔案館建設(shè)中要提前做好檔案利用規(guī)劃，科學(xué)研究檔案館的建筑結(jié)構(gòu)和布局要求，因地制宜地實施功能分區(qū)，特別要考慮潮濕、火災(zāi)、失竊、浸泡等問題，做到方便快捷，安全實用。

國有企業(yè)必須健全和完善檔案管理規(guī)章制度，嚴格審批檔案的借閱和使用，通過管理制度做好日常安全管理、安全檢查、清潔衛(wèi)生、保密規(guī)定的量化管理，確保檔案室、庫房的安全、整潔、舒適。檔案管理必須符合行業(yè)和國家的規(guī)范和標準，特別是規(guī)模較大的檔案管理室，還應(yīng)當(dāng)配備符合相應(yīng)要求的計算機、掃描設(shè)備、記錄光盤、網(wǎng)絡(luò)和存儲介質(zhì)。檔案箱的尺寸應(yīng)滿足各類檔案的保管要求，質(zhì)量應(yīng)符合國家檔案局頒發(fā)的行業(yè)標準。

4.提高檔案管理的信息化水平。信息化水平是國有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的重要標志之一。通過現(xiàn)代化、信息化手段加強檔案管理，是提高檔案管理質(zhì)量的重要措施，也是信息時代檔案管理發(fā)展的趨勢。國有企業(yè)要積極探索利用電子賬戶、網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動化APP應(yīng)用、網(wǎng)上系統(tǒng)等信息化手段，提升檔案管理的績效，增強檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化和智能化建設(shè)，為國有企業(yè)發(fā)展成為綜合、優(yōu)質(zhì)、高效、智能企業(yè)創(chuàng)造效益和提供數(shù)據(jù)幫助。

首先，加強對國有企業(yè)智能檔案管理室的建設(shè)，增強人工智能應(yīng)用技術(shù)，健全智能檔案管理框架和實施機制。例如，將現(xiàn)有掃描技術(shù)、計算機數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫儲存技術(shù)等應(yīng)用到智能檔案管理中，利用國有企業(yè)信息化建設(shè)特點和需求，提升智能化數(shù)據(jù)庫應(yīng)用效率。其次，國有企業(yè)相關(guān)人員要勇于探索檔案管理的新途徑，創(chuàng)新和提高現(xiàn)有檔案管理的技術(shù)水平。檔案建設(shè)過程實際上是一個檔案功能整合的過程，它不僅包括檔案的保存、研究、保管等功能，還借助內(nèi)部局域網(wǎng)具有數(shù)據(jù)展示、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、信息交流等功能，引導(dǎo)員工使用檔案數(shù)據(jù)庫，必要時可以無障礙地進行數(shù)據(jù)檢索和存取，為企業(yè)內(nèi)部提供快速、準確的檔案數(shù)據(jù)資源服務(wù)。再次，加快國有企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將各類紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，更好地保護檔案資源。做好國有企業(yè)檔案館數(shù)據(jù)庫維護工作，將國有企業(yè)發(fā)展過程中的各類數(shù)據(jù)資源進行整理和匯總，作為企業(yè)價值的重要組成納入到檔案館數(shù)據(jù)庫體系中，豐富檔案館資源數(shù)據(jù)種類，充實數(shù)據(jù)資源總量，增強數(shù)字的行業(yè)共享;同時還要加強信息化時代國有企業(yè)數(shù)據(jù)檔案資源的安全防護工作，不斷更新和完善加密數(shù)據(jù)技術(shù)，增強數(shù)據(jù)資源的傳輸、儲存和運用中的安全性，防止因數(shù)據(jù)資源泄露給企業(yè)造成重大經(jīng)濟損失?？傊?，智能檔案館建設(shè)需要不斷堅持創(chuàng)新發(fā)展的精神，推動檔案管理與時俱進。

在經(jīng)濟體制改革過程中，國有企業(yè)檔案管理工作發(fā)生了新變化，檔案管理技術(shù)和效能均有待進一步提升。尤其是在進入信息化管理的今天，依靠傳統(tǒng)的檔案管理工作理念、檔案建設(shè)環(huán)境不能有效改變當(dāng)前國有企業(yè)管理效能較低的現(xiàn)狀。因此，必須從思想上徹底改變傳統(tǒng)檔案管理的舊思維，探索以提高企業(yè)綜合效益為主導(dǎo)的現(xiàn)代化檔案管理模式，實現(xiàn)國有企業(yè)檔案管理的科學(xué)化和效用化發(fā)展，為國有企業(yè)在新時代市場競爭中提供良好的數(shù)據(jù)資源支持，增強企業(yè)競爭優(yōu)勢。

參考文獻

[1]崔敏俠.國有企業(yè)檔案管理之我見[J].蘭臺世界，2016（S1）：93.

[2]張瑞香.關(guān)于國有企業(yè)改制后檔案管理工作的探討[J].蘭臺世界，2016（S1）：105.

[3]楊佳顏.信息化建設(shè)在中小型國有企業(yè)檔案管理中的作用分析[J].中外企業(yè)家，2019（26）：61.

[4]王貴華，申金悅.信息化時代國有企業(yè)檔案管理對策分析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（28）：7-8.