數(shù)字化在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

安永強

（河北省保定市淶源縣自然資源和規(guī)劃局，河北 保定 074300）

一、房地產(chǎn)檔案全面實施數(shù)字化技術(shù)的必要性

在房地產(chǎn)檔案管理工作中全面應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能有效提升各項管理工作效率，節(jié)約較多管理實踐。檔案管理人員逐步被后臺管理員所取代，能減輕各項工作壓力，提升工作效率，在后臺中通過數(shù)據(jù)維護以及網(wǎng)站信息更新便能做好各項管理工作。在檔案搜尋以及資料調(diào)取中，在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞便能有效查詢，不需要對各類復(fù)雜多樣的紙質(zhì)文件進行處理。其次，通過數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用還能有效降低檔案管理錯誤率提升，在傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)日常應(yīng)用中，大多都是通過多個工作人員對需要管理的資料進行人工錄入，工作任務(wù)繁重，勞動強度較大，會由于人們主觀因素影響導(dǎo)致各項錯誤問題發(fā)生。目前合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)能對此類錯誤進行控制。通過上傳資料方式收集檔案，保存之后進行提交，系統(tǒng)會提示各項操作中存在的問題，然后選擇直接提交或是進行修改，各項提交的資料轉(zhuǎn)到系統(tǒng)后臺中，依照不用項目、時間差異等進行樹狀保存，能有效提升管理效率。

二、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的基本原則

在房地產(chǎn)檔案信息管理過程中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)首先要全面實現(xiàn)安全性原則。安全原則就是避免硬件與軟件受到人為方面以及自然方面的危害，就是避免房地產(chǎn)檔案損失，或是發(fā)生遺漏。所以當前房地產(chǎn)檔案管理人員需要完善各項管理制度，應(yīng)用不同管理技術(shù)，全面提升檔案管理安全性，合理設(shè)置用戶基本權(quán)限，對各項數(shù)據(jù)進行備份，定期對應(yīng)用軟件及時進行更新，使得檔案能安全長久保存。其次，在各類檔案管理中，真實性是基本原則，對于不同虛假信息需要及時進行完善，避免對后續(xù)檔案應(yīng)用產(chǎn)生較大限制作用。真實性不僅是管理觀念，也是基本管理要求，需要通過不同技術(shù)與制度來控制。傳統(tǒng)手工檔案管理到現(xiàn)階段計算機系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理，此類管理轉(zhuǎn)變的主要原因就是因為數(shù)字化檔案管理具有便捷性特征，便于信息查詢管理。房地產(chǎn)檔案處理工作全面完成之后，不會受到時間以及地點限制作用，用戶可以快速瀏覽多項信息，并且相同檔案能通過多人進行查詢，查詢過程中不存在較大干擾性。最后房地產(chǎn)檔案管理中還具有可讀性特點，就是檔案通過存儲、傳遞、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)化、信息遷移之后依然能通過可理解方式進行傳輸，各項內(nèi)容完整度與真實性較高?？勺x性是房地產(chǎn)檔案有效保存與應(yīng)用的基礎(chǔ)，發(fā)揮檔案本身的可利用價值。

三、強化房地產(chǎn)檔案管理的對策

（一）檔案索引與查找時數(shù)字化技術(shù)精確應(yīng)用

比如在檔案信息查找過程中，有部分業(yè)主在辦理各項業(yè)務(wù)過程中需要應(yīng)用到房地產(chǎn)買賣合同以及多項資料復(fù)印件，如果沒有應(yīng)用到數(shù)字化技術(shù)，檔案管理人員需要進入到庫房進行檔案查找與提取。在檔案查找過程中有時難以找到檔案，導(dǎo)致此類問題發(fā)生的主要原因如下：業(yè)主未能對房屋進行權(quán)屬登記，其中主要有房屋移交、變更、質(zhì)押、注銷以及補登等。在檔案分類放置過程中未能放對具體存放位置。最后，有部分檔案管理人員由于個人主觀原因?qū)⒍囗棛n案混合放置，這樣會產(chǎn)生檔案“偽丟失”現(xiàn)狀。當前通過合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，能建立電子檔案，在檔案管理中有明確的數(shù)字化索引，在相應(yīng)欄目中輸入關(guān)鍵字進行搜索，便能快速找到滿足要求的文件檔案。通過高效化、精確性檢索，能降低人為操作產(chǎn)生的失誤問題。數(shù)字化方式查詢檔案，能節(jié)約檔案查找時間，節(jié)約工作量，簡化查找程序。

（二）檔案統(tǒng)計工作數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用

將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理工作中，通過發(fā)揮數(shù)據(jù)統(tǒng)計應(yīng)用價值能全面提升檔案管理工作實效性。隨著社會多領(lǐng)域與多項技術(shù)全面發(fā)展，在房地產(chǎn)檔案管理過程中不能單方面將各項業(yè)務(wù)作為自身財產(chǎn)管理的重要依據(jù)，也需要為社會發(fā)展以及多個部門決策活動提供基本參照依據(jù)。房地產(chǎn)檔案數(shù)字化技術(shù)就是通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與各類信息共同組成的檔案統(tǒng)計模塊，在此模塊中，檔案能進行不同類別劃分。但是有效存儲原始檔案憑證也至關(guān)重要，要對原始依據(jù)進行保存。但是房地產(chǎn)檔案管理工作中涉及較多數(shù)據(jù)匯總以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計，通過數(shù)字化技術(shù)合理應(yīng)用，能提升數(shù)據(jù)整合統(tǒng)計效率。

（三）系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置安全性中數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)在較多應(yīng)用軟件中具有較大應(yīng)用權(quán)限，此類權(quán)限也能應(yīng)用到數(shù)字化檔案管理軟件中。檔案登記人員主要工作職責是做好各項登記記錄工作，審核階段做好資料審核工作。不同部門管理人員不僅是獨立個體也是統(tǒng)一的整體。在房地產(chǎn)檔案管理中涉及較多個人隱私以及多項業(yè)務(wù)管理，所以對業(yè)主信息完整性以及保密性進行控制至關(guān)重要。通過數(shù)字化技術(shù)在管理系統(tǒng)中能將房地產(chǎn)檔案管理區(qū)域進行有效分隔，比如戶籍管理系統(tǒng)等，各個程序在連接過程中需要強化權(quán)限設(shè)置。在完整的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，相關(guān)管理人員要在檔案管理中要合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，在提升檔案管理安全性基礎(chǔ)上，對檔案管理進行層次性劃分。

總之，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案科學化管理，便于各項信息有效傳遞，還能降低人為管理多項失誤問題。近些年隨著房地產(chǎn)信息文件管理量不斷增多，要全面優(yōu)化傳統(tǒng)管理模式，匯集更多管理技術(shù)，從實踐中發(fā)揮出數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用價值。