分析文書(shū)檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用和管理

崔麗華

（承德縣衛(wèi)生健康綜合監(jiān)督執(zhí)法所，河北 承德 067400）

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

（二）文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源做出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門(mén)概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

（三）電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)、固態(tài)硬盤(pán)、云盤(pán)等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

（四）提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是人工傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。

二、提高文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化應(yīng)用的有效對(duì)策

（一）提高文書(shū)檔案管理人員的辦公自動(dòng)化水平

在文書(shū)檔案管理實(shí)踐中，制約管理工作質(zhì)量提升的一個(gè)主要原因就是管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，因此，提高文書(shū)檔案管理人員的辦公自動(dòng)化水平，是提升文書(shū)檔案管理質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。對(duì)此，應(yīng)該安排一定數(shù)量的人員專門(mén)從事文書(shū)檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員應(yīng)該具備一定的辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)知識(shí)，這樣才能在管理工作中實(shí)現(xiàn)不斷優(yōu)化。有條件的單位可以聘請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者，對(duì)文書(shū)檔案管理人員開(kāi)展定期或者不定期的培訓(xùn)，從而提升檔案管理人員的辦公自動(dòng)化水平，為優(yōu)化文書(shū)檔案管理模式創(chuàng)造良好的前提條件。

（二）加強(qiáng)文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化制度建設(shè)

在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，影響辦公自動(dòng)化水平的另外一個(gè)主要因素就是缺乏健全完善的管理依據(jù)。因此，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該積極重視，并且及時(shí)采取有效措施，制定文書(shū)檔案管理方面的法律法規(guī)，從而為文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化建設(shè)提供充足的法律依據(jù)，也可以在一定程度上規(guī)范管理工作流程，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在此過(guò)程中，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該結(jié)合文書(shū)檔案管理工作實(shí)際，針對(duì)辦公自動(dòng)化建設(shè)中存在的問(wèn)題和缺陷，制定法律法規(guī)，并且在檔案管理過(guò)程中嚴(yán)格按照法律規(guī)范執(zhí)行，包括文書(shū)檔案管理、材料的使用、檔案的核對(duì)和調(diào)用等等。在執(zhí)行過(guò)程中，如果一旦發(fā)現(xiàn)制度中存在問(wèn)題或者有與實(shí)際工作不符的情況，應(yīng)該及時(shí)對(duì)其進(jìn)行調(diào)整，確保辦公自動(dòng)化順利應(yīng)用。

（三）不斷優(yōu)化文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化工作模式

在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，缺乏完善的辦公自動(dòng)化管理模式，檔案工作機(jī)制不健全，是制約檔案管理質(zhì)量提升的主要問(wèn)題。因此，應(yīng)該積極構(gòu)建和完善文書(shū)檔案管理工作機(jī)制。在具體的工作實(shí)踐中，應(yīng)該及時(shí)認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性，并積極建立完善的文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化工作機(jī)制，規(guī)范文書(shū)檔案管理流程。同時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，并不斷完善辦公自動(dòng)化工作程序，提升管理效率，改掉傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升管理工作的整體質(zhì)量。

（四）完善辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為文書(shū)檔案管理領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢(shì)，因此，為了有效提升管理水平，應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，提升辦公自動(dòng)化管理水平。由于相關(guān)的工作設(shè)備陳舊，無(wú)法適應(yīng)文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化工作的需要。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，應(yīng)該專門(mén)撥付一部分資金，對(duì)文書(shū)檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過(guò)渡升級(jí)到辦公自動(dòng)化水平，從而有效提升文書(shū)檔案管理質(zhì)量，為以后的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，是文本檔案管理上的一次重大的改革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本檔案管理已不適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，文本檔案自動(dòng)化管理模式將是社會(huì)的發(fā)展主流，需要由傳統(tǒng)的管理模式走向現(xiàn)代化的管理方式。通過(guò)大量實(shí)踐證明，處在當(dāng)前辦公自動(dòng)化環(huán)境之下，無(wú)論是文書(shū)檔案管理水平，還是文本檔案效率都有了很大的提高。