疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用探討

（鄒平市疾病預(yù)防控制中心，山東 鄒平 256200）

檔案管理是疾病預(yù)防控制中心日常工作的一部分，其檔案管理及利用工作質(zhì)量的高低，與疾病預(yù)防控制中心相關(guān)工作的質(zhì)量存在密切關(guān)聯(lián)系。值得注意的是，疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用工作現(xiàn)狀存在一些有待解決的問(wèn)題，比如檔案管理及檔案利用重視程度薄弱、人員素質(zhì)有待提高以及檔案利用缺乏合理性等。為了解決這些問(wèn)題，便需要采取有效解決措施[1]。鑒于此，本課題圍繞“疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用”進(jìn)行分析研究具備一定的價(jià)值意義。

一、疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用現(xiàn)狀問(wèn)題分析

疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用現(xiàn)狀問(wèn)題的存在，會(huì)影響疾病預(yù)防控制中心相關(guān)工作的順利、有序開(kāi)展。所以，針對(duì)其問(wèn)題展開(kāi)分析非常重要?？偨Y(jié)起來(lái)，具體問(wèn)題如下：

（一）重視性及人員素質(zhì)問(wèn)題

要想做好疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用工作，便需加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，但部分領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員缺乏對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，導(dǎo)致檔案管理方法技巧滯后、檔案利用效率低下。與此同時(shí)，部分檔案管理及檔案利用工作人員的素質(zhì)有待提高，比如在此項(xiàng)工作中積極性不高、管理技能不足、缺乏系統(tǒng)化學(xué)習(xí)等，顯然這將降低檔案管理及檔案利用的效率及質(zhì)量。

（二）管理規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題

疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作需實(shí)行規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能夠提高該項(xiàng)工作的效率及質(zhì)量。但是，現(xiàn)狀下該項(xiàng)工作存在管理規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化低下的問(wèn)題。究其原因體現(xiàn)在：一方面，管理制度不夠完善，難以為檔案管理工作提供有效依據(jù)，比如檔案管理工作涉及檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管、檔案的利用等，若管理制度不完善，則難以實(shí)現(xiàn)全面且有效的管理[2]。另一方面，檔案管理設(shè)備缺乏專業(yè)性，難以配套現(xiàn)代化管理設(shè)備，使得檔案管理缺乏秩序，檔案管理混亂的情況下，便進(jìn)一步影響檔案的利用效率。

（三）檔案利用合理性問(wèn)題

嚴(yán)格意義上，檔案利用為檔案管理工作的一部分，而從檔案管理整體工作角度來(lái)看，檔案利用工作存在合理性問(wèn)題，即檔案利用缺乏合理性。比如，如今在信息化的沖擊下，檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理逐漸過(guò)渡到電子化管理，在缺乏信息化管理手段的情況下，同時(shí)在檔案利用信息化技術(shù)、軟件系統(tǒng)缺乏的情況下，便難以提高檔案利用的效率及合理性。此外，部分人員認(rèn)識(shí)不足，會(huì)出現(xiàn)難以合理科學(xué)地利用好檔案資料的情況。因此，及時(shí)有效解決檔案利用合理性問(wèn)題非常關(guān)鍵。

二、疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用工作優(yōu)化措施分析

如前所述，疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用工作存在較多的問(wèn)題，為了解決這些問(wèn)題，提高檔案管理及檔案利用的效率、質(zhì)量，便有必要采取相關(guān)優(yōu)化措施，進(jìn)一步加以實(shí)施?？偨Y(jié)起來(lái)，具體優(yōu)化措施如下：

（一）加強(qiáng)檔案管理及檔案利用工作重視，并提升人員綜合素質(zhì)

為了提高疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用工作的質(zhì)量，需加強(qiáng)檔案管理及檔案利用工作的重視程度，一方面領(lǐng)導(dǎo)者需加強(qiáng)學(xué)習(xí)，以身作則，加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，進(jìn)一步對(duì)下級(jí)管理人員進(jìn)行教育，提高管理人員的重視程度；另一方面，管理人員需加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)及實(shí)踐工作總結(jié)，優(yōu)化管理方法技巧，為檔案管理工作提供有利支持[3]。此外，為了做好此項(xiàng)工作，還有必要提升管理人員綜合素質(zhì)，定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使管理人員掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)方法，了解并掌握檔案利用工作的流程、技術(shù)方法等，使檔案管理及檔案利用工作的效率質(zhì)量得到全面提升。

（二）加強(qiáng)檔案規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化管理

為了加強(qiáng)檔案規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化管理，需從多方面加以完善，即：

1.對(duì)于疾病預(yù)防控制中心來(lái)說(shuō)，需以自身發(fā)展情況為依據(jù)，將專門(mén)的檔案室設(shè)置好，完善相關(guān)檔案管理工作制度及流程，進(jìn)一步以規(guī)范的管理制度及流程為依據(jù)，明確檔案管理工作的職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，實(shí)現(xiàn)“職權(quán)分明”，避免徇私舞弊情況的出現(xiàn)。

2.確保管理流程的規(guī)范性，對(duì)各部門(mén)的檔案實(shí)行規(guī)范化管理，加強(qiáng)部門(mén)與部門(mén)之間的配合，提高檔案管理效率。

3.檔案管理工作人員需以檔案管理流程為依據(jù)，做好檔案收集、整理方面的工作，比如嚴(yán)格檔案文書(shū)書(shū)寫(xiě)，做到筆記清晰，避免模糊不清；合理分類，使檔案管理的質(zhì)量有效提升。

（三）做好檔案合理科學(xué)利用工作

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，最后一步便是檔案利用?？紤]到檔案利用效率的提升，使疾病與方案控制中心工作的進(jìn)步及發(fā)展得到有效促進(jìn)，便需要做好檔案合理科學(xué)利用工作。一方面，對(duì)檔案進(jìn)行合理分類，使不同部門(mén)、不同人員對(duì)檔案資源的需求得到有效滿足。另一方面，做好檔案利用的宣傳工作，使相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)到檔案合理利用的重要意義，改進(jìn)傳統(tǒng)觀念，使檔案利用效率提升，為疾病預(yù)防控制工作的有序開(kāi)展提供依據(jù)[4]。此外，為了提高檔案合理利用效率，還有必要組織人員加強(qiáng)信息化技術(shù)學(xué)習(xí)，掌握檔案利用信息化技術(shù)技巧方法，并在疾病預(yù)防控制中心加強(qiáng)檔案管理及檔案利用信息化系統(tǒng)，利用信息化系統(tǒng)做好檔案管理及利用工作，全面推動(dòng)疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用工作效率、質(zhì)量的提升。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，疾病預(yù)防控制中心檔案管理及檔案利用現(xiàn)狀問(wèn)題較多，包括：缺乏對(duì)檔案管理及檔案利用工作的重視，相關(guān)人員素質(zhì)有待提高，檔案管理規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化程度低，檔案利用缺乏合理性等。因此，需加強(qiáng)檔案管理及檔案利用工作重視，并提升人員綜合素質(zhì)；同時(shí)，加強(qiáng)檔案規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)管理，并做好檔案合理科學(xué)利用工作。相信從以上方面加以完善，可提高檔案管理及檔案利用效率及質(zhì)量，進(jìn)一步為疾病預(yù)防控制中心整體工作效益的提高奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。