企業(yè)文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑探討

鄭利明

（遼寧省丹東市元寶區(qū)人才建設(shè)和勞動(dòng)保障服務(wù)中心，遼寧 丹東 118000）

引言：文書檔案包含由商業(yè)活動(dòng)、組織和政府的工作組成的文件，財(cái)務(wù)和質(zhì)量安全信息處理中的重要會(huì)議文件，年度業(yè)務(wù)審計(jì)報(bào)告以及由業(yè)務(wù)產(chǎn)生的活動(dòng)文件等。在大型企業(yè)中，文書檔案中包含的合同、標(biāo)書、建設(shè)許可證等內(nèi)容具有重要的商業(yè)價(jià)值，是直接關(guān)系到企業(yè)安全和發(fā)展的重要內(nèi)容。因此，妥善管理企業(yè)的文件和檔案，對(duì)于增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展至關(guān)重要。

一、企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀

無形資產(chǎn)也是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分。雖然企業(yè)的文書檔案記錄了業(yè)務(wù)活動(dòng)，但總資產(chǎn)包括企業(yè)的無形資產(chǎn)。企業(yè)在制造、運(yùn)營(yíng)和生產(chǎn)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)記錄、合同、專利和其他文件是一筆可觀的無形資產(chǎn)?？梢詫⑦@些檔案轉(zhuǎn)換為有形資產(chǎn)，以提供與業(yè)務(wù)相關(guān)的利益。但是，目前大多數(shù)企業(yè)都受到現(xiàn)有文書檔案管理注意事項(xiàng)的影響，并專注于合并有形資產(chǎn)?，F(xiàn)代企業(yè)非常重視管理模式，并通過高級(jí)業(yè)務(wù)管理模式改進(jìn)其業(yè)務(wù)開發(fā)流程。但是，當(dāng)涉及企業(yè)文書檔案時(shí)，無法在日常任務(wù)中進(jìn)行管理，可能是因?yàn)轶w上缺少相關(guān)的管理模型，對(duì)文書檔案管理不夠重視，文書檔案管理的機(jī)制不完善以及缺乏管理準(zhǔn)則，沒有長(zhǎng)期雇用管理人員，導(dǎo)致缺乏對(duì)管理系統(tǒng)的支持，工作過程中缺乏相關(guān)機(jī)構(gòu)以及特定的雇用標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員可能沒有遵循相關(guān)政策。

在工作中，檔案管理不仔細(xì)，結(jié)果導(dǎo)致缺少文檔，或文件信息不完整，以及在查詢中發(fā)現(xiàn)貸款文件遺漏、混亂。長(zhǎng)期以來，企業(yè)一直將經(jīng)濟(jì)收益作為一項(xiàng)主要的開發(fā)任務(wù)，但他們并未意識(shí)到提供大量支持的文書檔案管理的重要性。許多高管沒有完全理解文書檔案管理工作，他們認(rèn)為文書檔案管理很簡(jiǎn)單，管理不需要大量人力和物力的投資，投資者不能迅速產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)。同時(shí)，降低文書檔案管理成本和提高效率也是許多企業(yè)的目標(biāo)。其他相關(guān)部門和文書檔案管理部門之間的協(xié)調(diào)也會(huì)影響對(duì)企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作的關(guān)注。工作人員就缺乏目標(biāo)，也無法進(jìn)行自我調(diào)整，很難完全理解文書檔案管理的重要性，而管理任務(wù)則更加困難。如果不對(duì)文書檔案管理質(zhì)量進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，則管理工作很難改進(jìn)，文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)不足，利用率低。

二、企業(yè)文書檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式

在一個(gè)不斷變化和發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)必須改革以實(shí)現(xiàn)利益増長(zhǎng)。企業(yè)文檔的管理必須隨著時(shí)代發(fā)展而改變。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須改變管理理念，并根據(jù)目標(biāo)和計(jì)劃創(chuàng)建新的檔案管理模式。首先，企業(yè)需要開發(fā)有效、簡(jiǎn)短、清晰且功能雖大的管理系統(tǒng)，職責(zé)和責(zé)任明確的管理模型，并創(chuàng)建專用于個(gè)人和分層管理的集成管理模型。其次，管理系統(tǒng)應(yīng)著重于建立有效的激勵(lì)機(jī)制和懲罰機(jī)制，這些機(jī)制可以共同促進(jìn)檔案管理，將當(dāng)前的企業(yè)經(jīng)營(yíng)與社會(huì)發(fā)展的需求聯(lián)系起來。最后，密切關(guān)注與管理系統(tǒng)有關(guān)的文書檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建，該系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況來改進(jìn)，并以科學(xué)和存檔”的方式統(tǒng)一執(zhí)行。管理規(guī)則，是基于管理內(nèi)容的規(guī)則，包括檔案設(shè)計(jì)規(guī)范，檔案管理措施以及相關(guān)的政策和法規(guī)，這些可以確保良好的管理工作系統(tǒng)，以保證管理者以標(biāo)準(zhǔn)有效的方式進(jìn)行管理工作。加強(qiáng)宣傳工作，提高人們?cè)谖臅鴻n案管理中的意識(shí)，促進(jìn)不同部門之間的協(xié)調(diào)與積極合作，并全面管理文件。最后，檔案管理人員必須更新觀念，透徹理解檔案管理的重要性，改變服務(wù)模式，積極開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，簡(jiǎn)化檔案管理并進(jìn)行實(shí)踐管理。

（二）創(chuàng)新人才培養(yǎng)手段

由于文書檔案的專業(yè)性強(qiáng)，所需管理人員的素質(zhì)相對(duì)較高，因此，企業(yè)必須不斷開發(fā)和加強(qiáng)人事管理檔案的培訓(xùn)。首先，該培訓(xùn)對(duì)于文書檔案管理非常重要。企業(yè)必須在內(nèi)部為專職管理人員提供足夠的預(yù)算，并深刻理解自上而下的存檔功能的重要性，并推動(dòng)文書檔案管理的發(fā)展。其次，應(yīng)利用制度和政策吸引檔案管理的優(yōu)秀人オ，重點(diǎn)是對(duì)備份人員的培訓(xùn)和団隊(duì)管理的不斷加強(qiáng)，尤其是要建立檔案管理人オ團(tuán)隊(duì)，使不同年齡的文書檔案管理人員増強(qiáng)解決實(shí)際問題的能力。最后，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)和交流，繼續(xù)進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，打開管理者的視野，更新知識(shí)體系，全面地理解理論。通過內(nèi)部和外部交流進(jìn)行文書檔案管理，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和實(shí)踐技能，以提高經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)能力，并進(jìn)行持續(xù)學(xué)習(xí)。

（三）創(chuàng)新信息化工作方式

促進(jìn)文書檔案管理和文書檔案管理流程的開發(fā)是企業(yè)的重要任務(wù)。首先，企業(yè)需要改變觀念，改變工作方式，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理觀念，快速建立數(shù)字檔案以及改變現(xiàn)有的采購(gòu)管理模型，提高檔案管理的作用和有效性。其次，通過開發(fā)在線信息管理平臺(tái)，實(shí)施電子文書檔案分發(fā)以及調(diào)查管理和文書檔案的共享來提供滿足業(yè)務(wù)需求的軟件支持，并改善信息相關(guān)設(shè)備的硬件支持。創(chuàng)建安全性網(wǎng)絡(luò)，對(duì)數(shù)據(jù)傳輸節(jié)點(diǎn)進(jìn)行安全控制以及對(duì)數(shù)據(jù)文件的存儲(chǔ)和使用進(jìn)行保護(hù)。再者，提高文書檔案管理的信息管理水平，為企業(yè)管理層創(chuàng)造各種學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，培養(yǎng)管理系統(tǒng)知識(shí)。對(duì)文書檔案管理經(jīng)理而言，則需要充分了解管理任務(wù)和被系統(tǒng)創(chuàng)建集成的信息內(nèi)容。最后，通過各種形式的開發(fā)，必須包括文書檔案管理的各個(gè)方面，必須建立業(yè)務(wù)信息管理標(biāo)準(zhǔn)，并共享文檔資源以識(shí)別文檔的價(jià)值，加以充分的利用。

結(jié)論：總之，就企業(yè)的發(fā)展而言，文書檔案管理記錄了企業(yè)創(chuàng)建、發(fā)展以及壯大的全部信息，不僅是企業(yè)發(fā)展的重要體現(xiàn)，同時(shí)也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的可靠保障。在信息時(shí)代的今天，企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，必須以檔案記憶觀為指導(dǎo)，不斷優(yōu)化檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理方式方法，為現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。