基于OA平臺的醫(yī)院科研試劑耗材采購流程構建

胡曉渤，王玉貴，杜士明，簡鋼

十堰市太和醫(yī)院（湖北醫(yī)藥學院附屬醫(yī)院）a.招標辦；b.科研處，湖北十堰442000

引言

2017年國務院辦公廳印發(fā)的《國務院辦公廳關于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導意見》明確要求公立醫(yī)院健全信息管理制度，完善藥品耗材管理[1]。近些年，隨著各級醫(yī)院對信息化投入的加大[2]，信息化管理手段已被廣泛運用在醫(yī)用耗材管理中[3]，醫(yī)用耗材的采購管理水平已得到一定程度的規(guī)范和提高。然而，科研試劑及耗材作為醫(yī)院科研體系中的物質(zhì)基礎，其采購環(huán)節(jié)卻長期缺乏有效監(jiān)管?？蒲腥藛T通常是使用課題經(jīng)費自行采購試劑耗材使用，盡管這種方式為科研人員提供了一定的便利，但也存在諸多的弊端，如產(chǎn)品價格難以降低，產(chǎn)品質(zhì)量無法保證，購買產(chǎn)品的途徑不一定合法合規(guī)[4]。如何規(guī)范進行科研試劑耗材采購是醫(yī)院亟待解決的問題。

此前我國一些學者對科研試劑耗材采購進行了研究，李國榮等[5]認為應該加強管理，優(yōu)化科研試劑耗材采購流程，推行集中采購與線上平臺采購。曾堃等[6]對醫(yī)院試劑耗材的集中采購方式進行了研究，得出集中采購可以降低采購成本。鐘永泉等[7]探討了基于網(wǎng)絡的科研試劑耗材管理，認為網(wǎng)絡化管理是十分必要的，提高了試劑耗材管理的運行效率，節(jié)約了成本。從這些研究中可以發(fā)現(xiàn)，科研試劑耗材的采購管理已越來越得到重視，學者們也都提出借助信息化來實現(xiàn)規(guī)范的采購，但這些研究多是將采購活動中的一些環(huán)節(jié)“搬”到線上進行，并不是采購全流程電子化。另外所使用的采購系統(tǒng)有的是第三方的，成本較高，同時也不能很好適應醫(yī)院的個性化需求。因此，本文在研究當前醫(yī)院科研試劑耗材采購現(xiàn)狀后，提出借助醫(yī)院現(xiàn)有的OA平臺來實現(xiàn)科研試劑耗材采購全流程電子化，這種模式既節(jié)省了用于購買軟件的成本數(shù)10萬元，也提升了科研試劑耗材的采購管理水平，規(guī)范了采購行為，同時有效縮短了采購耗時，具有一定的參考借鑒意義。

1 現(xiàn)狀分析

1.1 醫(yī)院科研試劑耗材采購存在的問題

我院目前的科研試劑耗材采購方式為分散采購[8]，科研人員根據(jù)使用需求提出采購申請，科研處審批通過后，科研人員自行聯(lián)系供應商購買，供應商供貨并開具發(fā)票，科研人員到職能科室辦理出入庫手續(xù)，最后由財經(jīng)處辦理結賬付款。具體流程如圖1所示。

圖1 原科研試劑耗材采購流程圖

這種“按需購買、隨買隨用”的采購方式，容易造成以下問題：①科研試劑耗材管理使用效率較低，而且存在一定的漏洞，缺乏對科研人員和供應商有效的監(jiān)督和管理，容易導致科研經(jīng)費的浪費[9]；②醫(yī)院采購的科研試劑耗材具有批次多、數(shù)量大、品種繁、價格高、包裝規(guī)格不一、質(zhì)量級別繁雜且無規(guī)范統(tǒng)一分類方法等特點[10]，通過這種方式采購的科研試劑耗材質(zhì)量難以得到保證，進而對科研活動產(chǎn)生影響；③忽略了對供應商資質(zhì)的審核。供應商的基本信息包括：營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證或企業(yè)經(jīng)營許可證、危險化學品經(jīng)營許可證、廠家的品牌授權書等[11]，這些都需要專業(yè)的職能科室審核，避免引起法律風險；④采購耗時過長。這種線下采購的方式，需要拿著紙質(zhì)的審批文件找各類人員簽字審批，從提出申請到完成采購往往需要1個月甚至更長時間。

1.2 醫(yī)院科研試劑耗材采購改進對策

要改變目前分散采購的現(xiàn)狀，首先需要統(tǒng)籌管理，劃分職責?？蒲刑幾鳛榭蒲惺宜臍w口管理部門，牽頭進行科研試劑耗材采購制度的建立和管理[12]，明確采購辦法和各職能科室的管理職責；其次應該針對原有采購流程存在的問題，再造科學合理的采購流程，通過流程控制采購過程的各個環(huán)節(jié)，使醫(yī)院科研試劑耗材采購活動規(guī)范起來；最后要將科學合理的采購流程落地實施，使其真正發(fā)揮作用。

但是，如何將采購流程落地實施是一個難題。如果以傳統(tǒng)的手工和紙質(zhì)媒介為基礎，工作效率低下，還容易使科研人員陷入繁雜的“跑審批”事項中?？蒲性噭┖牟牟少彂谝?guī)范管理的基礎上，盡可能為科研人員提供便利，不能造成額外負擔[13]，否則就有可能弄巧成拙。而基于網(wǎng)絡的試劑耗材采購成為近幾年的研究熱點，也是未來的發(fā)展趨勢。這種方式的優(yōu)勢在于借助信息化的手段，構建閉環(huán)的流程，使采購活動規(guī)范、透明、可控，同時可以利用網(wǎng)絡的便利，為科研人員提供高效的服務。因此，我們決定通過信息化手段來構建新的科研試劑耗材采購流程。

2 流程構建

2.1 設計

借助信息化手段構建采購流程有三種方式：①購買具有科研試劑耗材采購功能模塊的信息系統(tǒng)。這種方式的優(yōu)點是部署較為快捷，缺點是成本較高，也不一定適用于醫(yī)院的實際情況，需要做較大改動；②依托醫(yī)院信息部門自主開發(fā)一套科研試劑耗材采購系統(tǒng)。這種方式的優(yōu)點是可以根據(jù)醫(yī)院實際情況定制開發(fā)，缺點是開發(fā)周期較長，不能盡快滿足使用需要；③借助醫(yī)院現(xiàn)有信息系統(tǒng)構建采購流程。這種方式的優(yōu)點是成本低，缺點是功能不一定完善。經(jīng)過對比，我們決定采用第三種方式。通過梳理醫(yī)院現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，我們認為OA平臺中的工作流程模塊比較適合構建科研試劑耗材采購流程。

接下來，通過走訪各個科研室所及臨床的科研人員、藥學部、后勤服務中心等科室，收集需求，在做好需求分析后，設計了基于OA平臺的科研試劑耗材采購流程的整體架構（圖2）。該系統(tǒng)的運行環(huán)境為：1臺數(shù)據(jù)庫服務器，1臺中間件服務器，其品牌型號為HPE DL580，配置均為4顆CPU，32 G內(nèi)存，600 G硬盤2塊，操作系統(tǒng)為Windows Server 2008 R2，數(shù)據(jù)庫為Oracle 11g?；贠A平臺的醫(yī)院科研試劑耗材采購流程架構如圖2所示。

圖2 基于OA平臺的醫(yī)院科研試劑耗材采購流程架構

2.2 實施

結合實際情況，兼顧規(guī)范與效率，制定了科研試劑耗材采購管理辦法：①科研試劑耗材實行分類采購，科研處統(tǒng)籌管理，各職能科室各負其責；②根據(jù)采購金額不同，使用不同流程。單價在1000元以下，且年度累計采購金額不超過5000元的零散采購，由科研人員申請，經(jīng)審批后職能科室直接采購；單價超過1000元，或年度累計采購金額超過5000元的采購，由科研人員申請，招標辦集中議價后，職能科室再行采購。并且規(guī)定，已招標議價的試劑耗材進入招標試劑耗材庫，有效期為2年，2年內(nèi)采購同樣的試劑耗材，經(jīng)審批后可直接領用，無需再行招標議價程序。根據(jù)管理辦法，繪制了2個重要的業(yè)務工作流程：科研試劑耗材領用流程（已招標）、科研試劑耗材申購流程（未招標），見圖3。

這些流程，使采購的每個環(huán)節(jié)都公開、透明，職能部門也可以有效監(jiān)管，有利于加強科研試劑耗材的統(tǒng)一管理。下面需要將這些流程圖從線下搬到線上，實現(xiàn)電子化網(wǎng)絡化。

圖3 科研試劑耗材業(yè)務工作流程

首先，科研人員申購試劑耗材需要填寫試劑耗材的基本信息，如品名、規(guī)格、購買數(shù)量、經(jīng)費來源等，根據(jù)其特點，我們設計了標準規(guī)范的信息表單模板，科研人員將所需購買的試劑耗材按規(guī)定格式填寫，見圖4。

我們利用醫(yī)院已有OA平臺中的工作流模塊，根據(jù)上圖的表單制作出電子表格，并在數(shù)據(jù)庫中建表，設置對應的字段。為方便科研人員填寫，我們特別增加了“導入”功能，科研人員可以下載Excel模板，在Excel文件中完成填寫后，批量導入到申購表單中，這樣可以節(jié)約時間、提高效率。

其次，需要在OA平臺的工作流模塊中新建電子的科研試劑耗材申購流程，按照流程圖中的環(huán)節(jié)新建節(jié)點，選擇每個節(jié)點的具體辦理人員，在判斷節(jié)點處設置好邏輯關系，然后繪制電子表單，繪制完成后的電子表單如圖5所示。

圖5 OA平臺中的科研試劑耗材采購流程電子表單

最后，聯(lián)合流程相關的所有科室進行多次測試，確定OA平臺中的科研試劑耗材采購流程能夠順利走完后，正式面向全院科研人員啟用。

2.3 運行及改進

在電子流程構建完成后，我們將原有的線下紙質(zhì)流程和OA平臺中的電子流程并軌運行了一段時間，對比觀察2種方式的優(yōu)劣，并對使用人員進行走訪，收集建議。經(jīng)過一段時間的運行，我們認為相比線下流程，新構建的基于OA平臺的科研試劑耗材采購流程具有以下優(yōu)點：①采購全過程可控可監(jiān)管，所有的數(shù)據(jù)均存儲在OA平臺中，隨時可調(diào)閱查詢，極大的降低了科研試劑耗材采購的風險隱患；②在規(guī)范化的同時，也為科研人員提供了便利，科研人員只需將所需使用的科研試劑耗材填入電子表格，導入到OA平臺的采購流程中，就可以從試劑耗材的采購事務中解脫出來，將更多的時間和精力投入到科研工作中；③采購成本得到有效降低[14]。以往分散采購，議價能力有限。通過職能部門招標辦，專業(yè)人做專業(yè)的事情，集中議價，使科研試劑耗材的采購成本大幅降低。

但同時我們也發(fā)現(xiàn)了線上流程存在的一些問題，如審批人員未及時查看信息，使流程耽誤較長時間；目前電子化流程還只能通過電腦端運行，不能隨時隨地查看進度。下一步，我們計劃加入短信提醒功能，并開發(fā)移動端平臺，使采購流程更加完善。

3 應用效果

在使用該流程3個月后，我們選取了部分科研試劑耗材進行前后對比分析（表1），可以看出，通過基于OA平臺的醫(yī)院科研試劑耗材采購流程，采購同樣的試劑耗材，采購耗時大幅縮短，而采購成本也得到了一定程度降低。說明使用此方式進行科研試劑耗材采購是積極有效的。

表1 部分科研試劑耗材應用采購流程前后對比分析

4 討論

我院基于OA平臺的科研試劑耗材采購流程構建已經(jīng)完成，初步實現(xiàn)了提高工作效率、降低采購成本等預期效果[15]。相比其他的科研試劑耗材采購系統(tǒng)，這種方式節(jié)省了再購買再開發(fā)軟件的成本，而這種投入往往需要數(shù)十萬元以上。同時借助醫(yī)院現(xiàn)有的OA平臺構建流程，用戶對操作界面、功能模塊都較為熟悉，上手較快，為流程更好更快的推廣應用打下了基礎。這是醫(yī)院新建電子化流程時可以借鑒參考的。下一階段，可加強該流程與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，如與科研項目管理系統(tǒng)聯(lián)通，使試劑耗材采購經(jīng)費與科研項目掛鉤，確保?？顚Ｓ茫慌cHRP系統(tǒng)中的財務模塊和物資模塊聯(lián)通，使試劑耗材的出入庫更為方便；與CA認證聯(lián)通，使電子采購流程更安全。

5 總結

通過OA平臺構建醫(yī)院科研試劑耗材采購流程，解決了醫(yī)院科研試劑采購需要規(guī)范管理的問題，實現(xiàn)了采購全過程的公開透明，為醫(yī)院科研項目降低了財務成本、時間成本、管理成本，使科研人員可以全身心投入到科研工作本身中[16]。

但此流程的應用中也發(fā)現(xiàn)了一些問題：線上審批需要審批人員登錄到OA中，如果長時間未登錄或登錄后未及時審批，也會造成采購的延誤；另外目前審批僅支持PC端，使用有一定局限性。下一步，計劃增加短信提醒功能，開發(fā)移動端登錄審批功能，使其更加完善便捷。這一采購流程的順利構建，對醫(yī)院科研試劑耗材采購管理具有重要的意義，不僅有利于管理水平的提高，而且可以給科研人員提供更好的服務。未來，這種模式還可以推廣應用到科研管理的各個方面，推動醫(yī)院科研水平進一步提升。