淺談企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平優(yōu)化策略

馬姍姍

摘 要：文秘是企業(yè)中比較特殊的一項(xiàng)工作，在企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，文秘職員通常是在領(lǐng)導(dǎo)的指揮和安排下開(kāi)展工作。因此，文秘人員需要具備有效處理信息，以及能夠妥善協(xié)調(diào)各級(jí)關(guān)系的能力，發(fā)揮文秘上傳下達(dá)和溝通協(xié)調(diào)的作用。而文秘職員的工作水平將會(huì)對(duì)辦公室的整體辦公效率和質(zhì)量造成嚴(yán)重的影響?；诖?，本文將簡(jiǎn)單分析企業(yè)文秘工作的質(zhì)量和水平的重要性，進(jìn)而對(duì)優(yōu)化企業(yè)辦公室文秘工作的有效策略進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：文秘工作;工作質(zhì)量;優(yōu)化策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.202

1 辦公室文秘工作質(zhì)量水平的重要性

辦公室是為企業(yè)行政管理辦公的重要場(chǎng)所，承擔(dān)企業(yè)的各類管理和行政工作，是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要紐帶。對(duì)上級(jí)，需要明晰工作開(kāi)展情況，并及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)展，對(duì)下級(jí)，需要及時(shí)有效地傳達(dá)上級(jí)的通知和任務(wù)，并且在這其中，還需要處理好工作中的各種細(xì)節(jié)。除此之外，辦公室還具有對(duì)內(nèi)對(duì)外的協(xié)調(diào)溝通職能，對(duì)內(nèi)，辦公室需要對(duì)企業(yè)中的各項(xiàng)工作之間、各級(jí)員工之間以及工作和工作人員之間的關(guān)系做好協(xié)調(diào)，對(duì)外，需要進(jìn)行溝通交流，并做好經(jīng)濟(jì)交易等工作。因此，辦公室文秘職員作為辦公室中最為關(guān)鍵和特殊的工作人員，其工作質(zhì)量和工作水準(zhǔn)關(guān)系到了辦公室的工作效率和質(zhì)量，企業(yè)必須高度重視起文秘的工作質(zhì)量和水平，通過(guò)有效策略對(duì)其進(jìn)行提高。

2 企業(yè)辦公室文秘工作的主要問(wèn)題

1）文秘人員工作能力欠缺。企業(yè)的辦公室工作普遍比較繁重和瑣碎，面對(duì)超負(fù)荷的工作，辦公室文秘人員常常為了完成大量的工作任務(wù)而變得被動(dòng)和機(jī)械，因此難以在大量繁雜工作中把握到重點(diǎn)，導(dǎo)致文秘人員難以得到能力上的鍛煉和提升，長(zhǎng)期則導(dǎo)致辦公室文秘人員的工作能力欠缺的問(wèn)題，無(wú)法將文秘人員在辦公室中的工作中應(yīng)有的作用得到充分發(fā)揮，最終影響到辦公室的工作效率。

2）辦公室文秘人員數(shù)量不足。企業(yè)辦公室工作量大，文秘工作更是繁重，使得許多人并不喜歡文秘工作，尤其當(dāng)代大學(xué)生普遍不愿受苦挨累，畢業(yè)生很少有人愿意投身辦公室文秘事業(yè)。因此各企業(yè)文秘工作者的數(shù)量始終難以達(dá)到工作的需要，而大量的工作造成文秘工作壓力大，難以控制工作節(jié)奏，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，文秘人員經(jīng)常出現(xiàn)或大或小的錯(cuò)誤和失誤，難以保證辦公室的辦公質(zhì)量和效率。

3 提高企業(yè)辦公室文秘工作水平的策略

1）加強(qiáng)對(duì)文秘工作者培訓(xùn)和管理。要想提高企業(yè)辦公室的文秘工作水平，首先要從文秘工作的執(zhí)行者入手，提高文秘職工的工作能力和專業(yè)水平。加強(qiáng)對(duì)文秘工作者的培訓(xùn)和管理對(duì)于提高他們的工作能力十分重要，首先應(yīng)當(dāng)有目標(biāo)、有計(jì)劃地對(duì)文秘工作者進(jìn)行逐步的培訓(xùn)，通過(guò)專項(xiàng)技能培訓(xùn)以及強(qiáng)化職業(yè)教育，來(lái)培養(yǎng)和提升文秘人員的辦公能力、服務(wù)意識(shí)和職業(yè)素質(zhì)。其次，要加強(qiáng)對(duì)人的管理，完善和明確責(zé)任制度，將工作責(zé)任落實(shí)到人，規(guī)范文秘工作人員的行為和態(tài)度，提升工作人員的責(zé)任心，從而使文秘工作者的專業(yè)水平得到提升。

2）完善監(jiān)督機(jī)制和考核制度。監(jiān)督是管理工作的重要職能之一，對(duì)于提高工作效率和水平具有很好的效果，在企業(yè)辦公室文秘工作中，完善監(jiān)督體制，加強(qiáng)工作監(jiān)督，可以安排多人進(jìn)行互相監(jiān)督，或者安排專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)監(jiān)督工作。對(duì)于一些工作的細(xì)節(jié)要做出明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，并將工作過(guò)程和成果納入績(jī)效考核，制定科學(xué)完善的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰辦法，對(duì)于工作積極的、能力突出的、成果優(yōu)異的員工分別給予獎(jiǎng)勵(lì)，并視情況對(duì)各方面能力都很突出的員工提供晉升機(jī)會(huì)，以此來(lái)激勵(lì)員工積極面對(duì)工作，確保工作更加優(yōu)質(zhì)地完成。但相對(duì)的，企業(yè)的考核制度必須要做到賞罰分明，對(duì)于工作消極、錯(cuò)誤頻出的員工應(yīng)視情節(jié)嚴(yán)重性給予警告或其他處分。

3）工作中突出重點(diǎn)。企業(yè)辦公室文秘工作雖然任務(wù)重，工作繁雜，但事實(shí)上，在這些工作當(dāng)中也有主次之分，有工作重點(diǎn)。對(duì)于文秘人員而言，最主要的工作就是對(duì)信息和文件進(jìn)行整理，并將重要信息準(zhǔn)確無(wú)誤地傳達(dá)給上下級(jí)。因此，文秘人員應(yīng)當(dāng)在不斷實(shí)踐中掌握工作的重點(diǎn)和工作的主要脈絡(luò)，充分發(fā)揮出自己的作用，及時(shí)地將下級(jí)重要信息細(xì)致全面地匯報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，也及時(shí)地將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示詳細(xì)傳達(dá)給下層工作者，并強(qiáng)調(diào)要點(diǎn)和注意事項(xiàng)，從而推動(dòng)企業(yè)工作的順利開(kāi)展。

4）壯大文秘人員隊(duì)伍。企業(yè)文秘工作繁重且復(fù)雜，因此文秘工作人員過(guò)少難免導(dǎo)致工作不夠周全，因此企業(yè)有必要擴(kuò)充文秘工作員工隊(duì)伍，增添文秘工作人員數(shù)量，使文秘工作者相互配合和補(bǔ)充，從而促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。但由于文秘工作需要消耗員工的大量時(shí)間和精力，少有人主動(dòng)投身文秘崗位，故而需要企業(yè)提出豐厚的招聘條件，使收入回報(bào)與精力的付出對(duì)等，來(lái)吸引新的文秘工作人員，同時(shí)還需要提高原有文秘人員的待遇，留住原有文秘人員。

4 文秘工作者提高自身工作能力

1）合理安排工作的能力。從事文秘工作的職員，必須能夠?qū)⒆约旱墓ぷ鬟M(jìn)行妥善的安排，不但要對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行合理細(xì)分，還需要正確判斷工作的輕重緩急，合理的安排工作的順序和時(shí)間，優(yōu)先處理緊急和重要的事務(wù)，不能拖延，之后再處理其他事務(wù)，并規(guī)劃出最有利和最有效率的工作方法。同時(shí)還需要及時(shí)做好記錄，包括需要處理的事情，重要和緊急的工作，以及工作的進(jìn)展等內(nèi)容，對(duì)工作的記錄也是文秘工作的一部分。除此以外，文秘工作者還應(yīng)當(dāng)留出一定的空白時(shí)間，用于處理可能出現(xiàn)的遺漏工作和臨時(shí)補(bǔ)充工作等。

2）加強(qiáng)文秘人員的溝通和表達(dá)能力。文秘工作對(duì)于員工的溝通和表達(dá)能力具有很高的要求，人與人之間的溝通交流至關(guān)重要，生活中很多誤會(huì)都是由于溝通不當(dāng)造成的，在工作當(dāng)中也是如此，文秘工作人員的其中一項(xiàng)主要工作就是與領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)溝通，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的安排和指示向下層進(jìn)行傳達(dá)，如果這當(dāng)中出現(xiàn)溝通問(wèn)題，或表達(dá)有誤的情況，很可能傳達(dá)錯(cuò)誤指示，造成工作的延誤。這就需要文秘工作人員加強(qiáng)自身的溝通交流以及表達(dá)能力。首先，從事文秘工作，應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)基本的社交禮儀，在協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行對(duì)外商務(wù)洽談等工作時(shí)，要表現(xiàn)得體，尊重他人，能夠與他人進(jìn)行良好的溝通。其次，文秘工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)的需求，避免因?yàn)樽约旱那閳?bào)信息不足，導(dǎo)致開(kāi)展活動(dòng)時(shí)出現(xiàn)紕漏。最后，在進(jìn)行對(duì)上下級(jí)的信息傳遞時(shí)，不但要將信息整理核實(shí)，還需要進(jìn)行準(zhǔn)確、全面、有重點(diǎn)的傳達(dá)，避免因?yàn)楸磉_(dá)上的失誤，造成工作上的延誤和麻煩。

3）文秘人員應(yīng)當(dāng)不斷提高自身專業(yè)技能。優(yōu)秀的文秘工作者，需要學(xué)習(xí)許多方面的知識(shí)技能，包括公文寫作能力、辦公軟件的應(yīng)用能力、簡(jiǎn)單的電腦操作、口語(yǔ)表達(dá)能力以及社交禮儀的練習(xí)等。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到了信息時(shí)代，而企業(yè)辦公也與時(shí)俱，向信息化方向前進(jìn)，對(duì)于辦公室工作人員也提出了新的要求。辦公室文秘人員也應(yīng)當(dāng)對(duì)自身的專業(yè)技能不斷學(xué)習(xí)和提升，更新自身的知識(shí)體系，學(xué)習(xí)新的技能，主動(dòng)適應(yīng)新時(shí)代的要求。

4）提高服務(wù)意識(shí)。作為辦公室的文秘人員，必須要幫助領(lǐng)導(dǎo)完成日常工作，處理瑣碎事務(wù)，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作要求進(jìn)行傳達(dá)以及跟進(jìn)監(jiān)督。這需要文秘人員具有為事業(yè)奉獻(xiàn)的精神，企業(yè)辦公室文秘人員的身份要求其以大局為重，以企業(yè)的利益為主，因此，辦公室文秘人員必須要樹(shù)立起愛(ài)崗敬業(yè)的精神，認(rèn)真負(fù)責(zé)的心態(tài)，認(rèn)真完成工作中的每一件事。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，要提高辦公室文秘工作的質(zhì)量和水平，從企業(yè)的角度出發(fā)，可以加強(qiáng)對(duì)文秘工作者的培訓(xùn)和管理、完善監(jiān)督機(jī)制以及考核制度、突出工作中的重點(diǎn)并適度壯大文秘工作者的隊(duì)伍。從文秘工作人員的角度出發(fā)，可以加強(qiáng)文秘工作者合理安排工作的能力、溝通表達(dá)能力、對(duì)專業(yè)技能的掌握以及服務(wù)意識(shí)的提高。這些措施都將對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用。

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