基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略研究

（長春市城市建設(shè)檔案館，吉林 長春 130000）

引言

隨著信息浪潮的不斷沖擊下，對(duì)文檔工作賦予了新的使命。對(duì)此，本文就從以下幾個(gè)方面緊緊圍繞著基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略展開論述，供相關(guān)人士參考與借鑒。

一、文檔一體化管理的重要性

文檔管理和檔案管理之間存在著息息相關(guān)的聯(lián)系，且屬于同一個(gè)系統(tǒng)工程。針對(duì)文件管理來說，其是檔案管理工作的根本條件，而檔案管理工作則屬于文件管理工作的終極目標(biāo)，文件管理工作水平的優(yōu)劣會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生直接的影響。所以這就要求檔案管理人員要和文件管理人員保持友好往來，并在此基礎(chǔ)上由檔案管理人員指揮歸檔工作，以此來促進(jìn)文件管理工作水平以及檔案管理水平的全面提升。從客觀的角度出發(fā)來講，文檔一體化檔案實(shí)際上是在充分結(jié)合相關(guān)理論的基礎(chǔ)上，對(duì)計(jì)算機(jī)等新型技術(shù)手段進(jìn)行充分利用，統(tǒng)一規(guī)劃文件與檔案的管理工作，增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性，以此來促進(jìn)管理工作水平的全面提升。

二、文檔一體化文書檔案信息化管理策略

（一）強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識(shí)

眾所周知，管理人員針對(duì)文檔重視程度的高低會(huì)對(duì)檔案管理工作水平產(chǎn)生直接的影響。但從當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)來看，很多管理人員并沒有將目光放在檔案管理工作的上面，也沒有熟練掌握新型時(shí)代的主要特點(diǎn)。還有一些專家人員對(duì)文檔一體化發(fā)表的想法也是不盡相同的，基于這種背景之下極易阻礙到文檔一體化發(fā)展的腳步。不僅如此，領(lǐng)導(dǎo)是否重視也會(huì)對(duì)文檔一體化的發(fā)展產(chǎn)生較大的影響。之所以這樣說是因?yàn)槲募蜋n案管理工作通常是辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)的，然而從業(yè)務(wù)角度出發(fā)來講，這兩者之間存在著較大的差異性。文秘屬于辦公室的工作，而檔案管理則是交由上級(jí)檔案部門指導(dǎo)工作的，在某種狀態(tài)之下很容易產(chǎn)生問題，缺乏一體化的意識(shí)。所以這就要求在開展文檔一體化管理工作的前期階段，要采取有效措施強(qiáng)化管理人員的合作精神。首先，要提高兩者之間業(yè)務(wù)來往的頻率。無論是文件工作人員還是檔案工作人員均要以對(duì)方的需求為主，只有熟練掌握對(duì)方的工作，才能充分確保文檔一體化的順利進(jìn)行。其次，要將管理人員的綜合素養(yǎng)加以提升。應(yīng)當(dāng)在指定的時(shí)間內(nèi)對(duì)員工做好系統(tǒng)性的培訓(xùn)工作，并在此基礎(chǔ)上將兩個(gè)部門工作人員的職責(zé)范圍加以拓寬，使他們深刻意識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，繼而為文檔一體化的順利開展創(chuàng)造有利條件。最后，由部門領(lǐng)導(dǎo)組織討論。站在客觀的立場(chǎng)出發(fā)來講，在開展此項(xiàng)工作的前期階段，不單單要提前詢問相關(guān)專家的意見，還要在全面了解具體狀況的基礎(chǔ)上深入探討是否能夠開展文檔一體化管理工作，繼而潛移默化的強(qiáng)化員工的工作理念。

（二）組織建設(shè)及質(zhì)量管理

組織建設(shè)實(shí)際上就是要加大設(shè)計(jì)和管理的力度，通過全面、細(xì)致的管理與規(guī)劃，以此來加快文檔一體化發(fā)展的腳步。從客觀的角度出發(fā)來講，兩個(gè)理論主要是從以下幾個(gè)方面提出來的：一是整體性；二是連續(xù)性，充分驗(yàn)證了文檔一體化是科學(xué)的，組織建設(shè)是實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)方面的根本條件。不管是針對(duì)相關(guān)管理者還是員工來說，都要擰成一股繩，對(duì)文檔管理工作的全局進(jìn)行科學(xué)控制，為文檔一體化管理可以有條不紊的進(jìn)行下去提供應(yīng)有的保障。不僅如此，還要匯集技術(shù)優(yōu)點(diǎn)，建設(shè)以下機(jī)構(gòu)：一是數(shù)字檔案館；二是電子文件管理中心。針對(duì)電子文件管理中心來說，其在文檔一體化中扮演著重要的角色；而就數(shù)字檔案館而言，其在很大程度上為電子文件中心提供了強(qiáng)而有力的技術(shù)支撐。該中心不單單能夠強(qiáng)化文件的有效性，還能實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔一體化的科學(xué)管理。在文件運(yùn)作期間，需要充分確保文件的可靠性，只有這樣才能從根本上促進(jìn)檔案管理水平的全面提升。

（三）制定切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)與功能設(shè)計(jì)

如果想要確保文檔一體化在具體工作期間是規(guī)范的，那么就要制定出切實(shí)可行的法律規(guī)定。結(jié)合相關(guān)資料可以發(fā)現(xiàn)，我國早已實(shí)施了《中華人民共和國檔案法》，同時(shí)法律條文也趨于成熟化。為了確保文檔一體化管理工作可以有條不紊的進(jìn)行下去，構(gòu)建科學(xué)合理的制度就顯得尤為主要。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)制定出與之相匹配的法律規(guī)定，將具體的職責(zé)與義務(wù)落實(shí)到個(gè)人頭上。從技術(shù)方面來講，需要對(duì)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有的工作內(nèi)容加以明確。將時(shí)間和精力投入到對(duì)具有兼容性系統(tǒng)的開發(fā)與研究中，這樣做的目的是為了不斷拓寬文件的使用范圍，而系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)則是制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵因素。在對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定的過程中，不單單需要迎合文檔一體化設(shè)計(jì)的實(shí)際要求，還要充分保障系統(tǒng)的智能性與可靠性。

（四）適用范圍與系統(tǒng)的變更

從當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)來看，文檔管理系統(tǒng)的使用頻率與日俱增，其文件管理和制作效率要比傳統(tǒng)管理工作高出很多。盡管是基于“雙套制”管理工作內(nèi)，電子文件也要比紙質(zhì)文件略勝一籌。然而系統(tǒng)存在著一個(gè)比較突出的問題就是兼容性問題，這一問題不單單說的是各個(gè)文件格式之間的兼容性，還指不同子系統(tǒng)之間存在的兼容性。不管是在對(duì)文件進(jìn)行處理期間，還是管理檔案期間，系統(tǒng)都需要擁有如下功能：一是傳輸功能；二是存儲(chǔ)功能；三是檢索功能。如果不兼容，那么不但會(huì)阻礙到文檔一體化發(fā)展的腳步，而且還會(huì)增加功能重復(fù)情況出現(xiàn)的概率。為確保公文傳送和檔案存儲(chǔ)的順利進(jìn)行，相關(guān)人員需要使用并聯(lián)或者是串聯(lián)等多種手段，將文檔管理系統(tǒng)的適用范圍加以拓寬。

結(jié)語

文檔一體化不單單妥善處理了以往管理工作存在的缺陷，還在很大程度上強(qiáng)化了文檔管理工作的有效性，繼而促進(jìn)檔案管理工作水平的全面提升。所以這就要求相關(guān)人員要對(duì)文檔一體化進(jìn)行深層次的分析，并在此基礎(chǔ)上大力推廣文檔一體化管理系統(tǒng)的充分利用，為電子檔案可以始終處于安全可靠的狀態(tài)提供應(yīng)有的保障。