人事檔案管理工作之研究

趙曉娟

（河北省保定市淶源縣自然資源和規(guī)劃局，河北 保定 074300）

一、人事檔案管理工作的意義

對于職工個人而言，人事檔案可以為流動工作人員提供身份認證，為員工辦理職稱申報，還能根據(jù)檔案來推算退休年齡，根據(jù)檔案中從事有害、有毒的工作性種的工作年限推算提前進入退休。為員工繳納養(yǎng)老保險、失業(yè)保險和醫(yī)療保險等，工資也根據(jù)人事檔案來進行調(diào)整，幫助員工提供人事檔案相關的證明資料等。人事檔案管理工作具備政策性、機密性和專業(yè)性的工作特性，所以加強對于人事檔案的管理工作非常重要，要及時的解決人事檔案管理過程中遇到的問題，人力、物力、財力等方面大力支持，落實好工作目標，把人事檔案管理工作做微企業(yè)的重要議事日程，才能積極的推動人事檔案管理工作的開展，提高人事檔案管理工作的管理水平，為管理工作提供更完善的保障。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)存問題

（一）思想認識不到位

人事檔案管理工作屬于企業(yè)的內(nèi)部服務性工作，所以并沒有得到相關領導的重視和社會的理解，隨著目前《檔案管理實施辦法》等相關法律法規(guī)出臺，企業(yè)中的各級各部門領導都逐漸樹立了檔案意識，但是面對新的社會形勢，這些簡單的認知只是流于表面，缺乏深度理解，沒有真正的認識到人事檔案管理工作的深刻意義。

（二）管理觀念過于陳舊

目前很多企業(yè)的人事檔案管理工作還在使用傳統(tǒng)的管理辦法，例如手動式操作，導致人事檔案材料儲存比較凌亂，另有一部分企業(yè)雖然使用了計算機信息化管理，但也僅僅是作為目錄管理，并不能通過快捷的方式來提升工作效率和工作質(zhì)量。傳統(tǒng)的人事檔案反映出的是職工的家庭情況和社會關系，而對于個人特長。能力技能。工作成績等情況卻體現(xiàn)不夠明朗，導致大多數(shù)人的信息各條都相似，內(nèi)容雷同，并不能夠從中挖掘出有用的人才信息，為人力資源部門的人才選拔造成了困難。

（三）檔案管理工作隊伍不穩(wěn)定

領導是否重視能決定人事管理隊伍的穩(wěn)定程度，企業(yè)一般對于人事檔案管理工作的態(tài)度是用起來的時候重視，不用的時候忽視，得不到真正的支持和肯定，所以導致很多管理工作人員的積極性逐漸喪失，對于檔案管理工作僅僅是看管和保護，并沒有用創(chuàng)新的眼光來提升工作質(zhì)量和工作效率，檔案管理變成了材料保管。

三、新形勢下人事檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）加強企業(yè)人事檔案材料的嚴謹性

目前我國社會已經(jīng)進入了計算機信息化時代，每天工作中都會產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，對于人才檔案的管理也提出了新的要求，企業(yè)的人事檔案包含有企業(yè)員工和干部的履歷、升遷、考核、學歷、教學培訓、專業(yè)技能等情況，檔案管理人員必須要認真的收集和整理跟人事檔案相關的人事資料，保證檔案的可信度。在整理過程中，對于不合格的檔案資料需要更正和退回，手續(xù)不全的人事檔案需要裝進把材料補齊，保證檔案材料的嚴謹性。

（二）提高檔案管理人員管理水平

人事檔案材料能夠真實的反映出企業(yè)的認識情況和人員組織構(gòu)架，是企業(yè)發(fā)展的建證，所以對于檔案管理工作人員也必須要提高工作要求。首先要培養(yǎng)檔案人員的工作認知，充分地認識到人事檔案管理的重要性，然后加強檔案管理建設，為人事管理配備專業(yè)的檔案管理專柜，確保防火防盜、防塵防潮。在思想上重視人事檔案管理工作，加強管理人員的自身專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，企業(yè)可以定期進行管理工作培訓，或者是與其它單位企業(yè)之間進行檔案管理溝通和交流活動，學習先進的人事檔案管理技術，提升企業(yè)自身的人事檔案管理工作水平。

（三）加強信息化建設

21世紀是信息化時代，網(wǎng)絡信息技術和計算機多媒體技術已經(jīng)越來越深入到人事檔案管理工作中，不僅能夠提升人事檔案資料的輸入效率，還有整理和調(diào)閱的便利，滿足了人事檔案管理工作的便利程度，節(jié)省了存儲空間，避免了因為紙質(zhì)檔案而出現(xiàn)的丟失和損壞等情況，保證了檔案保存的安全性，也同時方便了檔案的調(diào)取和閱讀的快捷。通過建立信息化的人事檔案們能夠幫助完善人事檔案管理體系，首先是實現(xiàn)了人事檔案管理的信息化數(shù)據(jù)化，提高了人事檔案的利用效率，既能夠長時間的有效保護檔案資源，減少了丟失和破損，二是數(shù)據(jù)化的人事檔案更加方便保存了傳閱，實現(xiàn)了網(wǎng)絡化、信息化、資源化，實現(xiàn)了人事檔案信息的穿越和共享的便捷。

總之，隨著我國社會經(jīng)濟的不斷轉(zhuǎn)型和發(fā)展，企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，進一步的加大了企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理工作的壓力，針對這一現(xiàn)象更要充分地認識到人事檔案管理工作的重要性，有效的開展人事檔案的歸納、整理和保存工作，實現(xiàn)人事檔案能夠有序的保存和共享，實現(xiàn)檔案在企業(yè)管理中應盡的責任，提高了人事檔案管理的規(guī)范性和科學合理性。21世紀新社會是人才需求社會，只有提高認識當那管理水平，采取新的管理模式和管理思維，才能加強企業(yè)的人才資源儲備，最終實現(xiàn)提升企業(yè)經(jīng)濟效益的目標。